monday.com gehört zu den bekanntesten Work-Management-Plattformen weltweit. Als "Work Operating System" verspricht es unbegrenzte Flexibilität – anpassbare Boards, Custom Columns und Automatisierungen für jeden Anwendungsfall.
Für Agenturen kann diese Flexibilität jedoch zum Nachteil werden. Die universelle Ausrichtung bedeutet: Agenturen müssen ihre PM-Lösung selbst konfigurieren – durch Custom Columns, Formeln und Dashboards. Das kostet am Ende vor allem eins: Zeit.
Wenn ihr projektbasiert arbeitet und wirtschaftlich denken müsst, gibt es eine Alternative: awork.
In diesem Artikel vergleichen wir monday.com und awork aus Agenturperspektive, zeigen euch, wo die Unterschiede liegen und für wen sich welches Tool wirklich lohnt.
Der Agentur-Case in monday.com
[.toc-name]Einschränkungen für Agenturen[.toc-name]
monday.com wurde für maximale Anpassbarkeit entwickelt. Das macht es zu einem starken Tool für unterschiedliche Branchen und Use Cases. Agenturen haben jedoch spezifische Anforderungen, die einer klaren Logik folgen: Projekte haben Budgets. Teams haben begrenzte Kapazitäten. Zeit wird erfasst, abgerechnet und muss profitabel sein.
monday.com behandelt diese Anforderungen nicht als Standard, sondern als individuellen Konfigurationsbedarf:
Typische Einschränkungen für Agenturen:
- Zeiterfassung ohne Budget-Bezug: Stunden werden erfasst, aber das System rechnet nicht automatisch gegen Projektzeitbudgets. Der Budgetstatus muss manuell ermittelt werden.
- Budget-Logik selbst bauen: Budgetkontrolle ist nicht nativ vorhanden. Custom Columns, Formeln und Dashboards müssen für jedes Projekt konfiguriert werden.
- Taskbasierte statt stundenbasierte Kapazitätsplanung: Das System zeigt Task-Zuweisungen, nicht reale Verfügbarkeiten. Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und Abwesenheiten werden nicht automatisch berücksichtigt.
- Externe Zusammenarbeit über Gastrollen: Freelancer und Kunden können als Gäste eingeladen werden, was jedoch oft kostenpflichtig ist und echte Zusammenarbeit einschränkt.
- Hoher Setup- und Pflegeaufwand: Agenturen berichten von erheblichem Zeitaufwand für Konfiguration und Wartung bei mehreren Kundenprojekten.
Das Ergebnis: Agenturen investieren Zeit in Tool-Konfiguration statt in Projektsteuerung.
Warum ist awork eine monday.com Alternative?
[.toc-name]Agentur-Anforderungen[.toc-name]
Projektbasierte Dienstleister haben spezifische Anforderungen an PM-Software:
- Wirtschaftliche Transparenz in Echtzeit. Projekte müssen kontinuierlich auf Budgetstatus, Margenverlauf und Profitabilität überwacht werden können.
- Stundenbasierte Kapazitätsplanung. Die Planung muss reale Verfügbarkeiten abbilden – inklusive Arbeitszeiten, Teilzeitmodellen, Abwesenheiten und Kalenderterminen.
- Integrierte Zeiterfassung. Erfasste Zeiten müssen automatisch mit Projektbudgets verknüpft sein und zwischen abrechenbarer und interner Zeit unterscheiden.
- Professionelle Zusammenarbeit mit Externen. Freelancer, Partner und Kunden müssen gleichberechtigt in Projekten arbeiten können, ohne dass interne Daten exponiert werden.
- Agentur-Logik ohne Konfigurationsaufwand. Die Grundstruktur – Projekte, Budgets, Zeit, Kapazitäten – muss ohne Setup-Phase funktionieren.
awork wurde speziell für diese Anforderungen entwickelt. Es eignet sich als monday.com Alternative, wenn:
✅ Zeit abgerechnet wird und wirtschaftlich gesteuert werden muss
✅ Budgets verbindlich eingehalten werden sollen
✅ Auslastung aktiv geplant und überwacht wird
✅ Projekte profitabel geführt werden müssen
✅ Geringer Konfigurationsaufwand gewünscht ist
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenfrei [.b-button-primary]
Funktionsvergleich: monday.com vs. awork
[.toc-name]Funktionen im Vergleich[.toc-name]
Der folgende Vergleich fokussiert auf agenturrelevante Funktionen.
Wie unterscheidet sich die Zeiterfassung?
👉 monday.com:
monday.com bietet eine Time Tracking Column. Zeiten können auf Tasks erfasst werden – manuell oder per Timer.
Einschränkungen:
- Keine automatische Verknüpfung mit Projektbudgets
- Budgetverbrauch muss über Custom Columns und Formeln modelliert werden
- Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit erfordert manuelle Kennzeichnung
- Wirtschaftliche Auswertungen benötigen Custom Dashboards
Beispiel: Eine erfasste Zeitbuchung von 8 Stunden wird registriert. Die Frage "Wie viel Projektbudget ist noch verfügbar?" wird nicht automatisch beantwortet.
👉 awork:
In awork ist Zeiterfassung direkt mit der Projektsteuerung verknüpft. Zeiten werden auf Aufgaben und Projekte gebucht und automatisch mit Budgets, Fortschritt und Auslastung verbunden.
Funktionsweise:
- Automatische Berechnung von Budgetverbrauch und Restbudget
- Native Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit auf Projektebene
- Echtzeit-Übersicht über Zeitverbrauch, Budgetstatus und Auslastung
- Keine zusätzlichen Dashboards oder Exporte erforderlich
Beispiel: Eine Zeitbuchung von 8 Stunden zeigt automatisch: Projekt hat noch 32 von 120 Stunden Budget. Auslastung liegt bei 85%. Stunden sind abrechenbar.
Unterschied: monday.com erfasst Zeit, während awork mit Zeit steuert.
Wie unterscheidet sich die Kapazitätsplanung?
👉 monday.com:
Die Workload-View visualisiert Kapazitäten basierend auf Task-Zuweisungen und manuell gesetzten Workload-Werten.
Einschränkungen:
- Kapazität basiert auf Tasks, nicht auf Arbeitsstunden
- Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle und Abwesenheiten werden nicht nativ berücksichtigt
- Keine native Verbindung zu erfassten Zeiten oder Projektbudgets
- Zeigt Task-Volumen, nicht reale Verfügbarkeit
Beispiel: Eine Person hat 20 Tasks zugewiesen. System zeigt "Überlastet". Tatsächlich arbeitet die Person Teilzeit und ist nächste Woche abwesend – diese Informationen sind nicht integriert.
👉 awork:
awork plant Kapazitäten stundenbasiert auf Basis realer Verfügbarkeit.
Berücksichtigte Faktoren:
- Individuelle Arbeitszeiten und Teilzeitmodelle
- Abwesenheiten und Urlaubstage
- Kalendertermine
- Geplante Projektarbeit
- Bereits erfasste Zeiten
Die Auslastung ist direkt mit Projekten, Budgets und Zeiten verknüpft.
Sichtbar sind:
- Verfügbare Restkapazitäten in Stunden
- Realistische Auslastungssituation
- Auswirkungen auf Projektmargen
Beispiel: Bei Projektzuweisung wird angezeigt: "Person hat diese Woche noch 12 verfügbare Stunden bei 25h Gesamtkapazität."
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenfrei [.b-button-primary]
Unterschied: monday.com zeigt Task-Workload, während zeigt reale Verfügbarkeit in Stunden awork.
Wie unterscheiden sich die KI-Funktionen?
KI-Funktionen
👉 monday.com:
Die KI von monday.com fokussiert auf Workflow-Automatisierung und Produktivität.
Funktionen:
- Automatische Updates und Zusammenfassungen
- Textgenerierung
- Board-Optimierungen
- Automatisierungs-Vorschläge
Die KI arbeitet mit Board-, Item- und Kommunikationsdaten. Da Zeitbudgets und Auslastungslogik nicht nativ vorhanden sind, können diese Daten nicht für wirtschaftliche Projektsteuerung genutzt werden.
👉 awork:
awork AI ist auf wirtschaftliche Projektsteuerung ausgerichtet und hat Zugriff auf integrierte Agentur-Daten:
Datenbasis:
- Projekte und Aufgaben
- Erfasste Zeiten
- Projekt- und Zeitbudgets
- Reale Verfügbarkeiten und Auslastung
- Kalender- und Abwesenheitsdaten
Anwendungsfälle:
- Ressourcen-Empfehlungen basierend auf realen Kapazitäten
- Projektplanung unter Berücksichtigung von Auslastung und Zeitbudgets
- Automatische Insights zu Projektauslastung und Teamverfügbarkeit
Unterschied: monday.com AI optimiert Workflows, während awork AI Projektsteuerung optimiert.
Wie unterscheidet sich die Arbeit mit Externen?
Zusammenarbeit mit Externen
👉 monday.com:
monday.com bietet Gastrollen für externen Zugriff auf ausgewählte Boards.
Funktionsweise:
- Externe arbeiten innerhalb des Agentur-Workspaces mit eingeschränkten Rechten
- Gastrollen können je nach Plan kostenpflichtig sein
- Geeignet für Feedback und Einblick, nicht für operative Mitarbeit mit Zeiterfassung und Budgetverantwortung
- Asymmetrische Zusammenarbeit: Externe sind Besucher, keine gleichberechtigte Projektpartner
👉 awork:
awork nutzt ein Workspace-übergreifendes Projektsharing-Modell.
Funktionsweise:
- Projekte werden zwischen getrennten Workspaces geteilt
- Jede Partei arbeitet in ihrem eigenen Workspace
- Zusammenarbeit findet auf Projektebene statt
- Interne Daten bleiben vollständig privat
Vorteile:
- Gleichberechtigte Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen
- Präzise Berechtigungen: gemeinsame Projektarbeit bei privaten internen Informationen
- Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Externe
- Professionelle Projektkommunikation ohne E-Mail-Fragmentierung
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenfrei [.b-button-primary]
Unterschied: monday.com lädt Externe als Gäste ein, während awork Organisationen über gemeinsame Projekte verbindet.
Datenschutz und Support im Vergleich
[.toc-name]Services im Vergleich[.toc-name]
👉 monday.com:
- Server-Standorte in USA & EU
- Data Residency (EU-Hosting) nur im Enterprise-Plan
- DSGVO-konform durch Standardvertragsklauseln
- Support primär in englischer Sprache
👉 awork:
- Server-Standorte ausschließlich in Deutschland (Frankfurt)
- DSGVO-native Architektur, entwickelt und betrieben in der EU
- ISO 27001-zertifiziert
- EU-Hosting in allen Plänen inklusive
- Support in deutscher Sprache, auch im Standard-Plan
- Spezialisierte Onboarding- und Beratungsangebote für Agenturen
Für Agenturen mit öffentlichen Auftraggebern oder strengen Datenschutzanforderungen ist awork die kostengünstigere Lösung – EU-Datenschutz ist bereits in den Basis-Plänen enthalten.
Fazit: monday.com oder awork
[.toc-name]Fazit: monday.com vs. awork[.toc-name]
monday.com ist ein leistungsstarkes, hochflexibles Work-Management-System für verschiedene Branchen und Use Cases.
Für Agenturen ergeben sich folgende Einschränkungen:
- Keine native Agentur-Logik (Zeit → Budget → Auslastung → Profitabilität)
- Zeiterfassung vorhanden, aber nicht wirtschaftlich integriert
- Budgets und Profitabilität müssen manuell modelliert werden
- Kapazitätsplanung basiert auf Tasks, nicht auf realen Verfügbarkeiten
- Hoher Setup- und Pflegeaufwand
- EU-Hosting nur im Enterprise-Plan
awork wurde speziell für Agenturen entwickelt und liefert:
- Native Zeiterfassung mit Budget-Integration
- Stundenbasierte Kapazitätsplanung auf Basis realer Verfügbarkeit
- Wirtschaftliche Projektsteuerung in Echtzeit
- Agentur-Logik ohne Konfigurationsaufwand
- Deutschland-Hosting in allen Plänen
- Kostenfreie externe Zusammenarbeit
Die Entscheidung:
monday.com eignet sich für Organisationen, die maximale Flexibilität benötigen und Ressourcen für Konfiguration haben. awork eignet sich besser für Agenturen, die projektbasiert arbeiten und wirtschaftlich steuern müssen.
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenfrei [.b-button-primary]
