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Budget-Bento-Release: KPI-Berichte für Projekte & User*innen

Budget-Bento-Release: KPI-Berichte für Projekte & User*innen
15
May 2024

Die meisten Projekte erfordern eine ausgezeichnete Zeitplanung, um wirklich effizient und erfolgreich zu sein. Dafür ist neben einer soliden Projektplanung die kontinuierliche Kontrolle der wichtigsten Kennzahlen entscheidend – diese werden als Key Performance Indicators, oder kurz "KPIs", bezeichnet. Ohne die richtigen KPIs ist es schwer, den Kurs zu halten und sicherzustellen, dass Projekte die gewünschten Ergebnisse innerhalb des geplanten Budgets erreichen. Aus diesem Grund haben wir mit dem Budget-Bento-Release zwei brandneue Features eingeführt, die dir einen schnellen und einfachen Zugriff auf deine wichtigsten KPIs rund um Zeiten in awork ermöglichen: Die KPI-Berichte für Projekte & User*innen und die "Erfasst vs. geplant"-Ansicht für Projektzeiten.

Die KPI-Berichte bieten dir jetzt einen umfassenden Überblick über wichtige Kennzahlen deiner Projekte und User*innen und sind dein zuverlässiger Partner, wenn es darum geht, im Projektbudget zu bleiben. Mit der neuen "Erfasst vs. geplant"-Ansicht der Projektzeiten hast du alle relevanten Daten im Blick, um sicherzustellen, dass deine Aufgaben reibungslos ablaufen, ohne dabei dein Projektbudget zu gefährden. Die verbesserten KPIs in awork geben jetzt neuen Spielraum, Probleme anhand von Echtzeitdaten blitzschnell zu erkennen und entsprechend zu reagieren.

Neben den neuen KPI-Berichten haben wir auch andere kleine Verbesserungen vorgenommen, wie das direkte Verlinken von Aufgabenlisten, Verbesserungen zur einfacheren Auswahl von Teams für Projekte und mehr Optionen zur schnelleren Suche von User*innen im Rechtemanagement.

Du hast Lust mehr über die Entwicklung der neuen Features zu erfahren und dich mit anderen Usern darüber auszutauschen? Schau gerne in der awork Community vorbei, dort kannst du dich direkt mit unserem Produktmanager Leo über die Themen unterhalten. ✌️

🍱 Das erwartet dich in deiner awork Bento-Box:

Die KPI-Berichte für Projekte und User*innen

Zeitauswertungen in awork waren bisher ein hilfreiches Tool, wenn es darum ging, detaillierte Einblicke in die Details deines Projektmanagements zu erhalten. Aber wenn es um einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand deines Projektes, oder etwa die Zeiten deiner Mitarbeitenden geht sind die neuen KPI-Berichte genau das Richtige für dich!

Mit den neuen KPI-Berichten erhältst du stets einfachen Zugriff auf alle wichtigen KPIs rund um Zeiten in awork – unabhängig davon, ob es sich um deine Projektzeiten oder die Zeiten von User*innen handelt. Dadurch verbesserst du die Übersicht in sämtlichen Bereichen deiner Projektplanung und stellst sicher, dass ihr stets im geplanten Budget seid.

Die Budgetplanungsansicht in awork
Bleibe stets im Budget mit den neuen KPI-Berichten!

KPIs für deine Projekte

Die KPIs für deine Projekte findest du innerhalb eines Projekts unter "Zeiten". Hier hast du die folgenden KPIs direkt im Blick:

  • Gesamte erfasste Zeit: Der KPI "gesamte erfasste Zeit" zeigt dir die gesamte erfasste Zeit eines Projektes und teilt diese in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden auf.
  • Bereit zum Abrechnen: Der KPI "Bereit zum Abrechnen" teilt die gesamte erfasste Zeit deines Projektes in abgerechnete und abrechenbare Stunden auf. Mit einem Klick auf den Button "Rechnung" innerhalb des KPIs kannst du aus deinen abrechenbaren Zeiten direkt eine Zeitauswertung zur Rechnungsstellung erstellen.
  • Budgetierte Zeit: Der KPI "Budgetierte Zeit" zeigt dir an, wie viele Stunden für das Projekt als Budget festgelegt sind und wie viel von diesem Budget schon verbraucht wurde.
  • Erfasst vs. Geplant: Der KPI "erfasst vs. geplant" berücksichtigt den geplanten Aufwand für alle Aufgaben des Projektes und gibt dir einen Vergleich zwischen deinen erfassten und deinen geplanten Zeiten.

Die transparenten Infos deines Projekts ermöglichen es dir, Engpässe und Kapazitäten frühzeitig zu erkennen und schnell darauf zu reagieren. Wichtig zu wissen ist dabei, dass dir KPIs immer für die gesamte Projektlaufzeit angezeigt werden. Es besteht keine Möglichkeit, den Zeitrahmen zu bearbeiten.

KPIs für User*innen

Die KPIs für User*innen findest du im Usermanagement von ausgewählten User*innen unter "Zeiten". Hier hast du die folgenden wichtigen Informationen über dein Team direkt zugänglich:

  • Gesamte erfasste Zeit: Der KPI "gesamte erfasste Zeit" zeigt dir die gesamte Zeit an, die auf User*innen erfasst wurden und teilt diese in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden auf.
  • Bereit zum Abrechnen: Der KPI "bereit zum Abrechnen" zeigt die gesamte erfasste Zeiten von User*innen an und teilt diese in bereits abgerechnete und abrechenbare Stunden auf.
  • Abwesenheiten: Der KPI "Abwesenheiten" gibt an, wie viele Tage User*innen in einem ausgewählten Zeitraum insgesamt abwesend waren.

Diese KPIs ermöglichen es dir, die erfasste Zeit und Abwesenheit deines Teams effektiv zu überwachen und so euer Zeitplanung in Hinblick auf eure Projekte zu optimieren.

Neue Zeit-Ansicht: Erfasst vs. geplant

Erhalte detaillierte Infos zu den Zeiten einzelner Aufgabenlisten und Aufgaben und nutze sie für deine Planung mit der neuen "Erfasst vs. geplant"-Ansicht von Projektzeiten.

Wenn du den "Zeiten"-Tab in einem Projekt öffnest, findest du dort wie gewohnt eine Übersicht über deine KPIs sowie alle erfassten Zeiten des Projekts. Zusätzlich zu der dir bereits bekannten Auflistung der Zeiten haben wir die neue Ansicht "Erfasst vs. geplant" hinzugefügt. Hier findest du nun mehr Details zu allen einzelnen Projektinhalten, wie Listen, Aufgaben oder Unteraufgaben. Die neue Ansicht kann oben rechts in der Liste deiner Projektzeiten aktiviert werden.

Neben den Ebenen Aufgaben und Unteraufgaben enthält diese Ansicht nun auch eine neue Ebene: die Aufgabenliste. Jede Aufgabenliste zeigt die summierten Details für sämtliche Aufgaben in dieser Liste an. Durch das Aufklappen der Aufgabenlisten können weitere Details zu den einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben angezeigt werden.

Mit der Ansicht "Erfasst vs. geplant" findest du nun die folgenden Details für deine Projektzeiten:

  • Geplant: Die Spalte "geplant" zeigt dir die geplante Zeit für eine Liste, Aufgabe oder Unteraufgabe an.
  • Erfasst: Die Spalte "erfasst" zeigt dir die gesamte erfasste Zeit auf eine Liste, Aufgabe oder Unteraufgabe an.
  • Abgeschlossen: In der Spalte "abgeschlossen" kannst du den Fortschritt deiner Liste, Aufgabe oder Unteraufgabe einsehen. Dieser berechnet sich aus der geplanten und erfassten Zeit auf die jeweilige Liste, Aufgabe oder Unteraufgabe.
  • Gesamt abrechenbar: Aus der Spalte "gesamt abrechenbar" kannst du ablesen, wie viele Stunden einer Liste, Aufgabe oder Unteraufgabe bereits abrechenbar sind.

Dank dieser neuen Details behältst du stets den Überblick darüber, welche Aufgaben(-listen) planmäßig verlaufen und welche Gefahr laufen, ihr geplantes Budget zu überschreiten.

Detaillierte Zeit-Ansichten von erfassten und geplanten Zeiten
Die neue Zeit-Ansicht: Erfasst vs. geplant

Verlinke deine Aufgabenlisten

Ab sofort kannst du Links zu einzelnen Aufgabenlisten erstellen – ganz ähnlich wie du es bereits mit Projekten oder einzelnen Aufgaben gemacht hast. Ein Klick auf den Link genügt, um direkt zur gewünschten Aufgabenliste innerhalb des Projekts zu gelangen, ohne nach der entsprechenden Liste suchen zu müssen.

Um eine Liste zu verlinken, fährst du mit der Maus über den Namen der Liste, die du teilen möchtest und öffnest das Aktionsmenü (drei graue Punkte), das rechts neben dem Namen erscheint. Dort findest du die neue Option "Link teilen" 🔗. Klickst du darauf, befindet sich der Link in deiner Zwischenablage und lässt sich mithilfe von CMD+v (strg+v) in jedes Textfeld deiner Wahl einfügen. Beim Öffnen des eingefügten Links wird dann automatisch die verknüpfte Aufgabenliste in awork geöffnet.

Detailansicht von Aufgabenlisten mit Teilen-Funktion
Kopiere Aufgabenlisten und teile sie mit deinem Team.

Teams einfacher zu Projekten hinzufügen

Ein wichtiger Schritt bei der Erstellung von Projekten ist die Auswahl und Besetzung der richtigen Teams. Besonders in größeren Unternehmen kann es aber schonmal mehr als 20 oder sogar 50 unterschiedliche Teams geben und Fragen wie "welches war jetzt nochmal das richtige für dieses Projekt?" sind dabei keine Seltenheit. Damit du also bei der Zuweisung eine gute Übersicht hast und schnell das richtige Projektteam findest, haben wir das entsprechende Modul zur Auswahl von Teams verbessert.

Hier werden dir jetzt nicht nur die ersten 10, sondern gleich alle Teams deines awork Workspace angezeigt. So kannst du einfach durch die Liste scrollen und das Team finden, das du suchst. Die Suchfunktion bleibt natürlich trotzdem bestehen, falls es mal nicht schnell genug gehen kann. 😉

Schnellere Suche im Rechtemanagement

Im Rechtemanagement hast du alle wichtigen Infos zu den User*innen deines Workspace parat, von Teams bis hin zu Berechtigungsrollen.

Um dir das Finden der gesuchten Infos noch einfacher zu machen, haben wir die Suchfunktion in dieser Liste verbessert. Jetzt kannst du auch nach Rollennamen, E-Mail-Adressen oder Teamnamen suchen, um die Liste entsprechend zu filtern.

Willst du zum Beispiel überprüfen, ob alle Praktikant*innen in deinem Workspace dieselben Berechtigungsrollen haben? Dann such einfach nach dem Rollennamen "Praktikant*in" und erhalte eine Übersicht aller Praktikant*innen. So kannst du schnell erkennen, wer zu welchem Team gehört oder welche Rechte hat.

Los geht’s – mit vollem KPI Durchblick!

Mit dem Budget-Bento-Release stellst du sicher, dass deine Projekte immer im Budget bleiben! Dank der neuen KPI-Berichte für Projekte und User*innen erhältst du alle entscheidenden Kennzahlen für deine Zeitplanung im Handumdrehen – keine verpassten Fristen, keine überzogenen Budgets und keine Engpässe mehr. Worauf wartest du? Schau dir jetzt deine Projekte an und finde heraus, wo du deine Planung noch optimieren kannst! 🚀

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