Ein vermeintlicher Experte für Teamorganisation trifft auf einen Lügendetektor – und wird ertappt! Vielleicht glaubt er sogar selbst nicht an das, was er predigt? Wir identifizieren die 5 größten Lügen über Teamorganisation und helfen dabei, sie aufzulösen – for the joy of work! 💜
Der vermeintliche Orga-Experte im Verhörraum 1
Es ist ein ungewohnt stiller Tag in der “joy of work”-Schmiede von awork. Im großen Meetingraum geht etwas vor sich. An der Tür klebt ein großes Schild: “Verhörraum 1, Bitte nicht stören”. Das sonst so einladend helle und gemütliche Zimmer ist plötzlich dunkel, kühl und ungewohnt leer. Nur ein großer, langer Tisch steht in der Mitte des Raumes, mit je einem Stuhl an den Endseiten.
In einem davon sitzt bereits jemand, mit einem Bein nervös wackelnd. Tom Oxic öffnet gerade den obersten Knopf seines Sakkos, als plötzlich jemand zur Tür herein kommt; in der Hand ein seltsames Gerät. Gleich hinterher kommt eine junge Frau. Sie trägt ein weißes Shirt mit awork Logo und begrüßt ihn: “Hallo Tom, danke für deine Zeit. Mir ist bewusst, dass dein Terminkalender als Teamlead aus allen Nähten platzt”, sagt sie und baut mit ihrem Kollegen das mysteriöse Gerät am anderen Tischende auf.
Warum er heute hier ist? Tom Oxic positioniert sich klipp und klar: Ich bin der Experte für Teamorganisation! Immer wieder tritt er öffentlich auf und berichtet davon, wie gut die Organisation in seinem Team läuft. Schließlich hat ihm sein Buch “Die Wahrheit über Teamführung” auch die Tür für seine aktuelle Position als Teamlead in einem angesehenen Unternehmen eröffnet.
Doch eine anonyme Mail aus seinem Team hat uns stutzig gemacht: Anscheinend ist alles gar nicht so rosig, wie Tom es nach außen darstellt. Als die Verfechter für “the joy of work” sehen wir es also als unsere Pflicht, dem Ganzen auf den Grund zu gehen! Und welche bessere Methode gäbe es, als einen Lügendetektortest?! Das Gerät steht und Tom ist verkabelt, also let’s go! 📈
Lüge 1: "Teamleads sollten alles kontrollieren"
Wir fangen direkt mit einem wichtigen Teil der Teamorganisation an und wollen von Tom wissen, was für ihn eine gute Struktur ausmacht und vor allem: wie er seine eigene Rolle als Teamlead in diesem Kontext sieht.
🤥 Er hat eine ganz klare Antwort darauf: “Ein Teamlead sollte auf jeden Fall überall involviert sein!”
🚨 Ein schrilles Geräusch ertönt und der Schreiber schlägt hohe Wellen. Der Detektor hat eine Lüge entlarvt!
Wir werden stutzig und wollen von Tom wissen, warum er das behauptet, wenn es doch offensichtlich eine Lüge ist. Schließlich ist diese Aussage auch Teil seines Buches. Nach einigen Ausweich-Versuchen knickt Tom letztlich ein und erzählt uns woher der Drang, alles zu kontrollieren kommt.
Das Problem:
Es fehlt einfach eine transparente Übersicht. In seinem Team gibt es kaum Strukturendie aufzeigen, wer gerade an was arbeitet und worauf diese Arbeit am Ende einzahlt. Der Verantwortungsbereich jedes Teammitglieds ist nicht definiert. Kein Wunder, dass Tom da in einen dichten Nebel der Teamorganisation blickt und Vertrauensprobleme entwickelt.
Was Tom in seinem Team verbessern kann:
✅ Ownership-Bereiche definieren: Im gesamten Team sollte klar sein, wer für was verantwortlich ist und wie diese Arbeit auf die Unternehmensziele einzahlt. Hier kann Tom mit seinen Team-Mitgliedern bspw. klare KPIs für jede Rolle festlegen. So kann das Team seine Bemühungen messen und ggf. anpassen, wenn nötig.
✅ Sparringspartner werden: Statt von oben herab Dinge vorzugeben oder zu kontrollieren, könnte sich Tom als Sparringspartner anbieten. Dazu eignen sich regelmäßige 1:1-Meetings, in denen er mit seinen Teammitgliedern aktuelle Themen bespricht (und dabei aktiv zuhört) und Feedback anbietet. Damit schafft er auch einen Raum, in dem Fortschritte und aktuelle Hürden besprochen werden können.
✅ Workload mit Zeiterfassung sichtbar machen: Da das Team von Tom projektbasiert und hybrid arbeitet, kann eine Zeiterfassung ebenfalls eine bessere Übersicht liefern. Natürlich sollte sie nicht als Kontrollinstrument ausgenutzt werden, sondern genau zeigen, woran im Team gearbeitet wird und den Workload transparent machen. So ist die Zeiterfassung noch viel mehr als nur ein Dienstleister für die Abrechnung.
Lüge 2: "Dokumentation? Zeitverschwendung!"
Weiter geht’s im Verhörraum 1. Tom Oxic zieht gerade sein Sakko aus und fächert sich etwas Luft zu: “Warm hier, oder?” – aber wir sind noch lange nicht fertig mit unserem Lügendetektor-Test! Als nächstes wollen wir wissen, wie Tom und sein Team ihr Wissen teilen und dokumentieren.
🤥 “Wir brauchen keine Dokumentation, das ist pure Zeitverschwendung”, behauptet er.
🚨 Das schrille Geräusch ertönt erneut und der Schreiber schlägt wieder in hohe Wellen um. Der Detektor hat eine weitere Lüge entlarvt!
Auch hier wollen wir von Tom – mittlerweile sichtlich genervt davon, dass wir ihn ertappt haben – wissen, warum er uns eine Lüge auftischen will. Diesmal wird er etwas schneller einsichtig.
Das Problem:
Tom merkt immer wieder deutlich, wie fehlende Dokumentation die Arbeit seines Teams – und seine eigene – behindert. Für gute Teamorganisation ist das eine echte Bremse. Immer wieder fehlen wichtige Informationen, besonders dann, wenn mal ein Teammitglied ausfällt. Dann stehen auch mal ganze Projekte für diese Zeit still.
Besonders die hybride Arbeit wird dadurch zur Geduldsprobe. Außerdem ist das Team dadurch ständig auf Meetings angewiesen, in denen sie seeeehr viel wertvolle Zeit verbringen – lediglich, um sich auf dem Laufenden zu halten.
Was Tom in seinem Team verbessern kann:
✅ Projektfortschritte festhalten: Projekte sollten jederzeit und für alle klar nachvollziehbar und transparent sein. Fällt mal jemand aus, kann sich schnell jemand anderes drum kümmern – die nötigen Infos und Fortschritte sind schließlich vorhanden. Wie? Mit einem Projektmanagement-Tool, natürlich! (awork ist hier unser Geheimtipp 😉)
✅ Ordnung schaffen: Alles, was das Team von Tom zur generellen Arbeit braucht und wissen muss, sollte an einem Ort gesammelt werden. Wir bei awork nutzen für unser Knowledge Sharing Notion, um unsere Prozesse und Infos zu dokumentieren, die nicht zum “Daily Doing” gehören. So halten wir alle auf dem Laufenden und müssen uns nicht auf die “eine Person, die alles weiß” verlassen. In unserem hybriden und schnell wachsenden Team ein absolutes Must-have!
✅ Transparenz hoch, Meetings runter: Mit den richtigen Dokumentationsstrukturen kann das Team von Tom viele ihrer Meetings streichen und sich asynchron auf dem Laufenden halten. Das geht super mit Zoom-Clips oder Looms. Schnell mal aufgenommen, kann man die Videos an alle verteilen, die sie brauchen oder auch direkt in der globalen Dokumentation hinterlegen. Langes Tippen? Damit Geschichte!
Lüge 3: "Kapa-Planung? Ist doch easy-peasy!"
Wir schauen weiter gebannt auf den Lügendetektor, während wir nun von Tom wissen möchten, wie sein Team Kapazitäten plant und wie sie Herausforderungen dabei meistern.
🤥 Tom schaut uns ganz verdutzt an: “Kapazitäten planen? Das ist doch Kinderkram! Warum sollten wir hier Herausforderungen haben?”
🚨 Und wieder schlägt der Lügendetektor aus und ertappt Tom bei einer Lüge! Das schrille Geräusch wird langsam zur Gewohnheit.
Das Problem:
Seufzend, aber einsichtig, knickt Tom auch hier ein und offenbart uns, dass er und sein Team nur selten überhaupt ihre Kapazitäten planen. Die Planung nimmt einfach sehr viel Zeit in Anspruch und wird durch spontane Änderungen dann wieder über den Haufen geworfen. Und: Die Planung stimmt fast nie mit dem wahren Workload überein. Meistens rennt das Team in Überstunden über Überstunden.
Was Tom in seinem Team verbessern kann:
✅ Den wahren Workload sichtbar machen: Bevor das Team von Tom überhaupt über neue Projekte nachdenken kann, müssen sie genau wissen, wie viel Kapazität ihnen zur Verfügung steht. Am einfachsten können sie den Workload mithilfe einer visuellen Darstellung sichtbar machen, wer gerade an was und mit wie viel Zeitaufwand arbeitet. Dabei ist es am wichtigsten, den realen Workload aufzuzeigen; also abzüglich aller Meetings und Co. Am einfachsten geht das mit einer Kalender-Integration. Das passende Tool (nur awork bietet diese Integration 😉) kann hier zum Game-Changer werden!
✅ Realistisch planen: Die ganze Planung bringt nichts, wenn sie nicht realistisch gemacht wird. Dazu gehören auch Limits! Ist das Team überbucht, kann es auch kein neues Projekt mehr angehen. Dazu zählen auch Projekte, die erst in der Zukunft starten, aber schon in Planung sind. Ein entsprechende Visualisierung zeigt auch hier wieder genau, wer noch freie Kapa hat. Sollte die Antwort “Niemand” lauten, muss Tom überlegen, ob er die Prioritäten ändert oder mehr Teammitglieder an Board holt.
✅ Nicht nach Perfektion streben: Auch wenn man nah rankommen kann, gibt es keine perfekte Kapa-Planung. Deswegen sollte sich das Team nicht zu verkopft mit der Planung ihrer Kapazitäten beschäftigen, solange sie sich an die Grundregeln halten. Denn auch der besten Planung können unvorhergesehene Ereignisse in den Weg kommen – es sei denn, Tom hat eine Glaskugel in seinem Sakko versteckt. 🔮
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Lüge 4: "Feedback ist optional, kein Muss!"
Sichtlich bereit standhaft zu bleiben, signalisiert uns Tom, dass er für die nächste Frage bereit ist. Diesmal interessieren wir uns für das Thema Feedback und würden gerne wissen, wie es in seinem Team gelebt wird.
🤥 ”Für mich ist das ganz einfach Zeitverschwendung. Feedback ist optional, aber kein Muss!”
🚨 Als hätten alle im Raum bereits damit gerechnet, ertönt auch diesmal wieder das schrille Geräusch während der Lügendetektor seinen kleinen Tanz mit dem Schreiber hinlegt, der nur eins bedeuten kann: Das ist eine Lüge!
Das Problem:
Mit gesenktem Kopf erklärt Tom, dass er tatsächlich schon öfter von seinem Team zu hören bekommen hat, dass sie sich mehr Feedback wünschen. Doch da er stets in alles involviert ist und ohnehin schon Überstunden schiebt, bleibt ihm keine Zeit dafür. Das Resultat? Die Demotivation und schlechte Stimmung im Team ist deutlich zu spüren. Zwei Teammitglieder hat er bereits verloren.
Was Tom in seinem Team verbessern kann:
✅ Eine Feedback-Kultur schaffen: Für das Glück in Teams – das nunmal auch Bestandteil einer gut funktionierenden Teamorganisation ist – hat Feedback eine große Auswirkung. Um eine Kultur darum zu schaffen, muss Feedback verbindlich in alle Unternehmensprozesse integriert werden – egal in welche (hierachische) Richtung. Dadurch können alle harmonischer Zusammenarbeiten und in ihrer persönlichen Entwicklung wachsen
✅ Das Prinzip der 4 A's einführen: Ein Beispiel für diese Regeln sind die 4 A’s, von denen jeweils zwei auf der Empfänger und zwei auf der Feedback-Geber Seite gelten.
👉Aim to assist | Feedback geben: Das Feedback sollte eine positive Absicht haben, die der anderen Person hilft.
👉Actionable | Feedback geben: Das Feedback sollte einen klaren Fokus haben und einen Vorschlag, den die andere Person umsetzen kann.
👉Appreciate | Feedback erhalten: Erhaltenes Feedback sollte immer dankbar angenommen werden.
👉Accept or Discard | Feedback erhalten: Der Empfänger kann selbst entscheiden, ob er die Rückmeldung annimmt oder nicht.
✅ Kudos verteilen: Manchmal, da können ein paar nette Worte so viel Gutes tun! Und da Team-Happiness einen sehr hohen Stellenwert bei awork hat, gehören sie zu unserer Routine wie Pommes zu Ketchup. Jeden Freitag ist “Kudos Friday” in unserem Slack, dank des Plug-ins “Matter” – etwas, was wir auch Tom und seinem Team ans Herz legen können.
Lüge 5: "Das Team braucht keine Richtung"
Ein letztes Mal wollen wir Tom noch einmal löchern und von ihm wissen, wie die Zielsetzung in seinem Team aussieht und wie die gemeinsame Ausrichtung an die globalen Unternehmensziele aussieht – und wie sie diese aufrechterhalten.
🤥 ”Ist doch selbstverständlich, was unser Unternehmensziel ist! Mein Team braucht keine Richtung von mir!”
🚨 Als hätten es alle geahnt, enttarnt der Lügendetektor auch hier wieder eine glatte Lüge.
Das Problem:
Tom sieht ein, dass sein Team immer wieder an den Punkt kommt, an dem das “Warum” unklar wird und die Motivation deutlich sinkt. Jedes einzelne Teammitglied versteht nicht, wie die eigene Arbeit auf die Unternehmensziele einzahlt – und welchen Wert die eigene Arbeit somit am Ende des Tages hat.
Was Tom in seinem Team verbessern kann:
✅ Das "Why" in den Mittelpunkt stellen: Ja, das Wort “Purpose” ist mittlerweile zum geflügelten (Un-)Wort geworden, aber wir glauben: Zu unrecht! Das “Warum” ist und bleibt der zentrale Treiber des Sinnempfindens bei der Arbeit. Und auch wenn Tom glaubt, es sei selbstverständlich: Das ist es in der Regel nicht. Es muss wiederholt und im Tagesgeschehen präsent gehalten werden.
✅ Teamziele an Unternehmensziele knüpfen: Aus den übergreifenden Unternehmenszielen sollte sich Toms Team ihr eigenes Ziel ableiten. Dadurch stärken sie das Team-Gefühl und sehen genau, welchen Impact ihre Team-Arbeit hat.
✅ Ziele für jedes Teammitglied definieren: Das Ganze können sie natürlich noch weiter herunterbrechen und genaue Ziele für jedes Teammitglied in einem überschaubaren Zeitraum festlegen. Diese einzelnen Mini-Ziele bringen Stück für Stück das gesamte Team voran und jedes Teammitglied weiß genau, was die eigene Arbeit an Impact hat. Das gilt auch für Projektarbeit! Hier sollte Tom darauf achten, den Bezug direkt in den Briefings herzustellen.
✅ Regelmäßige Check-ins abhalten: Damit das Team ihre Richtung nicht aus den Augen verliert, können sie sich regelmäßig über den aktuellen Status updaten und so auch genau schauen, wo vielleicht auch mal was angepasst werden muss. Denn auch hier gilt: Planung ist super, aber es kann immer Unvorhergesehenes passieren (Wir wissen immer noch nicht, ob Tom eine Glaskugel besitzt).
Die Einsicht: Teamorganisation neu denken
Tom hat es endlich geschafft, der Lügendetektor-Test ist vorbei! Während wir die Kabel entfernen und das Gerät wieder sorgfältig zusammenpacken, gesteht uns Tom:
“Ich habe mein Buch geschrieben, da war ich noch sehr jung. Ich habe viel über Unternehmensleitung gelesen und dachte, so würde die Welt funktionieren. Doch leider war vieles davon bereits überholt – doch mein Buch machte Wellen. Und plötzlich wurde ich selbst zum Teamlead und musste feststellen: Die Realität sieht ganz anders aus! Aber ich musste meinen Schein wahren…”
Die anonyme Mail aus Tom’s Team hat gezeigt, dass sein bisheriger Weg nicht funktioniert – und auch kein glückliches Team hervorbringt. Dennoch: So viel Einsicht hätten wir am Ende nicht erwartet. Unsere Vorschläge nimmt er dankend entgegen. Deswegen sind wir uns sicher, dass wir Tom nun als besseren Teamlead wieder zurückschicken. Unsere Mission als the joy of work-Verfechter: erfüllt! ✅
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