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In Agenturen ist kein Tag wie der andere und genau das macht eine präzise Planung so herausfordernd.
Unerwartete Änderungen, wechselnde Anforderungen und enge Deadlines kosten nicht nur Nerven, sondern auch Produktivität und letztlich Profitabilität.
Wie also bleiben Teams auch unter Druck handlungsfähig? Wie lassen sich Auslastung und Ressourcen besser planen?
Genau hier setzt agiles Projektmanagement an und mit dem richtigen Tool wird daraus ein echter Hebel für profitablere Agenturarbeit
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Was ist agiles Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement ist per Definition eine Methode, die ursprünglich aus dem IT-Bereich und der Software-Entwicklung kommt. Statt alles bis ins kleinste Detail zu planen und dann stur durchzuziehen, arbeiten du und dein Projektteam in kurzen Zyklen – sogenannten Sprints, die in der Scrum-Methode häufig verwendet werden.
Agile Methoden umfassen auch Kanban. Diese Technik hilft euch, immer den Überblick zu behalten und flüssig voranzukommen, ohne euch in Details zu verlieren. Oder Design Thinking: Damit kommt ihr auf kreative Ideen, indem ihr euch echt in die User hineinversetzt.
Die agilen Methoden verschaffen euch dann Spielraum, um flexibel auf Anpassungen zu reagieren.
Für Agenturen bedeutet das: Ihr könnt Projekte in klaren Etappen aufteilen, Kapazitäten besser nutzen und schneller auf Kundenfeedback reagieren, ohne eure Teams zu überlasten oder Deadlines zu riskieren
Vorteile von agilem Projektmanagement in Agenturen:
[.toc-name]Vorteile von agilem Projektmanagement[.toc-name]
👉 Bessere Auslastung durch realistische Kapazitätsplanung auf Basis von Verfügbarkeit & Skills
👉 Höhere Billability durch präzise Zeiterfassung und frühzeitige Steuerung von Projekten, die aus dem Ruder laufen
👉 Schnellere Reaktion auf Kundenfeedback, ohne dass alles zusammenbricht
👉 Weniger Meeting-Overload durch zentrale Kommunikation & Aufgabenkoordination
👉 Transparenz im Team: Alle haben Zugriff auf die Infos zum Projektstatus, für weniger Missverständnisse und smoothere Workflows
👉 Feedback einholen: Regelmäßige Rückmeldungen von Kund:innen und Projektbeteiligten, um sicherzustellen, dass das Projekt ihren Wünschen entspricht
👉 Schnellere Ergebnisse: Arbeitet ihr in kurzen Sprints seht ihr schneller Ergebnisse. Das motiviert nicht nur das Team, sondern macht auch die Kund:innen happy
👉 Cleverer Umgang mit Risiken: Statt dass euch am Ende alles um die Ohren fliegt, seht ihr Probleme früh und könnt sie ausbügeln.
👉 Bessere Stimmung im Team: Ihr zieht alle an einem Strang. Das macht nicht nur die Arbeit leichter, sondern auch das Teamgefühl stärker.
Klassisches vs. agiles Projektmanagement: Wo liegt der Unterschied?
[.toc-name]Klassisches vs. agiles Projektmanagement[.toc-name]
Stell dir mal schnell einen Roadtrip vor. 🚗 Mit klassischem Projektmanagement (Stichwort: Wasserfallmethode) würdest du die gesamte Route im Voraus festlegen, jeden Stopp planen und gleich auch noch buchen. Und das ohne die Möglichkeit, spontan einen Umweg zu machen, wenn du unterwegs etwas Interessantes entdeckst. Das Problem dabei ist, dass du keine Flexibilität hast. Was passiert, wenn eine Straße gesperrt ist oder du einen Ort findest, an dem du gerne mehr Zeit verbringen würdest? Das klassische Projektmanagement kommt hier an seine Grenzen.
Beim agilen Projektmanagement hast du eine Richtung und ein Endziel für deinen Roadtrip vor Augen. Gleichzeitig bist du offen für neue Routen und Abenteuer, die sich unterwegs bieten. Du machst regelmäßig Halt, überprüfst deine Richtung, passt sie bei Bedarf an und setzt deine Reise fort. Das ermöglicht es dir, flexibel auf unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren und die schönsten Erinnerungen auf deiner Reise zu sammeln.
[.b-important-block]Für Agenturen ist das agile Vorgehen nicht nur flexibler – es ist auch der wirtschaftlichere Weg: Weniger Nacharbeit, bessere Planbarkeit, zufriedenere Kunden[.b-important-block]
[$tag]💸 Mehr Profitabilität[$tag]
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5 Beispiele für agiles Projektmanagement
Schauen wir uns einige Beispiele an, wo das agile Projektmanagement häufig eingesetzt wird:
1. Relaunch einer Website:
Hier kommen Teammitglieder und Kompetenzen aus ganz unterschiedlichen Bereichen zusammen. Erst wenn das Design steht, können die DEV’s richtig loslegen und einschätzen, wie viel Arbeit das Ganze machen wird.
2. Entwicklung einer mobilen App:
Wenn Teams eine neue App bauen, teilen sie die Arbeit oft in kurze Arbeitsphasen auf. So können sie Stück für Stück neue Funktionen einbauen, ausprobieren, was den Nutzern gefällt und es dann direkt verbessern. Sie können schnell auf neue Wünsche von Nutzern oder Veränderungen im Markt reagieren.
3. Marketingkampagnen:
Auch Marketing-Teams setzen immer öfter auf agiles Arbeiten. Das heißt, das Team probiert in schnellen Runden verschiedene Ideen aus, checkt, wie die Leute darauf reagieren – und passt dann die Aktionen an. Das macht die ganze Kampagne flexibler und meistens auch erfolgreicher.
4. Softwareentwicklungsprojekte:
Bei der Entwicklung von Software wird ähnlich gearbeitet. Hier entwickelt das Team in kurzen Zyklen neue Features, testet sie direkt mit den User*innen und verbessert sie dann mit deren Feedback. Agile Methoden wie Scrum helfen dabei, dass alle im Team eng zusammenarbeiten und sich regelmäßig austauschen, um die Software Schritt für Schritt besser zu machen.
5. Produktentwicklung:
Beim Entwickeln neuer Produkte geht es auch ziemlich agil zu. Statt lange zu planen, baut das Team einen Prototypen, testet ihn mit echten Nutzer*innen und verbessert ihn dann direkt. So entstehen Produkte, die wirklich den Geschmack der Nutzer*innen treffen – und das schneller als mit klassischen Projektmanagement-Ansätzen.
Passt agiles Arbeiten zu deinen Herausforderungen?
Im Alltag von Projektmanager:innen warten jede Menge Herausforderungen. Wenn du die folgenden Überraschungen kennst, ist agiles Projektmanagement dein perfect Match:
- Last-Minute-Änderungen: Der Kunde möchte „nur kurz etwas anpassen“, doch es zieht Kreise. Mit agilen Methoden reagierst du flexibel – ohne dein gesamtes Team aus dem Takt zu bringen.
- Unklare Anforderungen: Statt ewig auf das perfekte Briefing zu warten, entwickelst du iterativ – mit regelmäßigem Feedback und klaren Zwischenschritten.
- Engpässe & Überlastung: Aufgaben lassen sich flexibel auf verfügbare Teammitglieder verteilen. So bleibt die Auslastung im Gleichgewicht – und Deadlines realistisch.
- Kommunikation läuft ins Leere: Agile Methoden sorgen für mehr Transparenz. Alle wissen, was zu tun ist – ohne ständige Abstimmungsmeetings.
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So macht awork agiles Projektmanagement profitabler für Agenturen
[.toc-name]Mehr Profit mit awork[.toc-name]
awork ist mehr als ein agiles PM-Tool. Es hilft Agenturen, komplexe Projekte effizient zu steuern und dabei die Auslastung, Billability und den wirtschaftlichen Erfolg im Blick zu behalten.
1. Planung über Projekte hinweg, mit Kapazitätsübersicht
awork zeigt dir auf einen Blick, wie verfügbar deine Teammitglieder sind – egal ob intern oder extern. Statt Excel und Bauchgefühl nutzt du eine visuelle Kapazitätsplanung, die deine Projekte realistisch machbar macht.
✅ Benefit: Pünktliche Ergebnisse, optimale Auslastung, keine Überlastung.
Mehr zur Kapazitätsplanung bei awork.
2. Aufgaben priorisieren & Skills berücksichtigen
Plane Aufgaben auf Basis von Fähigkeiten und Verfügbarkeiten, direkt integriert mit Kalendern & To-do-Listen. So reagierst du auf Änderungen, ohne ins Chaos zu kippen.
✅ Benefit: Flexibel und stressfrei reagieren, auch bei Last-Minute-Anfragen.
3. Zusammenarbeit mit Kunden & Freelancern – nahtlos & professionell
Statt E-Mail-Chaos und „Gast-Zugängen“ sorgt awork für einen zentralen Ort für alle Beteiligten – mit Kommentaren, Updates und klaren Berechtigungen.
✅ Benefit: Schnellere Freigaben, bessere Kundenkommunikation, keine Extra-Tools nötig.
4. Zeit & Budget immer im Blick
Zeiterfassung und Budgetreporting in Echtzeit: awork zeigt dir, welche Projekte rentabel sind und wo du gegensteuern musst.
✅ Benefit: Höhere Billability, bessere Forecasts, wirtschaftlichere Entscheidungen.
Mehr zur Zeiterfassung mit awork.
[.b-testimonial]Wir haben sehr viele Projekte parallel laufen. Darum brauchen wir ein Tool wie awork, das sich dem eigenen Workflow perfekt anpasst.[.b-testimonial]
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Du arbeitest im Projektmanagement einer Agentur und willst deine Projekte nicht nur abliefern, sondern gezielt steuern, besser auslasten und profitabler machen? Dann ist awork dein perfekter Partner.
Mit awork planst du Kapazitäten realistisch, koordinierst dein Team effizient und behältst den Überblick über Budgets, Aufgaben und Deadlines – alles an einem Ort. So wird agiles Projektmanagement zum echten Business-Hebel: für bessere Team-Performance, zufriedenere Kunden und messbar mehr Profitabilität.
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