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Meilensteinplan erstellen – Vorteile und Umsetzung

Meilensteinplan erstellen – Vorteile und Umsetzung
12
April 2024

Deine Projekte werden zunehmend komplexer und dir fehlt der nötige Überblick über einzelne Teilziele? Wir haben eine Lösung für dich parat: Das Arbeiten mit einem Meilensteinplan! In diesem Artikel erfährst du, warum der Einsatz von einem Meilensteinplan dein Team erfolgreicher und produktiver macht und wie du sie optimal für deine Projekte nutzt.

Was ist ein Meilensteinplan?

Ein Meilensteinplan ist ein Tool im Projektmanagement, das dir hilft, wichtige Ziele und Zwischenziele in deinem Projekt zu definieren und zu überwachen.

Stell dir das vor wie Wegweiser auf einer langen Wanderung – jeder Meilenstein markiert eine Schlüsselstelle, an der du prüfst, ob du auf dem richtigen Pfad bist. Diese Meilensteine sind nicht nur Fixpunkte für den Fortschritt, sondern auch Motivationsschübe, denn jedes Erreichen eines Meilensteins ist ein kleiner Sieg.

In einem Projektmanagement-Tool hilft dir die Meilensteinplanung, den Überblick zu behalten, Ressourcen richtig einzuplanen und Risiken frühzeitig zu erkennen. So steuerst du dein Projekt zielgerichtet zum Erfolg.

[.b-important-block]Meilensteine sind Schlüsselmomente im Projekt, die den Abschluss einer wichtigen Phase markieren. Sie sind wie Wegweiser, die anzeigen, dass ein signifikanter Teil des Projekts abgeschlossen ist. Ein Meilenstein könnte zum Beispiel der Abschluss der Konzeptphase oder der erfolgreiche Test eines Prototyps sein.[.b-important-block]

[$tag]👉 Was sind Meilensteine?[$tag]

Meilensteinplanung im Projektmanagement

Im Projektmanagement kann es manchmal ganz schön chaotisch zugehen. Deshalb ist eine strukturierte Meilensteinplanung das A und O, um den Überblick zu behalten. Aber wie setzt du Meilensteine im Projektmanagement-Tool richtig ein?

Stell dir vor, du hast ein Projekt, bei dem eine neue Website erstellt werden soll. Deine Meilensteinplanung könnte so aussehen:

  1. Konzeptphase abschließen: Hier legst du die Grundsteine für das Design und den Content der Website.
  2. Designphase beenden: In diesem Schritt wird das visuelle Konzept fertiggestellt.
  3. Entwicklung der Website: Jetzt geht’s ans Eingemachte – die Website wird programmiert.
  4. Testphase: Bevor die Seite live geht, wird alles auf Herz und Nieren geprüft.
  5. Launch: Der große Tag, an dem die Website veröffentlicht wird.

Solche Meilensteine helfen dir, im Projektmanagement den Fortschritt zu tracken und rechtzeitig zu reagieren, wenn es irgendwo hakt. Cool, oder?

[.b-important-block]Richtig durchgeführt, ist die Meilensteinplanung ein echter Game-Changer. In deinem Projektmanagement-Tool kannst du damit nicht nur den Überblick behalten, sondern auch dein Team auf Kurs halten.[.b-important-block]

[$tag]👉 Gut zu wissen[$tag]

Wie erstellst du einen Meilensteinplan?

Gehe bei der Erstellung eines Meilensteinplans systematisch vor. Definiere zuerst die Etappenergebnisse deines Projektes - also die Meilensteine. Hinterlege je Meilenstein ein realistisches Datum, an dem dieses Ergebnis erreicht sein soll. Die notwendigen To-dos, die erforderlich sind, um den Meilenstein zu erreichen planst du in deiner Projektplanung fristgerecht und am besten mit Abhängigkeiten direkt ein. So ist sichtbar, welche Aufgaben wann erledigt werden müssen, um das Ziel gemeinsam zu erreichen.

Integriere Meilensteine in deine Projektplanung

Du arbeitest mit Gantt-Charts an deinen Projekten? Diese Methode zur visuellen Zeitplanung kannst du in awork mit Meilensteinen kombinieren. Ein Gantt Chart in awork zeigt dir nicht nur den zeitlichen Ablauf des Projektes an, sondern stellt auch die von dir eingeplanten Meilensteine dar.

awork Gantt Chart mit Meilensteinen
awork Timeline mit Meilensteinen und Aufgaben.

👉 Wähle die Timeline-Ansicht in deinem awork-Projekt und beginne mit der Meilenstein-Planung. Dafür setzt du einfach die geplanten Meilensteine an die exakten Daten, betitelst die Zwischenziele und hinterlegst die gewünschte Farbe.

👉 Als nächstes kannst du einfach die entsprechenden Aufgabenpakete oder Einzelaufgaben in die Zeitleisten ziehen (oder via Datumsauswahl in der jeweiligen Aufgabe) und an die entsprechenden Positionen im Meilensteinplan positionieren.

👉 Hinterlegst du zwischen den einzelnen Aufgaben Abhängigkeiten ist auch auf einen Blick sichtbar, welche Aufgabe aufgrund einer anderen noch warten muss und welche unabhängig schon gestartet werden können.

👉 Zudem hast du in der Timeline-Ansicht immer im Blick, wann sich ein Meilenstein nähert und ihr arbeitet im Team gemeinsam daraufhin.

👉 Und das Beste: Wir wissen, dass sich Planungen immer wieder ändern können. Daher kannst du auch die Meilensteine im Projekt eurem individuellen Projektstatus jederzeit anpassen.

Erstellen und Bearbeiten von Meilensteinen in awork
Einfaches Bearbeiten von Meilensteinen in awork.

Warum ist ein Meilensteinplan wichtig?

💜 Ein Meilensteinplan gibt dem Projekt Struktur.

Er ermöglicht es, überprüfbare und detaillierte Zwischenziele zu setzen, die alle Teammitglieder jederzeit einsehen können. Das bietet auch die Möglichkeit, dein Team auf das nächste Ziel auszurichten. Ein Meilensteinplan hilft dir, einen strukturierten Projektplan zu erstellen und macht wichtige Ereignisse für dein Team transparenter.

💜 Meilensteine als Etappenziele.

Egal ob kleine oder große Projekte – der Einsatz von Meilensteinen in einem Meilensteinplan schafft einen klaren Überblick über alle wichtigen Teilziele eines Projekts. Sie sind Etappenziele, die dich und dein Team Stück für Stück weiter in Richtung eures Ziels bringen. Und der Fun-Faktor darf natürlich auch nicht fehlen: Ihr habt immer einen Grund zur Freude, wenn ein weiterer Abschnitt des Meilensteinplans geschafft ist! 🥳

💜 Meilensteinpläne steigern die Produktivität.

Wusstest du, dass ein Meilensteinplan dein Team produktiver machen kann? Vorher festgelegte Kontrollpunkte motivieren alle Beteiligten eines Projekts. Indem du dem Team ein klares Ziel vorgibst , auf das es hinarbeiten soll, wird der Sinn hinter den einzelnen Aufgaben sofort ersichtlich - das schafft Anreize, die Aufgaben zu erledigen. Noch schöner ist es, wenn dein Team gemeinsam einen Meilenstein erreicht hat und ihr so eine Projektphase erfolgreich abschließen könnt.

💜 Mit Meilensteinen hast du die Kontrolle.

Wenn du Meilensteine richtig einsetzt, hast du einen klaren Überblick darüber, wann Teilziele innerhalb eines Projekts erreicht werden müssen. Der Meilensteinplan gibt dir die nötige Kontrolle, um alle Ziele gründlich zu überprüfen. Dein Team kann ihn jederzeit als Richtschnur nutzen und zielstrebig darauf hinarbeiten.

[.b-important-block]Stell dir vor, du planst ein Event – dein Ziel ist das erfolgreich durchgeführte Event, sagen wir mal ein neuer Produkt-Launch. Meilensteine sind wie die wichtigen Zwischenstopps auf dem Weg dorthin, etwa das Finden einer Location oder das Organisieren passender Caterer. Ziele geben also das Endresultat an, auf das alles hinausläuft, während Meilensteine markante Punkte sind, die dir zeigen, dass du auf dem richtigen Weg bist.[.b-important-block]

[$tag]👉 Ziele und Meilensteine richtig unterscheiden[$tag]

Schritt für Schritt zum Meilensteinplan

Los geht's mit dem Meilensteinplan in deinem Projektmanagement-Tool!

Stell dir vor, du hast einen großen Website-Relaunch in der Planung – lass uns das als Beispiel nehmen.

  1. Ziele definieren: Was soll ist das Endergebnis? Notiere dir klare Ziele.
  2. Meilensteine festlegen: Zerlege das Ziel in große Schlüsselmomente. Zum Beispiel: Web-Konzept finalisiert, Web-Design abgestimmt, Sprint-Planung der Entwicklung bereit zum Loslegen.
  3. Aufgaben zuordnen: Jetzt geht's ans Eingemachte. Welche Aufgaben führen zu deinen Meilensteinen? Ordne sie den Meilensteinen zu.
  4. Termine setzen: Wann muss was fertig sein? Lege für jeden Meilenstein einen Endtermin fest.
  5. Ressourcen planen: Wer macht was? Teile Aufgaben den Teammitgliedern zu und prüfe, ob du zusätzliche Ressourcen benötigst.
  6. Überwachung: Behalte den Fortschritt im Auge und passe bei Bedarf an. Dein Tool hilft dir dabei, nicht den Überblick zu verlieren.

So baust du Stück für Stück deinen Meilensteinplan auf und behältst immer die Kontrolle. 🙌

Meilensteinplan mit Aufgabenlisten erstellen
Einfaches Aufbauen eines Meilensteinplans mit Aufgabenlisten und To-dos je Meilenstein.

Tipp: Speichere dein Projekt als Meilensteinplan Vorlage.

Hast du wie im angeführten Beispiel deine erste Meilensteinplanung erstellt, kannst du diese innerhalb weniger Klick als Vorlage in deinem awork Workpace sichern. So rufst du bei der nächsten Planung einfach das Template auf und kannst direkt mit dem Befüllen der Aufgaben und Meilensteine beginnen.

[.b-button-primary]How to: Meilensteinplan Vorlage[.b-button-primary]

[.b-important-block]Aufgaben hingegen sind die einzelnen Aktivitäten, die ausgeführt werden müssen, um das Projekt voranzutreiben. Sie sind die Bausteine des Projekts und oft detailliert und spezifisch. Eine Aufgabe könnte sein, ein bestimmtes Dokument zu erstellen oder einen Code für eine bestimmte Funktion zu programmieren.[.b-important-block]

[$tag]👉 Was sind Aufgaben?[$tag]

Vermeide die gängigsten Fehler im Meilenstein ❌

  1. Unrealistische Deadlines: Setze realistische Zeitrahmen für jeden Meilenstein. Nichts bringt ein Team mehr ins Schwitzen als unmögliche Fristen.
  2. Zu viele Details: Halte es simpel! Zu viele Kleinigkeiten können überwältigen und den Blick auf das Wesentliche verstellen.
  3. Fehlende Flexibilität: Projekte wandeln sich und damit auch Meilensteine. Plane also Spielraum ein, damit ihr nicht ins Straucheln kommt, wenn sich Bedingungen ändern.
  4. Mangelnde Kommunikation: Halte alle Teammitglieder auf dem Laufenden. Wenn jeder weiß, was zu tun ist, läuft's wie am Schnürchen.
  5. Keine Pufferzeiten: Unerwartetes passiert immer. Baue also Pufferzeiten ein, um nicht bei jedem Windstoß aus der Bahn geworfen zu werden.

Fazit

Ein Meilensteinplan vereinfacht dein Projektmanagement und reduziert die Komplexität deines Vorhabens enorm. Dabei bringen die einzelnen Meilensteine dein Team Stück für Stück zum gewünschten Ziel, indem sie Etappenziele darstellen. Mit einem smarten Projektmanagement-Tool wie awork kannst du individuelle Meilensteine für deine Projekte festlegen und hast deinen Projektfortschritt dank kleiner Etappenziele stets im Blick. Wenn du interessierst an weiteren Projektplanung-Themen hast, checke unseren Projektplanung Hub aus.

[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenlos! [.b-button-primary]

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