Über thjnk
Die 2012 gegründete Agenturgruppe thjnk AG wird heute geleitet von Armin Jochum (Co-Gründer, CEO und CCO) und Horst Wagner (COO und CFO). Mit Flagships in Hamburg, Berlin, München, Düsseldorf, Prag, New York und Zürich ist die thjnk AG seit 2017 Teil des weltgrößten Marketing-Service-Anbieters WPP – und arbeitet für und mit Kund:innen, wie AUDI, IKEA, IHK, SWISS, Paulaner, HD+, Helios oder Dallmayr.
Zur thjnk Gruppe gehören: loved (Corporate Identity, Marken und Design), thjnk Media, Upljft (Social Media Marketing Tools, Technologie und Kreation aus einer Hand) und 24/7 (Spezialist für datengetriebene, individualisierte Content-Generierung, Automatisierung und Distribution). Die Agenturgruppe thjnk zählt zu den meist ausgezeichneten Agenturen.
Wie findet eine Kreativagentur ihren Flow?
“Wir glauben an den einen Gedanken, der die Kraft hat, alles zu verändern” – dies ist das Credo der Kreativagentur thjnk. Nicht nur bei der Arbeit für und mit ihren Kund:innen – sondern auch bei internen Prozessen.
Deswegen lautete ihre Mission vor einiger Zeit: Noch mehr Raum für großartige Gedanken und Ideen schaffen – und ihre interne Digitalisierung vorantreiben.
thjnk hat ihre Prozesse somit unters Mikroskop gelegt. In diesen Bereichen im Workflow haben sich die Hindernisse am stärksten manifestiert:
Hindernis Nr. 1: Zu viele Tools bremsen die Effizienz
Wir nehmen dich kurz mit für einen Abstecher in den früheren Workflow bei thjnk: Stell dir vor, du bist Teil des Teams und ihr startet ein neues, spannendes Kreativprojekt. Spontane Anfrage, komplexes Projekt und die Deadline ist natürlich auch knapp. Also, let's go! Oder?
Hold on. Zunächst musst du das neue Projekt mit allen Aufgaben anlegen. Aber keine Sorge, dafür habt ihr natürlich ein Tool. Dafür musst du allerdings auch eine ausführliche Kapa-Planung durchführen. Auch hier keine Sorge, dafür habt ihr natürlich ein weiteres Tool. Im Laufe des Projekts muss dein Team dann auch seine Zeiten tracken können, dafür habt ihr natürlich noch ein Tool. Währenddessen müsst ihr auch die Projekt-Kommunikation aufrechterhalten. Und guess what? Dafür habt ihr – überraschenderweise – ein Tool.
Quizfrage: Wie viel Zeit hat dein Team beim Wechseln zwischen den Tools verloren?
Antwort: Zu viel.
Für die täglichen Workflows nutzte das Team von thjnk früher viele verschiedene Softwarelösungen für unterschiedliche Aufgabenbereiche. Und Überraschung: Die Tools waren nicht miteinander verbunden. Das Team musste jeden Schritt separat bearbeiten; die administrativen Aufgaben haben damit viel Zeit verschlungen, die jedoch viel besser bei Kundenprojekten aufgehoben gewesen wäre. Gleichzeitig waren viele Prozesse einfach redundant.
[.b-testimonial]Die Effizienz lag bei null.[.b-testimonial]
Hindernis #2: Das Rätsel um die Kommunikation
Ineffiziente Workflows sind eine Sache. Ineffiziente Workflows, die sich nur schwer nachvollziehen lassen, eine andere. Schuld daran war der Kommunikationskanal, den thjnk zuvor hauptsächlich nutzte: E-Mail.
Und Hand aufs Herz: Wer würde den Überblick nicht verlieren, wenn am Tag 50-60 (!) interne und externe E-Mails zu verschiedenen Kundenprojekten im Postfach landen? Problematisch war dabei auch, dass häufig einzelne Personen im Verlauf der Kommunikation aus dem Verteiler geflogen sind; für neue Teammitglieder war die gesamte Projektkommunikation ohnehin ein großes Rätsel, das erstmal gelöst werden musste.
Die Antwort: Ein Herzstück für’s Projektmanagement
Für thjnk war klar: Es ist Zeit für Veränderungen! Im gleichen Atemzug mit der Digitalisierung des Unternehmens ging es um die Schaffung eines einheitlichen Standards für Projektmanagement. Kernstück sollte ein neues Workflow-Tool sein, das alle Arbeitsabläufe transparent abbildet und die einst getrennten Schritte zu einem zusammenfasst.
“Das ist es!” – Das neue Herzstück wird eingepflanzt
Für ein Tool, das die neue zentrale Basis für die wichtigsten Prozesse im Projektmanagement von thjnk werden sollte, hatte die Kreativagentur wichtige Bedingungen:
- Es soll die Kollaboration über alle Projekte transparent abbilden
- Das Team kann seine Zeiten einfach und unkompliziert erfassen
- Kapa-Planung und Termine direkt im Tool koordinieren
- Der gesamte Arbeitsablauf ist jederzeit für alle nachvollziehbar
[.b-testimonial]awork wirkt nie kompliziert.[.b-testimonial]
Als thjnk erkannt hat, dass das deutsche Workflow-Tool awork genau diese Bedingungen erfüllt, wurde schnell klar, dass es das neue Herzstück werden soll.
Erst die Saat, dann der Baum: So konnte thjnk alle abholen
Doch wie bringt man über 500 Mitarbeiter*innen dazu, die alten Gewohnheiten fallen zu lassen und ein neues Tool in den Arbeitsalltag zu integrieren? Die Lösung von thjnk: Baby steps 🍼 – und zwar in zweierlei Hinsicht:
- In kleinen Teams starten
Bevor sich gleich alle in das neue Tool stürzten und das Chaos ausbrach, hat sich thjnk für ein kleines Team als Testobjekt entschieden. Hier sammelte die Agentur Feedback und Erfahrungen, die den anderen Teams zugutekamen. Zudem wurde pro Standort auch eine Person als awork Orakel auserkoren, das immer auf Fragen antworten konnte.
- Funktionen nach und nach erkunden
Große Projekte werden einfacher, wenn man sie in kleinere Häppchen unterteilt. Das gleiche gilt auch für den Rollout von einem neuen Tool. Statt also gleich mit dem vollen Funktionsumfang loszurennen, hat das Team von thjnk einen gemütlichen Spaziergang von Feature zu Feature gemacht: Erst ging es ins Tal der Aufgabenverwaltung, weiter zur Lichtung der Zeiterfassung, bis hin zum Gipfel der Kapaplanung. Ganz entspannt, ohne sich direkt auszupowern.
Zurück im Flow: Ein neuer Standard im Projektmanagement
Heute arbeiten alle der rund 500 Mitarbeiter von thjnk mit awork. Sie nutzen es, um ihre betrieblichen Aufgaben abzubilden, ihre Zeiten zu erfassen, Projekte zu verwalten, ihre Kapazitäten zu planen und ihre Kunden zu organisieren.
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Der Keim durchbricht die harte Schale: “Ein gemeinsamer Raum für Beratung und Kreation”
Auf der Mission, das Unternehmen zu digitalisieren, hat thjnk mit awork die Standardisierung ihres Projektmanagements abgeschlossen. Beratung und Kreation treffen sich nun jenseits von Kommunikationsbarrieren und bleiben jederzeit auf dem Laufenden, denn alle Projekte sind in awork nun an einem zentralen Ort für alle zugänglich. Und egal, wann jemand neu ins Projekt oder Unternehmen einsteigt: Alle Stakeholder können zu jeder Zeit auf alle Infos zugreifen.
Das trägt Früchte: Statt vorher 50-60 E-Mails pro Tag, landen heute im Schnitt ca. 50% weniger E-Mails in den Postfächern bei thjnk – hauptsächlich extern. Denn die interne Projekt-Kommunikation findet vollständig in awork statt.
Wo das Vertrauen aufblüht: thjnk schafft Transparenz
Wie Iron Man mit den Avengers oder Harry mit Dumbledore’s Armee: thjnk bildet mit ihren Kund*innen nun echte Projekt-Dreamteams. Dank Gastzugängen in awork wissen Kreativteam und Kund*innen zu jeder Zeit, wie der aktuelle Stand im Projekt aussieht. Ganz automatisch kann thjnk so mehr Vertrauen schaffen, da volle Transparenz vorhanden ist.
Gleichzeitig kann das zusammengesetzte Projektteam schneller arbeiten und auf Änderungen reagieren, da die Prozesse individuell an das Team und die Kund*innen angepasst werden.
[.b-testimonial]Durch awork können wir gemeinsam mit unseren Kunden ein Projektteam-Gefühl kreieren.[.b-testimonial]
Ein Tool, weniger Kosten
Vorbei ist nun auch die Zeit der vielen Tools. Mit awork bündelt thjnk unterschiedliche Bereiche in einer Software. Möglich macht’s die offene API, die eine einfache Integration zu anderen Dienstleistern zulässt. Dadurch arbeitet das Team von thjnk nur noch in awork und erledigt darin auch ihre Zeiterfassung und Kapa-Planung – statt auf externe Tools zu wechseln.
Das sorgt nicht nur für effizientere Workflows, sondern hat auch Auswirkungen auf die Kosten: Im Vergleich zu vorher sorgt awork bei thjnk für ca. 30% mehr Kosteneffizienz, da ein Tool gleich mehrere ersetzt.
Ein Dreamteam im Orga-Flow
Eine Kreativagentur hat ihren Flow wieder gefunden. Und im Gegenzug liefert thjnk auch wertvollen Input für das Team von awork; so hat die Agentur schon bei einzelnen Features im Tool ihren Fingerabdruck hinterlassen. Auch hier ist ein echtes Dreamteam entstanden – so wie thjnk es nun mit ihren Kund*innen bildet und weiterhin großartige Ideen entstehen lässt.
Das ist sie also, die perfekte Saat-Mischung für einen blühenden Flow: Hürden erkennen und überwinden, mit einem intuitiven Tool, dass viele in einem bündelt; das gesamte Team mit Baby-Steps heranführen und ein für alle Mal Barrieren in der Kommunikation aufbrechen. Das Ergebnis: Ein kosteneffizienter Garten voller Transparenz und Kooperation.
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