Agenturen leben von abrechenbarer Projektarbeit. Das bedeutet: Zeit muss erfasst, Budgets müssen eingehalten und die Auslastung muss aktiv gesteuert werden – es geht nicht nur darum, Aufgaben zu organisieren. Die richtige Projektmanagement Software wird dabei zur zentralen Steuerungszentrale für Profitabilität.
In diesem Artikel vergleichen wir sieben PM-Tools aus Agenturperspektive und zeigen, welche Zeit, Budget und Auslastung nativ verbinden – und welche Custom Fields und manuelle Konfiguration erfordern.
Was braucht Projektmanagement Software für Agenturen?
[.toc-name]Anforderungen für Agenturen[.toc-name]
Agenturen sind keine generischen Teams. Ihr Geschäftsmodell ist anders: Zeit = Geld. Projekte müssen nicht nur termingerecht, sondern profitabel abgeschlossen werden. Teams dürfen weder über- noch unterlastet sein. Kunden und Freelancer arbeiten direkt in Projekten mit.
Eine Projektmanagement Software für Agenturen muss abrechenbare Projektarbeit wirtschaftlich steuerbar machen.
Das bedeutet konkret:
- Zeiterfassung sollte nativ integriert sein, nicht als Zusatztool
- Projekt- und Zeitbudgets müssen automatisch verrechnet und in Echtzeit sichtbar sein
- Kapazitätsplanung sollte stundenbasiert auf realer Verfügbarkeit erfolgen, nicht taskbasiert
- Billability-Tracking muss automatisch zwischen abrechenbarer und interner Zeit unterscheiden
- Externe Zusammenarbeit mit Freelancern, Kunden und Partner-Agenturen sollte skalierbar sein
- EU-Hosting für sensible Kundendaten sollten verfügbar sein
7 Projektmanagement Tools im Vergleich
Alle Tools werden nach diesen für Agenturen relevanten Kriterien bewertet:
- Projektmanagement
- Zeiterfassung
- Kapazitätsplanung
- Billability-Tracking
- Externe Zusammenarbeit
- Datenschutz & Server
1). awork – Projektmanagement Software speziell für Agenturen
Headquarter: Hamburg, Deutschland | Kosten: ab 5€/Monat | Zielgruppe: Agenturen
awork ist eine Projektmanagement Software, die speziell für Agenturen entwickelt wurde.
🟢 Projektmanagement
awork bietet Projekte mit Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten, die in Listen-, Kanban- oder Timeline-Ansicht dargestellt werden können. Die Multi-Projekt-Planung wird durch smarte Filter und ein konfigurierbares Dashboard unterstützt. Für Agenturen besonders wichtig: Projekt- und Zeitbudgets sind nativ integriert und zeigen den Verbrauch in Echtzeit.
🟢 Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist nativ integriert und bietet mehrere Erfassungswege wie Timer, Drag & Drop, Kalenderintegration und AI-gestützte Erfassung. Erfasste Zeiten werden automatisch mit Budgets, Auslastung und Billability verknüpft. Für Agenturen bedeutet das: Zeit erfassen ist gleichzeitig Budget steuern.
🟢 Kapazitätsplanung
Die Planung basiert auf realer Verfügbarkeit in Stunden und berücksichtigt automatisch individuelle Arbeitszeiten, Urlaube, Kalendertermine sowie bereits erfasste Zeiten. Das ermöglicht realistische Auslastungssteuerung statt theoretischer Task-Listen.
🟢 Billability-Tracking
Projekte werden als abrechenbar oder intern markiert, und alle darauf erfassten Zeiten erben automatisch diesen Status. Das bedeutet: keine manuelle Markierung jedes Zeiteintrags, automatisch transparente Billability-Rate.
🟢 Externe Zusammenarbeit
Projekte werden zwischen getrennten Workspaces geteilt, ähnlich wie bei Slack Connect. Jede Partei arbeitet in ihrem eigenen Workspace, ohne dass Zusatzkosten entstehen. Das ermöglicht skalierbare Zusammenarbeit mit Freelancern und Kunden.
🟢 Datenschutz & Server
Die Server stehen ausschließlich in Deutschland (Frankfurt), das System ist DSGVO-nativ entwickelt und ISO 27001-zertifiziert – in allen Preisplänen.
Zusammenfassung für Agenturen:
✅ Optimal geeignet. awork wurde speziell als Projektmanagement Software für Agenturen entwickelt. Alle Kernfunktionen für abrechenbare Projektarbeit (Zeit, Budget, Auslastung, Billability) sind nativ integriert und funktionieren ab Tag 1. EU-Server sind in allen Plänen verfügbar, die Einarbeitungszeit ist niedrig.
Einschränkungen: Weniger universell anpassbar als generische Projektmanagement Tools , dafür aber konsequent auf Agentur-Workflows fokussiert.
2. Monday.com – Flexible Projektmanagement Software
Headquarter: Tel Aviv, Israel | Kosten: ab $9/Monat | Zielgruppe: Branchenübergreifend
monday.com Work OS ist eine anpassbare Projekt-Plattform, die Teams jeder Branche hilft, Arbeitsprozesse zu steuern.
🟢 Projektmanagement
monday.com bietet flexible Boards mit Custom Columns, verschiedene Ansichten und umfangreiche Automatisierungsmöglichkeiten. Für Agenturen bedeutet das jedoch: Es ist keine vorgefertigte Agentur-Logik vorhanden, weshalb intensive Konfiguration erforderlich ist, um abrechenbare Projektarbeit abzubilden.
🟡 Zeiterfassung
Eine Time Tracking Column ist vorhanden und Zeiten können auf Items erfasst werden. Für Agenturen problematisch ist jedoch, dass die erfassten Zeiten nicht automatisch mit Projektbudgets verknüpft sind. Wirtschaftliche Auswertungen erfordern Custom Columns und Formeln, die manuell gepflegt werden müssen.
🟡 Kapazitätsplanung
Die Workload View basiert auf Task-Zuweisungen und manuell gesetzten Workload-Werten. Für Agenturen ist das unzureichend, weil Arbeitszeiten, Urlaube und Kalendertermine nicht nativ berücksichtigt werden – es fehlt also die stundenbasierte Planung auf Basis echter Verfügbarkeit.
🔴 Billability-Tracking
Es gibt keine native Funktion zur Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit. Für Agenturen bedeutet das: Die Billability muss über Custom Columns manuell pro Projekt oder Task modelliert werden, was fehleranfällig ist und kontinuierlichen Wartungsaufwand erzeugt.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Gastrollen sind verfügbar, werden aber je nach Plan und Anzahl anteilig berechnet. Für Agenturen bedeutet das: Gäste arbeiten im Workspace der Agentur mit reduzierten Rechten, was bei vielen Freelancern oder Kunden teuer werden kann.
🟡 Datenschutz & Server
Server stehen in den USA und der EU. Für Agenturen ist kritisch, dass EU-Hosting (Data Residency) nur im Enterprise-Plan verfügbar ist – Standard- und Pro-Pläne speichern Daten weltweit.
Zusammenfassung für Agenturen:
⚠️ Bedingt geeignet. Als generische Projektmanagement Software ist monday.com sehr flexibel, aber Agenturen müssen ihre spezifische Logik über Custom Columns, Formeln und Dashboards selbst aufbauen.
Einschränkungen: Hoher Setup- und Wartungsaufwand, keine native Budget-Verrechnung, keine automatische Billability, EU-Hosting nur Enterprise. Geeignet für Agenturen mit Ressourcen für intensive Konfiguration.
[.b-button-primary] Vergleiche monday.com und awork [.b-button-primary]
3. Asana – Projektmanagement Software mit Task-Fokus
Headquarter: San Francisco, USA | Kosten: ab $10.99/Monat | Zielgruppe: Task-Management
Asana ist ein modernes Projektmanagement-Tool, das darauf abzielt, Teamarbeit und Koordination zu vereinfachen.
🟢 Projektmanagement
Asana bietet klassische Funktionen wie Aufgabenlisten, Boards, Gantt-Diagramme, Timeline und Kalender. Für Agenturen ist jedoch einschränkend, dass der Fokus stark auf einzelnen Tasks liegt. Es gibt keine Multi-Projekt-Übersicht und keine nativen Budgets für wirtschaftliche Steuerung.
🔴 Zeiterfassung
Asana bietet keine native Zeiterfassung. Für Agenturen bedeutet das: Externe Tools wie Harvest, Everhour oder Toggl sind zwingend erforderlich, was zu Zusatzkosten, Schnittstellenpflege und fragmentierten Daten führt.
🟡 Kapazitätsplanung
Die Workload View zeigt eine taskbasierte Auslastung an. Für Agenturen ist das unzureichend, weil Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und Abwesenheiten nicht nativ berücksichtigt werden und keine Kalender-Verknüpfung besteht – es bleibt bei einer theoretischen Workload-Übersicht.
🔴 Billability-Tracking
Es gibt keine native Funktion zur Billability. Für Agenturen ist das nur über externe Zeiterfassungstools abbildbar, was zusätzliche Integration und Kosten bedeutet.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Gastrollen mit eingeschränktem Zugriff auf freigegebene Projekte sind verfügbar. Für Agenturen fehlt jedoch echte firmenübergreifende Projektzusammenarbeit – Gäste bleiben Besucher im System ohne gleichberechtigte Mitarbeit.
🟡 Datenschutz & Server
Die Server stehen primär in den USA. Für Agenturen ist EU-Hosting nur im teuersten Enterprise-Plan verfügbar.
Zusammenfassung für Agenturen:
❌ Nicht für abrechenbare Projektarbeit konzipiert. Als Task- und Projektmanagement Software verfügt Asana über keine native Zeiterfassung und keine Budget-Logik. Agenturen müssen so externe Tools integrieren.
Einschränkungen: Es gibt keine nativen Agentur-Funktionen. Das Tool eignet sich für Teams, die Aufgaben organisieren wollen, aber nicht für wirtschaftliche Projektsteuerung mit abrechenbarer Zeit.
[.b-button-primary] Vergleiche Asana und awork [.b-button-primary]
4. ClickUp – All-in-One Projektmanagement Software
Headquarter: San Diego, USA | Kosten: ab $0/Monat | Zielgruppe: Branchenübergreifend
ClickUp ist eine Projektmanagement-Plattform, die darauf abzielt, Ineffizienzen zu reduzieren.
🟢 Projektmanagement
ClickUp bietet einen sehr breiten Funktionsumfang mit vielen Ansichten und umfangreichen Individualisierungsmöglichkeiten. Für Agenturen bedeutet das jedoch: Es ist intensive Konfiguration und eine längere Einarbeitung erforderlich, um das Tool produktiv nutzen zu können.
🟡 Zeiterfassung
Die Zeiterfassung ist nativ vorhanden, muss aber für jeden Workspace separat aktiviert werden. Für Agenturen problematisch ist, dass die erfassten Zeiten nicht automatisch mit Budgets verknüpft werden und es keine native Budget-Verrechnung gibt.
🟡 Kapazitätsplanung
Die Workload View basiert auf Schätzungen und Task-Zuweisungen. Für Agenturen ist das eingeschränkt nutzbar, weil reale Verfügbarkeiten wie Arbeitszeiten und Urlaube nicht vollständig berücksichtigt werden.
🟡 Billability-Tracking
Für jeden Zeiteintrag ist ein manueller Toggle "Billable" erforderlich. Für Agenturen ist das fehleranfällig, weil keine automatische Logik auf Projektebene existiert und jeder einzelne Eintrag manuell markiert werden muss.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Gastrollen sind verfügbar, wobei "View only"-Gäste kostenlos und "Permission-controlled"-Gäste kostenpflichtig sind. Für Agenturen bedeutet das: Gäste arbeiten im eigenen Workspace, nicht in einer gleichberechtigten Projektumgebung.
🔴 Datenschutz & Server
Das Tool ist DSGVO-konform, aber die Server stehen weltweit verteilt. Für Agenturen gibt es kein dediziertes EU-Hosting.
Zusammenfassung für Agenturen:
⚠️ Bedingt geeignet. ClickUp bietet als All-in-One Projektmanagement Software viele Funktionen, aber keine integrierte Agentur-Logik. Die Zeiterfassung ist vorhanden, aber isoliert. Billability muss manuell gepflegt werden.
Einschränkungen: Die Komplexität ist hoch, es gibt kein EU-Hosting und keine automatische Budget-Verrechnung. Das Tool eignet sich für Agenturen, die Komplexität akzeptieren und viele Funktionen in einem Tool vereinen wollen.
[.b-button-primary] Vergleiche ClickUp und awork [.b-button-primary]
5. Notion – Notiz-Tool mit Projektmanagement-Funktionen
Headquarter: San Francisco, USA | Kosten: ab $8/Monat | Zielgruppe: Branchenübergreifend
Notion ist nach eigenen Angaben ein All-in-One Workspace für Notizen, Aufgaben, Wikis und Datenbanken.
🟡 Projektmanagement
Notion bietet unbegrenzt konfigurierbare Datenbanken und Ansichten, die sehr flexibel gestaltet werden können. Für Agenturen bedeutet das jedoch: Projektstrukturen müssen manuell oder über Vorlagen aufgebaut werden, was einen hohen Verwaltungsaufwand mit sich bringt.
🔴 Zeiterfassung
Es gibt keine native Zeiterfassungsfunktion. Für Agenturen ist das nur über User-generierte Vorlagen abbildbar, die teilweise kostenpflichtig sind und in ihrer Logik Excel-Tabellen ähneln.
🔴 Kapazitätsplanung
Eine native Funktion zur Kapazitätsplanung ist nicht vorhanden. Für Agenturen bedeutet das: Es gibt keine Möglichkeit, die Teamauslastung systematisch zu planen.
🔴 Billability-Tracking
Es gibt keine native Funktion zur Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit. Für Agenturen ist Billability-Tracking in Notion nicht abbildbar.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Bereiche können mit Gästen geteilt werden, die dann Lese- oder Bearbeitungsrechte erhalten. Für Agenturen gibt es jedoch Limits für kostenlose Gäste, die je nach Workspace-Plan variieren.
🔴 Datenschutz & Server
Notion ist DSGVO-konform, die Server stehen jedoch nicht in Deutschland. Für Agenturen gibt es kein dediziertes EU-Hosting.
Zusammenfassung für Agenturen:
❌ Wenig geeignet. Notion ist primär ein Notiz- und Wiki-Tool, keine Projektmanagement Software für Agenturen. Es fehlen Zeiterfassung, Budgets und Kapazitätsplanung vollständig.
Einschränkungen: Geeignet für Dokumentation, nicht für abrechenbare Projektarbeit. Agenturen benötigen zusätzliche Projektmanagement Software für operative Funktionen.
6. Trello – Einfache Projektmanagement Software
Headquarter: New York, USA | Kosten: ab $5/Monat | Zielgruppe: Kleine Teams
Trello ist ein Tool, mit dem vor allem Einzelpersonen oder kleine Teams auf visuelle Weise ihre Projekte organisieren können.
🟢 Projektmanagement
Trello fokussiert sich auf Kanban-Boards mit anpassbaren Spalten, Tags und Fristen. Für Agenturen ist der Funktionsumfang für komplexes Projektmanagement begrenzt – das Tool eignet sich eher für Teams mit ein bis drei Personen.
🟡 Zeiterfassung
Eine native Zeiterfassungsfunktion gibt es nicht. Für Agenturen ist sie über sogenannte "Power-Ups" (Erweiterungen) verfügbar, die jedoch von jedem Nutzer einzeln eingerichtet werden müssen.
🔴 Kapazitätsplanung
Es gibt keine native Funktion zur Kapazitätsplanung. Für Agenturen ist zwar eine Filterung nach Nutzern möglich, aber es fehlt ein systematischer Überblick über Verfügbarkeiten und Auslastung.
🔴 Billability-Tracking
Eine native Funktion zur Billability existiert nicht. Für Agenturen ist die Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit nicht abbildbar.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Gäste können zu einzelnen Boards hinzugefügt werden. Für Agenturen bedeutet das jedoch: Auch externe Gäste benötigen je nach Plan eine eigene Lizenz, was Kosten verursachen kann.
🟡 Datenschutz & Server
Trello ist DSGVO-konform, die Server stehen jedoch primär in den USA. Für Agenturen gibt es kein dediziertes EU-Hosting.
Zusammenfassung für Agenturen:
⚠️ Eher für kleine Teams geeignet. Trello bietet einfaches Kanban-basiertes Projektmanagement, aber keine nativen Funktionen für Zeiterfassung, Budgets oder Kapazitätsplanung.
Einschränkungen: Das Tool eignet sich für einfache Projektorganisation in kleinen Teams (1-5 Personen), weniger aber für professionelle Agenturarbeit mit abrechenbaren Projekten. Keine vollwertige Projektmanagement Software für Agenturen.
[.b-button-primary] Vergleiche Trello und awork [.b-button-primary]
7. Jira – Projektmanagement Software für IT-Teams
Headquarter: Sydney, Australien | Pricing: ab 0€/Monat | Zielgruppe: IT & Software-Developer
Jira ist ein Projektmanagement- und Tracking-Tool, das speziell für Softwareentwicklungsteams entwickelt wurde.
🟢 Projektmanagement
Jira bietet einen sehr umfangreichen Funktionsumfang, der speziell für komplexe IT-Projekte konzipiert wurde. Für Agenturen bedeutet das: Die Funktionstiefe ist enorm, erfordert aber aufgrund des IT-Fokus deutlich mehr Einarbeitung als bei anderen Tools.
🟡 Zeiterfassung
Eine native Zeiterfassungsfunktion ist vorhanden, aber komplex in der Handhabung. Für Agenturen gibt es alternativ kostenpflichtige Integrationen aus dem Jira Marketplace, die einfacher zu nutzen sind.
🟡 Kapazitätsplanung
Es gibt keine native Funktion zur Kapazitätsplanung. Für Agenturen bedeutet das: Kostenpflichtige Erweiterungen aus dem Marketplace sind erforderlich, um Teamauslastung zu planen.
🔴 Billability-Tracking
Eine native Funktion zur Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit existiert nicht. Für Agenturen ist Billability-Tracking nicht standardmäßig abbildbar.
🟡 Externe Zusammenarbeit
Externe User-Gruppen mit eingeschränktem Zugriff können eingerichtet werden. Für Agenturen ist wichtig zu beachten: Gäste sind zwar kostenfrei, zählen aber als vergebene Lizenz, was je nach Plan die Kosten erhöhen kann.
🟡 Datenschutz & Server
Eine DSGVO-App ist verfügbar und erforderlich, um Konformität herzustellen. Für Agenturen bedeutet das einen zusätzlichen Konfigurationsschritt.
Zusammenfassung für Agenturen:
⚠️ Eher für IT-Agenturen geeignet. Jira ist primär für Software-Entwicklungsteams konzipiert und bringt einen starken IT-Fokus mit. Für klassische Kreativ- oder Marketing-Agenturen ist das Tool zu komplex.
Einschränkungen: Sehr hohe Komplexität, keine nativen Agentur-Funktionen wie Billability oder Kapazitätsplanung ohne Marketplace-Erweiterungen. Das Tool eignet sich für Developer-Teams und IT-Agenturen, nicht für klassisches Agentur-Projektmanagement.
Zusammenfassung: Welche Projektmanagement Software passt zu welcher Agentur?
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Für Agenturen ist die Kombination aus Projektmanagement, Teamplanung, Zeiterfassung und externer Kollaboration essentiell, um Projekte übersichtlich und wirtschaftlichzu steuern.
Von den sieben verglichenen Projektmanagement Software Lösungen wurde nur awork speziell für Agenturen entwickelt.
Während monday.com, Asana, ClickUp, Notion, Trello und Jira generische Projektmanagement Software sind, die entweder keine nativen Agentur-Funktionen bieten oder aufwändige Konfiguration erfordern, liefert awork die zentrale Agentur-Logik (Zeit → Budget → Auslastung → Profitabilität) nativ integriert. Andere Tools erfordern externe Zeiterfassungstools (Asana), manuelle Custom-Field-Konfiguration für Budgets und Billability (monday.com, ClickUp) oder sind primär für andere Zielgruppen konzipiert (Jira für IT-Teams, Notion für Dokumentation, Trello für einfache Kanban-Organisation).
Für Agenturen, die abrechenbare Projektarbeit wirtschaftlich steuern müssen, ist awork die einzige Projektmanagement Software in diesem Vergleich, die alle Kernfunktionen ohne Setup, externe Tools oder Enterprise-Aufpreis für EU-Hosting bietet.
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Den kompakten Vergleich gibt es auch in Videoform:
FAQs zu Projektmanagement Software für Agenturen
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Warum brauchen Agenturen spezialisierte Projektmanagement Software?
Agenturen arbeiten projektbasiert und unter wirtschaftlichem Druck. Zeit ist direkt mit Umsatz verknüpft, Budgets müssen eingehalten werden und die Auslastung muss optimal gesteuert werden. Generische Tools erfordern oft aufwändige Konfiguration, um diese Anforderungen abzubilden. Spezialisierte Software liefert die nötige Logik out-of-the-box.
Welche Vorteile bieten Projektmanagement Tools für Agenturen?
Sie bringen Ordnung ins Projektmanagement und sorgen dafür, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind. Mit integrierter Zeiterfassung haben Agenturen ihre abrechenbaren Stunden genau im Blick. Die Team- und Ressourcenplanung zeigt sofort, wer wie ausgelastet ist, sodass Ressourcen optimal verteilt werden können. Die Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern wie Freelancern oder Kunden wird durch zentrale Kommunikation deutlich vereinfacht.
Wie wechselt man die Projektmanagement Software?
Wie wechselt man die Projektmanagement Software?
Der Wechsel zu einem neuen Tool muss nicht kompliziert sein. Bei awork beispielsweise erstellst du zunächst deinen kostenlosen Workspace. Danach nutzt du den Importer, um Projekte, Aufgaben, Kommentare und Abhängigkeiten aus Tools wie Jira, Asana, monday oder Notion zu übernehmen – ganz ohne technisches Vorwissen. Innerhalb weniger Minuten kannst du mit deinen echten Daten weiterarbeiten, ohne mühsames Kopieren oder Neuanlegen.
Besonders praktisch: Auch dein Team kannst du direkt einladen und gemeinsam loslegen.
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