Kanban macht sichtbar, welche Aufgaben gerade laufen, und begrenzt, wie viele davon gleichzeitig offen sein dürfen. In Agenturen entscheidet dabei vor allem eine Sache über den Erfolg: wie ihr die Spalten eures Boards benennt. Wer Wartepositionen wie „Freigabe beim Kunden" oder die Re-Briefing-Phase als eigene Spalten führt, erkennt endlich, wo Projekte wirklich liegen bleiben.
[.no-toc]Was ist Kanban?[.no-toc]
Kanban ist eine agile Methode, um aktuell laufende Aufgaben sichtbar zu machen. Dabei ist jede Aufgabe auf einer Kanban-Karte hinterlegt, die durch ihren Status einer Spalte zugeordnet ist. So sieht man auf einen Blick, welche Aufgaben in welchem Prozessschritt sind. Dies macht sichtbar, wenn viele Aufgaben in Arbeit sind, auf Feedback warten oder geblockt sind.
Damit ist der theoretische Teil im Grunde erzählt, denn das Board erfüllt genau zwei Aufgaben: Es zeigt jederzeit den Status jeder einzelnen Aufgabe, und es macht deutlich, wenn insgesamt zu viel gleichzeitig offen ist.
Der zweite Punkt ist der wichtigere, und er trägt einen eigenen Namen: das WIP-Limit (Work in Progress) legt fest, wie viele Karten in einer Spalte höchstens gleichzeitig liegen dürfen. Ist das Limit erreicht, wird keine neue Aufgabe begonnen, bis eine andere fertig ist. Genau an diesem Punkt bleiben die meisten Boards allerdings auf halbem Weg stehen, weil ein Board ohne Limit letztlich nichts anderes ist als eine To-do-Liste, die in Spalten aufgeteilt wurde.
Alles Weitere an Kanban ist keine Theorie, sondern Anwendung, und genau dort wird es für Agenturen interessant.
Welche Vorteile bringt Kanban Agenturen?
[.toc-name]Vorteile für Agenturen[.toc-name]
Kurz erklärt: Kanban verkürzt Durchlaufzeiten, macht Engpässe früh sichtbar und ersetzt einen großen Teil der wöchentlichen Status-Runde durch einen Blick aufs Board. Der größte Effekt für Agenturen liegt darin, dass Wartezeiten bei Kunden und Freelancern messbar werden, statt im Team als vermeintliche Langsamkeit anzukommen.
Diese Vorteile kommen im Agenturalltag tatsächlich an:
- Weniger Parallelbaustellen und dadurch kürzere Durchlaufzeiten.
Wenn ein Team 25 Aufgaben gleichzeitig offen hat und pro Woche fünf davon abschließt, dauert jede einzelne Aufgabe im Schnitt fünf Wochen. Reduziert dasselbe Team die parallele Arbeit auf zwölf Aufgaben, sinkt dieser Schnitt auf etwa 2,4 Wochen, ohne dass irgendwer schneller arbeiten muss. Es wird lediglich weniger gleichzeitig angefangen.
- Engpässe werden sichtbar, bevor eine Deadline kippt.
Stapeln sich die Karten in einer Spalte, liegt der Engpass genau dort, und das erkennt man auf dem Board deutlich früher als im nächsten Jour fixe.
- Wartezeiten werden messbar und damit verhandelbar.
Wenn ihr belegen könnt, dass Freigaben bei einem bestimmten Kunden im Schnitt neun Tage dauern, habt ihr für die nächste Retainer-Runde ein Argument statt eines diffusen Bauchgefühls.
- Status-Updates entstehen ohne Nachfragen.
Wer wissen möchte, wo ein Projekt gerade steht, schaut auf das Board, anstatt eine Runde durchs Team zu fragen. In einer Agentur mit 30 Personen summiert sich das auf mehrere Stunden Abstimmung pro Woche.
- Für den Start braucht es kein Change-Projekt.
Ihr beginnt mit dem Prozess, den ihr heute schon lebt, und verändert einzelne Spalten erst dann, wenn ihr merkt, dass Aufgaben an einer bestimmten Stelle immer wieder liegen bleiben.
- Onboarding wird deutlich leichter.
Neue Teammitglieder und Freelancer verstehen euren Prozess, indem sie sich das Board anschauen, während ein ausformuliertes Prozessdokument erfahrungsgemäß niemand liest.
[.b-testimonial]Gute Arbeitsorganisation schafft die Voraussetzung, dass Teams gerne und wirksam arbeiten, weniger Energie in Planungschaos, mehr in Ideen und Zusammenarbeit.[.b-testimonial]
Wie benennt ihr Kanban-Spalten passend zum Agenturworkflow?
[.toc-name]Spalten benennen[.toc-name]
Die Standardspalten „To-do, In Arbeit, Fertig" passen in keiner Agentur, weil sie die entscheidenden Schritte verschweigen.
Benennt die Spalten stattdessen so, wie euer Projekt wirklich abläuft, und gebt jeder Warteposition eine eigene Spalte, also der Freigabe beim Kunden, der Re-Briefing-Phase oder dem Warten auf Assets. Erst dann zeigt euer Board, was tatsächlich passiert.
In awork sind die Spalten eures Boards die Aufgabenstatus eines Projekts. Du legst sie direkt im Board an, benennst sie völlig frei, wählst Farbe und Symbol dazu und sortierst sie per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge. Das bedeutet, dass ihr das Board an euren Prozess anpasst und nicht euren Prozess an ein vorgegebenes Board.
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Vier Board-Setups aus dem Agenturalltag
1. Kreativ- und Designprojekt:
Briefing offen → Konzept → Gestaltung → Interne Freigabe → Freigabe beim Kunden → Re-Briefing → Finalisierung → Fertig
2. Content- oder Social-Retainer:
Themenpool → Redaktion → Lektorat → Kundenfreigabe → Eingeplant → Veröffentlicht
3. Web- und Entwicklungsprojekt:
Ready for Dev → In Entwicklung → Code Review → Abnahme durch Kunden → Wartet auf Assets → Live
4. Neugeschäft und Pitches:
Anfrage → Qualifiziert → Pitch in Arbeit → Beim Kunden → Gewonnen → Nachfassen
Die fett markierten Spalten sind die eigentlich wichtigen, denn sie beschreiben keine Arbeit, sondern Wartepositionen, und genau dort verbringt Agenturarbeit den größten Teil ihrer Durchlaufzeit.
Solange die Freigabe beim Kunden innerhalb der Spalte „In Arbeit" mitläuft, sieht euer Board so aus, als wäre das Team langsam. Sobald sie eine eigene Spalte bekommt, zeigt das Board die tatsächliche Situation, nämlich dass vier Karten seit elf Tagen auf eine Rückmeldung warten.
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Fünf Regeln für die Benennung
- Benennt Zustände statt Tätigkeiten, denn „Beim Kunden" beschreibt die Lage präziser als ein allgemeines „Abstimmung".
- Gebt jeder Wartesituation eine eigene Spalte, weil „Wartet auf interne Freigabe" und „Wartet auf Kundenassets" zwei verschiedene Probleme mit zwei verschiedenen Lösungen sind.
- Die Re-Briefing-Phase gehört unbedingt aufs Board, denn Feedback einzuarbeiten ist echte Arbeit mit echtem Aufwand. Wer diesen Schritt versteckt, kalkuliert ihn im nächsten Angebot auch nicht ein.
- Nutzt Farben als Signal, indem ihr alle Wartespalten in einer Farbe und alle aktiven Arbeitsschritte in einer anderen anlegt. So genügt ein Blick, um zu sehen, wie viel gerade wirklich läuft.
- Bleibt bei fünf bis sieben Spalten, weil weniger die Wartezeiten wieder unsichtbar macht und mehr das Board unlesbar werden lässt. Eine zusätzliche Spalte lohnt sich erst, wenn Karten an dieser Stelle tatsächlich hängen bleiben.
Sobald ein Setup gut funktioniert, könnt ihr es in awork als Projektvorlage speichern. Jedes neue Kundenprojekt startet dann automatisch mit genau dem Board, das für diesen Projekttyp bereits erprobt ist.
Wie behaltet ihr mit Gruppierung nach Listen und Usern den Überblick?
[.toc-name]Gruppierung & Überblick[.toc-name]
Ein Board mit 80 Karten hilft niemandem weiter. Deshalb kannst du dasselbe Board in awork nach Aufgabenlisten oder nach Usern gruppieren und bekommst damit zwei völlig unterschiedliche Sichten auf dieselben Aufgaben, nämlich eine auf den Projektfortschritt und eine auf die Verteilung im Team.
Gruppiert nach Aufgabenlisten zerfällt das Board in Zeilen pro Projektphase, Gewerk oder Kunde, sodass ihr sofort erkennt, ob sich die Arbeit in einer Phase stapelt, während eine andere leer läuft. Für Projektleitungen ist das im Weekly meist die nützlichste Ansicht, weil sie zeigt, wo der Fortschritt gerade hängt.
Gruppiert nach Usern bekommt jede Person eine eigene Zeile, und ihr seht innerhalb von Sekunden, wer fünf Karten in der Umsetzung hat und wer nur zwei. Besonders praktisch ist, dass ihr Aufgaben in dieser Ansicht direkt per Drag & Drop neu verteilen könnt, indem du eine Karte einfach in die Zeile einer anderen Person ziehst.
Drei weitere Handgriffe tragen das Board im Alltag:
- Karten innerhalb einer Spalte sortieren, sodass die wichtigste Aufgabe immer oben liegt. Das nimmt einen großen Teil der Priorisierungsdiskussion aus dem Meeting heraus.
- Den Präsentationsmodus fürs Weekly nutzen, in dem das Board in einen Lesemodus wechselt und alle überflüssigen Elemente ausblendet. Damit wird das Board selbst zur Agenda.
- Wiederkehrende Schritte automatisieren, also Statuswechsel, Zuweisungen und Benachrichtigungen von awork übernehmen lassen. Je weniger Pflegeaufwand am Board entsteht, desto aktueller sind die Karten.
Ein ehrlicher Hinweis zu den WIP-Limits: awork erzwingt sie nicht technisch pro Spalte. In der Praxis vereinbart ihr das Limit deshalb als Team-Regel und schreibt es sichtbar in den Spaltennamen, zum Beispiel als „In Umsetzung, max. 6".
Ob die Realität dazu passt, prüft ihr anschließend in der Kapazitätsplanung, wo ohnehin die belastbarere Zahl steht: die echte Verfügbarkeit in Stunden inklusive Arbeitszeiten, Meetings, Urlauben und anderen Projekten, statt einer reinen Kartenanzahl.
Weil die Zeiterfassung in awork direkt an der Karte hängt, wird außerdem aus jeder Spaltenbewegung eine Budgetinformation und nicht nur eine Statusmeldung.
Und über awork Connect arbeiten Kunden und Freelancer kostenfrei im Projekt mit, sodass Feedback an der jeweiligen Karte landet statt in einem Mail-Thread. Genau das macht eine Spalte wie „Freigabe beim Kunden" überhaupt erst wirklich brauchbar.
Welches ist das beste Kanban-Tool für Agenturen?
[.toc-name]Kanban-Tools im Überblick[.toc-name]
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Der eigentliche Unterschied liegt selten im Board selbst, sondern in dem, was daneben passiert. Ein Board zeigt Status, aber es zeigt nicht, ob ein Projekt profitabel läuft.
Von den genannten Tools ist awork das einzige, das speziell für Agenturen entwickelt wurde und deshalb Zeit, Budget, Auslastung und externe Zusammenarbeit ohne Zusatztool mitbringt, gehostet auf Servern in Deutschland.
Den vollständigen Vergleich mit allen Kriterien findet ihr hier: Projektmanagement Software für Agenturen: 7 Tools im Vergleich.
[.no-toc]Fazit[.no-toc]
Kanban ist in zehn Minuten eingeführt und bleibt genau deshalb häufig auf halbem Weg stehen. Das Board hängt, die Karten bewegen sich, und trotzdem wird nichts fertig, weil die Spalten nicht zum echten Prozess passen und niemand ein Limit vereinbart hat. Beides lässt sich in einer Stunde nachholen und verändert danach den ganzen Projektalltag.
Deine Checkliste für ein Kanban-Board, das wirklich funktioniert:
- Die Spalten heißen wie euer echter Prozess und nicht „To-do, In Arbeit, Fertig"
- Jede Warteposition hat eine eigene Spalte, die Freigabe beim Kunden eingeschlossen
- Die Re-Briefing-Phase steht als eigener Schritt auf dem Board
- Es sind fünf bis sieben Spalten, in denen die Wartespalten farblich abgesetzt sind
- Für jede aktive Spalte ist ein WIP-Limit vereinbart und im Spaltennamen sichtbar
- Das Board wurde einmal nach Aufgabenlisten und einmal nach Usern angeschaut
- Das fertige Setup ist als Projektvorlage gespeichert, damit das nächste Projekt so startet
👉 Ein Board macht Arbeit sichtbar, aber erst passend benannte Spalten machen sie steuerbar.
[.no-toc]FAQ[.no-toc]
Kanban oder Scrum, was passt besser für Agenturen?
Kanban legt sich um den Prozess, den ihr bereits habt, während Scrum feste Sprints, definierte Rollen und regelmäßige Termine mitbringt. Für Agenturen mit vielen spontanen Kundenanfragen ist Kanban meist der realistischere Einstieg, weil Scrum voraussetzt, dass ein laufender Sprint nicht angetastet wird. Mehr dazu findet ihr im Guide zum agilen Projektmanagement.
Braucht jedes Kundenprojekt ein eigenes Board?
Ja, ein Board pro Projekt ist sinnvoll, weil sich die Prozessschritte je Projekttyp unterscheiden und ein gemeinsames Board diese Unterschiede verwischen würde. Für die Sicht über alle Projekte hinweg braucht ihr allerdings eine Ebene darüber, also eine Multi-Projekt-Übersicht und eine Kapazitätsplanung, denn ein einzelnes Board zeigt nie das gesamte Portfolio.
Wie viele Spalten sind zu viele?
Ab etwa acht Spalten wird ein Board unübersichtlich, ohne dass seine Aussagekraft weiter steigt. Wenn ihr das Gefühl habt, mehr zu brauchen, ist meist eine einzelne Phase zu fein aufgeteilt. In diesem Fall fasst ihr sie besser wieder zusammen und schafft den Detailgrad stattdessen über die Gruppierung nach Aufgabenlisten.
Kann Kanban auch Retainer-Arbeit abbilden?
Für Retainer eignet sich Kanban sogar besonders gut, weil kontinuierlich neue Arbeit hereinkommt und die Methode genau dafür gedacht ist. Ein Board pro Retainer-Kunde mit Themenpool, Umsetzung, Kundenfreigabe und Veröffentlichung reicht in den meisten Fällen aus. Wie viele Aufgaben pro Monat fertig werden, zeigt euch anschließend, ob das vereinbarte Stundenpaket zum tatsächlichen Volumen passt.
Übernimmt AI künftig die Board-Pflege?
Zum Teil passiert das bereits, denn Statuswechsel, Zuweisungsvorschläge und Risikohinweise kann awork AI übernehmen, weil sie mit Plänen, Zeiten, Skills und Auslastung arbeitet. Entscheidend ist dabei nicht das Modell, sondern der Kontext: Solange Projektdaten, Zeiterfassung und Verfügbarkeiten in getrennten Systemen liegen, bleiben alle Empfehlungen ein Ratespiel.
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