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In Agenturen ist kein Tag wie der andere und genau das macht eine präzise Planung so herausfordernd.
Unerwartete Änderungen, wechselnde Anforderungen und enge Deadlines kosten nicht nur Nerven, sondern auch Produktivität und letztlich Profitabilität.
Wie also bleiben Teams auch unter Druck handlungsfähig?
Wie lassen sich Auslastung und Ressourcen besser planen?
Genau hier setzt agiles Projektmanagement an und mit dem richtigen Tool wird daraus ein echter Hebel für profitablere Agenturarbeit
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Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement stammt ursprünglich aus der IT- und Softwareentwicklung, ist heute aber längst in der Agenturwelt angekommen – und das aus gutem Grund. Statt alles bis ins letzte Detail im Voraus zu planen, arbeitet das Team in kurzen Zyklen, sogenannten Sprints, z. B. nach der Scrum-Methode.
Agile Methoden wie Kanban oder Design Thinking helfen dabei, Projekte flexibel zu strukturieren, Engpässe zu erkennen und Lösungen iterativ zu entwickeln – ohne Zeit zu verlieren.
Was das für Agenturen bedeutet? Mehr Flexibilität, bessere Auslastung und ein Workflow, der sich an die Realität anpasst, nicht umgekehrt.
Agile Projekte sind in Agenturen längst Alltag: etwa beim Aufbau von Webseiten, der Entwicklung von Kampagnen oder im Pitch-Prozess. Dabei ist eine funktionierende Kapazitätsplanung entscheidend, um kurzfristige Änderungen oder neue Anforderungen effizient abzufedern.
Agiles Projektmanagement = Flexibilität + Planbarkeit
Agile Projekte bieten den Vorteil, dass sie sich perfekt mit einer smarten Kapazitätsplanung kombinieren lassen. Die Sprints geben Struktur, während eine transparente Verfügbarkeitsübersicht sicherstellt, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit verfügbar sind – ohne Überlastung.
[.b-important-block]Ein Kreativteam arbeitet an einer Markenentwicklung. Statt das gesamte Projekt in einem großen Wurf durchzuplanen, wird in zweiwöchigen Sprints gearbeitet: In Sprint 1 entstehen erste Moodboards und Claims. In Sprint 2 wird das gewählte Konzept ausgearbeitet, in Sprint 3 folgen Visuals und Anwendungen. Die Teammitglieder sind jeweils nur für die Phasen eingeplant, in denen ihre Skills gefragt sind – so bleibt die Auslastung ausgewogen und das Projekt flexibel steuerbar.[.b-important-block]
[$tag]💡 Beispiel aus der Praxis[$tag]
Vorteile von agilem Projektmanagement in Agenturen:
[.toc-name]Vorteile von agilem PM[.toc-name]
👉 Bessere Auslastung durch realistische Kapazitätsplanung auf Basis von Verfügbarkeit & Skills
👉 Höhere Billability durch präzise Zeiterfassung und frühzeitige Steuerung von Projekten, die aus dem Ruder laufen
👉 Schnellere Reaktion auf Kundenfeedback, ohne dass alles zusammenbricht
👉 Weniger Meeting-Overload durch zentrale Kommunikation & Aufgabenkoordination
👉 Transparenz im Team: Alle haben Zugriff auf die Infos zum Projektstatus, für weniger Missverständnisse
👉 Regelmäßiges Kundenfeedback: Um sicherzustellen, dass das Projekt den Erwartungen entspricht
👉 Schnellere Ergebnisse: Arbeitet ihr in kurzen Sprints seht ihr schneller Zwischenergebnisse.
👉 Risiken früh erkennen: ihr seht Probleme rechtzeitig und könnt sie früh ausbügeln.
👉 Happy Teams: Dank realistischer Planung und weniger Stress
Klassisches vs. agiles Projektmanagement:
Wo liegt der Unterschied?
[.toc-name]Klassisches vs. agiles PM[.toc-name]
Stell dir einen Roadtrip vor. 🚗
Mit klassischem Projektmanagement (z. B. der Wasserfallmethode) planst du jeden Schritt im Voraus: Route, Stops, Hotels – alles fix. Kein Spielraum für spontane Änderungen.
Agiles Projektmanagement hingegen bedeutet: Du weißt, wohin du willst, aber du bleibst offen für neue Routen.
Du hältst regelmäßig an, checkst, ob du noch auf Kurs bist, und passt deine Planung flexibel an. So entdeckst du mehr, vermeidest Pannen – und kommst trotzdem ans Ziel.
[.b-important-block]Agiles Projektmanagement ist in Agenturen nicht nur flexibler – es ist auch profitabler: Weniger Nacharbeit, bessere Kapazitätsplanung, zufriedenere Kunden.[.b-important-block]
[$tag]💸 Mehr Profitabilität[$tag]
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5 Beispiele für agiles Projektmanagement
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Schauen wir uns einige Beispiele an, wo das agile Projektmanagement häufig eingesetzt wird:
- Website-Relaunch mit Sprints
Ein Web-Projekt wird in drei Sprints aufgeteilt: Konzeption & Wireframes, Design & Content, Entwicklung & Testing. So kann das Designteam in Sprint 1 kreativ arbeiten, während das DEV-Team gezielt in Sprint 3 startet. Das vermeidet Leerlauf und verbessert die Auslastung. - Kreativkampagne mit iterativen Ideenrunden
Ein Agenturteam entwickelt eine crossmediale Kampagne. In Woche 1 werden drei erste Ideen getestet. In Woche 2 wird die beste Idee verfeinert und in Assets überführt. Kundenfeedback fließt direkt ein – und verhindert teure Korrekturschleifen kurz vor Launch. - Agile Retainer-Projekte in der Social-Media-Betreuung
Statt starren Monatsplänen arbeitet ein Social-Team mit wöchentlichen Aufgabenpaketen. Inhalte werden in kurzen Sprints erstellt, getestet und bei Bedarf angepasst. Das Team kann besser auf Trends und Performance reagieren – ohne die Planung zu sprengen. - Pitch-Prozess mit flexibler Ressourcenverteilung
Ein Neukundenpitch steht an. Statt alle Ressourcen sofort zu blocken, wird eine erste Konzeptionsphase mit einem kleinen Team angesetzt. Wird der Pitch konkret, werden weitere Ressourcen kurzfristig eingeplant – auf Basis der echten Verfügbarkeit. - Branding-Projekte mit rollierender Zusammenarbeit
In einem Markenprojekt arbeiten Texter:innen, Designer:innen und Strateg:innen nicht gleichzeitig, sondern phasenweise. Während der Text entsteht, ist das Designteam noch nicht gebunden – so bleibt mehr Flexibilität für parallele Projekte.
[.no-toc]Passt agiles Arbeiten zu deinen Herausforderungen?[.no-toc]
Wenn du folgende Situationen kennst, ist agiles Projektmanagement dein perfect match:
- Last-Minute-Änderungen: Der Kunde möchte „nur kurz etwas anpassen“, doch es zieht Kreise. Mit agilen Methoden reagierst du flexibel – ohne dein gesamtes Team aus dem Takt zu bringen.
- Unklare Anforderungen: Statt ewig auf das perfekte Briefing zu warten, entwickelst du iterativ – mit regelmäßigem Feedback und klaren Zwischenschritten.
- Engpässe & Überlastung: Aufgaben lassen sich flexibel auf verfügbare Teammitglieder verteilen. So bleibt die Auslastung im Gleichgewicht – und Deadlines realistisch.
- Kommunikationsprobleme: Agile Projekte bringen Transparenz. Alle wissen, was zu tun ist – ohne ständige Abstimmungsmeetings.
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So macht awork agiles Projektmanagement profitabler für Agenturen
[.toc-name]Mehr Profit mit awork[.toc-name]
awork ist mehr als ein agiles PM-Tool. Es hilft Agenturen, komplexe Projekte effizient zu steuern und dabei die Auslastung, Billability und den wirtschaftlichen Erfolg im Blick zu behalten.
1. Planung über Projekte hinweg, mit Live-Kapazitätsübersicht
awork zeigt dir genau, wie verfügbar deine Teams sind – inklusive Urlaube, Meetings und Teilzeitmodelle. Schluss mit Schätzerei.
✅ Benefit: Pünktliche Ergebnisse, optimale Auslastung, keine Überlastung.
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2. Aufgaben nach Skills & Verfügbarkeit zuweisen
Plane Aufgaben gezielt auf Basis von Kompetenzen und Verfügbarkeit. awork AI schlägt dir sogar automatisch passende Personen vor.
✅ Benefit: Flexibel reagieren, ohne ins Chaos zu stürzen
3. Nahtlose Zusammenarbeit mit Kunden & Freelancern
Statt E-Mail-Chaos und „Gast-Zugängen“ sorgt awork für einen zentralen Ort für alle Beteiligten – mit Kommentaren, Updates und klaren Berechtigungen.
✅ Benefit: Schnellere Abstimmungen, bessere Kommunikation, keine Extra-Tools nötig.
4. Zeit & Budget im Blick behalten
Zeiterfassung und Budgetreporting in Echtzeit: awork zeigt dir, welche Projekte wirtschaftlich laufen und wo du gegensteuern musst.
✅ Benefit: Höhere Billability, bessere Forecasts, profitablere Projekte
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[.b-testimonial]Wir haben sehr viele Projekte parallel laufen. Darum brauchen wir ein Tool wie awork, das sich dem eigenen Workflow perfekt anpasst.[.b-testimonial]
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