Buttontext
awork News

Jetzt live: Direkte Integration mit Invoicing Tools

Jetzt live: Direkte Integration mit Invoicing Tools
15
. 
Juni 2020

Alle fleißigen Rechnungssteller/innen werden diese neue Funktion von awork Premium lieben!

Zum Ende dieses Jahres haben wir einige wirklich coole neue Funktionen f√ľr dich und dein Team hinzugef√ľgt, die die Arbeit in awork noch einfacher machen: Rechnungstool-Integrationen!

Von nun an kannst du deine erfassten Zeiten in awork direkt in eine Rechnung umwandeln, bearbeiten und an deine Kunden senden lassen. Ab sofort haben wir drei Rechnungstools in awork integriert, aus denen du wählen kannst. Da du deine Zeiten nur mit dem Premium-Feature einzeln auswerten kannst, ist die Integration der Rechnungsstellungs-Tools ebenfalls ein Premium-Feature.

In diesem Artikel erklären wir, was die neue Funktion auf awork kann und wie sie funktioniert.

Rechnungen erstellen mit awork

Mit dem awork Premium Plan kannst du deine erfassten Zeiten nicht nur individuell auswerten, sondern ab jetzt auch direkt in Rechnung stellen. Wir haben drei Fakturierungstools integriert:

W√§hle dein Lieblingstool f√ľr die Rechnungsstellung - du hast die Wahl zwischen SevDesk, LexOffice und dem HQ.

Verbinde dein awork Konto mit dem Rechnungstool

Voraussetzung ist, dass du zun√§chst eine Verbindung zwischen dem Tool und awork herstellst. Das kannst du √ľber die API des Programms tun.

Wenn du Hilfe brauchst, sieh dir unseren Helpcenter Artikel an, in dem wir alles zusammengefasst haben, was du brauchst, um das API-Token einzugeben und das Rechnungstool mit deinem awork zu verkn√ľpfen. Den Link zum Einrichten der API findest du auch im entsprechenden awork Fenster.

In diesem Beispiel kannst du sehen, wie der API-Schl√ľssel bei der Erstellung einer SevDesk-Integration angefordert wird. Du findest den API-Schl√ľssel unter awork Helpcenter .

Erstelle eine Rechnung mit den Rechnungstools

Von deinen Zeitauswertungen (du findest sie im Men√ľ auf der linken Seite unter Workspace) gelangst du ganz einfach zur Auswahl der Rechnungstools. Alternativ kannst du auch zu den Integrationen im Men√ľ awork gehen und ein Rechnungstool ausw√§hlen.

In deinen Zeitauswertungen hast du nun die Möglichkeit, einen oder mehrere Filter auszuwählen, die du auswerten lassen möchtest. Klicke dann auf das Dollarzeichen und wähle Rechnung erstellen.

Jetzt öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem du zwischen drei Rechnungswerkzeugen wählen kannst.

Wähle eine bestehende Rechnung aus oder erstelle eine neue Rechnung

Wenn du eines der drei Rechnungstools ausgewählt hast, öffnet sich ein weiteres Fenster, das dir bereits eine kleine grafische Darstellung deiner fakturierbaren Zeiten bietet.

Jetzt kannst du (je nach gewählter Integration) entscheiden, ob du eine bereits vorhandene Rechnung bearbeiten oder eine neue erstellen möchtest. Wenn du diese Integration zum ersten Mal ausprobierst, wähle einfach die Option, bei der du eine neue Rechnung erstellst.

Abhängig von den Filtern, die du in deiner Zeitauswertung gesetzt hast, bietet dir awork die entsprechende Auswahl an Positionen an, die auf deiner Rechnung erscheinen.

Auf diese Weise kannst du Rechnungen weiter bearbeiten oder neue Rechnungen erstellen.

‚Äć

Im n√§chsten Schritt kannst du der Rechnung einen Namen geben und einen Preis f√ľr deine abrechenbaren Stunden festlegen. An dieser Stelle hast du auch die M√∂glichkeit, weitere Positionen zu deiner Rechnung hinzuzuf√ľgen oder andere zu l√∂schen. Au√üerdem kannst du die einzelnen Positionen ganz einfach per Drag-and-Drop sortieren und anordnen.

Im f√ľnften Schritt kannst du entscheiden, ob deine Zeiten als abgerechnet markiert werden sollen oder ob du diesen Schritt einfach ignorieren willst.

Deine Zeiten - deine Rechnung

Wenn du auf Rechnung erstellen klickst, wirst du zu dem entsprechenden Tool weitergeleitet.

Nachdem du dich eingeloggt hast, siehst du deine Rechnung, einschlie√ülich deiner Zeiten von awork. Hier hast du noch die M√∂glichkeit, einige Felder mit den erforderlichen Informationen auszuf√ľllen, z.B. den Kunden, das Rechnungsdatum oder den Betreff.

Wenn du eine neue Rechnung in awork erstellst, dann w√§hle einen aussagekr√§ftigen Betreff, denn unter diesem Namen wirst du diese Rechnung sp√§ter auch in awork finden. Das ist sehr n√ľtzlich, wenn du die Rechnung sp√§ter √§ndern und andere Positionen und Zeiten hinzuf√ľgen m√∂chtest.

Ganz wichtig: Erst wenn du deine Rechnung im Rechnungstool speicherst, wird sie dir als Rechnung in deinem awork vorgeschlagen, damit du sie bearbeiten kannst. Das funktioniert derzeit mit sevDesk und HQ.

F√ľr wen ist diese Funktion gedacht?

Im Prinzip ist diese neue Funktion f√ľr alle awork Nutzer/innen von Vorteil, die ihre Zeiten weiter berechnen wollen.

Die folgende Ausgangssituation: Du arbeitest mit deinem Team an der Erstellung einer neuen Website f√ľr einen Kunden. An diesem Projekt sind zum Beispiel einige Junioren, aber auch ein Senior-Grafikdesigner beteiligt. Das bedeutet, dass eure Zeiten anders abgerechnet werden m√ľssen, da die Stunden eines Seniors teurer sind als die eines Juniors.

Der Kunde hat dein Unternehmen vielleicht nicht nur mit diesem einen Projekt beauftragt, sondern du entwickelst gleichzeitig eine neue Online-Marketingstrategie f√ľr ihn.

Da der Kunde dich nach Stunden bezahlt, werden die Stunden f√ľr die beiden Projekte von allen beteiligten Kollegen erfasst. Dank der individuellen Zeitauswertung in awork kannst du dem Kunden eine Aufschl√ľsselung der einzelnen Mitarbeiter oder der beiden Projekte zeigen.

Mit dem neuen Rechnungstool kannst du sowohl die Position als auch den Preis angeben.

Mit der neuen Funktion kannst du dem Kunden jetzt auch direkt aus den erfassten Zeiten pro Projekt eine Rechnung schicken. Du musst nur die entsprechenden Filter in den Zeitauswertungen setzen, die auf der Rechnung erscheinen sollen (z. B. Filter nach Projekt und nach einzelnen Mitarbeitern) und kannst dann eines der drei Fakturierungstools nutzen, um deine Zeiten weiter zu berechnen.

Besonderer Tipp: Wenn du bereits mit der Erstellung der Rechnung beginnen möchtest, das Projekt aber noch nicht abgeschlossen ist, kannst du die Rechnung einfach in awork speichern und später wieder aufrufen, um weiter daran zu arbeiten (derzeit nur in HQ und sevdesk).

√úber den Autor
Teams lieben
awork
Dorte
Talent Acquisition Lead
Das b√§renstarke Panda-Update ist da und erweckt eine der am h√§ufigsten gew√ľnschten Funktionen zum Leben: eine neue Aufgabenebene, genauer gesagt, echte Unteraufgaben.
83%

ie meisten US-B√ľrger w√ľrden nicht mehr bei einem Unternehmen konsumieren, wenn es von einem Cybersecurity-Versto√ü betroffen ist.