Der Projektauftrag ist ein zentrales Dokument im Projektmanagement, das alle wichtigen Informationen und Vereinbarungen für ein Projekt enthält. Er dient als Grundlage für die Planung, Steuerung und Kommunikation innerhalb des Projekts und stellt somit die Weichen für den Projekterfolg. In diesem Glossareintrag erfahren Sie alles Wissenswerte zum Thema Projektauftrag, seiner Bedeutung, seinen Inhalten und wie Sie einen Projektauftrag erstellen können.
Die Bedeutung des Projektauftrags
Ein Projektauftrag hat mehrere wichtige Funktionen im Projektmanagement:
- Verbindliche Vereinbarung: Der Projektauftrag dient als Vertrag zwischen Auftraggeber und Projektleiter und legt die Erwartungen und Leistungen beider Parteien fest.
- Informationsbasis: Der Projektauftrag enthält alle relevanten Informationen zum Projekt und stellt somit eine wichtige Informationsquelle für alle Projektbeteiligten dar.
- Planung und Steuerung: Auf Basis des Projektauftrags können Projektleiter und Projektteam die weiteren Planungsschritte, wie zum Beispiel die Erstellung eines Projektstrukturplans oder eines Terminplans, vornehmen. Der Projektauftrag dient zudem als Grundlage für die Kontrolle des Projekts im Hinblick auf Zeit, Kosten und Qualität.
- Kommunikation: Der Projektauftrag ermöglicht eine klare und einheitliche Kommunikation über das Projekt, da alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen.
- Abgrenzung und Entscheidungsgrundlage: Der Projektauftrag zeigt die Grenzen des Projekts auf und dient als Grundlage für Entscheidungen, die während der Projektlaufzeit getroffen werden müssen.
Inhalte eines Projektauftrags
Ein Projektauftrag sollte folgende Informationen enthalten:
- Projektname und -nummer: Die eindeutige Bezeichnung des Projekts und eine Projektidentifikationsnummer zur besseren Zuordnung und Verwaltung.
- Projektziele: Die Ziele des Projekts sollten klar und eindeutig beschrieben sein, damit alle Beteiligten wissen, worauf sie hinarbeiten. Dabei ist es hilfreich, die Ziele nach dem SMART-Prinzip (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch, terminiert) zu formulieren.
- Projektumfang: Der Umfang des Projekts beschreibt, welche Leistungen und Ergebnisse im Rahmen des Projekts erbracht bzw. erzielt werden sollen. Dabei sollte auch festgelegt werden, welche Leistungen nicht zum Projektumfang gehören, um spätere Missverständnisse zu vermeiden.
- Rahmenbedingungen: Hierzu zählen unter anderem die zeitlichen, finanziellen und personellen Ressourcen, die für das Projekt zur Verfügung stehen, sowie gesetzliche oder interne Vorgaben, die beachtet werden müssen.
- Organisation und Zuständigkeiten: Im Projektauftrag sollten die organisatorischen Strukturen des Projekts, die Rollen und Zuständigkeiten der Projektbeteiligten sowie die Kommunikationswege und -regeln definiert werden.
- Risiken und Chancen: Eine Analyse der potenziellen Risiken und Chancen des Projekts hilft dabei, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen.
- Meilensteine: Die Festlegung von Meilensteinen dient der Überwachung des Projektfortschritts und ermöglicht eine bessere Kontrolle und Steuerung des Projekts.
- Abnahmebedingungen: Die Bedingungen, unter denen die Projektergebnisse vom Auftraggeber abgenommen werden, sollten im Projektauftrag festgelegt werden.
- Dokumentations- und Berichtswesen: Festlegungen zur Art und Weise der Dokumentation und Berichterstattung im Projekt, um den Informationsfluss und die Transparenz zu gewährleisten.
Erstellung eines Projektauftrags
Die Erstellung eines Projektauftrags erfolgt in der Regel durch den Projektleiter in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Dabei sollten alle relevanten Informationen gesammelt, analysiert und in den Projektauftrag eingearbeitet werden. Es ist wichtig, dass sowohl der Auftraggeber als auch der Projektleiter den Projektauftrag gemeinsam durchsprechen und genehmigen, um späteren Missverständnissen vorzubeugen.
Fazit
Der Projektauftrag ist ein zentrales Element im Projektmanagement und bildet die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt. Ein klar formulierter und abgestimmter Projektauftrag stellt die Weichen für eine effiziente Planung, Steuerung und Kommunikation im Projekt und sorgt dafür, dass alle Beteiligten über die gleichen Informationen verfügen. Dadurch werden mögliche Konflikte oder Missverständnisse vermieden und der Weg zu einem erfolgreichen Projektabschluss geebnet.
