Wenn der Sommer kommt, wollen alle mal raus. Und das ist auch gut so – denn wer gute Arbeit leistet, braucht Pausen. Doch was bedeutet das für laufende Projekte?
In vielen Agenturen ist der Urlaub einzelner Teammitglieder gleichbedeutend mit Unsicherheit: Wer übernimmt? Was ist der aktuelle Stand? Wo liegen wichtige Informationen? Und wer hat überhaupt Zugriff?
Wenn Wissen in Köpfen statt im System steckt, entstehen in der Urlaubszeit gefährliche Lücken. Für Entscheider:innen wird die Frage relevant: Wie stellen wir sicher, dass unser Team auch dann arbeitsfähig bleibt, wenn wichtige Personen out-of-office sind?
Die Antwort liegt nicht in mehr Abstimmungen – sondern in strukturierter Dokumentation und smarter Zusammenarbeit.
awork zeigt, wie das geht. 👇
🔴 Das Problem: Wissen geht, Projekte geraten ins Wanken
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Agenturen sind schnell, kreativ und dynamisch – aber genau das macht sie auch anfällig für Informationsverluste. Gerade in der Urlaubszeit zeigt sich: Ohne klare Prozesse und zentrale Tools entstehen Risiken, die im Alltag oft übersehen werden.
Typische Szenarien:
- Projektinfos existieren nur in persönlichen Notizen oder Slack-Chats
- Aufgaben sind nicht dokumentiert – oder nicht eindeutig zugewiesen
- Vertretungen wissen nicht, worauf sie Zugriff haben oder was Priorität hat
- Kund:innen bekommen widersprüchliche Informationen oder gar keine Rückmeldung
Das Ergebnis: Verzögerungen, Doppelarbeit, Frust im Team – und ein Vertrauensverlust bei Kund:innen.
🟢 Die Lösung: Strukturierte Übergaben mit awork
awork ist ein intuitives Tool für Projekt- und Kapazitätsplanung, das Agenturen dabei unterstützt, ihre Arbeitsprozesse verlässlich abzusichern – gerade in kritischen Phasen wie der Urlaubszeit.
Was awork dabei besonders macht: Es verknüpft zentrale Projektinformationen, klare Aufgabenverteilung und flexible Zusammenarbeit in einem System. So bleibt dein Team auch dann handlungsfähig, wenn einzelne Personen nicht da sind.
💡 Die wichtigsten Funktionen für saubere Übergaben:
- awork Docs: Die zentrale Quelle für Projektwissen
Alle Infos zum Projekt – vom Briefing über Kundendaten bis zu internen Notizen – liegen gesammelt in awork Docs. Kein Suchen, kein Nachfragen.
- Aufgaben mit Kontext
To-dos sind nicht nur zugewiesen, sondern mit Kommentaren, Anhängen und Status versehen. So können Vertretungen sofort übernehmen, ohne Einarbeitungszeit.
- AI-basierte Übergabe-Checklisten
Mit Hilfe künstlicher Intelligenz unterstützt awork Teams dabei, strukturierte Übergaben vorzubereiten – automatisiert, vollständig und ohne zusätzlichen Stress.
- Rollenbasierter Zugriff für Externe
Mit awork Connect können Freelancer oder Kund:innen gezielt eingebunden werden – mit Zugriff auf genau die Aufgaben, die sie brauchen. Perfekt für Vertretungsphasen.
- Planung mit Verfügbarkeiten
Der awork Planner zeigt, wer wann verfügbar ist – inklusive Urlaube und Meetings. So lassen sich Übergaben frühzeitig planen – nicht erst in letzter Minute.
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🧠 Echter Business Impact: Weniger Stillstand, mehr Verlässlichkeit
[.toc-name]Echter Impact: Weniger Stillstand, mehr Verlässlichkeit[.toc-name]
Eine funktionierende Übergabe ist kein „Nice-to-have“. Sie ist ein Risikofaktor – und gleichzeitig ein Hebel für Effizienz.
Was gut dokumentiert ist, kann auch ohne persönliche Übergabe übernommen werden. Was zentral gespeichert ist, geht nicht verloren. Und was klar verteilt ist, schafft Verantwortlichkeit – auch in der Urlaubszeit.
Agenturen, die awork nutzen, profitieren von:
- Klaren Prozessen für jede Phase – auch bei Ausfällen
- Weniger Projektverzögerungen
- Besserem Kundenservice – auch ohne Vollbesetzung
- Höherer Zufriedenheit im Team durch mehr Transparenz und Sicherheit
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💬 Praxisnah statt überfordert: Ein typisches Szenario
Ein:e Projektmanager:in verabschiedet sich für zwei Wochen in den Urlaub. Vorher erstellt sie in awork eine Übergabe-Checkliste, dokumentiert den Projektstand in awork Docs und hinterlegt alle To-dos mit Deadline, Status und Kommentaren.
Ein:e Kolleg:in übernimmt. Ohne Rückfragen. Ohne Stress. Die Kund:innen merken nicht einmal, dass jemand fehlt – weil alle Informationen da sind, wo sie hingehören: im Tool.
🎯 Fazit: Wer Ruhe will, braucht Struktur
Damit dein Team im Sommer produktiv bleibt und gleichzeitig entspannen kann, braucht es mehr als gute Absichten. Es braucht ein System, das Verantwortung teilbar macht – und Informationen verfügbar.
Mit awork sicherst du dein Projektwissen ab, entlastest dein Team – und sorgst dafür, dass Urlaub auch wirklich Urlaub bleibt.
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