Kanban... Du hast wahrscheinlich schon davon gehört. Aber was genau ist Kanban?
Alles begann 1947 mit der cleveren Idee eines japanischen Autoherstellers:
Um kürzere Durchlaufzeiten zu erreichen und Engpässe zu vermeiden, entwickelte ein Ingenieur von Toyota das Kanban-System. Er ließ sich vom Lagerplan im Supermarkt inspirieren: Nachbestellungen finden nur statt, wenn ein Produktbestand zur Neige geht.
Das gleiche Prinzip kannst du auf deine Arbeit in Projekten anwenden: Du beginnst eine neue Aufgabe erst, wenn die vorherige abgeschlossen ist. Auf diese Weise vermeidest du, dass zu viele Aufgaben parallel begonnen und nicht zuverlässig abgeschlossen werden.
Das Wort Kanban ist japanisch und bedeutet "Karte", daher besteht diese Methode aus einem Kartensystem. Das Prinzip wurde 2007 von David Anderson auf die Softwareentwicklung übertragen, woraus sich die heutige Kanban-Methode entwickelt hat.
Lass uns tiefer eintauchen:
Wie funktioniert Kanban?
Kanban ist eine agile Methode zur Organisation der Arbeit. Sie ist flexibel anpassbar, schafft Klarheit und hilft dir, deinen Arbeitsablauf zu verbessern.
Die Kanban-Tafel ist der wichtigste Bestandteil dieser Methode. Du kannst eine Tafel klassisch als Pinnwand oder in einer geeigneten Projektmanagement Software wie awork darstellen. Letztere bietet den großen Vorteil, dass deine mobile Tafel immer und von überall aus für alle verfügbar ist.
Jede Kanban-Tafel enthält farbige Aufgabenkarten für verschiedene Themen sowie drei Prozessspalten, die den Bearbeitungsstatus der jeweiligen Aufgabe anzeigen.
Ganz links findest du das Backlog, den Ort, an dem du alle ausstehenden To-Dos sammelst. In der Mitte findest du die Aufgaben, die gerade in Bearbeitung sind - auch WIP ("Work in Progress") genannt. Ganz rechts findest du alle erledigten Aufgaben.
Je nach Projekt kannst du so viele Zwischenschritte hinzufügen, wie du möchtest, z. B. eine Überprüfungsspalte, um deine Aufgaben zu überprüfen oder sie mit deinem Team zu besprechen. Dank der Ranglisten kannst du die Aufgaben in den einzelnen Spalten auch nach Prioritäten ordnen, um einen genauen Überblick über die aktuellen Aufgaben zu erhalten.
Mit einer Kanban-Tafel bleiben dir unübersichtliche Listen mit durcheinander gewürfelten Aufgaben erspart; stattdessen behältst du einen sehr klaren Überblick über alle Aufgaben. Das liegt daran, dass alle Aufgaben in kleinen Schritten abgearbeitet und nacheinander in den Spalten der Kanban-Tafel verschoben werden, wenn sich der Status der Aufgabe ändert.
Wie fängst du mit der Kanban-Methode an?
Diese vier Grundsätze des Veränderungsmanagements können dir helfen:
Beginne mit dem, was du jetzt gerade tust
Beginne genau dort, wo du gerade bist. Wenn du eine Kanban-Tafel verwendest, ist es wichtig, mit den aktuellen Prozessen zu beginnen und sie realistisch im System abzubilden. Nach und nach kann dieser Prozess dann verändert werden.
Stimme zu, dass ein evolutionärer Wandel angestrebt wird.
Das Ziel ist es, sich ständig weiterzuentwickeln und mit der Kanban-Methode in kleinen Schritten Verbesserungen zu erreichen.
Respektiere bestehende Prozesse.
Das Kanban-Konzept ist sehr geradlinig und einfach zu implementieren. Das bedeutet, dass alle bestehenden Rollen, Prozesse und Verantwortlichkeiten unverändert bleiben.
Ermutige dazu, auf allen Ebenen der Organisation Führungsqualitäten zu zeigen.
Um langfristige Verbesserungen zu erreichen, sollten alle Mitarbeiter/innen deines Teams mitarbeiten. Ermutige alle Ebenen der Organisation, konkrete Vorschläge zu entwickeln und sie aktiv zu kommunizieren, damit dein Team gemeinsame Pläne entwickeln kann.
Kernpraktiken der Kanban-Methode
Nachdem du nun die Grundlagen gelernt hast, stellen wir dir die sechs wichtigsten Praktiken vor. Auf diese Weise kannst du noch effizienter mit deinem Team arbeiten!
- Design: Die Kanban-Tafel dient dazu, deine Aufgaben zu visualisieren. Es ist wichtig, dass die Spalten für den Bearbeitungsstatus klar definiert sind. Ansonsten kannst du deine Tafel frei gestalten. Zum Beispiel kannst du in awork füge deinen Aufgaben passende Fotos und Grafiken hinzu.
- Begrenzung: Damit dein Team einen perfekten Arbeitsablauf einrichten kann, solltest du die Aufgaben in den einzelnen Spalten begrenzen. Das bedeutet, dass jede Spalte maximal eine bestimmte Anzahl von Karten enthalten darf.
- Kontrolle: Um den Arbeitsablauf zu verbessern, sollten du und dein Team wichtige Variablen wie Durchlaufzeiten und Warteschlangen im Auge behalten. So erkennst du schnell, wo es noch Verbesserungspotenzial gibt, und kannst darauf aufbauend einzelne Variablen gezielt optimieren.
- Verordnung: Die begrenzten Aufgaben und definierten Spalten sind Teil der Regelung und helfen dir und deinem Team, alle Arbeitsabläufe dank klarer Strukturen effizienter zu gestalten. Diese Regeln sollten für alle Mitglieder jederzeit auf der Kanban-Tafel sichtbar sein.
- Kadenzen: Das sind Treffen, bei denen ihr euch als Team gegenseitig Feedback geben könnt. Kadenzen sollten regelmäßig abgehalten werden, damit jeder Einzelne an seinen Fähigkeiten arbeiten und sie verbessern kann.
- Kaizen: Dieses Wort kommt aus dem Japanischen und ist aus den Silben Kai (Veränderung) und Zen (zum Besseren) gebildet. Die Kaizen-Theorie hat den Hintergrund, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu durchlaufen und ständig daran zu arbeiten, ein Unternehmen Schritt für Schritt zu optimieren.
Kanban vs. Scrum
Zwischen Kanban und der agilen Entwicklungsmethode Scrum lassen sich einige Gemeinsamkeiten finden. Beide werden in selbstorganisierten Teams eingesetzt und setzen auf Transparenz sowie eine ständige Veränderung der Ausgangslage durch die Auswertung relevanter Variablen. Eine Aufteilung der einzelnen Aufgaben in kleinere Einheiten findet sich ebenfalls in beiden Methoden, um den Arbeitsablauf zu erleichtern.
Aber was genau unterscheidet Kanban von Scrum?
- Kanban gibt dir mehr Freiheit: Iterationen, Priorisierungen, funktionsübergreifende Teams und andere Techniken sind optional - in Scrum sind diese Anwendungen Pflicht.
- Als Indikator für die Planung und Prozessverbesserung werden in Kanban-Boards Durchlaufzeiten verwendet, in Scrum sind es die Teamgeschwindigkeiten.
- Wenn die benötigten Kapazitäten frei sind, kannst du mit deinem Team und der Kanban-Methode an neuen Anforderungen arbeiten - in Scrum ist das während eines Sprints nicht möglich.
- In Kanban sind keine Rollen vordefiniert, aber in Scrum gibt es zu Beginn eines Projekts drei vordefinierte Rollen.
- Mehrere Teams oder sogar Einzelpersonen können sich Kanban-Boards teilen und sie kontinuierlich weiterentwickeln. Die Sprint Backlogs in Scrum gehören nur zu einem Team und werden nach jedem Sprint gelöscht.
Kanban verwenden in awork
Willst du mit der Kanban-Methode richtig durchstarten? Dann ist awork der perfekte Begleiter für dich und dein Team. Die Kanban-Tafel in awork enthält eine einzelne Spalte für jeden Aufgabenstatus; mit dem Plus-Button kannst du schnell zusätzliche Spalten hinzufügen. Das heißt, du kannst alle Spalten anpassen und nach Belieben weitere hinzufügen - so kannst du die Tafel perfekt an den Prozess deines Teams anpassen. Wenn du zum Beispiel zu einem Marketingteam gehörst, könntest du eine zusätzliche Spalte für deine Forschungsarbeit erstellen.
Du kannst alle Aufgaben in awork einfach verschieben und per Drag-and-Drop in die nächste Prozessspalte verschieben. Auf diese Weise kannst du auch Spalten neu anordnen. Mit einem Klick auf die Symbole kannst du Bearbeiter oder Fristen von Aufgaben anpassen und weitere Details einsehen, indem du auf den Aufgabennamen klickst.
Außerdem kannst du Aufgaben nach Listen und Benutzern gruppieren und in den Präsentationsmodus des agilen Kanban-Boards wechseln. Mit awork behältst du den Überblick über deine To-Dos, verwaltest deine Projekte und steigerst langfristig sogar die Produktivität deines Teams!
Fazit
Mit der Kanban-Software kannst du Arbeitsabläufe ganz einfach organisieren, indem du Aufgaben auf der Kanban-Tafel nach ihrem Aufgabenstatus gruppierst.
Dieser Ansatz ist nicht nur hilfreich, um endlich Schluss mit dem ständigen Aufgaben-Wirrwarr zu machen, sondern verbessert auch den Arbeitsablauf im Team!
