Asana gehört zu den bekanntesten Projektmanagement-Tools weltweit – und das aus gutem Grund. Es hilft Teams dabei, Aufgaben zu organisieren, Workflows abzubilden und produktiv zusammenzuarbeiten.
Doch für Agenturen reicht das oft nicht aus.
Denn während Asana in vielen Branchen überzeugt, stoßen Agenturen schnell an Grenzen – besonders dann, wenn abrechenbare Projektarbeit, wirtschaftliche Steuerung und echte Kapazitätsplanung im Fokus stehen.
Das Problem: Asana wurde nicht speziell für Agenturen entwickelt. Zentrale Funktionen wie Zeiterfassung, Budgetkontrolle oder Auslastungsplanung fehlen entweder vollständig oder sind nur über externe Tools und komplexe Workarounds abbildbar.
Für Agenturen, die Projekte nicht nur organisieren, sondern wirtschaftlich führen müssen, bedeutet das: fragmentierte Daten, zusätzliche Tools, eingeschränkte Transparenz – und am Ende: fehlende Kontrolle über die Profitabilität.
awork verfolgt einen anderen Ansatz: Es wurde gezielt für die Anforderungen von Agenturen entwickelt und vereint alle zentralen Funktionen für abrechenbare Projektarbeit in einem System.
In diesem Artikel vergleichen wir Asana und awork aus Agenturperspektive:
- Wo liegen die strukturellen Unterschiede?
- Welche Funktionen sind wirklich relevant?
- Und wann lohnt sich der Wechsel zu einem spezialisierten Tool?
Wann ist awork eine Asana-Alternative?
[.toc-name]awork als Asana Alternative[.toc-name]
Asana ist ein hervorragendes Tool – für die richtigen Anwendungsfälle. Es eignet sich perfekt für Teams, die Aufgaben strukturieren, Workflows abbilden und produktiv zusammenarbeiten wollen.
Doch für Agenturen, die darüber hinaus Profitabilität, Budgetkontrolle und Ressourcensteuerung im Blick behalten müssen, stößt Asana schnell an Grenzen.
Typische Einschränkungen für Agenturen:
❌ Keine native Zeiterfassung
❌ Zeitbudgets nur über Custom Fields oder externe Tools abbildbar
❌ Kapazitätsplanung taskbasiert, ohne echte Verfügbarkeiten
❌ Fokus auf Produktivität – nicht auf Wirtschaftlichkeit
Das Ergebnis: Viele Agenturen arbeiten mit Tool-Stacks aus 3-5 verschiedenen Lösungen, die mühsam miteinander verknüpft werden müssen.
awork wurde speziell für Agenturen entwickelt
awork vereint alle zentralen Funktionen für abrechenbare Projektarbeit – Zeiterfassung, Budgetkontrolle und echte Auslastungsplanung – an einem Ort. Dadurch können Agenturen ihre Projekte nicht nur organisieren, sondern wirtschaftlich steuern.
awork eignet sich als Asana-Alternative, wenn:
✅ Projektarbeit abrechenbar ist
✅ Budgets und Zeitpläne konsequent eingehalten werden müssen
✅ Auslastung und Kapazitäten aktiv geplant und überwacht werden
✅ Projekte wirtschaftlich gesteuert werden sollen
✅ Zusammenarbeit mit Freelancern und Kunden zum Daily Business gehört
Asana vs. awork: Funktionen im Vergleich
[.toc-name]Funktionen: Asana vs. awork[.toc-name]
Ein Blick auf die agentur-relevanten Funktionen im Projektmanagement zeigt, für welchen Use-Case die beiden Tools gebaut sind.
Wie unterscheidet sich die Kapazitätsplanung in Asana vs. awork?
So funktioniert Kapazitätsplanung in Asana:
Asana zeigt taskbasierte Workloads, also wie viele Aufgaben einer Person oder einem Team zugewiesen sind. Dabei wird nicht berücksichtigt, wie viel Zeit Aufgaben tatsächlich benötigen oder wie viele Stunden real verfügbar sind.
❌ Einschränkungen für Agenturen:
- Kapazität basiert auf Anzahl oder Gewichtung von Aufgaben, nicht auf realen Arbeitsstunden
- Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und Abwesenheiten werden nicht nativ berücksichtigt
- Keine Verbindung zu erfassten Zeiten oder Projektbudgets
Für Agenturen liefert das zwar eine grobe Orientierung, aber keine belastbare Kapazitätsaussage.
So funktioniert Kapazitätsplanung in awork:
awork arbeitet mit echter Verfügbarkeit. Die Auslastung basiert auf:
- individuellen Arbeitszeiten (Teilzeitmodelle, 4-Tage-Woche etc.)
- Abwesenheiten (Urlaube, Krankheiten, etc.)
- Kalenderterminen (Meetings, Kundentermine, Workshops etc.)
- geplanter Projektarbeit
- bereits erfassten Zeiten
Die Auslastung ist direkt mit Projekten, Budgets und Zeiten verknüpft.
✅ Agenturen sehen dadurch zuverlässig und in Echtzeit:
- Wie viel Kapazität noch verfügbar ist
- Ob Projekte wirtschaftlich laufen
- Wie sich Auslastung auf Marge und Profitabilität auswirkt
Kurz gesagt: awork ermöglicht eine verlässliche Auslastungs- und Margensteuerung, wie sie im Agenturgeschäft benötigt wird.
[.b-button-primary]Kapa-Planung in awork testen [.b-button-primary]
Wie unterscheidet sich die Zeiterfassung in Asana vs. awork?
So funktioniert Zeiterfassung in Asana:
Asana bietet keine native Zeiterfassung. Viele Agenturen greifen daher auf externe Tools wie Harvest, Toggl oder Everhour zurück.
❌ Einschränkungen für Agenturen:
- Projektplanung und Zeiterfassung finden in getrennten Systemen statt
- Zeitdaten müssen über Schnittstellen synchronisiert werden
- Budgets und Fortschritt sind nicht automatisch mit erfassten Zeiten verknüpft
- Zusätzliche Tool-Kosten und Setup-Aufwand
So funktioniert Zeiterfassung in awork:
In awork ist die Zeiterfassung vollständig und nativ in die Projektabläufe integriert. Zeiten können auf unterschiedlichste Weise erfasst werden:
- Per Timer
- Drag & Drop
- Direkt aus dem Kalender
- Über Browser-Plugins
- Per AI-Zeiterfassung
Zeiten werden direkt auf Aufgaben und Projekte erfasst und sind automatisch mit Budgets, Fortschritt und Auslastung verknüpft.
✅ Projektverantwortliche sehen so in Echtzeit:
- Wie viel Zeit bereits verbraucht wurde
- Wie viel Zeitbudget noch verfügbar ist
- Wie sich das auf die Auslastung des Teams auswirkt
Kurz gesagt: awork erfasst, plant und steuert abrechenbare Zeit so wie es für das Geschäftsmodell von Agenturen (Zeit = Geld) benötigt wird.
[.b-button-primary]Zeiterfassung in awork testen [.b-button-primary]
Wie unterscheidet sich die Zusammenarbeit mit Externen in Asana vs. awork?
So funktioniert es in Asana:
Asana behandelt externe Personen grundsätzlich als Gäste im eigenen System. Das bedeutet konkret: Externe erhalten eingeschränkte Gastrollen mit limitiertem Zugriff auf einzelne Projekte – je nach Umfang kostenpflichtig.
❌ Einschränkungen für Agenturen:
- Die Zusammenarbeit ist stark eingeschränkt
- Skaliert nur begrenzt, sobald mehrere Freelancer oder Kunden parallel eingebunden sind
- Zusätzliche Kosten für umfangreichere Gastrechte
So funktioniert es in awork:
awork verfolgt einen grundlegend anderen Ansatz, der speziell auf Agenturarbeit mit Freelancern und Kunden ausgelegt ist. Externe sind nicht Teil des internen Systems – stattdessen werden Projekte über awork Connect zwischen Workspaces geteilt.
Agentur(en), Freelancer und Kunde arbeiten gleichzeitig in denselben Projektstrukturen, ohne dass eine Partei „Gast" bei der anderen ist. Es entsteht ein gemeinsamer Projektkontext für alle Beteiligten.
✅ Das bedeutet konkret:
- Jede Partei arbeitet in ihrem eigenen Workspace
- Projekte werden firmenübergreifend verbunden
- Zusammenarbeit findet auf Projektebene statt – nicht auf Systemebene
- Präzise Berechtigungen bestimmen, was sichtbar ist
- Keine Zusatzkosten – weder für die Agentur noch für Freelancer oder Kunden
Kurz gesagt: awork bildet ab, wie Agenturen tatsächlich arbeiten. Die Zusammenarbeit skaliert ohne steigende Tool-Kosten.
[.b-button-primary]awork Connect testen [.b-button-primary]
KI-Funktionen: Produktivität vs. Agentursteuerung
So funktioniert KI in Asana:
In Asana ist KI besonders auf Produktivitäts- und Prozessunterstützung ausgelegt.
Typische Funktionen:
- Smart Status: Automatische Generierung von Projekt-Status-Updates
- Smart Summaries: Zusammenfassungen von Aufgaben, Kommentaren und Projektverläufen
- Smart Goals: Unterstützung bei der Formulierung und Priorisierung von Zielen
- Textunterstützung: Aufgabenbeschreibungen, Meeting-Notizen, Kommentare optimieren
❌ Einschränkungen für Agenturen:
Da agenturrelevante Daten wie erfasste Zeiten, Auslastung und Projektbudgets nicht nativ verknüpft sind, fehlt der KI der Zugriff auf wirtschaftliche Steuerungsdaten.
So funktioniert KI in awork:
In awork laufen alle relevanten Informationen zusammen – darunter:
- Projekte und Aufgaben
- Erfasste Zeiten und Zeitbudgets
- Reale Verfügbarkeiten und Auslastung
- Kalender- und Abwesenheitsdaten
- Briefings und interne Dokumentation via awork Docs
Dadurch kann awork AI genau dort ansetzen, wo der größte Business-Impact entsteht: in der ganzheitlichen Projekt- und Ressourcensteuerung.
Die integrierte KI versteht den vollen Kontext der Agenturarbeit in Echtzeit – und setzt aktiv Aufgaben in awork um.
✅ Typische Anwendungsfälle:
- Automatische Ressourcenallokation auf Basis realer Verfügbarkeiten
- Umplanen bei Ausfällen oder spontanen Anfragen
- Projektplanung unter Berücksichtigung von Auslastung und Zeitbudgets
- Automatische Reports zu Projektprofitabilität und Teamauslastung
Kurz gesagt: Beide Tools bieten umfassende KI-Funktionen. Der entscheidende Unterschied liegt im Kontext, auf den die KI zugreifen kann – und damit in der Art der Unterstützung, die sie Agenturen bieten kann.
[.b-button-primary]awork AI testen [.b-button-primary]
Zusammengefasst: Die größten Vorteile von awork für Agenturen
[.toc-name]Vorteile von awork[.toc-name]
Agenturen arbeiten projektbasiert und unter wirtschaftlichem Druck. Entscheidend ist daher nicht nur, was getan wird, sondern auch wie profitabel Projekte laufen. awork fokussiert sich genau auf diese Business-KPIs:
1. Wirtschaftliche Projektsteuerung in Echtzeit
awork zeigt jederzeit, wie viel Zeitbudget auf einem Projekt oder Kunden bereits verbraucht wurden – und wie viel noch verfügbar ist. So erkennen Projektverantwortliche Budgetrisiken frühzeitig (auch mit Hilfe von aworkAI) und können gegensteuern, bevor Projekte unprofitabel werden. Nicht erst im Monatsreporting.
2. Echte Auslastungsplanung statt Task-Listen
awork plant Kapazitäten nicht auf Basis von Aufgaben, sondern auf Basis realer Verfügbarkeiten: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kalendertermine und bereits erfasste Zeiten fließen automatisch ein. Agenturen erkennen so, ob Teams realistisch aus- oder überlastet sind – nicht nur, wie viele Tasks offen sind.
3. Zeit, Budget und Auslastung in einem System
Während viele Tools Zeiterfassung, Budgets und Ressourcenplanung getrennt behandeln, sind diese Funktionen in awork nativ miteinander verknüpft. Das spart Setup-Aufwand, vermeidet Datenbrüche und ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis konsistenter Daten in Echtzeit.
4. Transparenz für alle Beteiligten
awork macht Projektstatus, Fortschritt und Auslastung für alle relevanten Rollen sichtbar ohne dass Daten manuell zusammengetragen oder exportiert werden müssen. Externe Beteiligte können nativ in Projekte eingebunden werden. Das schafft Klarheit im Team, gegenüber Kunden und in der Geschäftsführung.
Häufige Fragen zu Asana Alternativen
[.toc-name]FAQ zu Asana Alternativen[.toc-name]
Ist awork sicherer als Asana?
Beide Tools sind DSGVO-konform – aber mit einem entscheidenden Unterschied: awork ist ein deutsches Unternehmen und hostet ausschließlich auf Servern in Deutschland (Frankfurt). DSGVO-Compliance und ISO 27001-Zertifizierung sind in allen Plänen inklusive. Asana ist ein US-Unternehmen mit internationalen Serverstrukturen (primär USA). EU-Datenresidenz ist nur im teuersten Enterprise-Plan verfügbar – gegen Aufpreis. Für Agenturen mit öffentlichen Auftraggebern, Konzernkunden oder strengen Datenschutzanforderungen ist awork daher oft die sicherere und kostengünstigere Wahl.
Ist awork teurer als Asana?
Ganz im Gegenteil. Asana selbst deckt Projektmanagement ab, für Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Auslastung werden jedoch meist zusätzliche Tools benötigt. Das erhöht nicht nur die Lizenzkosten, sondern auch Setup‑, Integrations‑ und Administrationsaufwand. Zudem sind europäische Datenschutzstandards nicht in allen Plänen erfüllt.
awork vereint diese Funktionen in einem System. Dadurch sinken die Gesamtkosten (TCO) und Agenturen sparen Zeit, Komplexität und laufenden Pflegeaufwand. Zur Preisübersicht von awork.
Wie funktioniert der Wechsel von Asana zu awork?
Ein Toolwechsel ist immer eine große Entscheidung. Deshalb gestalten wir den Wechsel von Asana zu awork so einfach und risikoarm. Mit dem Asana-Importer können Projekte und Aufgaben schnell übernommen werden, sodass ihr ohne Datenverlust starten könnt. Zusätzlich bietet awork eine Team‑an‑Bord‑Garantie: Wir garantieren, dass eure Teams awork innerhalb von 6 Wochen messbar und aktiv nutzen – andernfalls erhaltet ihr euer Geld zurück.
[.b-important-block]Damit ihr nicht doppelt zahlt, übernehmen wir die Kosten für euer laufendes Asana-Abo bis zu 6 Monate lang. 🤝[.b-button-secondary]Schreib uns![.b-button-secondary][.b-important-block]
[$tag]💸 Wechselbereit, aber laufendes Asana-Abo?[$tag]
Gibt es eine kostenfreie Testphase?
Ja! Ihr könnt den kompletten Funktionsumfang von awork mit eurem Team testen. Die Testphase verlängert sich nicht automatisch und erfordert keine Kreditkarte. Jetzt kostenlos awork testen.
Gibt es Alternativen zu awork außer Asana?
Natürlich – neben awork gibt es auch andere Tools wie Trello, Jira oder monday.com. Aber: awork ist die einzige Lösung, die speziell für Agenturen und ihre Anforderungen entwickelt wurde.
Fazit: Asana oder awork – was passt zu eurer Agentur?
[.toc-name]Fazit: Asana vs. awork[.toc-name]
Asana ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool – für viele Teams die richtige Wahl. Es organisiert Aufgaben, strukturiert Workflows und fördert die Produktivität.
Doch für Agenturen, die ihre Projekte wirtschaftlich steuern wollen, fehlen entscheidende Funktionen:
- Native Zeiterfassung
- Echte Kapazitätsplanung auf Basis realer Verfügbarkeiten
- Automatische Verknüpfung von Zeit, Budget und Auslastung
- Skalierbare Zusammenarbeit mit Freelancern und Kunden
- KI, die auf alle steuerungsrelevanten zugreifen kann
awork wurde genau für diese Anforderungen entwickelt. Es vereint alle zentralen Funktionen für abrechenbare Projektarbeit an einem Ort ab.
Finde heraus, ob awork zu deiner Agentur passt.
[.b-button-primary]Teste awork kostenlos! [.b-button-primary]
