Zeiten erfassen so einfach wie nie

Question 1

Warum ist Zeiterfassung im Projektmanagement wichtig?

Answer

Zeiterfassung im Projektmanagement ist wichtig, weil sie dir hilft, den Überblick über die Arbeitsstunden zu behalten, die für verschiedene Projektaufgaben aufgewendet werden. So kannst du sicherstellen, dass eure Projekte im Zeitplan und Budget bleiben.

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Außerdem erleichtert die genaue Stundenerfassung die Rechnungsstellung und die Analyse der geschätzten und wirklich benötigten Aufwände. Sie ist auch für zukünftige Projektplanungen nützlich, da du auf realistische Daten zurückgreifen kannst, um bessere Schätzungen abzugeben. Das hilft dir und deinem Team Projekte effizienter zu bearbeiten und auf unnötige Überstunden erfolgreich zu verzichten.

Question 2

Welche Funktionen sollte eine digitale Zeiterfassungssoftware haben?

Answer

Eine gute Zeiterfassung Software für das Projektmanagement sollte folgende Funktionen bieten:

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Automatische Arbeitszeiterfassung: Die Software sollte die Arbeitszeit präzise erfassen, idealerweise mit Start- und Stopp-Funktion, denn nur so geht's wirklich schnell und einfach.
Projekt- und Aufgabenbezug: Du solltest Zeiten einzelnen Projekten oder Aufgaben zuordnen können, denn das erleichtert dir die Rechnungsstellung.
Berichte und Auswertungen: Umfassende Berichte erleichtern die Analyse der aufgewendeten Zeit.
Mobilität: Mobile Zeiterfassung ermöglicht es, auch unterwegs Zeiten zu erfassen. So kann dein Team auch schnell nach Meetings oder auf Kundenterminen die Stunden tracken.
Integration: Die Software sollte sich nahtlos in andere Work-Tools einfügen lassen. Integrationen zu Rechnungstools oder HR-Management-Tools sind super praktisch.
Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung spart Zeit und fördert die Motivation bei deinen Kolleg*innen ihre Stunden wirklich zu erfassen.
Datenschutz und Sicherheit: Deine Daten müssen sicher gespeichert und verarbeitet werden, DSGVO-Konformität ist ein Must-have.
Anpassbarkeit: Die Software sollte flexibel an die Bedürfnisse deines Unternehmens und Teams anpassbar sein.

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Digitale Zeiterfassung bringt Effizienz und Genauigkeit in dein Projektmanagement. Du sparst Zeit, da manuelle Eintragungen entfallen und Fehler reduziert werden. Mit einer digitalen Lösung hast du auch von überall Zugriff – ideal für Teams, die remote arbeiten.

Question 3

Wie hilft Zeiterfassung bei der Projektplanung und -kontrolle?

Answer

Die Zeiterfassung bei der Projektplanung und -kontrolle hilft dir, die Arbeitsstunden genau zu dokumentieren. Du kannst dadurch sehen, wie viel Zeit tatsächlich für einzelne Projektaufgaben benötigt wird. Diese Daten sind super wichtig, um Arbeitsabläufe zu optimieren und realistische Zeitpläne für zukünftige Projekte zu erstellen. Mit der Stundenerfassung erkennst du auch sofort, wenn ein Projekt mehr Zeit braucht als geplant, und kannst schnell reagieren. Kurz gesagt: du hast alles im Blick und kannst dein Projektmanagement effizienter gestalten.

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In awork kannst du jedem Projekt ein Zeitbudget zuweisen. Alle erfassten Stunden dieses Projekts werden somit gebündelt. Noch freie Stunden sowie Überbuchungen werden somit schnell sichtbar.

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Auch deine Teamplanung wird durch die Zeiterfasung in awork vereinfacht. Du kannst die Zeiten deiner Teammitglieder individuell festlegen. Schließlich haben Vollzeit, Teilzeit oder auch Werkstudierende oft unterschiedliche Arbeitszeitmodelle. Die dann erfassten Zeiten spiegeln freie Kapazitäten, Überstunden und ungleiche Verteilungen wider. So kannst du jedes Teammitglied optimal für Projekte einplanen.

Question 4

Wie funktioniert die Zeiterfassung in awork?

Answer

Jeder tickt anders und deshalb ist es uns besonders wichtig, auch bei der Zeiterfassung individuelle Lösungen anzubieten. Alle awork Nutzerinnen tracken ihre geleistete Arbeit auf die Art, die ihnen am besten gefällt. Eine beliebte Time-Tracking-Funktion ist unser praktischer Timer. In jedem awork Screen ist ein Stoppuhr-Symbol zu finden. Mit einem Klick darauf startet die Zeiterfassung im jeweiligen Projekt oder der jeweiligen Aufgabe. Genauso kannst du mit nur einem Klick pausieren oder schnell weitermachen.

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Für Kolleginnen, die lieber einmal täglich oder erst am Ende der Arbeitswoche ihre Zeiten erfassen, ist das manuelle Time-Tracking perfekt. In “Meine Zeiten” werden einzelne Zeiten erfasst, die dann einer Aufgabe, einem Projekt oder einem/r Kundin zugewiesen werden.

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Für alle Kalender-Liebhaber*innen ist die Zeiterfassung mit Meetings, Kalenderblockern und eingeplanten Aufgaben ein Muss. Mit nur einem Klick werden im Kalender hinterlegte Termine als Zeit getrackt. Einfach Projekt oder Kundin hinterlegen und los geht’s. Auch im Kalender eingeplante Aufgaben, kannst du je nach Bedarf verlängern oder kürzen, um deine Zeiterfassung anzupassen.

Question 5

Können auch Berichte und Zeitabrechnungen in awork erstellt werden?

Answer

Die Zeitauswertungen im Tool kannst du individuell zusammenstellen. Je nach Bedarf wählst du Projekte, Teammitglieder oder Kombinationen daraus aus. Diese Informationen kannst du dir dann einfach als PDF- oder Excel-Datei exportieren. awork bietet zudem viele Integrationen, mit denen du deine erfassten Zeiten direkt in Rechnungstools wie sevDesk, lexoffice, MOCO & Co. übertragen kannst. Dies spart dir viel Zeit – Automatisierung sei Dank.

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Natürlich gibt es neben den klassischen Stundenleistungen auf Projektbasis auch (wiederkehrende) Aufgaben, die nicht abrechenbar sind. Bereits beim Aufsetzen deiner Projekte kannst du voreinstellen, welche Stunden abrechenbar sind. Je Zeit kann aber auch manuell während des Trackings ausgewählt werden, ob die entsprechenden Stunden abrechenbar oder nicht-abrechenbar sind.

Question 6

Wie motiviere ich mein Team, Zeiten zu erfassen?

Answer

We get it: Zeiterfassung ist oft kein besonders beliebtes Thema – aber notwendig, besonders bei der Projektarbeit. Deswegen haben wir die Projektzeiterfassung in awork so intuitiv und einfach wie möglich gestaltet.

Zudem wissen wir, dass jeder Zeiten anders trackt – und bieten daher bewusst mehrere Möglichkeiten. So kann jeder seine Lieblingsvariante finden, egal ob Stopp-Uhr, Kalendereinträge etc.

Dabei hilft uns auch unser Fokus auf ein nutzerfreundliches Design, welches einfach Spaß macht. Und kombiniert mit smarten Einstellungen und Automatisierungen für wiederkehrende Tasks und Meetings ist awork als Zeiterfassungssoftware perfekt geeignet.

Question 7

Gibt es gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung?

Answer

Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben zur Zeiterfassung. In Deutschland müssen Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzeichnen, um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes zu gewährleisten. Diese Vorgaben sind wichtig, um Überstunden zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die Höchstarbeitszeiten nicht überschritten werden.

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