How-to:
Halte alle Projekte, Aufgaben, Ressourcen und Zeiten in einer gemeinsamen, zentralen Übersicht aktuell. So sind Fortschritt und Auslastung für das gesamte Team jederzeit einsehbar.
Beispiel:
Bei der Agenturgruppe thjnk, einer der größten Kreativagenturen Deutschlands, sind vor allem regelmäßige Meetings entscheidend, um die Übersicht zu behalten, Aufgaben realistisch zu planen und anpassbar zu bleiben. Sie planen lieber größere Einheiten, statt Mikro-Aufgaben zu definieren, um sich nicht im Detail zu verlieren und unnötige Umplanungen zu vermeiden.
„Wir planen vor allem für die nächsten ein bis zwei Wochen und besprechen alle wichtigen Entscheidungen in regelmäßigen Planungsmeetings – so behalten wir jederzeit die Übersicht und bleiben flexibel.“
Olaf Heinrich, thjnk
How-to:
Berücksichtige Auslastung, Abwesenheiten, Kalendereinträge und individuelle Skills bei der Aufgabenverteilung. Plane so, dass das Team fair ausgelastet ist und Überlastung vermieden wird. Stelle dabei auch sicher, dass Zeiten präzise erfasst werden.
Beispiel:
Bei PHOENIX Design gibt es keine festen Projektteams. Für jedes neue Projekt wird dynamisch und anhand von Skills und Verfügbarkeiten ein passendes, neues Team zusammengestellt. Dafür ist eine präzise Ansicht über die Auslastung im Team essentiell. So können sie Projektteams nach Skills und Verfügbarkeiten flexibel zusammenstellen.
„Der Erfolg steht und fällt damit, dass alle ihre Aufgaben sauber pflegen und ihre Stunden tracken – nur so spiegelt der Plan die Realität wider und sorgt für fundierte Entscheidungen.“
Daniel Windelband, PHOENIX Design
How-to:
Lege für jedes Projekt Rollen, Zuständigkeiten und Meilensteine eindeutig fest. Nutze regelmäßige Abstimmungen, um den Kurs zu halten und flexibel auf Veränderungen zu reagieren.
Beispiel:
Jung von Matt stafft Projektteams gezielt und verteilt von Beginn an klare Rollen. Durch regelmäßige Meetings und Sub-Teams bleiben alle auf Kurs.
„Wir arbeiten mit einem internen Arbeitsmodell, um Projektteams zu staffen und verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten von Beginn an fest zuzuweisen. Je nach Rolle finden sich die verschiedenen Teammitglieder dann in verschiedenen Konstellationen und Regelmäßigkeiten in Projektmeetings zusammen und führen wiederum Sub-Teams."
David Giesen, Jung von Matt
How-to:
Schaffe gemeinsame Workspaces, zentrale Dokumentation und direkte Kommunikationskanäle für den Austausch – intern wie extern. So bleibt Wissen erhalten und alle Beteiligten sind informiert.
Beispiel:
Die PR-Agentur getpress setzt auf direkten Austausch ohne Umwege, für eine schnelle Kommunikation:
„Wir sehen uns nicht als Dienstleister, sondern als Partner auf Augenhöhe und so muss die Zusammenarbeit auch sein – nahtlos und auf Basis einer guten Vertrauensbasis. Ein fehlender Austausch wird schnell zum Blocker für gute PR-Ergebnisse. Einfache und schnelle Kommunikation ist deshalb super wichtig. Am besten über spezielle Tools.“
Melissa Wagner, getpress
How-to:
Setze auf ein Tool, das speziell auf die Anforderungen von Agenturen zugeschnitten ist: Zentrale Planung, Kapazitätsplanung, Kollaboration, Zeiterfassung, Dokumentation und Reporting an einem Ort sorgen für reibungslose Abläufe und sparen Zeit.
Beispiel:
Viele Agenturen bündeln Aufgaben, Kapazitätsübersichten und Kommunikation in einem Projektmangement Tool für Agenturen – das verhindert Doppelarbeit und sorgt für maximale Übersicht.
Fazit:
Transparenz, realistische Planung, klare Verantwortlichkeiten, effektive Kollaboration und konsequentes Monitoring sind das Fundament jeder erfolgreichen Agenturplanung – und lassen sich optimal mit den richtigen Tools abbilden.
Agenturen stehen täglich vor ganz eigenen Herausforderungen: viele parallele Projekte, wechselnde Teams, kurzfristige Kundenwünsche und die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Generische Tools stoßen dabei schnell an ihre Grenzen – sie sind oft zu starr, zu umständlich und bieten keine echten Lösungen für Agentur-Workflows.
awork wurde gezielt für Agenturen entwickelt. Das bedeutet für euch:
Kurz gesagt: Ein Agentur-Tool wie awork nimmt euch die typischen Organisationsprobleme ab, sodass ihr euch auf eure kreative Arbeit und zufriedene Kunden konzentrieren könnt.
Gerade Agenturen managen oft viele Kundenprojekte parallel – mit unterschiedlichen Deadlines, Teams und Anforderungen. In awork kannst du alle Projekte zentral verwalten, ihre Fortschritte in Echtzeit verfolgen und Aufgaben übersichtlich zuweisen. Dashboards und Projektansichten zeigen dir sofort, wo welches Projekt steht – ganz ohne ständiges Nachfragen oder Suchen.
awork ist so gebaut, dass du keine lange Schulung brauchst: Die Bedienung ist intuitiv und macht sogar Spaß. Mit dem Datenimporter ziehst du alle Aufgaben und Projekte einfach aus bestehenden Tools um – ganz ohne mühsames Kopieren. Dein Team kann sofort loslegen, und unser Support hilft dir gerne bei Fragen oder dem Onboarding. In der Regel bist du in wenigen Tagen komplett startklar.
Im Gegensatz zu generischen Projektmanagement-Tools ist awork speziell auf die Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten. Du bekommst echte Kapazitätsplanung, übersichtliche Multi-Projektsteuerung, integrierte Zeiterfassung und eine einfache Einbindung von Externen – alles an einem Ort und ohne teure Zusatzmodule. So sparst du Zeit, reduzierst Overhead und kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: deine Kund:innen und Projekte.
Ich bin seit über 14 Jahren Projektmanager und es fühlt sich an, als ob ich genauso lange nach einer richtigen digitalen Lösung gesucht habe. Diese Lösung haben wir jetzt mit awork gefunden.
Der größte Vorteil ist die effiziente Arbeitsweise und die projektbezogene Kommunikation mit Hilfe von awork.
Mein Team ist wirklich begeistert von awork. Wir haben auch schon andere Tools getestet und waren nicht so glücklich, aber jetzt haben wir für alle eine echte Arbeitserleichterung und -unterstützung.
Wir haben awork gewählt, weil es eine Fülle an Funktionen bietet und somit die ganzen kostenfreien Projektmanagement-Tools aussticht und dabei trotzdem hochflexibel ist. Uns war zudem wichtig, dass das Tool unserer Wahl regelmäßige Updates bekommt.
awork ist super intuitiv zu bedienen. Jeder kommt sofort zurecht und hat Spaß, damit zu arbeiten.
Habe vorhin mal mit dem Support von @awork gechattet. DAS nenne ich mal kundenorientiertes Arbeiten. Sehr, sehr geiler Support. Und das Tool kann auch 'ne Menge.
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Bist du etwa unterwegs zu YouTube, um herauszufinden, wie awork wirklich aussieht? Say no more: Wir haben da mal etwas vorbereitet. 👇
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