Projektplan erstellen: Struktur, Beispiele & Tipps aus dem Agenturalltag

In Agenturen läuft selten alles nach Plan und genau deshalb ist ein guter Projektplan so wichtig.

Kunden ändern spontan ihre Wünsche, Deadlines verschieben sich, Teams jonglieren mehrere Projekte gleichzeitig.
Ein Plan hilft, den Überblick zu behalten, aber nur, wenn er auch flexibel bleibt und zur Realität im Team passt.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt, wie du einen Projektplan aufsetzt, der funktioniert, mit Beispielen, Struktur und hilfreichen Tipps. Und wir zeigen dir auch, wie du mit awork aus einem statischen Plan ein echtes Steuerungstool machst.

Los geht’s – mit Struktur, die sich anfühlt wie ein bisschen Ruhe im Agenturalltag. ✨

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Was ist ein Projektplan?

Ein Projektplan bündelt alles, was du brauchst, um ein Projekt zuverlässig umzusetzen: Aufgaben, Abläufe, Zeitplan.

Gerade bei komplexeren Projekten ist eine klare, verständliche Struktur entscheidend, sonst verliert man schnell den Überblick.

In Agenturen gehört die Projektplanung oft zu den wichtigsten, aber auch zeitintensivsten Aufgaben. Sie wird meist zu Beginn vom Projektverantwortlichen (z. B. Teamlead oder Projektmanager:in) aufgesetzt und sollte im Laufe des Projekts ständig aktualisiert werden.

👉 Das klingt nach viel Aufwand und das ist es auch. Besonders, wenn viele Projekte gleichzeitig laufen und sich Anforderungen spontan ändern.

Doch genau dafür gibt's awork: Um Übersicht in deine Planung zu bringen.

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Wie sieht ein Projektplan aus? Der Aufbau

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Ein Projekt lässt sich am einfachsten strukturieren, wenn man es in kleinere, überschaubare Teile zerlegt.

Ein bewährtes Prinzip dafür ist der Projektstrukturplan – also die Aufteilung eines Projekts in Teilprojekte, Aufgabenpakete und einzelne Aufgaben. So entsteht eine Art Baumstruktur.

Stell dir beim Planen diese Fragen:

• Welche Phasen hat das Projekt?
• Welche Aufgabenpakete gehören zu jeder Phase?
• Welche Aufgaben stecken in diesen Paketen?
• Kann man diese Aufgaben noch in kleinere Schritte unterteilen?

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So brichst du dein Projekt in immer kleinere Teile herunter, sodass du ganz genau weißt, was wann und in welcher Reihenfolge erledigt werden muss.

In awork kannst du die WBS-Struktur super mit Listen, Aufgaben und Unteraufgaben und Checklisten darstellen.

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[.b-important-block]Notiere alle deine Ideen in Form einer Aufgabenliste. Bringe dann Ordnung in das Chaos, indem du die Aufgaben in verschiedene Listen aufteilst und/oder sie z.B. auf einem Zeitstrahl (Gantt-Diagramm) anordnest.[.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp 1[$tag]

[.b-important-block] Strukturiere das Projekt mithilfe von Meilensteinen und Abhängigkeiten. Diese geben wichtige Einblicke in Meilensteine und zeigen, welche Aufgaben anderen Aufgaben abhängig sind.[.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp 2[$tag]

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Die 6 klassischen W-Fragen der Projektplanung

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Ein Projekt richtig zu starten heißt: alle Beteiligten abholen, Erwartungen klären und Struktur reinbringen. Ein bewährter Fahrplan dafür sind die 6 klassischen W-Fragen aus dem Projektmanagement:
👉 Wo? Warum? Was? Wer? Wann? Wieviel?

Wenn du diese Fragen Schritt für Schritt beantwortest, legst du den Grundstein für einen Projektplan, der im Alltag wirklich funktioniert und nicht nur auf dem Papier gut aussieht.

1. Wo stehen wir gerade? - Die Ausgangssituation

Ziel dieser Frage ist es, die Ausgangssituation zu klären und alle Beteiligten auf denselben Stand zu bringen.

Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Wie ist die aktuelle Situation?
• Wie sind wir hierher gekommen?
• Wie sieht das Problem aus, das wir lösen wollen?

➡ Ziel: Alle ins Boot holen und ein gemeinsames Verständnis schaffen.

[.b-important-block] Du musst das Rad nicht neu erfinden! In awork kannst du bestehende Projekte einfach als Vorlage speichern und für neue Projekte wiederverwenden.[.b-button-secondary]Mehr über awork Templates[.b-button-secondary][.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp[$tag]

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2. Warum machen wir dieses Projekt überhaupt?

Was soll sich verbessern, wenn das Projekt abgeschlossen ist?Das ist nicht das konkrete Ziel – sondern der Nutzen, den das Projekt bringen soll.

Es ist relevant, das “Warum” eines Projekts zu definieren, da Projekte erfolgreicher sind, wenn der Nutzen klar kommuniziert wird. Das motiviert auch Teammitglieder in herausfordernden Projektphasen. Überlege dir daher im Vorfeld genau, warum du dieses Projekt durchführen möchtest. 🙏

Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Was ist die Projektvision?
• Was haben wir langfristig davon, das Projekt umzusetzen?
• Was ist der Nutzen unserer Projektergebnisse?

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3. Was wollen wir erreichen?

Nachdem du das “Warum” der Projektdurchführung festgelegt hast, ist nun das Projektziel an der Reihe. Dieses sollte genau und möglichst messbar beschreiben, was im Rahmen dieses Projekts produziert werden soll.

Es gibt verschiedene Methoden der Zieldefinition. Gerade für Einsteiger*innen gilt dabei jedoch oft: Weniger ist mehr. Ein Projektziel kann auch einfach das handfeste Ergebnis sein. 🎯

Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Was wollen wir mit diesem Projekt erreichen?
• Was machen wir in diesem Projekt?
• Was sind die Ergebnisobjekte?

Hier ein simples Beispiel für ein Projektziel und dessen Erfolgsausblick (der vorhergehende Punkt):

• Projekt: Website Relaunch
• Projektziel: Die fertige Website mit den folgenden 10 Unterseiten ist live.
• Erfolgsausblick: Bessere Conversionrate im Marketing und Sales.

Wenn du schon mehr Erfahrung im Projektmanagement mitbringst, dann orientiere dich bei der Zielsetzung am besten am S.M.A.R.T-Prinzip. Formuliere dein Ziel wie folgt:

• Spezifisch: Legt euch auf einen bestimmten Bereich fest, den ihr mit diesem Ziel verfolgt.
• Messbar: Nutze quantitative und qualitative Angaben, um eure Zielerreichung zu messen.
• Attraktiv: Wie kannst du dein Team mit diesem Projektziel motivieren? Welchen Mehrwert bringt euch das gewünschte Ergebnis?
• Realistisch: Formuliert ambitionierte Ziele, aber bleibt dabei realistisch.
• Pünktlich: Setze deinem Team eine realistische Deadline und plane genug Puffer ein, um eventuellen Verzögerungen zu begegnen.

[.b-important-block] Kommuniziere die Projektziele im gesamten Team. Das vermeidet nicht nur Konflikte und hilft, Schwierigkeiten besser zu bewältigen, sondern fördert auch die notwendige Konzentration aller Projektbeteiligten. [.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp[$tag]

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4. Wer ist beteiligt?

In diesem Schritt werden nicht nur eigene Teammitglieder einbezogen, sondern auch externe Stakeholder, sofern vorhanden. Alle Beteiligten gemeinsam ergeben den "Projektkosmos". 🪐

Einige Projektrollen gibt es in jedem Projekt, egal ob es sich um ein Kundenprojekt oder interne Teamarbeit handelt. Manchmal werden mehrere dieser Rollen in Personalunion ausgefüllt – umso größer das Projekt, umso wahrscheinlicher ist es, dass jede dieser Rollen auch von gesonderten Personen besetzt werden:

• Auftraggebende sind die Urheber*innen des Projektes. Ihre Pflicht ist es, ein klares Projektziel zu definieren und die Projektergebnisse final abzunehmen.
• Auftragnehmende einigen sich mit den Auftraggebenden auf die Inhalte und Rahmendaten des Projektes. Sie stehen dem Team als Ansprechpartner*in und zur Klärung von Fragen zur Seite.
• Die Projektleitung übernimmt die operative Leitung des Projektes, also die Aufgaben- und Zeitplanung, die Pflege des Projektplan im engeren Sinne und das Risikomanagement.
• Das Team bearbeitet schließlich die inhaltlichen Aufgaben des Projektes.

Bei jedem Projekt sollte genau festgelegt werden, wie die Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten aussieht. Dabei sollte vorab besprochen werden, wie die Workflows und Abstimmungen aussehen sollten und welche Tools dafür genutzt werden.

Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Brauchen wir regelmäßige Abstimmungen?
• Welche Tools nutzen wir für Kommunikation und Aufgaben?
• Wie läuft Feedback und Freigabe ab?

[.b-important-block]Mit awork Connect bindest du Kund:innen und Freelancer ganz einfach ein, ohne zusätzliche Tools oder Chaos in der Inbox.[.b-button-secondary]Entdecke awork Connect[.b-button-secondary][.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp[$tag]

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5. Bis wann soll das Projektziel erreicht werden?

Die Deadline eines Projektes, also bis wann das Projektziel erreicht werden soll, wird vom Auftraggebenden festgelegt. Dieser ist entweder eine externe Partei oder jemand aus dem Team, wenn es sich um ein internes Projekt handelt. Egal ob ihr mit internen oder externen Auftraggebenden zusammenarbeitet, plant auf jeden Fall genügend Puffer für eventuelle Verzögerungen ein.

⏳ awork hilft dir, Aufgaben direkt in die Kalenderverfügbarkeit deines Teams einzuplanen – so entstehen realistische Zeitpläne statt Wunschdenken.

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6. Wie viel darf das Projekt kosten?

Last but not least: Kalkuliere, wie viel die im Projekt geplanten Ressourcen kosten dürfen. Dazu zählen sowohl interne Ressourcen, also Personalkosten, als auch Budget für externe Ressourcen, wie z.B. Agenturen, Tools, Freelancer oder Materialkosten. Falls ihr einen Auftraggeber für das Projekt habt, gibt dieser oftmals die Projektkosten vor. Daraus resultiert eure interne Kostenplanung. 💸

Stelle dir dazu folgende Fragen:

• Welche Budgetposten sind in dem Projekt enthalten?
• Wie soll das Budget verteilt werden?
• Wie hoch sind die Gesamtkosten, die dadurch entstehen?
• Optional: Liegt das Budget im vorgegebenen Rahmen?

📊 In awork kannst du Zeiten und Budgets live verfolgen – so siehst du jederzeit, wie viel Luft noch ist.

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Im Laufe des Projektes solltest du kontinuierlich prüfen, ob ihr noch im Budgetrahmen bzw. im Zeitbudget liegt liegt. Auch am Ende des Projektes sollte es einen solchen Abgleich geben, ob ihr unter oder über dem Budget lagt. Aus dem Ergebnis kannst du dann für zukünftige Projekte lernen, um deren Kosten besser abzuschätzen. Das gilt für Kosten, aber auch für geplanten vs. tatsächlichen Zeitaufwand.

Wie erstelle ich einen Projektplan? Ein Beispiel

[.toc-name]Projektplan-Beispiel[.toc-name]

Wir können die Struktur eines Projektplans anhand des folgenden Beispiels veranschaulichen . Stell dir vor, du sollst für einen Kunden die Website eines Unternehmens neu gestalten. 👩‍💻

Projektplan erstellen - Beispiel:

• Dem Projekt "Websitegestaltung" sind Teilprojekte untergeordnet:
  "Website-Design"
  "Website-Texte"  
  "Technische Umsetzung"

• Zum Teilprojekt "Website-Design" gehören beispielsweise die Arbeitspakete
  "Corporate Branding"
  "Grafiken"  
  "Animationen"

• Dem Arbeitspaket "Grafiken" sind zum Beispiel die Aufgaben untergeordnet:
  "Mockups designen"  
  "Grafiken optimieren"

[.b-important-block] In awork kannst du jeder Aufgabe den geplanten Aufwand zuweisen. Während der Ausführung der Aufgabe kann dein Team die aufgewendete Zeit nachverfolgen, so dass du die geplante mit der tatsächlich verbrauchten Zeit vergleichen kannst. Das ist besonders nützlich, um den zukünftigen Zeitbedarf genauer abzuschätzen. [.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp[$tag]

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Projekt-Zeitplan erstellen per Gantt-Chart inkl. Meilensteine

[.toc-name]Timeline & Meilensteine[.toc-name]

Bleiben wir bei dem Projektplan-Beispiel der Websitegestaltung. Wie ist der aktuelle Stand deines Projektplans?

1. Bisher hast du nur die Struktur der vorhandenen Elemente der Projektplanung dargestellt, also fehlt jetzt noch eine zeitliche Einordnung. Die Festlegung von Deadlines hilft dir dabei, einz dein Projekt fristgerecht abzuschließen.
2. Wie setzen wir dies um? Mit der Darstellung eines Ablaufplans als Gantt-Diagramm, welches dir die Dauer der einzelnen Arbeitspakete als Balken anzeigt. Diese Anordnung auf einer horizontalen Zeitachse definiert den Beginn und das Ende einer Aufgabe.
3. Um Deadlines einzuhalten, ist natürlich wichtig, dass auch die nötigen Ressourcen deiner Mitarbeitenden zur Verfügung stehen. Diese sollten so früh und transparent wie möglich in den Prozess mit einbezogen werden. Verteile die Arbeitspakete und Aufgaben im Team. Wichtig dabei: Möglichst genau abzuschätzen, wie lange die Aufgaben dauern werden.

🤓 Der große Vorteil des Gantt-Charts: Es kann Aufgaben, die über einen langen Zeitraum laufen, Abhängigkeiten und Meilensteine wesentlich besser darstellen als die klassische Listen- oder Kalenderdarstellung.

Meilensteine sind besonders nützlich für das Zeitmanagement und die Fortschrittskontrolle. Sie dienen als feste Termine im Projektplan, bis zu denen bestimmte Aufgaben erledigt sein müssen. Das hilft dabei, den Fortschritt des Projekts zu überwachen und sicherzustellen, dass es auf Kurs bleibt. Außerdem kann das Erreichen eines Meilensteins, der ein messbares Zwischenergebnis darstellt, für das Team sehr motivierend sein. 🎉

Abhängigkeiten zeigen auf, welche Aufgaben vor anderen erledigt werden müssen und welche Aufgaben möglicherweise erst nach Abschluss bestimmter anderer Aufgaben beginnen können. Durch die Visualisierung von Abhängigkeiten im Projektplan ist es besser verständlich, wie sich Verzögerungen oder Änderungen auf andere Teile des Projekts auswirken können.

Im Gantt-Chart können dank dieser visuellen Planung dann auch die Zuweisung der Verantwortlichkeiten vorgenommen werden. Es ist direkt sichtbar, wer in welcher Projektphase wie viele Aufgaben hat. Das hilft auch dabei, Engpässe und potenzielle Risiken im Projekt zu identifizieren, bevor sie auftreten.

[.b-important-block]Auf awork kannst du zusätzlich die projektübergreifende Kapazität deiner Teammitglieder sehen. Die Übersicht Workload zeigt Überbuchungen oder Leerlaufzeiten sofort an, so dass du deine Pläne entsprechend anpassen kannst.[.b-important-block]

[$tag]💡 Tipp[$tag]

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Projektplan in awork erstellen

[.toc-name]Projektplan in awork[.toc-name]

Nachdem du dich mit der Erstellung und Strukturierung eines Projektplans vertraut gemacht hast, können wir dieses Wissen nun in die Praxis umsetzen mit dem Projektmanagement Tool awork. Hier erfährst du, wie du deinen eigenen Projektplan Schritt für Schritt erstellen kannst:

1. Hierarchisches Einpflegen der Projektplan-Inhalte: Lege in deinem awork Projekt zunächst eine Liste für jedes Teilprojekt an. Dieser fügst du dann die zugehörigen Aufgaben und Unteraufgaben hinzu und kannst sie bei Bedarf mit Checklisten ausstatten.

2. Aufgabeninformationen: Fülle sämtliche möglichen Informationen zu den einzelnen Aufgaben und Unteraufgaben hinzu: Zeiten, Verantwortlichkeiten, Priomarker, Planaufwand, Beschreibungen, Checkliste – je mehr, desto besser. 😉

3. Visuelle Planung deines Projekts: Wechsle von der Listenansicht zur Zeitleistenansicht. Diese zeigt alle Aufgaben deines Projekts im Zeitverlauf an - wie ein Gantt-Diagramm, aber noch besser. Aufgaben, für die du bereits ein Start- und Enddatum festgelegt hast, werden automatisch in der Zeitleiste angezeigt. Aufgaben ohne Zeitplanung kannst du einfach per Drag & Drop aus der Liste auf der rechten Seite des Bildschirms an die entsprechende Stelle ziehen.
   

4. Verantwortlichkeiten zuweisen: Die Timeline-Ansicht eignet sich auch bestens, um dein Team auf die jeweiligen Aufgaben zu besetzen. Um sicherzustellen, dass niemand überbucht ist, solltest du im Anschluss einen Blick in die Workload-Übersicht im Planer werfen.

5. Abhängigkeiten und Meilensteine: Definiere sie, um die Prioritäten und wichtige Teilziele zu markieren. Mit den Abhängigkeiten wird klar, welche Aufgaben dein Team zuerst bearbeiten sollte.
   

[.b-important-block] Der Projektplan ist fertig. Aber dann kommen spontane Anfragen herein, die alles durcheinander bringen? Weise die Anfrage einfach Teammitgliedern zu, die in ihrem Zeitplan noch etwas Zeit übrig haben. Mit dem awork Planer kannst du diese freien Zeitfenster schnell ermitteln.[.b-important-block]

[$tag]💪 Pro Tipp [$tag]

Die meist genutzten awork Projekt-Vorlagen

Wenn du eine Planung erstellt hast, die zu dir passt, kannst du sie auch als Projekt- oder Aufgabenvorlage speichern - zum Beispiel mit den Vorlagen in awork. So wird der Start zukünftiger Projekte zum Kinderspiel!

[.b-button-primary] Vorlage Jahresplanung [.b-button-primary] [.b-button-primary] Vorlage Kampagnenplanung [.b-button-primary]

[.b-button-primary] Vorlage Teammeeting [.b-button-primary] [.b-button-primary] Vorlage Projektstrukturplan [.b-button-primary]

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Fazit

Ein Projektplan ist weit mehr als nur eine To-do-Liste. Er bringt Struktur, schafft Klarheit und sorgt dafür, dass alle am gleichen Strang ziehen – besonders in Agenturen, wo mehrere Projekte, knappe Deadlines und spontane Änderungen zum Alltag gehören.

Wenn du die sechs W-Fragen durchgehst und dein Projekt in überschaubare Schritte gliederst, legst du die perfekte Basis für einen erfolgreichen Ablauf.

Noch besser funktioniert’s, wenn du die Planung direkt in einem Tool abbildest, das sich an deinen Alltag anpasst – wie awork.
Hier findest du Aufgaben, Zeitpläne, Teamverfügbarkeiten und Zusammenarbeit an einem Ort.
So wird aus Planung echte Umsetzung.

👉 Teste awork kostenlos und bring Struktur in deine Projekte, ohne den Überblick zu verlieren.

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Oft gefragt: Warum ist ein Projektplan sinnvoll?

Mit einem Projektplan bündelst du alle Pläne und Aufgaben für die Durchführung deines Projekts. Er hilft dir dabei, die Komplexität deines Vorhabens zu reduzieren und spart dir damit viel Zeit beim Projektmanagement. 💪

Ein Projektplan ist ein unverzichtbares Instrument für eine erfolgreiche Projektdurchführung. Er unterstützt dich bei der Strukturierung und Organisation deines Projekts, beim effizienten Management von Zeit und Ressourcen, bei der Kommunikation mit allen Beteiligten und bei der Identifizierung und Bewältigung von Risiken. Interessierst du dich für noch mehr Projektmanagement-Magie schau in unserem Projektplanung Hub vorbei und entdecke Use Cases, weitere Blogartikel und praktische Vorlagen.

Was braucht es für einen guten Projektplan?

Um einen funktionierenden Projektplan aufzubauen benötigst du zuallererst eine echte Übersicht all deiner Dimensionen. Mit Dimensionen meinen wir dein Team, dein Projekt-Portfolio, die zusammengeführte Kapazitätsplanung und eine realistische Einschätzung der Änderungen (kein Projekt ohne spontane Ausfälle oder Veränderungen).

Baust du dir aus diesen Dimensionen deine Planungsbasis zusammen, bist du gewappnet, um Projekte profitable und realistisch zu planen. In unserem Blogartikel zur 4D-Planung findest du alle Infos zur besten Planung in Dimensionen.