Was hältst du davon, wenn eine ganze Aufgabe automatisch der richtigen Person zugewiesen wird, sobald du den Status geändert hast - ziemlich nett, oder? Genau das ist mit unserer neuen Funktion, der Automatisierung in awork, möglich! 🤩
Mit unserer neuen Funktion kannst du Prozesse auslösen (in awork nennen wir diese Prozesse Aktionen). Die Aktionen werden ganz automatisch ausgeführt, wenn bestimmte Bedingungen (Auslöser genannt) eintreten. Diese Automatisierungen können relativ einfach sein oder du kannst sehr umfangreiche Kombinationen erstellen.
Damit du weißt, wie du diese Automatisierungen am effektivsten nutzen kannst, stellen wir dir in diesem Beitrag die Funktion vor und gehen die Automatisierungen im Detail durch.
Was sind Automatisierungen?
Letztlich sind awork Automatisierungen Wenn-Dann-Abhängigkeiten. Du kannst auch mehrere Aktionen für eine Automatisierung festlegen und sie sowohl für einzelne Projekte als auch für Projekttypen erstellen.
Das klingt für dich bisher zu kompliziert? Kein Problem, wir haben ein paar Beispiele, damit du dir ein Bild von der Macht der awork Automatisierungen machen kannst.
Gut zu wissen: Du kannst mehrere Aktionen für eine Trigger-Automatisierung definieren.
Automatisierung in der Praxis
Stell dir vor, du arbeitest im Marketing in einem relativ kleinen Team und bist für die Planung von Inhalten zuständig. Alles, was du veröffentlichst, sollte einen Feedback- und Korrekturprozess durchlaufen.
Selbst wenn ihr nur zu fünft im Team seid, habt ihr eine ganze Reihe von Aufgaben, die von euch in einer Woche überprüft werden müssen. Normalerweise müsste dir jetzt jede Aufgabe per Klick auf awork zugewiesen werden, wenn deine Kollegen den Status auf Feedback ändern.
Mit der neuen Funktion kannst du diesen Prozess vollständig automatisieren. Du kannst festlegen, dass eine Aufgabe in deinem Projekt automatisch dir zugewiesen wird, sobald sie in den Status "Feedback" geändert wird.
Ein Beispiel für eine weitere sehr praktische Automatisierung wäre, dass die Aufgabe direkt auf erledigt gesetzt wird, sobald alle Teilaufgaben von deinem Kollegen Marcus abgehakt wurden.
Komplexe Prozesse automatisieren
Manchmal sind solche Prozesse aber auch etwas komplexer. Kein Problem, denn mit den Automatisierungen von aworkkannst du auch mehrere Aktionen ausführen. Möchtest du ein Beispiel?
Stell dir vor, du willst verhindern, dass der geplante Zeitaufwand unkontrolliert überschritten wird. Dieser Fall ist perfekt für die Automatisierung. Zum Beispiel könnte jedes Mal, wenn die aufgezeichnete Zeit für eine Aufgabe eine Stunde überschreitet, ein vordefinierter Kommentar unter die Aufgabe geschrieben werden. Außerdem könntest du zusätzlich dafür sorgen, dass der Status geändert wird.
Die neue Funktion macht es einfach, komplexe Beziehungen in deinen Prozessen zu automatisieren. Du kannst mit der neuen Funktion auf über 700 Kombinationen zugreifen. 😍
Automatisierung einrichten - so einfach ist das!
Zuerst musst du einen Auslöser wählen, z.B. das Ereignis, das eintreten muss, damit die Automatisierung startet. Du kannst entweder nach einem bestimmten Auslöser suchen oder dich durch die Icons klicken und einen passenden Auslöser auswählen.
Wenn du zum Beispiel möchtest, dass die Stoppuhr die Zeiterfassung automatisch stoppt, wenn eine Aufgabe auf erledigt gesetzt wird, wähle diesen Auslöser, wenn der Status auf Erledigt geändert wird.
Einige Trigger sind speziell auf einen Benutzer, eine Zeit oder etwas Ähnliches bezogen. In diesem Fall musst du diese konkreten Bedingungen innerhalb des Auslösers angeben. Elemente, die eine Bedingung erfordern, sind in awork unterstrichen. In unserem Beispiel ist der Status auswählbar. Wenn du auf die Unterstreichung klickst, werden die entsprechenden Optionen angezeigt. Du kannst auch direkt eine Eingabe machen.
Bitte beachte: Auslöser können nicht durch andere Automatisierungen ausgelöst werden, d.h. eine Verkettung ist nicht möglich. In diesem Fall würde nichts passieren.
Dann wählst du die entsprechende Aktion aus, die ausgelöst werden soll. Auch hier kannst du den Bereich auswählen oder alle Aktionen durchsuchen. Auch für Aktionen ist es manchmal notwendig, weitere Bedingungen zu definieren. In unserem Beispiel würdest du Folgendes auswählen: ...die Zeiterfassung für die Aufgabe stoppen.
Du kannst eine Automatisierung auch zu einem bestimmten Projekttyp oder Projekt hinzufügen. Willst du herausfinden, wie du Automatisierungen in Projekten und Projekttypen verwenden kannst? Besuche unsere Helpcenter für weitere ausführliche Anleitungen.
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