Eine übersichtliche Kapazitätsplanung ist essentiell, um den Überblick über alle Teammitglieder und Projekte zu bewahren. Sie ermöglicht es, Ressourcen effizient zu verteilen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und somit Projekte erfolgreich termingerecht umzusetzen. Mit einer klaren Planung lassen sich Arbeitslasten ausgleichen, die Produktivität steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhalten.
In der heutigen Arbeitswelt, wo Flexibilität und Agilität gefordert sind, ist eine dynamische Kapazitätsplanung unverzichtbar. Sie bildet die Basis für eine reibungslose Projektarbeit und ermöglicht es, auf Veränderungen schnell zu reagieren. Darüber hinaus hilft sie, Transparenz zu schaffen und die Kommunikation innerhalb des Teams sowie mit Stakeholdern zu verbessern. Eine Software für Kapazitätsplanung kann hierbei unterstützen, indem sie komplexe Daten visualisiert und Planungsprozesse automatisiert.
Schritt 1: Auswahl einer Kapazitätsplanungssoftware
Um eine übersichtliche Kapazitätsplanung für alle Teammitglieder und Projekte zu meistern, ist der Einsatz einer Ressourcenplanung Software hilfreich. Diese Art von Software unterstützt dich effektiv in deiner Kapazitätsplanung. Sie ermöglicht es dir, die Verfügbarkeiten deiner Teammitglieder zu visualisieren und Ressourcen optimal zuzuweisen. Die Kapazitätsplanung wird dadurch erleichtert, da du in Echtzeit sehen kannst, welche Arbeitszeiten für neue Projekte verfügbar sind. So kannst du schnell und flexibel auf Veränderungen reagieren und deine Planung anpassen, ohne alles umwerfen zu müssen.
Schauen wir uns mal ein Mitarbeiter-Beispiel an
👉 Angenommen euer Planungszeitraum betrifft ein Quartal mit genau 12 Wochen.
👉 Gehen wir nun von jemandem aus, der eine 40 Std. Woche hat.
👉 Diese Person braucht 10 Std. die Woche für bereits laufende Projekte.
👉 8 Std. gehen für Daily Business und Meetings drauf.
👉 Zudem ist die Person 2 Wochen im Urlaub. (-6,6 Std.)
👉 Deine Krankheitsquote hast du mit 1,5 Tagen pro Person im Quartal gesetzt. (-1 Std.).
👉 Dann bleibt eine Kapazität von 14,4 Std. pro Woche für diese Person, um an euren Prio-Zielen zu arbeiten. Zumindest in der Theorie.
Schritt 2: Eingabe der Teammitglieder und ihrer Ressourcen
Deine Teammitglieder arbeiten Vollzeit, Teilzeit, auf Werkstudenten-Basis und haben alle unterschiedliche Wochenstunden? Das kann ganz schön unübersichtlich werden.
Um dir einen echten Überblick der Kapazitäten zu geben, nutzt du ein Workload-Management-Tool und hinterlegst für jedes Teammitglied einmalig die entsprechenden Wochenstunden. Mit einer smarten Kalender-Verknüpfung der einzelnen Team-Kalender werden dann Termine und Abwesenheiten direkt in die Workload-Ansicht zusammengetragen, sodass du einen exakten Überblick der wirklich verfügbaren Kapazitäten erhältst.
Das Ergebnis: Projektaufgaben und Kalendertermine werden in den Workload einbezogen. So unterscheidet die Kapazitätsplanung zwischen Daily Business, Meetings und echter Zeit für Projektarbeit. Urlaube, Krankheit und andere Abwesenheiten werden einfach aus den Kalendern übertragen und die entsprechenden Stunden in der Kapazitätsplanung geblockt.
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Schritt 3: Erfassung der Projekte und ihrer Anforderungen
Beim Erstellen einer übersichtlichen Kapazitätsplanung ist es wichtig, die verschiedenen Projekte und deren Anforderungen genau zu erfassen. Hierbei solltest du alle relevanten Informationen zu den Projekten sammeln, wie zum Beispiel den Umfang, die Deadline und die benötigten Ressourcen. Berücksichtige auch die Kompetenzen und den Workload deiner Teammitglieder, um eine effektive Ressourcenplanung zu gewährleisten.
Speicherst du die Daten zentral in einem Tool, das für das gesamte Team zugänglich ist, stellst du sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Ressourcen optimal verteilt werden. Definiere klare Prioritäten für die Projekte, um bei der Planung zu helfen und Konflikte zwischen verschiedenen Aufgaben und Ressourcen zu vermeiden.
Schritt 4: Erstellung des Kapazitätsplans für jedes Teammitglied und Projekt
Sind alle Projekte und Teammitglieder einmal angelegt, geht die Planung im Workload Management Tool wie von selbst.
- Ordne die Projekte und deren Aufgaben deinen Mitarbeiter:innen zu, basierend auf deren Fähigkeiten und verfügbaren Kapazitäten.
- Achte darauf, dass die Workloads realistisch sind und Überbuchungen vermieden werden. Die visuelle Darstellung ermöglicht es dir, eine bessere Übersicht zu erhalten.
- Überprüfe regelmäßig die Fortschritte und passe die Pläne bei Bedarf an, um auf Änderungen oder unvorhergesehene Ereignisse reagieren zu können.
Schritt 5: Überwachung der Ressourcenverfügbarkeit und Anpassung des Plans
Stelle sicher, dass du regelmäßig die Verfügbarkeit der Ressourcen und deine Kapazitätsplanung überwachst. Solltest du feststellen, dass Ressourcen knapp werden oder sich Verfügbarkeiten ändern, passe den Plan entsprechend an. Sei proaktiv und kommuniziere Änderungen schnell und klar an das Team. Dies hilft, Engpässe zu vermeiden und die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen. Achte darauf, dass die Anpassungen realistisch sind und das Gesamtziel des Projektes nicht gefährden.
Ein*e Kolleg*in fällt spontan aus? Mit einem Blick sind die noch offenen Kapazitäten bei anderen Teammitgliedern sichtbar und die wichtigen To-dos können im Nu neu verteilt werden.
Unser Tipp: Erfasst die Projektstunden als auch das Daily Business ebenfalls in der Kapazitäten Software. So könnt ihr abgleichen, ob die vorher durchgeführte Stundenschätzung realistisch war oder ob Aufgaben länger als erwartet gedauert haben. Das hilft euch langfristig Zeiten genauer zu schätzen und Angebote konkreter zu erstellen.
Und das Beste: Mit einem Excel-Export kriegt ihr die Daten für die Rechnungsstellung schnell heruntergeladen.
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Vorteile einer übersichtlichen Kapazitätsplanung mit einer Software
Eine übersichtliche Kapazitätsplanung mithilfe von Software bietet zahlreiche Vorteile. Durch optimierte Ressourcenplanung lässt sich die Arbeitslast aller Teammitglieder effizient verteilen, was zu einer verbesserten Auslastung und Produktivität führt. Die Software für Kapazitätsmanagement ermöglicht es, Projekte und Ressourcen zeitnah anzupassen, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit des Teams steigert. Fehleinschätzungen von Ressourcen werden vermieden und Transparenz über Verfügbarkeiten geschaffen. Dies führt zu einer besseren Zusammenarbeit, da jeder im Team Einsicht in den aktuellen Stand der Projekte und Kapazitäten hat. Letztlich kann die Nutzung einer Kapazitätsplanungs-Software zur Kostenreduktion beitragen, indem sie hilft, Engpässe zu vermeiden und den Einsatz von Ressourcen zu optimieren. Und alles zusammen bietet eine klare, effiziente Kapazitätsplanung die beste Basis für glücklichere Teams.
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Besonders gut gefällt mir die Funktion der Kalenderübersicht. Hier kann man die Ressourcen perfekt zuteilen und sieht, welcher Kollegein noch Kapa hat. Außerdem kann man die Tasks nach Prios einsetzen, was den Worklow des Tages um einiges erleichtert.
Kai Behr, CMO @IGA OPTIC
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