Es war einmal ein weit, weit entferntes Projektmanagement-Königreich, in dem die 7 häufigsten Projektmanagement-Fehler das Sagen hatten.
Die Bewohner:innen des Königreichs waren verzweifelt. Sie arbeiteten in chaotischen Zuständen – und nicht in einem produktiven Flow. Und das, obwohl sie eigentlich nur eins wollten: kreativ sein und Projekt-Erfolge feiern.
Um dieses Ziel zu erreichen, kämpften mutige Projektmanager*innen unermüdlich gegen die 7 Projektmanagement-Bösewichte. Was war die Strategie der Held*innen? Waren sie erfolgreich? Und kannst du ihre Taktik auch für dein eigenes Projektmanagement anwenden, um blöde Fehler zu vermeiden? Let’s find out!
Kleiner Spoiler: Die Geschichte hat na-t-ü-r-l-i-c-h ein Happy End. Zum Schluss lebten die Projektmanager*innen und ihre Teams glücklich und zufrieden in einer effizienten Projektmanagement-Welt. (So wie DU bald auch! 🦄✨)
🚩 Bösewicht 1: Das Excel-Biest
Ausgangspunkt: Du erinnerst dich bestimmt noch an die Anfangszeit deines Teams. Ihr habt euch zu zweit hingesetzt, eine Excel-Tabelle geöffnet und das Projekt gestartet. Einfach, übersichtlich, schnell.
Problem: Wenn dein Team und das Unternehmen wachsen, mutiert die kleine Excel-Liste schnell zu einem echten Excel-Biest. Du verbringst viel Zeit damit, die gefräßigen Kästchen zu füttern – mit Zuständigkeiten, Projekt-Deadlines und Änderungen. Die Probleme häufen sich und außer dir kann keine*r das Planungsmonster bändigen.
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Hol dir den Überblick: awork zeigt dir alle Projekte – schön strukturiert. Mit wenigen Klicks kannst du ein neues Projekt erstellen, Tasks an Mitarbeiter*innen übergeben und den Fortschritt checken. Projektziele? Bleiben auf Kurs.
Leicht zu aktualisieren: Ihr könnt Projekt-Änderungen in Echtzeit verfolgen und teilen. Ob Statusaktualisierungen oder Deadline-Verschiebungen – mit awork wissen alle Teammitglieder, wie und wo der Hase gerade läuft.
Einfache Vertretung: Selbst wenn du als Projektleiter*in ausfällst, kann dein Team weiterarbeiten. Du musst dir keine Sorgen machen, dass das Projekt ohne dich stillsteht. Tut es nämlich nicht.
🚩 Bösewicht 2: Die Tool-Hydra
Ausgangspunkt: Besonders neue Teammitglieder werden häufig mit unzähligen Tools überfallen, die im Einsatz sind (wenn ihr über die Excel-Strategie hinaus gekommen seid 😇). Aber auch Teammitglieder, die schon länger an Bord sind, struggeln oft mit der Tool-Vielfalt. Ein gefundenes Fressen für die Tool-Hydra.
Problem: Ein Tool für die Aufgaben, eins für die Zeiterfassung, eins für die Kapazitätsplanung – und die Liste geht noch weiter. Das Ergebnis: Ihr jongliert mit mehreren Tools, großen Datenmengen, exportiert Zeiten händisch und pflegt sie dann wieder in ein anderes Tool ein. Argh. Hier ist Kopfweh vorprogrammiert.
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Nutze EIN Tool für alles: awork kombiniert z. B. Projektmanagement, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung in einer e-i-n-z-i-g-e-n Anwendung.
Integrierte Kommunikation: Mit awork entfällt das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Plattformen. Ihr könnt direkt IN den To-dos des Projekts kommunizieren. Fragen zu einer Projekt-Aufgabe? Einfach kommentieren und andere Teammitglieder markieren – und schon wissen alle Bescheid.
🚩 Bösewicht 3: Der Zeitfresser
Ausgangspunkt: Ihr nutzt ein separates und kompliziertes Zeiterfassungstool. Das ist einer der häufigsten Fehler im Projektmanagement. Der Zeitfresser reibt sich voller Vorfreude die Hände.
Problem: Ein schwieriges Zeiterfassungstool macht keinen Spaß. Dir nicht und deinen Teammitgliedern schon gar nicht. Und kein Spaß = keine gebuchten Zeiten. Als Projektmanager*in musst du deinen Projektmitarbeiter*innen dann hinterjagen und Erinnerungen verschicken. Weil: Für dich sind die Zeiten wichtig, um die Projekt-Kosten im Blick zu behalten und Problemen vorzubeugen. Außerdem gehen euch so auch abrechenbare Zeiten durch die Lappen.
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Integrierte Zeiterfassung: Mit awork können Teammitglieder ihre Arbeitszeit direkt auf bestimmte Projekte und Aufgaben buchen. Einfach, schnell und ohne das Bedürfnis, den Laptop zuzuklappen. Die Zeiterfassungsfunktion ermöglicht es, den Arbeitsaufwand für jede Aufgabe mit einem Klick zu starten, zu pausieren und zu stoppen.
Kalender connecten: Mit awork könnt ihr Termine aus den persönlichen Kalendern ruckzuck in erfasste Arbeitszeiten umwandeln – zum Beispiel Kundentermine oder Workshops. Super einfach (und besonders nice für Zeiterfassungsfaultiere 🦥).
Realistische Schätzungen: Mit den erfassten Daten kannst du besser planen, realistische Zeitpläne erstellen und sicherstellen, dass niemand Überstunden macht. Der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Aufwand hilft dir auch zukünftig, realistischere Projektpläne und Angebote zu erstellen.
Projektbudget im Blick: Durch die integrierte Zeiterfassung hast du die Projektkosten immer auf dem Schirm. Und das Beste: Als Projektleiter*in kannst du die Zeiten easy verschiedenen Kund*innen zuordnen und blitzschnell Reportings erstellen.
🚩 Bösewicht 4: Der Überstunden-Alptraum
Ausgangspunkt: Dein Team kratzt an der “gefühlten” Kapa-Grenze. Ein neues Projekt wird parallel gestartet. Die Auslastung kann nicht bestimmt werden. Bevor ihr euch verseht, steckt ihr mitten im Überstunden-Alptraum.
Problem: Die Workloads werden immer größer, die Deadlines immer enger und das Team immer gestresster. Euch fehlt der Überblick über die tatsächliche Auslastung des Teams und eine Strategie für den Rettungsplan.
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Workload-Management: awork visualisiert die Auslastung von jedem Teammitglied. Ihr könnt den Projektfortschritt jederzeit checken und sicherstellen, dass niemand im Projektteam überlastet ist. Falls die interenen Kapas nicht ausreichen, könnt ihr externe Unterstützung dazubuchen.
Einfache Aufgabenverteilung: Basierend auf der Workload-Übersicht könnt ihr mit awork Tasks einfach und fair zuweisen und flexibel verschieben. Das geht ganz einfach per Drag-and-Drop – schwupps, erledigt!
Projektplanung 🤝 Kalender: Der Game-Changer für die Kapa-Planung? Verbinde eure Projektplanung direkt mit den Kalendern deiner Teammitglieder. So werden auch Meetings und Kundentermine in den Workload miteinbezogen.
🚩 Bösewicht 5: Die Kommunikationslosigkeit
Ausgangspunkt: Im Teammeeting versucht ihr, die neuesten Projekt-Updates zu sammeln. Aber die Informationen sind irgendwo zwischen E-Mails, Chat-Nachrichten und Post-Its verstreut. Jetzt hat die Kommunikationslosigkeit ihren großen Auftritt.
Problem: Mangelnde Projektkommunikation, Post-its und Nachrichten-Wirr-Warr sind echte Produktivitätskiller. Sie können Projekte ins Stocken bringen, Verwirrung stiften und zu Fehlern führen. Sobald die Projekte größer werden, mehr Leute ins Spiel kommen und das Team von verschiedenen Orten arbeitet, wird das zur unberechenbaren Achterbahnfahrt. E-Mails werden übersehen, Tasks falsch zugeordnet, Deadlines verpasst und ehe ihr euch verseht, herrscht Chaos.
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Zentrale Ablage: Bei awork landen alle Projekt-Updates, Notizen und Tasks an einem d-i-g-i-t-a-l-e-n Plätzchen. Übersichtlich, von überall zugänglich und selbst wenn der Laptop mal den Geist aufgibt, nicht auf Nimmerwiedersehen verschwunden.
Slack-Integration – läuft: Slack und awork lassen sich easy verbinden. Auf die Weise könnt ihr To-dos direkt aus einem Slack-Chat erstellen, verteilen und aktualisieren – nice! (PS: Das funktioniert genauso mit Microsoft Teams. 💪)
🚩 Bösewicht 6: Das Gewohnheitsmonster
Ausgangspunkt: Als Projektmanager*in hast du die Aufgabe, ein neues Tool einzuführen. Dafür gibt es gefühlt NIE den richtigen Zeitpunkt. Die Reaktion aus dem Team: “Lass uns doch die alte Lösung noch bis nach dem Projekt nutzen…” Du gibst nach… und das Gewohnheitsmonster schlägt zu.
Problem: Warum sich mit der Einarbeitung in eine neue Projekt-Software herumschlagen, wenn das gute alte System seit Jahren funktioniert? Bedeutet: Alle machen einfach weiter wie bisher. Als Projektleitung stehst du vor der Herausforderung, den Tool-Wechsel zwar durchzuboxen (weil es besser für alle Beteiligten ist) aber das Ganze gleichzeitig smooth über die Bühne zu bringen. 😅
🏆 So beseitigst du den Fehler:
Schnelle Einführung: awork ist so konzipiert, dass ihr sofort loslegen könnt. Einfach anmelden, ein Projekt erstellen und go. Plus: Unser Support-Team hat vorgesorgt und easy How-to-Videos für dich und dein Team erstellt. Falls es trotzdem noch Fragen gibt, sind unsere Support-Held*innen jederzeit für euch da.
Alle Daten easy mitnehmen: Fast jedes Team hat sie. Bestehende Daten aus bisherigen Tools. Mit dem Daten-Importer von awork ist die Migration in wenigen Klicks erledigt und ihr müsst nicht von Null starten.
Intuitive Bedienung: Die Benutzeroberfläche von awork sieht nice aus und ist benutzerfreundlich. Komplexe Bedienung? Tabu. Alles ist genau da, wo ihr es erwartet und sofort verständlich – selbst ohne Tool-Erfahrung. Natürlich lassen sich Workflows individuell gestalten. Ihr könnt also eure gewohnten Arbeitsweisen beibehalten und t-r-o-t-z-d-e-m die Vorteile eines zentralen Projektmanagement-Tools nutzen.
🚩 Bösewicht 7: Das DSGVO-Gespenst
Ausgangspunkt: Du hast dein Team ENDLICH davon überzeugt, das alte Tool auszusortieren. Ihr startet ein Test-Projekt mit einem neuen Tool. Dabei setzt ihr auf eine Software, die auf den ersten Blick eure Anforderungen erfüllt. Zack, Projekte angelegt und Accounts eingerichtet.
Problem: Der Testzeitraum läuft ab und das eigentlich passende Tool… passt jetzt doch nicht. Die Einkaufsabteilung lehnt ab – aber nicht wegen der Kosten, sondern weil es einen Haken beim Datenschutz gibt. Alle Daten liegen in den USA. Das DSGVO-Gespenst taucht aus dem Nichts auf. Buh!
🏆 So beseitigst du den Fehler:
DSGVO-Konformität: Setzt von Anfang an auf eine DSGVO-konforme Lösung – wie awork. Ihr könnt beruhigt arbeiten, weil ihr wisst: eure Daten (und die der Kund*innen) liegen auf sicheren Servern in Deutschland. 🇪🇺
Datenübertragung? Safe!: awork garantiert eine sichere Datenübertragung und schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff. Check!
Happy End im Projektmanagement – nur ein Märchen? Nö! 🦄
Mit einem zeitgemäßen Tool findet auch dein Projektmanagement e-n-d-l-i-c-h sein Happy End. Das geht dann ungefähr so: Und wenn sie (die Teammitglieder) nicht gestresst sind, dann arbeiten sie noch heute… und zwar happy mit awork 😬. Wo du als Projektmanager*in bisher in unübersichtlichen Excel-Tabellen versunken bist, wartet jetzt eine aufgeräumte Struktur. Statt unklarem Arbeitsaufwand gibt es eine übersichtliche Kapa-Planung und eindeutig definierte Aufgaben.
Statt überarbeiteten Kolleg:innen begrüßt dich ein motiviertes und effizientes Team. Und statt dich in einem Tool-Labyrinth zu verlaufen, integrierst du alles in einer einzigen Projektmanagement-Software. Bye bye, Fehler im Projektmanagement!
Kommt dir märchenhaft vor? DAS ist Projektmanagement mit awork
awork unterstützt dich als Projektmanagement-Software, wenn du zum Beispiel in einer Agentur, Beratung oder Tech-Company zauberst. Damit laufen nicht nur kreative Kampagnen, sondern auch IT-Projekte wie am Schnürchen. awork kombiniert alles, was du als Projektmanager*in brauchst: z.B. Aufgabenmanagement, Zeiterfassung, Ressourcenplanung und eine Gesamtübersicht. ✨
Du willst ausprobieren, ob awork deine Projektmanagement-Fehler besiegt? Unser heldenhaftes Support-Team steht dir immer treu zur Seite.
