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Der neue awork Planer 💜

Der neue awork Planer 💜
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Mai 2022

Wir sind so aufgeregt, dass wir es einfach nicht verbergen können! Heute kannst du endlich sehen, woran wir in den letzten Wochen und Monaten gearbeitet haben. Und das Ergebnis macht uns sehr stolz.

Aber fangen wir von vorne an: Es gibt viele Tools, um die Arbeit in Themen und Projekten zu planen. Es gibt auch welche, die deinen eigenen Kalender organisieren. Aber bisher hat es noch kein Tool geschafft, die Projekt- und Ressourcenplanung bis hinunter zum persönlichen Kalendertermin herunterzubrechen.

So dachten wir: Herausforderung angenommen. đŸ’Ș

Von einer groben Idee ĂŒber Dutzende von Skizzen, Prototypen, Interviews, Nutzertests und mit ein bisschen Magie haben wir das am intensivsten konzipierte und liebevollste Feature geschaffen, das wir je eingefĂŒhrt haben.

Wir sind stolz darauf: Der neue Planer in awork 🎉

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WĂ€re es nicht super-duper-nice, wenn dein Orga-Tool automatisch einen genauen Überblick ĂŒber die Workload deines Teams erstellen wĂŒrde? 

Genau das macht der neue Planer, indem er die Projektplanung mit dem persönlichen Kalender deines Teams kombiniert. Das Ergebnis:

Die genaueste Workload Berechnung aller Zeiten. 

Die Workload Berechnung umfasst Projekte, Aufgaben, Kalendertermine und sogar Tracking-Zeiten. Von nun an ist keine zusÀtzliche KapazitÀtsplanung in Excel & Co. mehr nötig - das Team Workload wird automatisch auf dem neuesten Stand gehalten.

So kannst du in jeder Phase des Projektablaufs einfach und genau planen:

  • Projekte grob prognostizieren 👉 Du kannst direkt sehen, ob noch KapazitĂ€ten im Team vorhanden sind.
  • Plane bestĂ€tigte Projekte genauer ein 👉 Du erkennst Konflikte in den Kalendern deines Teams sofort.
  • Detaillierte Capa-Planung 👉 To-dos landen genau da, wo sie im Kalender hingehören.

Der neue Planungsablauf in 2 Minuten erklĂ€rt 💡.

Vom groben Projekt roadmap bis zur stĂŒndlichen Arbeitstagsplanung wird alles in diesen drei Ansichten abgebildet:

  • Die AnsichtWorkload zeigt dir, wie beschĂ€ftigt dein Team in den kommenden Wochen sein wird. Hier kannst du sehen, wie genau sich die Workload deiner Teammitglieder aus geplanten Projekten, Aufgaben und Kalenderterminen zusammensetzt.
  • In der Zeitleistenansicht, die du bereits von deinen awork Projekten kennst, werden die geplanten To-Dos deines Teams angezeigt. Du siehst sofort, wer gerade an was arbeitet und kannst ungeplante Aufgaben schnell verteilen.
  • Die Kalenderansicht zeigt dir den Kalender deines Teams einschließlich der Termine und Blocker. Hier kannst du neue Aufgaben direkt im Kalender fĂŒr dich selbst, aber auch fĂŒr andere Teammitglieder planen.

Keine Ruhe fĂŒr die Bösen: Wir arbeiten bereits an einer bidirektionalen Kalendersynchronisierung, damit geplante Aufgaben als Termine in deinem Kalender angezeigt werden. Bleib dran!

Gut zu wissen: Der Planer muss von einem Workspace Admin aktiviert werden.

4 PlanungsfĂ€lle und wie man sie easy peasy löst ✊

Als Teamleiter/in, Projektmanager/in oder Kreative/r bist du wahrscheinlich mit mindestens einem dieser Szenarien sehr vertraut:

  1. Schnell herausfinden mĂŒssen, ob es genug KapazitĂ€t fĂŒr ein neues Projekt gibt. 
  2. Endlos in Capa-Planungsmeetings sitzen (monatlich, wöchentlich, tÀglich).
  3. Lege dringende Aufgaben fest, die SOFORT erledigt werden mĂŒssen.
  4. Der tÀgliche Kampf mit deinem eigenen explodierenden Kalender.

Der neue Planer löst genau diese vier Probleme fĂŒr dich. 

Fall 1: Herausfinden, ob es noch KapazitĂ€ten fĂŒr ein Projekt gibt

Dein Team hat einen großen Pitch gewonnen (juhu) und als Teamleiter willst du nun ein Projekt fĂŒr den neuen Kunden planen. Du kennst dein grobes Zeitbudget, also die ungefĂ€hre Projektdauer und -frist. Aber wie kannst du schnell herausfinden, ob du derzeit genug KapazitĂ€ten fĂŒr das neue Projekt hast? 

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Haben wir Ressourcen fĂŒr ein weiteres Projekt?

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Die Lösung: Ein Blick auf die ÜbersichtWorkload zeigt dir sofort, wie ausgelastet dein Team in nĂ€chster Zeit sein wird, wer gerade an welchen Projekten arbeitet und wer im Urlaub ist. Wenn du mit dem Mauszeiger darĂŒber fĂ€hrst, kannst du die Verteilung der Workload sehen, z.B. um herauszufinden, warum jemand ĂŒberbucht ist, und kannst abschĂ€tzen, ob noch KapazitĂ€ten fĂŒr ein anderes Projekt vorhanden sind.

Wenn genĂŒgend Ressourcen verfĂŒgbar sind, planst du das neue Projekt mit einem groben Zeitbudget. Et voilĂ , die KapazitĂ€t des Projektteams wird sofort gesperrt und in die Workload aufgenommen.

Fall 2: Das endlose Planungs- und KapazitÀtstreffen

Du bist ein Projektmanager und koordinierst mehrere Projekte gleichzeitig. Deshalb brauchst du einen wöchentlichen Überblick ĂŒber alle aktiven Projekte, du musst die Fristen im Auge behalten und die Aufgaben gerecht im Team verteilen. Wie entscheidest du am besten, wer sich um welche Aufgabe kĂŒmmern soll?

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Wer macht was?

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Die Lösung: Wirf gemeinsam mit deinem Team einen Blick auf die Zeitleistenansicht. VerlÀngere Aufgaben, die sich hinziehen, schnappe dir ungeplante Aufgaben und verteile sie auf das Team.

Mit einem Klick auf die Ansicht Workload kannst du sehen, wer diese Woche besonders viel zu tun hat und wer noch Platz hat. Auch kurzfristige Abwesenheiten, wie z.B. Krankheitsurlaub, sind sichtbar, damit du bei Bedarf umplanen und Aufgaben neu verteilen kannst.

Fall 3: Plane dringende Aufgaben ein, die SOFORT erledigt werden mĂŒssen

Der Klassiker: An einem Donnerstagmorgen hat ein hochkarĂ€tiger Kunde eine Reihe von kleinen, aber sehr dringenden Aufgaben fĂŒr dich, die bis Ende der Woche erledigt sein mĂŒssen. Als Teamleiter musst du herausfinden, wie du sie schnell erledigen kannst und wer im Team sich darum kĂŒmmern kann.

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Das passt doch kurzfristig, oder?

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Die Lösung: Bleib ruhig und benutze die Kalenderansicht. Filtere die Liste der ungeplanten Aufgaben einfach nach FĂ€lligkeitsdatum, um einen Überblick ĂŒber die dringendsten To-Dos zu bekommen. Im Kalender kannst du genau sehen, was deine Teammitglieder in den nĂ€chsten Tagen auf dem Tisch haben.

Dein Kollege hat heute Nachmittag noch ein paar Stunden Zeit? Gut, dann ziehe die dringende Aufgabe einfach per Drag & Drop in seinen Kalender, um Zeit dafĂŒr zu blockieren. Mit einem Klick kannst du in der Ansicht Workload ĂŒberprĂŒfen, dass niemand ĂŒberbucht ist - trotz knapper Fristen. 

Fall 4: Der tÀgliche Kampf mit deinem explodierenden Kalender

Als Kreativer kennst du das wahrscheinlich: Am Montag tĂŒrmt sich ein Berg neuer Aufgaben auf deinem Schreibtisch. Du musst einen Weg finden, sie neben KundengesprĂ€chen, Teambesprechungen und so weiter in deinen Wochenplan einzubauen.

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Was liegt gerade auf meinem Teller?

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Die Lösung: Von nun an kannst du deinen Arbeitstag in der Kalenderansicht organisieren. Termine, wie wöchentliche Teambesprechungen oder KundengesprĂ€che, sind dort sichtbar - so weißt du genau, wann du Zeit fĂŒr Projektaufgaben hast. Ziehe sie einfach per Drag & Drop von der Aufgabenliste auf den freien Platz in deinem Kalender.

Super cool: Mit nur zwei Klicks kannst du im Kalender geplante Aufgaben in getrackte Zeiten umwandeln.

Übrigens: Langfristige Aufgaben, die du nicht in einem Rutsch erledigst, kannst du mehrmals in deiner Kalenderwoche einplanen. Deine Workload wird dann im Planer entsprechend angezeigt. Persönliches Planungsniveau: Experte!

Los, los, los, probier es gleich aus! Überzeuge dich selbst davon, wie toll die Kombination aus Projektplanung und persönlichem Kalender funktioniert. Wie du deinen Kalender integrierst und wie der Planer im Detail funktioniert, wird im Helpcenter von awork erklĂ€rt.

PS: Folge unserem Co-Founder & CEO Tobias auf LinkedIn und bleibe auf dem Laufenden, woran wir hinter den Kulissen arbeiten und was sonst noch auf awork los ist. đŸ€—

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