ClickUp ist eine der umfangreichsten Produktivitätsplattformen auf dem Markt. Mit hunderten Features, flexiblen Ansichten und unzähligen Anpassungsmöglichkeiten richtet sich ClickUp an Teams jeder Größe und Branche – von Software‑Entwicklung über Marketing bis hin zu persönlichem Task‑Management.
Doch genau diese Vielseitigkeit wird für Agenturen oft zum Problem. Denn während ClickUp theoretisch alles kann, fehlt eine klare, durchgängige Logik für abrechenbare Projektarbeit. Zeiterfassung, Budgetkontrolle, Auslastungsplanung und Profitabilität müssen über Custom Fields, Formeln und Dashboards selbst gebaut werden.
Für Agenturen, die ihre Projekte wirtschaftlich steuern statt nur organisieren wollen, ist awork die bessere Alternative. In diesem Artikel vergleichen wir ClickUp und awork aus Agenturperspektive – faktenbasiert, klar und auf den Punkt.
Für wen ist awork eine ClickUp Alternative?
[.toc-name]Für wen ist awork eine Alternative?[.toc-name]
awork richtet sich gezielt an Agenturen und projektbasierte Dienstleister, die ihre Arbeit nicht nur planen, sondern wirtschaftlich führen müssen.
Das betrifft vor allem Teams, bei denen:
- Zeit abrechenbar ist und präzise erfasst werden muss
- Budgets verbindlich eingehalten werden sollen
- Auslastung und Kapazitäten aktiv geplant und gesteuert werden
- Projekte profitabel geführt werden müssen
ClickUp ist ein starkes Tool für flexible, individualisierte Workflows. Für Agenturen bedeutet das jedoch: viel Setup, hohe Komplexität und fragmentierte Daten.
awork liefert genau das, was Agenturen brauchen – nativ, integriert und ohne Custom‑Konfiguration.
Die größten Vorteile von awork für Agenturen
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1. Wirtschaftliche Projektsteuerung statt Task‑Management
awork zeigt in Echtzeit, wie viel Zeit und Budget in einem Projekt bereits verbraucht wurden – und wie viel noch verfügbar ist. So erkennen Projektverantwortliche Budgetrisiken frühzeitig und können gegensteuern, bevor Projekte unprofitabel werden.
2. Echte Auslastungsplanung statt Schätzungen
awork plant Kapazitäten nicht auf Basis von Task‑Listen oder Schätzungen, sondern auf Basis realer Verfügbarkeiten: Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Kalendertermine und bereits erfasste Zeiten. So sehen Agenturen, ob Teams realistisch aus‑ oder überlastet sind.
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar.
3. Zeit, Budget und Auslastung in einem System
Während ClickUp Zeiterfassung, Budgets und Ressourcenplanung getrennt behandelt, sind diese Funktionen in awork nativ miteinander verknüpft. Das spart Setup‑Aufwand, vermeidet Datenbrüche und ermöglicht fundierte Entscheidungen auf Basis konsistenter Daten.
4. Agentur‑Logik out‑of‑the‑box
awork wurde speziell für Agenturen entwickelt. Zentrale Agentur-Logiken (Zeit → Budget → Auslastung → Profitabilität) funktionieren ab Tag 1, ohne Custom Fields, Formeln oder komplexe Dashboards.
ClickUp vs. awork: Funktionen im Vergleich
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Anstatt Feature-Listen durchzugehen, lohnt sich für Agenturen lohnt sich ein Blick auf die Funktionen, die für ihre Business-Case wirklich relevant sind.
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Wie unterscheidet sich die Zeiterfassung?
👉 ClickUp:
ClickUp bietet eine native Zeiterfassung mit Timer und manueller Eingabe, die direkt auf Tasks erfasst werden kann.
Für Agenturen entstehen jedoch schnell Einschränkungen
- Zeitdaten existieren isoliert neben Aufgaben
- Keine nativen Projekt‑Zeitbudgets, die automatisch mit erfassten Zeiten verrechnet werden
- Keine automatische Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit
- Wirtschaftliche Aussagen (z. B. Budgetverbrauch pro Kunde) erfordern aufwändige Custom Dashboards oder Exporte
👉 awork:
In awork ist die Zeiterfassung dagegen ein zentraler Bestandteil des gesamten Systems. Zeiten werden direkt auf Aufgaben und Projekte gebucht.
Es bestehe eine automatische Verknüpfung mit:
- Projekt‑ und Zeitbudgets
- Fortschritt
- Auslastung
- Billability (abrechenbar vs. intern)
Projektverantwortliche sehen so in Echtzeit:
- wie viel Zeit verbraucht ist
- wie viel Budget verbleibt
- welche Auswirkungen das auf Auslastung und Profitabilität hat
Die Unterscheidung zwischen abrechenbarer und interner Zeit erfolgt automatisch auf Projektebene, ohne dass jeder Zeiteintrag manuell markiert werden muss. Das spart Zeit, vermeidet Fehler und ermöglicht fundierte wirtschaftliche Entscheidungen ohne zusätzliche Dashboards oder Exporte.
In einem Satz: ClickUp erfasst Zeit, awork steuert mit Zeit.
Wie unterscheidet sich die Kapazitätsplanung?
👉 ClickUp:
ClickUp bietet eine sogenannte Workload View zur Ressourcenplanung, die Kapazitäten basierend auf Task-Zuweisungen, Zeit-Schätzungen oder benutzerdefinierten Effort-Feldern visualisiert.
Einschränkungen für Agenturen:
- Kapazität basiert auf Schätzungen, nicht auf realen Arbeitszeiten
- Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Abwesenheiten und Kalender sind nur eingeschränkt oder gar nicht berücksichtigt
- Keine native Verbindung zwischen: Auslastung, erfasster Zeit und Budgetverbrauch
- Für echte Kapazitätsplanung müssen Agenturen eigene Logiken und Dashboards bauen
👉 awork:
awork plant Kapazitäten dagegen auf Basis realer Verfügbarkeit in Stunden.
Dieser Ansatzberücksichtigt automatisch:
- individuelle Arbeitszeiten
- Teilzeitmodelle
- Abwesenheiten und Urlaube
- Kalendertermine
- geplante Projektarbeit
- bereits erfasste Zeiten
Die Auslastung ist direkt mit Projekten, Budgets und Zeiten verknüpft.
Agenturen sehen so:
- verfügbare Restkapazitäten
- drohende Überlastung
- Auswirkungen auf Projektmargen und Profitabilität
Diese stundenbasierte, realistische Kapazitätsplanung ermöglicht es Agenturen, fundierte Entscheidungen bei der Projektannahme und Ressourcenallokation zu treffen – ohne manuelle Pflege oder komplexe Dashboards.
In einem Satz ClickUp zeigt Task‑Workload, awork zeigt echte Auslastung.
Wie du die Auslastung deiner Agentur planbar machst erfährst du in unserem Webinar.
Wie unterscheiden sich die KI‑Funktionen?
👉 ClickUp:
ClickUp AI fokussiert sich primär auf Produktivität und Content-Erstellung.
Typische Funktionen sind:
- Texterstellung und ‑optimierung
- Zusammenfassungen von Tasks und Kommentaren
- Automatische Generierung von Subtasks
- Standups und Updates
Das hilft Teams, schneller zu schreiben, besser zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten. Allerdings hat ClickUp AI keinen Zugriff auf wirtschaftliche Steuerungsdaten wie Zeiterfassung, Budgetverbrauch, reale Auslastung oder Profitabilitätskennzahlen.
Für Agenturen bedeutet das: Die KI unterstützt dabei, produktiver zu arbeiten, aber nicht dabei, Projekte wirtschaftlich zu steuern oder fundierte Geschäftsentscheidungen auf Basis realer Daten zu treffen.
👉 awork:
awork AI verfolgt einen anderen Ansatz und ist speziell auf wirtschaftliche Projektsteuerung ausgelegt.
Die KI hat Zugriff auf alle relevanten Agentur-Daten in einem integrierten System:
- Projekte
- Zeiterfassung
- Budgets (Zeit & Planaufwand)
- reale Verfügbarkeit & Auslastung
- Kalender & Abwesenheiten
Impact für Agenturen: KI kann geschäftsrelevante Insights liefern, z. B.:
- Budgetrisiken frühzeitig erkennen
- Ressourcen‑Empfehlungen auf Basis realer Kapazitäten
- Projektprofitabilität analysieren
- Kapazitätsbasierte Planung unterstützen
In einem Satz ClickUp AI optimiert Produktivität, awork AI optimiert Agenturgeschäft.
Entdecke passende Workflows für deine Agentur in unserem Webinar "Agentursteuerung mit KI".
Wie unterscheidet sich die Arbeit mit Externen?
👉 ClickUp:
ClickUp bietet Gastrollen, die in der Regel kostenfrei sind und externen Personen wie Kunden oder Freelancern eingeschränkten Zugriff auf ausgewählte Bereiche ermöglichen. Gäste arbeiten dabei innerhalb des Workspaces der Agentur, allerdings mit reduzierten Rechten.
Einschränkungen für Agenturen:
- Gäste arbeiten innerhalb eures Workspaces, aber mit reduzierten Rechten
- Nicht geeignet für operative Mitarbeit mit Zeiterfassung und Budgetbezug
- Zusammenarbeit ist primär auf Feedback und Einblick ausgelegt
👉 awork:
awork verfolgt ein grundlegend anderes Modell, das speziell auf die Realität von Agenturen zugeschnitten ist. Externe sind keine Gäste im internen System, sondern Projekte werden zwischen getrennten Workspaces geteilt – ähnlich wie bei Slack Connect.
Was das bedeutet:
- Jede Partei arbeitet in ihrem eigenen Workspace
- Projekte werden firmenübergreifend verbunden
- Zusammenarbeit findet auf Projektebene statt
- Interne Daten (Auslastung, Budgets, Steuerung) bleiben vollständig privat
Vorteile für Agenturen:
- Echte Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg
- Präzise Berechtigungen: gemeinsam arbeiten, interne Infos privat halten
- Keine zusätzlichen Lizenzkosten für Externe
- Ein Ort statt E‑Mail‑Chaos
In einem Satz: ClickUp lädt Externe als Gäste ein, awork verbindet Unternehmen über gemeinsame Projekte.
Weitere hilfreiche Funktionen
👉 ClickUp:
- Extrem umfangreiche Feature‑Liste
- Viele Ansichten (Listen, Boards, Gantt, Kalender, Timeline, Workload)
- Umfangreiche Automatisierungen
- Große Anzahl an Integrationen
👉 awork:
- Native Projekt‑Templates für wiederkehrende Agenturprojekte
- Integrierte Urlaubsverwaltung und Abwesenheitsplanung
- Rechnungsstellung und Export abrechenbarer Zeiten
- DSGVO‑konforme Datenhaltung in Deutschland
- Support in deutscher Sprache
[.b-testimonial]Wir haben Monday, Asana, ClickUp getestet und das Team findet awork einstimmig am intuitivsten. Steilste Lernkurve. Alle Funktionen da, wo man es intuitiv sucht und jedes neue Feature macht Sinn. Wir sind Fans![.b-testimonial]
Datenschutz und Support im Vergleich
[.toc-name]Services im Vergleich[.toc-name]
👉 ClickUp
- Server‑Standorte primär in den USA
- DSGVO‑konform durch Standardvertragsklauseln
- Support in englischer Sprache
👉 awork
- Server‑Standorte in Deutschland
- DSGVO‑native Architektur, entwickelt und betrieben in der EU
- Support in deutscher Sprache, auch im Standard‑Plan
- Onboarding‑ und Beratungsangebote speziell für Agenturen
Für Agenturen, die Wert auf EU‑Datenschutz, deutschen Support und agenturspezifische Beratung legen, bietet awork klare Vorteile.
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenlos! [.b-button-primary]
Fazit: Warum awork die bessere ClickUp Alternative für Agenturen ist
[.toc-name]Fazit: ClickUp vs. awork [.toc-name]
ClickUp ist eine extrem leistungsfähige, flexible Plattform. Für viele Teams ist genau diese Flexibilität die größte Stärke.
Für Agenturen wird sie jedoch zur Herausforderung:
- Keine native Agentur‑Logik (Zeit → Budget → Auslastung → Profitabilität)
- Zeiterfassung vorhanden, aber isoliert
- Budgets und Profitabilität müssen manuell modelliert werden
- Kapazitätsplanung basiert auf Schätzungen, nicht auf realen Verfügbarkeiten
- Hoher Setup‑ und Pflegeaufwand
awork wurde gezielt für Agenturen entwickelt. Es liefert out‑of‑the‑box, was ClickUp erst konfiguriert werden muss:
- Native Zeiterfassung mit Budget‑Integration
- Echte Kapazitätsplanung auf Basis realer Verfügbarkeit
- Wirtschaftliche Projektsteuerung in Echtzeit
- Klare Agentur‑Logik ohne Custom‑Setup
[.b-testimonial]Die Einarbeitung in awork ist super einfach. Das Tool ist nicht overpowered wie andere Tools (bspw. ClickUp). Für uns funktioniert awork super gut - jeder findet sich schnell zurecht.[.b-testimonial]
Die Entscheidung ist klar: Wenn ihr maximale Flexibilität braucht und bereit seid, viel Zeit in Setup und Wartung zu investieren, ist ClickUp eine Option. Wenn ihr euer Agenturgeschäft steuern wollt statt eure Tools zu konfigurieren, ist awork die bessere Alternative.
Du willst mal reinschnuppern und schauen, ob awork die richtige Software für dein Team ist? Hier kannst du die ClickUp-Alternative testen.
[.b-button-primary] Neugierig? Teste awork kostenlos! [.b-button-primary]
