Boom! 💥 Gerade sitzt du noch gemütlich an deinem Arbeitsplatz… und plötzlich landest du mitten in einer krassen Gaming-Landschaft. Du schaust dich erschrocken um und entdeckst gleich mehrere Herausforderungen: Wild gewordene Terminkalender, laaange Aufgabenlisten und eine Kommunikation außer Rand und Band.
Deine Mission ist klar: 1) Projektteam organisieren, 2) deine Teammitglieder durch das Spiel navigieren, 3) den Projekterfolg sichern. Nur wie? 🤯
Du weißt: Hier sind Strategie, Taktik und ein kleines bisschen Magie gefragt. Deine Skills als Projektmanager*in helfen dir.
Wir sind auch an deiner Seite und zeigen dir, wie du dein Projektteam optimal organisierst – und alle Level erfolgreich durchspielst. Das heißt: von der Projekt-Orga über die Kommunikation bis zur Dokumentation.
Dafür geben wir dir Projektmanagement-Tipps und jeweils eine Secret-Weapon mit auf den Weg. Aber zuerst müssen wir noch die Frage klären…
Projektorganisation durchspielen: Was bringt dir das?
Nun, zum einen bekommst du als Projektmanager*in den unschätzbaren Wissensschatz, mit dem du jedes Level im Projektmanagement meistern kannst. Zum anderen wird etwas Erstaunliches geschehen: Dein Projektteam ist organisierter, effizienter und glücklicher.
Projekte erscheinen plötzlich weniger wie unüberwindbare Hindernisse. Du bist happy über den Erfolg deines Projekts – und dein Team auch.
Kurz gesagt: Alle Level durchgespielt = Projektteam erfolgreich organisiert. 🚀
Das erste Level wartet schon auf dich… Bist du bereit? Spielstart in 3…2…1...
Level 1: Plane deine Mission (aka. dein Projekt)
Ausgangspunkt: Du stehst vor einem Berg an Aufgaben, Projektzielen, Deadlines und Kundenwünschen. Bisher gibt es keine Struktur. Kein Projektmanagement. Keine Aussicht auf Projekterfolg.
Die Herausforderung: Deine Projekt-Organisation zu meistern.
Als Projektmanager*in liegt es jetzt an dir, alle Puzzleteile in eine übersichtliche Projekt-Struktur zu bringen. Dabei behältst du nicht nur die kurzfristigen To-dos, sondern auch die Langzeit-Planung im Blick.
Du stellst außerdem sicher, dass dein Projekt nicht mit anderen Kundenanfragen kollidiert und hast das Projektziel auf dem Schirm.
Das musst du tun, um die volle Punktzahl zu erreichen:
✅ Setze klare Projektziele: Definiere, was du mit dem Projekt erreichen möchtest und lege Prioritäten, Verantwortlichkeiten und Meilensteine fest. Anhand dieser Ziele kannst du den Fortschritt deines Projekts verfolgen und deine Teammitglieder auf Kurs bringen.
✅ Beginne mit der langfristigen Planung: Hier legst du langfristige Meilensteine fest und erstellst einen groben Plan. Welchen Projektumfang kann dein Team wirklich bewältigen, ohne Überstunden zu machen? Welche Fristen müssen eingehalten werden?
✅ Zoome dann in die Mikroebene: Hier kümmerst du dich um die Organisation im Daily-Business. Du machst einen detaillierten Zeitplan mit Start- und Endterminen für jedes To-do. Du erstellst Check-ins mit geeigneten Abständen. Zum Beispiel täglich, wöchentlich, montags oder freitags – so wie es für dein Projektteam Sinn macht.
✅ Bestimme die Aufgaben und setze Prioritäten: Welche Aufgabenpakete müssen geschnürt werden, um dein Projektziel zu erreichen? Welche Priorität haben sie? Das hilft dir, den Überblick über Workload und die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben zu behalten.
✅ Plane deine Ressourcen: Bestimme Ressourcen wie zum Beispiel die Kapa deines Teams, Equipment und das Budget. (➡️ Spoiler: Der Kapa-Planung begegnest du gleich in Level 2)
🔫 Secret-Weapon für dein Projektteam: Die awork Projekt-Planung
✅ Alles im Blick: awork ermöglicht dir die Kontrolle über deinen Projektplan und den Workload deines Teams. Überbuchungen und verpasste Deadlines sind Schnee von gestern. 👉 Probier's direkt aus.
✅ Sofortige Problemlösung: Abhängigkeitsprobleme lassen sich in der awork Timeline auf den ersten Blick erkennen und unkompliziert beseitigen.
✅ Aufgabenmanagement leicht gemacht: awork macht das Jonglieren mit Aufgaben und Prioritäten zum Kinderspiel - egal, ob du sie in Listen, auf Kanban-Boards oder visuell in der Timeline planst.
✅ Immer einen Schritt voraus: Dank awork verlierst du nie den Überblick, erkennst Engpässe, bevor sie zum Problem werden und sorgst für effizientes Arbeiten im gesamten Team.
✅ Organisation leicht gemacht: awork unterstützt dich in deinem Alltag als Projektmanager*in bei der Strukturierung deines Teamprojekts. Sammle aktuelle Themen, erstelle Kick-offs und Update-Termine und vereine damit To-do- und Projektmanagement mit der Planung von Meetings. Und das spielend leicht dank Kalender-Integration.
Level 2: Wähle deine Spieler*innen für das Projektteam
Ausgangspunkt: Du hast es ins zweite Level geschafft. 💪 Vor dir hast du eine Auswahl potenzieller Teammitglieder, alle mit einem einzigartigen Set von Fähigkeiten und Verfügbarkeiten. Welche Spieler*innen sollen – und können – dich bei diesem Projekt begleiten?
Die Herausforderung: Das perfekte Projektteam zusammenstellen.
Deine Aufgabe ist die Zusammenstellung des Projektteams. Dafür ist es wichtig, die Ressourcen unter den Teammitgliedern so zu organisieren, dass alle To-dos bestmöglich und effizient erledigt werden.
Dabei sollen deine Teammitglieder happy sein und nicht in Chaos oder Überstunden versinken.
Das musst du tun, um die volle Punktzahl zu erreichen:
✅ Rollen klar definieren: Gehe strategisch vor und verteile die Rollen und Aufgaben für das Projekt. Damit schaffst du den Rahmen für perfekte Teamarbeit.
✅ Aufgaben-Match: Nutze das Potenzial deines Teams klug. Kenne und schätze die Fähigkeiten jedes Teammitglieds und verteile die Tasks so, dass jede*r seine Superkräfte optimal einbringen kann.
✅ Ziel-Definition: Für die Projektorganisation ist hilfreich, klare Ziele für einzelne Teammitglieder festzulegen – etwa für die nächsten 4 Wochen oder 3 Monate. So wissen alle, was von ihnen erwartet wird und können darauf hinarbeiten.
✅ Regelmäßige Abstimmungen: Als Projektmanager*in stellst du sicher, dass jedes Teammitglied einen eigenen Slot für regelmäßige Abstimmungen mit der Teamleitung hat. So könnt ihr den Fortschritt überprüfen und zeitnah Anpassungen im Projekt vornehmen.
✅ Perfekte Auslastung: Achte darauf, dass alle Teammitglieder ausgelastet, aber nicht überlastet sind.
🔫 Secret-Weapon für dein Projektteam: Die awork Kapa-Planung
✅ Live Workload: Die awork Workload Ansicht zeigt dir live, wie ausgelastet dein Team ist. Du kannst die Workload der einzelnen Mitarbeiter/innen transparent verfolgen und direkt handeln, wenn jemand überbucht ist. Das sorgt für eine faire Verteilung und eine angenehme Zusammenarbeit im Projektteam.
✅ Realistische Kapazitätsplanung: awork zeigt den tatsächlichen Workload deines Teams. Und zwar aus geplanten Projekten bzw. Aufgaben, Kalender-Meetings und erfassten Zeiten. 👉 Probier’s direkt für dein Team aus.
✅ Aufgaben in perfekten Häppchen: awork zeigt jedem Teammitglied, was als Nächstes auf der To-do-Liste steht. Verantwortlichkeiten und Status-Updates? Covered! Deine Projektorganisation? On point!
✅ Teilprojekte priorisieren: Welches Arbeitspaket hat die höchste Prio? Mit awork kannst du das auf einen Blick prüfen und die Teilprojekte flexibel verschieben.
✅ Überblick - zu jeder Zeit: Mit awork behältst du immer den besten Überblick, verhinderst, dass Engpässe überhaupt erst entstehen, und stellst sicher, dass die Projektaufgaben optimal verteilt werden.
✅ Zusätzliche Workforce für dein Team: Wenn die Aufgaben zu viel werden, kannst du Freelancer für die Unterstützung deines Teams hinzuziehen. Dank awork geht die Zusammenarbeit in Projektteams ganz einfach – selbst mit externen Dienstleister*innen.
Level 3: Knacke die Zeiterfassung
Startpunkt: Zeiterfassung - Sie ist entscheidend für die Kostenkontrolle und die Optimierung der Arbeitsabläufe. Außerdem kannst du damit den Fortschritt des Projekts verfolgen und alles im Blick behalten. Die Aufgabe klingt einfach, aber jeder Projektmanager kann bestätigen - sie ist es NICHT.
Die Herausforderung: Behalte den Überblick über den Projekt-Fortschritt.
Du stehst vor der Mammutaufgabe, den Überblick zu behalten – viele Aufgaben, begrenzte Zeit. Wer macht was? Wie viel Zeit wird dafür gebraucht? Dir als Projektmanager*in liegt das Thema SEHR am Herzen. Den kreativen Köpfen in deinem Team eher nicht.
Für sie rückt die Struktur manchmal in den Hintergrund und Zeiterfassung wird mit Zeitverschwendung gleichgesetzt. 🙈
Das musst du tun, um die volle Punktzahl zu erreichen:
✅ Mach Zeiterfassung einfach & cool: Finde das passende Tool, damit die Zeiterfassung so schnell und so einfach wie möglich geht. Und… vielleicht sogar Spaß macht! Das ist der Schlüssel dazu, um auch deine Kreativen für das Zeitenbuchen zu begeistern und die Projektorganisation aufs nächste Level zu bringen.
✅ Verstehen und verbessern: Tracke, wie viel Zeit verschiedene Projektaufgaben verschlingen und nutze diese Infos, um die kommenden Aufgabenpakete besser zu planen und die Produktivität deines Teams zu pushen.
🔫 Secret-Weapon für dein Projektteam: Die awork Zeiterfassung
✅ Stoppuhr-Feature: awork bietet eine praktische Stoppuhr-Funktion. So kann dein Team seine Zeiten ganz einfach erfassen und direkt auf bestimmte Aufgaben oder Projekte buchen.
✅ Kalender 🤝 Zeiterfassung: awork bietet die Möglichkeit, Termine aus dem persönlichen Kalender direkt in erfasste Zeiten umzuwandeln – praktisch vor allem für Workshops oder Termine mit Kund*innen.
✅ Einfache Planung: Dein Team kann Projektaufgaben direkt aus awork in ihre Kalender einplanen und dafür automatisch Zeiten blocken. Als Projektleiter*in atmest du dann erleichtert aus. Probiere es selbst aus.
✅ Kalenderintegration: Mit der Drag-and-Drop-Funktion könnt ihr Zeiten ganz einfach im awork Kalender erfassen und den entsprechenden Aufgaben oder Projekten zuordnen.
Level 4: Finde das perfekte Kommunikationstool
Ausgangspunkt: Du stehst auf dem Spielfeld unendlicher Kommunikationswege! E-Mail, Chat, Video-Tools… und das sind nur einige der Optionen, wie deine Projektmitarbeiter*innen in Kontakt bleiben können. Du machst dich auf die Suche nach einem Tool, das deine Anforderungen im Projektalltag erfüllt.
Die Herausforderung: Finde das richtige Tool für die Teamkommunikation.
Deine Challenge als Projektleiter*in ist eine klare und transparente Kommunikation im gesamten Team. Denn: Missverständnisse und Informationslücken können zu Verzögerungen und Fehlern führen – und das kostet Zeit und Geld.
Für dich als Projektleiter*in und deine Kund*innen ein rotes Tuch.
Das musst du tun, um die volle Punktzahl zu erreichen:
✅ Kommunikation in Echtzeit: Sorge für ein einfaches und zuverlässiges Kommunikationstool und regelmäßige Abstimmungen.
✅ Offener Austausch im Team: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter*innen aktiv an Diskussionen beteiligt sind, regelmäßige Meetings stattfinden und jedes Teammitglied Zugang zu allen Infos hat.
✅ Tools clever managen: Sortiere die Kommunikationstools nach ihrer Synchronität. Das heißt: Je persönlicher das Thema, desto persönlicher sollte auch der Kommunikationskanal sein. Die News einer Beförderung oder eines Pitch-Gewinns solltest ihr am besten persönlich teilen – und dann zusammen feiern. Logisch, oder? Für weniger emotionale Themen gibts E-Mail und Co.
🔫 Secret-Weapon für dein Projektteam: Slack 🤝 awork
✅ Teamgespräche leicht gemacht: Projekt- und aufgabenorientierte Kommunikation findet direkt über die awork Kommentare statt. Doch was ist mit der Kommunikation abseits davon? Mit einem Kommunikationstool wie Slack kann dein Team sowohl Gruppen erstellen als auch Einzelgespräche führen – die perfekte Ergänzung also.
✅ Planung ohne Toolwechsel: Über die Chat-Tool-Integration von awork kann die Projektplanung direkt im Slack-Chat gestartet werden. Ganz ohne zwischen den Tools zu wechseln. Für dich als Projektleiter*in ein Träumchen (PS: Das funktioniert auch mit Microsoft Teams).
✅ Immer up-to-date: In Slack wird direkt angezeigt, wenn sich etwas an deinen awork Projekten ändert. So sorgst du dafür, dass alle Mitarbeiter*innen auf dem Laufenden sind.
Level 5: Highscore durch erstklassige Projekt-Dokumentation
Ausgangspunkt: Stell dir vor, du spielst ein cooles Game, aber plötzlich fällt der Strom aus. Dein Fortschritt? – puff – weg. Ähnlich sieht es aus, wenn die Dokumentation in deinem Projekt-Management nicht up-to-date ist. Chaos regiert, Fehler schleichen sich ein und wenn ein Teammitglied plötzlich ausfällt, steht auch das Projekt still.
Die Herausforderung: Alles Wichtige zu dokumentieren und auffindbar zu machen.
Stell sicher, dass die Learnings deines Teams jederzeit und für jede*n zugänglich sind. So kann das Projekt sogar dann weitergehen, wenn du als Projektleiter*in einmal krank bist.
Die Dokumentation ist wie das Zwischenspeichern bei einem Videospiel – sie kann den Unterschied ausmachen zwischen dem Erfolg eines Projekts oder einem Game Over.
Das musst du tun, um die volle Punktzahl zu erreichen:
✅ Ordnung ist das halbe Spiel: Erstelle eine klare, durchdachte Dokumentation, damit das Chaos in deiner Projektorganisation keine Chance hat.
✅ Halte den Fortschritt deines Teams fest: Erfasse alle Projekt-Details wie Aufgaben, Zuständigkeiten und den aktuellen Stand der Fortschritte. So gibt es keine Reibereien in der Zusammenarbeit.
✅ Teamarbeit 🤝 Transparenz: Stelle sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu der Dokumentation haben. So sind alle auf dem gleichen Wissensstand.
🔫 Secret-Weapon für dein Projektteam: Die Notion Dokumentation
✅ Ordnung und Übersichtlichkeit: Ein Dokumentationstool wie Notion macht das Organisieren deiner digitalen Notizen und die Zusammenarbeit im Projektteam zum Kinderspiel.
✅ Schneller Zugriff auf alle Infos: Mit nur einem Klick findest du alle Informationen, Kommentare und das geteilte Wissen deines Teams an einem Ort. Die perfekte Ergänzung deiner Prozesse.
✅ Zentrale Informationsquelle: Sammle alle relevanten Informationen in Notion und sorge so dafür, dass deine Projektteams effizient zusammenarbeiten können.
✅ Keine Verwirrung, kein Chaos: Mit Notion erreichst du eine klare Wissens-Dokumentation und perfekte Organisation für dein Projektteam. Next-Level-Zusammenarbeit!
Mission completed: Erfolgreiche Zusammenarbeit in deinem Projektteam
Boom! 💥 Du sitzt wieder an deinem Arbeitsplatz. Mission completed! Du hast als Projektleiter*in nicht nur die die Projekt-Organisation bezwungen, sondern auch das perfekte Team zusammengestellt, bist auf die Suche nach perfekten Kommunikationstools gegangen, hast die Zeiterfassung gemeistert und die Projekt-Dokumentation erledigt.
Deine Finger sind vielleicht ein bisschen wund vom vielen Tippen und du könntest ein kühles Getränk vertragen, aber hey, du hast es geschafft.
Du hast das Projektteam-Management-Game durchgespielt!
Projektteams organisieren mit awork
awork ist dein persönlicher Sidekick auf Projektmanagement - und wie für dich gemacht, wenn du deine Superkräfte als Projektmanager/in einsetzt, zum Beispiel in einer Agentur, einer Unternehmensberatung oder einem Tech-Unternehmen.
Als Projektmanagement-Tool wirkt awork wie ein guter Kaffee für dein Projekt: Es kickt dich und dein Team in den produktiven Modus, bringt die To-dos auf Kurs und pusht die Zusammenarbeit im Projektteam.
Du bist neugierig, wie das für DEIN Unternehmen und DEINEN Arbeitsalltag als Projekmanager*in aussehen kann? Say no more. Bei uns gibts Tipps und Support vom Feinsten – klick einfach hier und los geht's. 🎉
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