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Projektmanagement für Kreativteams: So bändigst du Kreativlinge 🦁

Projektmanagement für Kreativteams: So bändigst du Kreativlinge 🦁
8
September 2023

Du bist Projektmanager*in für Kreativprojekte? Dann fühlst du dich wahrscheinlich manchmal so, als würdest du einen Zirkus leiten 🎪. Unter den Teammitgliedern ist zum Beispiel der Jongleur, der Ideen so schnell durch die Luft wirbelt, dass dir schon beim Zuschauen schwindelig wird. Oder die Trapezkünstlerin, die luftige Visionen hat, aber das Sicherheitsnetz komplett vergisst. Und natürlich der Clown, der kreative Einfälle am laufenden Band liefert, mit Struktur allerdings so gar nichts am Hut hat.

Ja, Kreativlinge – sie sprudeln vor Ideen, sind begeisterungsfähig und total liebenswürdig (💛). Und manchmal... da stellen sie dich als Projektmanager*in vor Herausforderungen. Zum Beispiel, wenn Struktur, Zeitenbuchen und Abgabetermine ins Spiel kommen. Doch keine Sorge: Mit einer glänzenden Strategie lässt sich jedes Kreativteam erfolgreich und vor allem happy leiten. Auch deins. 🦄✨

In unserem Blog-Beitrag servieren wir dir 5 Tipps zum meisterhaften Projektmanagement für Kreativteams. Ladies and Gentlemen, Manege frei! 🎪

Tipp 1: Zeiterfassung im Kreativzirkus? Mach's easy-peasy!

Ausgangspunkt: Zeiterfassung ist bei Kreativen ungefähr so beliebt wie Socken zu Weihnachten. Denn wer (außer dir in deiner Rolle als Projektmanager*in oder Teamleiter*in) denkt in kreativen Phasen schon an Zeitenbuchen? Richtig. Niemand.

Die Herausforderung: Zeiterfassung ohne das ständige "Hast du schon...?". Dabei geht’s nicht nur um das richtige System. Die wahre Kunst? Deine Kreativlinge so zu motivieren, dass sie ihre Zeiten (fast) freudig buchen. Ohne ständiges Anstupsen. Ohne das Gefühl, den kreativen Flow zu unterbrechen. Und ohne, dass du als nervige*r Überwacher*in dastehst.

Die Lösung mit awork:

👉 Stoppuhr-Funktion: Bei awork startet mit einem Klick die Stoppuhr – dann werden die kreativen Momente deines Teams direkt erfasst und den entsprechenden Aufgaben zugeordnet.

👉 Kalender-Synchronisation: Termine direkt in Zeiten umwandeln? Easy! Das Brainstorming, ein Meeting mit Kunden oder ein Workshop werden sofort in awork gebucht. So bleiben keine Lücken in der Zeiterfassung.

👉 Planen ohne Panik: Dein Team kann Aufgaben direkt in ihren Kalendern einplanen und Zeiten erfassen. Damit ist Zeit für Projektaufgaben geblockt und verhindert, dass jemand spontan einen Call oder Ähnliches in diese Fokus-Zeit setzt. Und du? Musst, was Zeiten angeht, nicht mehr ständig nachhaken. 💘

👉 Smoothe Kalenderintegration: Das Hin und Her zwischen verschiedenen Tabs hat ein Ende. Mit der Drag-and-Drop-Funktion von awork kann dein Team Zeiten ganz bequem im Kalender erfassen.

Die Zeiterfassung in Kreativteams war nie einfacher!

Tipp 2: Nutze die Magie des Designs ✨

Ausgangspunkt: Projektmanagement-Software ohne schönes Design? Kommt bei den Mitgliedern deines Kreativteams nicht gut an. Sie wollen ihre kreative Energie nicht an umständliche Benutzeroberflächen verlieren, die ihnen jegliche Freude rauben.

Die Herausforderung: Ein Tool auszuwählen, das nicht nur funktioniert, sondern auch das kreative Herz berührt. Die Projektmanagement-Software soll rufen: "Ich bin schön UND praktisch!" Deine Kreativlinge sehnen sich nach (metaphorischem) Glitzer, einer ansprechenden User Experience und einem Design, das Freude beim Klicken macht.

Die Lösung mit awork:

👉 Projektmanagement in hübsch: Hier gibts kein langweiliges Ton-in-Ton. Sondern Farben, die motivieren und ein Design, das inspiriert und zugleich übersichtlich bleibt.

👉 Projektmanagement in einfach: Wir würden FAST so weit gehen und sagen "awork lässt sich mit verbundenen Augen bedienen". Aber halt nur fast. Jedenfalls liegt jede Funktion genau dort, wo ihr als Erstes sucht. Die Usability von awork sorgt obendrein dafür, dass deine Kreativen nicht ständig im Handbuch blättern müssen.

👉 Userexperience vom Feinsten: awork nimmt dein Kreativteam an die Hand und führt es durch den Prozess. Dabei liegt der Fokus auf der User Experience deiner Teammitglieder, damit sie gerne und effizient mit ihren Tasks jonglieren. Alle Arbeitsabläufe fühlen sich smooth an – Aufgaben verschieben, Zeiten eintragen oder mit anderen kommunizieren.

Tipp 3: Mach Lust auf Status-Tracken

Ausgangspunkt: Die Stimmung deines Kreativteams sinkt, sobald das Wort "Status-Update" fällt? Kreativlinge haben den Kopf so voller Ideen, dass es häufig schwer fällt, Ordnung reinzubringen. Der Gedanke, durch endlose Listen zu scrollen oder einem Status hinterherzujagen, klingt oft genauso spaßig wie ein Monat ohne Kaffee – nämlich gar nicht.

Die Herausforderung: Ein Team aus kreativen Freigeistern nicht nur in spannenden Projekten zu navigieren, sondern auch den Überblick zu behalten und gemeinsam in dieselbe Richtung zu steuern. Bedeutet zum Beispiel: Den Designer aus seiner Pixelwelt und den Texter aus seiner Wortwüste abzuholen und auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen. 😅

Die Lösung mit awork:

👉 Status easy aktualisieren: Fühlt sich mit awork an wie ein Game – und nicht wie Arbeit. Mit der klaren Aufgabenansicht haben kreative Teammitglieder stets den Überblick auf ihre Tasks – ganz gleich, ob in Listen, auf Kanban-Boards oder in Timelines.

👉 Mitgestalten statt nur mitarbeiten: Das visuelle und nutzerfreundliche Feedback von awork ermöglicht es allen im Team, den kompletten Status eines Projekts zu checken. So fühlen sich deine Kreativen nicht nur informiert, sondern auch einbezogen. 💘

👉 Klarheit schafft Freiräume: Mit awork wissen alle, was als Nächstes ansteht. Das bedeutet weniger Rätselraten und mehr Raum für Kreativität.

👉 Immer alles auf dem Schirm: Dank awork können Future-Problems frühzeitig erkannt werden. So bleibt mehr Zeit für die kreative Lösungsfindung und kein Grund mehr für Brandbekämpfung.

👉 Prioritäten leicht setzen: Mit awork können die Projekte deines Kreativteams mit ein paar Klicks umgestellt oder priorisiert werden.

Tipp 4: Sorge für Feedbackschleifen in nice

Ausgangspunkt: Feedbackschleifen sind in der Kreativbranche unvermeidlich. Dabei landen Kreativlinge jedoch oft in einem Meer von Anmerkungen – ohne Plan und konstruktive Hinweise. Wenn dem Feedback dann auch noch die Empathie fehlt, endet das häufig mit einem Kratzer am kreativen Stolz. 💔 Und da verliert selbst der mutigste Kreative den Überblick... und die Motivation.

Die Herausforderung: Einen Feedback-Prozess zu gestalten, der nicht nur transparent und verständlich ist, sondern auch Raum für Empathie und Wertschätzung bietet. Auf diese Weise findet konstruktive Rückmeldung ihren Platz, ohne den künstlerischen Funken auszupusten.

Die Lösung mit awork:

👉 Automatisierung mit System: Mit den "Wenn-Dann"-Automatisierungen in awork wird der Workflow vereinfacht. Zum Beispiel: "Immer WENN der Status auf 'Feedback' gestellt wird, DANN weise Julia den Task zu". So landen keine Aufgaben im Nirvana, nur weil keiner den aktuellen Status kennt.

👉 Klarheit durch Anmerkungen: Mit der Kommentarfunktion in awork wird Feedback direkt und präzise an den entsprechenden Stellen platziert.

👉 Bilder > Worte: Dank integrierten Mockups oder Skizzen können Änderungswünsche direkt visualisiert werden.

👉 Nie wieder Post-it-Chaos: Das Dashboard von awork sammelt alle Feedback-Notizen zentral. Kein Durcheinander, kein Verlorengehen von Infos.

👉 Schnellfilter für's Feintuning: Dein Team kann Feedback priorisieren und Punkt für Punkt abarbeiten. Über das Dashboard kannst du mithilfe der Task-Filter easy-peasy ein Feedback-Widget einrichten. So haben Teammitglieder direkt alle Aufgaben im Blick, die ihnen zugewiesen sind UND einen Feedback-Status haben. Mit dem Status-Update-Feature sind alle Beteiligten immer bestens informiert.

👉 Backlog: Wir präsentieren die "Kümmern-wir-uns-später-drum"-Schublade. Denn: Nicht jedes Feedback ist ein Notfall. Mit einer Backlog-Liste lagert ihr Ideen einfach für später ein.

Feedback in kreativen Teams: Mit Empathie zu nicen Prozessen

Tipp 5: Mach die Kapa-Planung realistisch

Ausgangspunkt: Wenn das kreative Feuerwerk in vollem Gange ist, werden Minuten zu Stunden und Stunden manchmal zu Tagen. Dein Kreativteam taucht voll ins Briefing ein und vergisst, dass da noch eine Uhr tickt und weitere To-dos zu bearbeiten sind.

Die Herausforderung: Es geht darum, das kreative Chaos in geregelte Bahnen zu lenken. Damit das Projekt ein Erfolg wird, musst du sozusagen einen Spagat zwischen kreativer Freiheit und organisatorischer Pflicht schaffen – und das Ganze in eine Kapa-Planung packen. Und zwar ohne, dass dein Team Nachtschichten schieben muss.

Die Lösung mit awork:

👉 Kapazitäts-Radar: Spotte auf einen Blick, wer Luft für neue Aufgaben hat und wer bereits voll ausgelastet ist. Bei dringenden Anfragen findest du ruck-zuck verfügbare Zeitslots, um Prios schnell zu versorgen.

👉Individuelle Arbeitszeiten: Jeder Kreativling hat einen eigenen Rhythmus. Passe Arbeitszeiten geschmeidig an und lass allen ihren Flow.

👉Abwesenheitsplanung: Behalte den Überblick über Urlaube, Krankheitstage oder andere Auszeiten. Mit der Personio-Synchronisation wirds noch einfacher.

👉 Keine doppelten Buchungen mehr: Dank der Synchronisierung zwischen awork und dem Kalender gibt es keine bösen Überraschungen.

👉 Transparenz in Echtzeit: Mit dem Live-Update bleibt das gesamte Team immer im Loop. Änderungen werden in Echtzeit angezeigt.

👉 Planung auf allen Ebenen: Vom groben Jahresüberblick bis zur detaillierten Wochenplanung - du planst alles einfach und schnell.

👉 Integriere andere Tools: Bring awork mit anderen Lieblingstools (wie Slack und Microsoft Teams) zusammen.

Keine Blindspots mehr: Kenne die Kapa deines Kreativteams

Fazit: Kreativität + Organisation = grandiose Show ❤️

Bei all den Stunts im Alltag des Projektmanagements braucht es
1) Zeiterfassung in einfach
2) Ein schööööönes Design
3) Kreatives Status-Tracken
4) Geregeltes Feedback mit Empathie
5) eine Kapazitätsplanung, die glatt läuft.

Mit diesen Zutaten und awork als Tool wird aus dem kreativen Treiben eine grandiose Show: Denn was vorher chaotische Einzelacts waren, puzzelt sich zur perfekten Team-Choreo zusammen. Effizient, kreativ und ganz ohne diese „Ups, das ist mir durchgerutscht“-Momente.

Projektmanagement deluxe: Kreativlinge mit awork liebevoll zähmen 🎪

In Kreativ-Agenturen reicht eine normale Projektmanagement-Software oft nicht aus. Deine Branche braucht etwas, das sich dem künstlerischen Flow anpasst, Freiraum lässt und gleichzeitig Struktur in Projekten schafft. awork ist dabei dein verlässlicher Zirkus-Assistent, mit dem du das kreative Chaos in geordnete Bahnen lenkst. Willst du checken, wie das für dein Projektmanagement und Unternehmen ausschauen kann? Let's awork it out! 🦁

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The bear-strong Panda update is here, bringing one of the most frequently requested features to life: a new task level, or more precisely, real subtasks.
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