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Best-Practices

In 9 Fragen zum perfekten Briefing für Agenturen

In 9 Fragen zum perfekten Briefing für Agenturen
14
May 2024

Erfahre in diesem Artikel:

  • Wie du professionelle Briefings erstellst ✅
  • Warum ein gutes Briefing Zeit und Geld spart ✅
  • Wie du dir mit Briefing Vorlagen die Arbeit einfacher machst ✅

Arbeitet eine Marketingabteilung oder eine Kundenfirma mit einer Kreativagentur zusammen, ist das Briefing der Startschuss für jedes Projekt. Hier wird von Kundenseite genau definiert, was gebraucht wird und was die Ziele sind. Ein gutes Briefing gibt der Agentur die nötige Klarheit, um kreative Lösungen zu entwickeln, die genau ins Schwarze treffen.

Als Kund*in das Briefing sorgfältig vorzubereiten hilft, langfristig einen zielführenden und effizienten Produktionsablauf mit der Agentur zu gewährleisten.

Mit 9 Fragen führen wir durch den Briefingprozess, um das Agenturbriefing perfekt zu machen, einen kleinen Ausschnitt gibt's schon hier: Zuerst solltest du deine Vision und deine Erwartungen klar kommunizieren. Was ist das Endziel? Wer ist die Zielgruppe? Welche Botschaft willst du vermitteln? Leg auch den Zeitrahmen und das Budget fest. Je präziser du hier bist, desto besser. Aber bleib flexibel – die Profis in der Agentur bringen auch eigene Ideen mit, die dank ihrer Erfahrungen oft sehr gut zur Zielgruppe passen.

Was ist ein Briefing?

Das Briefing ist ein wichtiger Schritt in der Zusammenarbeit zwischen Auftraggebende und einer kreativen oder digitalen Agentur. Es ist im Grunde eine detaillierte Anleitung oder ein Informationspaket, das die Kundenfirma der Agentur bereitstellt, damit diese genau versteht, was benötigt wird. Dabei werden Ziele, Erwartungen, der Zeitrahmen und das Budget klar kommuniziert. Per Briefing Definition umfasst dieses oft auch Zielgruppendaten, Markenrichtlinien und den gewünschten Kommunikationsstil.

[.b-important-block]Ein gutes Briefing gibt der Agentur alles an die Hand, was sie braucht, um kreativ zu werden und das Ziel erfolgreich umzusetzen.[.b-important-block]

[$tag]👉 Kurz gesagt[$tag]

Warum ist ein gutes Briefing wichtig?

Stell dir vor, du planst eine Reise mit Freunden, aber keiner weiß, wohin es gehen soll. Ziemlich chaotisch, oder? 🤯

Genauso ist es mit dem Briefing in einer Kreativagentur. Das Briefing ist wie deine Reiseroute: Es gibt die Richtung vor, klärt die Ziele und stellt sicher, dass alle im Team wissen, was zu tun ist.

Ein gutes Briefing:

  • verhindert Missverständnisse ✅
  • spart Zeit und Nerven ✅
  • sorgt dafür, dass die Ergebnisse am Ende richtig stark werden ✅

Es ist der Grundstein für eine erfolgreiche Zusammenarbeit und kreative Lösungen, die genau ins Schwarze treffen. Also, immer schön Zeit nehmen für ein klares Briefing, damit am Ende alle happy sind!

Briefing Vorlagen für schnellere Abstimmungen

Natürlich ist das Briefing für jedes Projekt ein wenig unterschiedlich und sollte auch individuell ausgearbeitet werden. Es ist jedoch hilfreich, sich einige Briefing Vorlagen parat zu halten, um nie die wichtigsten Punkte zu vergessen.

Projekte, die sich gut für Briefing Vorlagen eignen: 

  • Content-Produktionen (Blogartikel, Tutorials, Videos)
  • Marketing-Kampagnen (Social, OoH, Digital)
  • jegliche Art von Retainer-Projekten

Vorteile von Briefing Vorlagen

💜 Es wird nichts vergessen!
Dank der auszufüllenden Punkte werden Deadline, Budget, der USP etc. immer direkt mitgegeben und man dreht keine Rückfragen-Schleifen.

💜 Interne Fragen werden direkt geklärt.
Arbeiten Kund*innen mit einer Briefing Vorlage, können dort bereits alle Fragen geklärt werden, die es zu beantworten gilt. Dies hilft dem Inhouse-Team sicherer in ihrer Briefing-Kultur zu werden und schafft oft ein klares, zielführenderes Briefing.

💜 Weg mit Mails und Briefings am Telefon.
Jeder kennt sie, jeder hasst sie. Agenturbriefings gehören in ein eigenes Format. Wieso? Damit alle Informationen an einem Ort gebündelt sind, sich alle Beteiligten auf dieses Dokument berufen können und keine Information im virtuellen Nirwana verloren geht.

[.b-important-block]Die Briefing Vorlage kann sowohl von der Agentur bereitgestellt werden oder von dem briefenden Team. Einigt euch bei der Zusammenarbeit nur auf ein gemeinsames Dokument, das hilft eure zukünftige Abstimmung zu vereinfachen.[.b-important-block]

[$tag]👉 Tipp[$tag]

Schritt für Schritt zum perfekten Briefing

Ein professionelles Briefing ist schneller erstellt als gedacht. Damit du an alles denkst, haben wir die klassischen Fragen zusammengestellt, die in jedem Kreativbriefing erforderlich sind. Beantworte gemeinsam mit den Stakeholdern die Briefingfragen und seid bestens vorbereitet, wenn es an die Übergabe an die Agentur geht.

In 9 Fragen zum perfekten Briefing

1. Worum geht es?

Starte mit einem kurzen, beschreibenden Titel, der im Gedächtnis bleibt – das bringt dein Team sofort auf Kurs. Danach gibst du eine klare, auf den Punkt gebrachte Beschreibung der Aufgabe. So weiß jede*r im Team, was Sache ist und warum gerade die eigenen Superkräfte gefragt sind. Und vergiss nicht, den Zweck des Ganzen zu teilen – das sorgt für Motivation und alle ziehen an einem Strang. So wird aus einem "undefined" Projekt ein voll durchdefinierter Erfolg!

2. Was ist das Ziel?

Was genau braucht dein Business? Was ist der Jackpot, auf den das Projekt abzielt? Lege fest, wie der Erfolg aussieht und wie er messbar wird. So kannst du später checken, ob ihr ins Schwarze getroffen habt. Mit klaren Zielen im Briefing weiß das Kreativ-Team nicht nur, wo's langgeht, sondern kann auch feiern, wenn die Meilensteine erreicht sind. Also, ran an die Ziele, definieren und durchstarten!

3. Wer ist die Zielgruppe?

Wenn du deine Zielgruppe richtig kennst, kannst du deine Marketingprojekte gezielt auf sie ausrichten. Stell dir vor, wer genau von deiner Kampagne angesprochen werden soll – ist das die trendbewusste Studentin, der technikaffine Mittvierziger oder die frischgebackene Familie? Schnapp dir Infos wie Alter, Job oder was die Menschen in ihrer Freizeit machen. Und überleg dir: Willst du deine Stammkundschaft begeistern oder neue Gesichter anlocken? Je mehr du über die Leute weißt, die du erreichen möchtest, desto besser kannst du deine Botschaft rüberbringen. Also, grab tief und mach dir ein klares Bild von deiner Zielgruppe – das zahlt sich aus!

4. Was soll kommuniziert werden?

Jetzt geht's ans Eingemachte: Was willst du deiner Zielgruppe sagen? Überlege anhand deines Projektes, was sie fühlen, denken oder machen sollen. Setze dabei immer den Fokus auf die USPs, die euch vom Wettbewerb unterscheiden. Kommuniziere alle Punkte der Wichtigkeit absteigend, so weiß das Kreativteam, worauf sie sich stürzen können.

5. Wie klingt dein Projekt?

Wenn du schon eine Marke mit Style und Voice hast, pack das in dein Briefing. Das sorgt dafür, dass alles aus einem Guss ist und deine Marke immer gleich klingt. Und wenn du noch keine Guidelines hast, schnapp dir dein Team und legt fest, wie ihr euch positionieren möchtet. Stell dir vor, deine Botschaft ist wie ein Charakter – mit eigener Persönlichkeit und Art zu reden. So bleibt alles stimmig. Ach ja, und denk dran, dass alles undefined bleibt, bis ihr es definiert habt!

6. Was ist der Ergebnistyp?

Definiere ganz klar, was du von deiner Agentur erwartest. Dies kann je nach Briefing unterschiedlich sein, sollte aber soweit es geht festgehalten werden. Es ist auch in Ordnung nur 2 Konzeptideen als Ergebnistyp zu haben, da sich daraus erst weitere Ergebnisse ergeben. Gibt es aber klare anzustrebende Ergebnisse, gilt es diese hier zu nennen.

7. Wie hoch ist dein Budget?

Eine der wichtigsten Teile eines jeden Briefings. Die Kreativagentur kann sich noch so tolle Ideen ausdenken, wenn die Umsetzung am Ende dein Budget sprengt, sind alle frustriert. Daher spiele direkt mit offenen Karten - wie viel Budget steht für dieses Projekt zur Verfügung? Berechne direkt alle Kosten mit ein, also die für die Agenturleistungen, das Media-Budget, eventuelle Produktionskosten. So kann deine Agentur direkt mit echten Zahlen arbeiten und ihr steuert schneller auf ein tolles Ergebnis hin.

8. In welchem Zeitrahmen soll das Projekt umgesetzt werden?

Ähnlich wie die Budgetfrage verhält sich die Deadline-Frage. Gibt es einen bestimmten Tag, an dem alles stehen muss? Besonders beliebt sind hier Messen, Produktlaunches oder andere Events. Kommuniziere dies ebenfalls direkt zu Beginn des Briefing Prozesses. So können die notwendigen Kapazitäten rechtzeitig geblockt werden und ein klarer (Meilenstein-)Plan aufgestellt werden.

9. Fehlt noch etwas?

Am Ende eines jeden Briefings sollte Platz für weitere Informationen sein. Hier kannst du eventuelle Benchmarks oder erste eigene Ideen platzieren. Denn auch hier gilt - alles was vor dem Projekt schon irgendwo besprochen oder auch nur gebrainstormt wurde, sollte in der Briefing Vorlage festgehalten werden.

Mit diesen Steps wird das Briefing ein voller Erfolg und du kannst dich auf tolle Ergebnisse freuen! 🚀

Kommunikation und Feedback im Briefing-Prozess

Im Briefing-Prozess ist es wichtig, dass du offen und klar kommunizierst. Stell sicher, dass du alle deine Ideen und Erwartungen teilst und auch mal nachhakst, wenn etwas unklar ist. Feedback ist der Schlüssel zum Erfolg. Sei ehrlich, aber immer konstruktiv.

Denk daran: Es geht darum, gemeinsam etwas Großartiges zu schaffen. Wenn du Feedback gibst, sei spezifisch und sachlich, damit das Team genau weiß, was du brauchst. Und vergiss nicht, auch mal ein Lob auszusprechen, wenn die kreativen Köpfe was richtig gutes geleistet haben! So bleibt die Motivation hoch und die Ergebnisse werden top.

[.b-important-block]Wenn du deine Projektplanung machst, plane auch immer ausreichend Zeit für Feedbackschleifen ein. Kaum ein erster Entwurf wird direkt zum Ergebnistyp. Daher lieber einen zeitlichen Puffer im Plan haben, als am Ende alles auf den letzten Drücker machen zu müssen.[.b-important-block]

[$tag]👉 Tipp[$tag]

Beispiel für ein gelungenes Briefing

Du suchst nach Inspiration für dein eigenes Briefing? Na, dann schau dir doch mal Beispiele an, um deine Vorlage zu verfeinern und kreative Anstöße zu finden.

Wir bei awork nutzen eine maßgeschneiderte Briefing-Vorlage für Artikel-Briefings, die wir einfach für jedes Briefing kopieren und mit den Details füllen. So entstehen klar definierte Aufgabenstellungen für unsere Texter*innen und das Content-Team, und wir können zackig mit der Umsetzung loslegen. Probier's aus – ein gutes Briefing ist das A und O für erfolgreiche Projekte!

Speichere Briefing Vorlagen, um einen reibungslosen Briefingablauf mit deinen Kund*innen zu gewährleisten.

Briefing Vorlagen in awork nutzen

Es gibt verschiedene Arten, wie du von Briefing Vorlagen in awork profitieren kannst.

Als erstes gibt es die klassische Projektvorlage.

Wenn du ein großes neues Projekt startest, macht es Sinn, dies in einem eigenen Projekt anzulegen. Die Timeline kann exakt den Projektablauf widerspiegeln, die beteiligten Teammitglieder können besetzt werden und alle bekommen die eigenen Aufgaben zugewiesen. So macht es Sinn, auch schon das Briefing innerhalb des Projekts zu definieren. Wenn du eine Projekt Briefing Vorlage einmalig aufgesetzt hast, speicherst du dir diese in deinen Vorlagen ab und kannst sie bei jedem neuen Projekt vom System öffnen lassen. In der Projektbeschreibung wird dann das Briefing zu finden sein, einfach ausfüllen und loslegen.

[.b-important-block]Bei Projektvorlagen kannst du auch eigene Aufgaben hinterlegen, so könnten die ersten Aufgaben schon sein, das Briefing auszufüllen oder alle Teammitglieder zum Projekt einzuladen.[.b-important-block]

[$tag]👉 Gut zu wissen[$tag]

Für Retainer-Projekte ist es meistens nicht notwendig je Thema ein neues Projekt anzulegen.

Hier empfehlen wir dir Aufgaben-Vorlagen. Eine Aufgabe enthält dabei alle Infos, die für das Briefing befüllt werden müssen. Du kannst dabei mit der Aufgabenbeschreibung, den Unteraufgaben oder der Checkliste arbeiten. Mit smarten Automatisierungen kann bei Status-Wechsel (auf z.B. "Briefing in Review") direkt ein entsprechendes Teammitglied zur Prüfung hinzugefügt werden.

Für Agenturen: Gemeinsam mit den Kund*innen ein Briefing erarbeiten

Ein effektives Briefing ist entscheidend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zwischen Auftraggebenden und Kreativagentur. Wir wissen das und wir wissen auch, dass es manchmal schwierig ist, die Kund*innen davon zu überzeugen, ein detailliertes Briefing zur Verfügung zu stellen. Aus unseren Erfahrungen haben wir einige Tipps zusammengestellt, wie du deine Kund*innen dazu kriegst, Briefing Vorlagen zu nutzen: 

  1. Zeit und Geld sparen.
    Daten und Analysewerte funktionieren fast immer. Zeige anhand deiner Erfahrung auf, wie viel Zeit und Geld die Kund*innen sparen, wenn von vorhinein das Briefing sehr detailliert und arbeitsfähig ist.
  2. Weniger Feedbackschleifen.
    Geht natürlich mit Punkt 1 einher, doch ist es hilfreich dies nochmal ganz klar zu machen. Die Kund*innen engagieren euch, da ihr die Expert*innen seid. Daher sollten sie möglichst wenig Zeit mit Abstimmungen und Feedbackschleifen verbringen müssen. Je detaillierter das Briefing, desto passender schon die ersten Entwürfe.
  3. Selbst die Kontrolle bewahren.
    Dank des Briefingdokuments steht schwarz auf weiß, was die Kundenseite fordert. Dies sichert beide Seiten ab und kann im Fall von Unstimmigkeiten aufgerufen werden.
  4. Professionalität zeigen.
    Sowohl die Inhouse-Teams als auch Agenturen zeigen mit einer smarten Briefing-Kultur eine strukturierte Arbeitsweise zur Geschäftsführung als auch innerhalb des Marktes. Dies setzt beide Seiten auf eine professionelle Ebene und hilft sich von "mach-ich-mal-kurz-zwischendurch"-Kreativlingen und Inhouses abzusetzen.

Neben diesen Tipps ist es aber natürlich nach wie vor entscheidend, mit den Kund*innen im persönlichen Kontakt zu sein und keine automatisierte Massenproduktion anzubieten. Höre gut zu und stell gezielte Fragen. Dies hilft, dass sich dein*e Kund*in gehört und verstanden fühlt - auch über dem Briefing hinaus. Biete auch gern an, die ersten Male das Briefing gemeinsam durchzuarbeiten, damit du alle Infos bekommst, und die Kunde*innen sich an den Prozess gewöhnen können. 

Du bist ein Fan von Projektvorlagen? Wirf ein Blick auf unsere Agentur-Vorlagen, die sich perfekt für deinen Arbeitsalltag eignen.

👉 Kampagnenplanung Vorlage

👉 Jahresplanung Vorlage

👉 Teammeeting Vorlage

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