Team-Kapazitäten mühelos planen

Question 1

Wie starte ich mit der Kapazitätsplanung in awork?

Answer

Beginne deine Workload-Planung in awork ganz einfach, indem du ein Projekt erstellst. Dein Projekt-Budget kannst du in awork anhand von einem Budget auf Stundenbasis hinterlegen. Jedes Projekt besteht aus unterschiedlichen Aufgaben, die teilweise voneinander abhängig sind, von unterschiedlichen Teammitgliedern bearbeitet werden und verschiedene Deadlines haben. All dies kannst du in unserem Projektmanagement-Bereich hinterlegen. Zur konkreten Planung deiner Teammitglieder und den einzelnen Aufgaben kommt dann unserem Projektplaner zum Einsatz. Hier siehst du detailliert die Kapazitäten deines Teams und kannst freien Slots neue Aufgaben zuweisen. So ist dein Projekt schnell aufgesetzt und die Aufgabenverteilung realistisch – um dein Projekt fristgerecht abzugeben.

Question 2

Was ist das Besondere an Workload Planung in awork?

Answer

Für eine realistische Projektplanung ist es entscheidend, den echten Workload deiner Kolleg*innen im Blick zu haben. awork erspart dir das endlose Zusammenstellen mehrerer Kalender in den gängigen Kalender-Tools, um freie Kapazitäten einzusehen. Dafür verknüpft einfach jedes Teammitglied mit wenigen Klicks den eigenen Kalender (Google Kalender, Microsoft, iCal - alles kein Problem). Teamleads und Projektverantwortliche können dann die Kalender gebündelt in awork einsehen und müssen nicht mehr zwischen Tools wechseln.

Und das Beste: Wechselst du dann in die Planer-Ansicht siehst du den echten Workload deines Teams. Denn je Teammitglied werden die Kalendereinträge synchronisiert und bereits zugewiesene Aufgaben auf Stundenbasis angezeigt. Ein Beispiel: Eine Kollegin mit einem 8-Stunden-Tag hat in ihrem Kalender für 2 Stunden Meetings hinterlegt und ist bereits einer Aufgaben mit einem geschätzten Aufwand von 4 Stunden zugewiesen. Somit sind bereits 6 Stunden von ihrem Tag verbucht und nur noch knappe 2 Stunden freie Kapazität - praktisch, wenn man das auf einen Blick sieht, nicht wahr?

Somit geben wir dir das Werkzeug an die Hand, schnell auf einen Blick freie Kapazitäten für kommende Projekte aber auch spontane Anfragen einsehen und einplanen zu können. Denn ein realistischer Überblick ist der Schlüssel zu pünktlichen Projektabgaben und glücklichen Teams.

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Question 3

Ist awork auch für langfristige Planung geeignet?

Answer

awork vereint das gesamte Work Management für deine Projekte. So kannst du mehrere Projekte auf oberste Ebene einsehen und zeitliche Überschneidungen sowie Meilensteine anzeigen. Besonders hilfreich, wenn Kund*innen oder das Management einen Überblick über laufende oder anstehende Projekte wünschen.

Question 4

Wie kann ich spontane Kundenanfragen in awork organisieren?

Answer

Da du alle Informationen über den Workload deiner Teamkolleg*innen hast, kannst du auch auf spontane Anfragen schnell reagieren. Der wichtige Kunde benötigt kurzfristig eine Design-Anpassung? Kein Problem, denn Clara hat noch 6 freie Stunden diese Woche – auf einen Blick sichtbar im Planer deines Design-Teams. Eine Aufgabe für Clara erstellt, geschätzte Aufwandsschätzung in Stunden hinterlegt und schon sind Claras freie Kapazitäten smart verplant. Ohne notwendige Abstimmungen oder separate Kalender-Checks.

Question 5

Wie werden die Teamkapazitäten in awork sichtbar?

Answer

Mit der Kalender-Integration ist es dir möglich, Urlaube, geplante Abwesenheiten als auch spontane Krankheitsausfälle in der awork Übersicht einzusehen. So weist du genau, welche Teammitglieder wann verfügbar sind und (dank der Kalender- und Aufgabensynchronisation) wie viel freien Workload sie noch haben.

Question 6

Wie hilft das Workload-Management von awork bei der Generierung von neuen Projekten?

Answer

Die Ansicht über die Auslastung aller Teammitglieder zeigt dir, wann freie Zeitfenster entstehen. So siehst du bereits Wochen oder gar Monate vorher, wann ein Projekt abgeschlossen sein wird und somit Kapazitäten in gewissen Team-Bereichen frei werden. Dies kannst du nutzen, um deine langfristige Projektplanung bestmöglich aufzustellen. Das Pitchen neuer Projekte oder der Ausbau deiner Bestandskunden wird so rechtzeitig eingeplant und der Start wird perfekt nach dem Workload gemanagt.

Question 7

Wie werden unterschiedliche Arbeitszeitmodelle verwaltet?

Answer

Je Teammitglied oder Teamgruppe kannst du individuelle Workloads voreinstellen. So erhalten Teammitglieder, die in Teilzeit arbeiten, ihre Stundenanzahl als Basis-Einstellung hinterlegt. Das spiegelt sich auch in ihrer Workload-Ansicht wider. Dadurch kannst du nur die hinterlegten Stunden für das jeweilige Mitglied verplanen, eine Überbuchung wird dir als rote Markierung angezeigt. Auch Kolleg*innen, die zum Beispiel nur montags bis mittwochs arbeiten, werden entsprechend hinterlegt. Der Donnerstag und Freitag ist dann per default als abwesend - demnach als nicht freie Kapazität - markiert.

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