Definiere klar, was im Retainer enthalten ist und was nicht.
Gliedere Leistungen in einzelne Module (z. B. Reporting, Content, Betreuung) und lege für jedes Modul Aufgaben mit festen Timings an.
Nutze Templates und automatisiere wiederkehrende Tasks. Das schafft Klarheit für dein Team und den Kunden und verhindert unnötige Diskussionen.
Typischer Fehler:
„Der Kunde weiß ja, was er bekommt.“
Besser: Alles schriftlich und für alle sichtbar festhalten.
Dein Team sollte die entsprechenden Zeiten direkt erfassen können, nicht erst nachträglich.
Setze feste Zeitbudgets je Modul oder Aufgabe und nutze ein Frühwarnsystem, wenn der Aufwand steigt. So erkennst du Overdelivery frühzeitig und kannst rechtzeitig gegensteuern oder Leistungen anpassen.
Typischer Fehler:
„Wir tracken am Ende, wenn alles fertig ist.“
Besser: Kontinuierlich eintragen und datenbasiert handeln.
Plane alle Retainer-Aufgaben mit festen Deadlines und Zuständigkeiten und vermeide spontane Aufgabenverteilung.
Nutze wöchentliche Planungen oder Sprints für bessere Übersicht. So weiß jede:r, was wann zu tun ist und das Team bleibt produktiv statt überfordert.
Typischer Fehler:
„Das ergibt sich im Alltag.“
Besser: Wiederkehrende Abläufe automatisieren und klar zuweisen.
Halte deine Kund:innen mit kurzen, regelmäßigen Updates auf dem Laufenden, per Mail, Report oder Link.
Zeige, was gemacht wurde, was offen ist und wie viel Zeit verbraucht wurde. Das schafft Vertrauen, reduziert Rückfragen und sichert die Zusammenarbeit langfristig.
Typischer Fehler:
„Reporting machen wir, wenn der Kunde fragt.“
Besser: Proaktive Kommunikation mit nachvollziehbaren Ergebnissen.
Analysiere regelmäßig, ob Leistungen und Aufwand noch zum Budget passen.
Nutze Reports als Gesprächsgrundlage für Anpassungen.
Passe Aufgaben oder Zeitbudgets an, wenn sich Kundenbedürfnisse ändern. So bleiben deine Retainer wirtschaftlich und deine Kunden zufrieden.
Typischer Fehler:
„Der Vertrag steht – da ändern wir nichts.“
Besser: Retainer sind dynamisch, Anpassung ist Teil der Zusammenarbeit.
Retainer in deiner Agentur effizient zu verwalten, bringt dir nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern verbessert auch die Beziehung zu deinen Kunden.
Wenn du deine Retainer sauber strukturiert hast, weißt du genau, was monatlich geleistet werden muss, vermeidest Überlastung im Team und kannst Fortschritte transparent dokumentieren. Das schafft Vertrauen – und langfristige Kundenbindung.
Ein gutes Retainer-Management sichert dir:
awork hilft dir dabei, genau das zu erreichen – mit einem System, das speziell für Agenturen entwickelt wurde.
Ein Retainer ist ein laufender Dienstleistungsvertrag, bei dem Kunden monatlich ein Budget für definierte Leistungen zahlen. Typisch z. B. in Social Media, Content, SEO, Design oder strategischer Beratung.
awork erlaubt dir, Leistungen strukturiert abzubilden, Aufgaben zu automatisieren, Zeiten zu erfassen und Berichte zu erstellen. So verwaltest du Retainer wirtschaftlich, nachvollziehbar und skalierbar.
Du riskierst Overdelivery, Frust im Team, unzufriedene Kunden – und Margenverluste. Ein gutes Management schützt dich davor.
Absolut. Du kannst externe Personen einfach in Projekte einladen, mit individuellen Berechtigungen. So arbeitest du transparent, ohne interne Abläufe zu stören.
In der Regel dauert es nur wenige Tage bis Wochen. Viele Agenturen sind innerhalb von 1–2 Wochen komplett live – dank intuitiver Bedienung und einfacher Migration.
Ich bin seit über 14 Jahren Projektmanager und es fühlt sich an, als ob ich genauso lange nach einer richtigen digitalen Lösung gesucht habe. Diese Lösung haben wir jetzt mit awork gefunden.
Der größte Vorteil ist die effiziente Arbeitsweise und die projektbezogene Kommunikation mit Hilfe von awork.
Mein Team ist wirklich begeistert von awork. Wir haben auch schon andere Tools getestet und waren nicht so glücklich, aber jetzt haben wir für alle eine echte Arbeitserleichterung und -unterstützung.
Wir haben awork gewählt, weil es eine Fülle an Funktionen bietet und somit die ganzen kostenfreien Projektmanagement-Tools aussticht und dabei trotzdem hochflexibel ist. Uns war zudem wichtig, dass das Tool unserer Wahl regelmäßige Updates bekommt.
awork ist super intuitiv zu bedienen. Jeder kommt sofort zurecht und hat Spaß, damit zu arbeiten.
Habe vorhin mal mit dem Support von @awork gechattet. DAS nenne ich mal kundenorientiertes Arbeiten. Sehr, sehr geiler Support. Und das Tool kann auch 'ne Menge.
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