Du kannst nur optimieren, was du kennst. In vielen Agenturen fehlt die Übersicht, wie sich die Arbeitszeit verteilt: Kundenarbeit, interne Tasks, Meetings oder sogar Leerlauf. Ohne diese Transparenz bleibt viel Potenzial ungenutzt.
So geht’s besser:
Das ist die Grundlage für bessere Angebote, gezielte Ressourcenplanung und profitablere Projekte.
Je komplizierter die Zeiterfassung, desto seltener wird sie gemacht – oder zu spät. Und was nicht getrackt wird, kann auch nicht abgerechnet werden.
So wird’s intuitiv:
So wird das Tracken zur Routine – und keine lästige Pflicht.
Nicht jede Stunde ist für den Kunden sichtbar, aber jede Stunde zählt für deine Wirtschaftlichkeit. Wer intern und extern nicht sauber trennt, verliert den Überblick über Margen und Rentabilität.
So gewinnst du Klarheit:
So erkennst du, welche Projekte wirtschaftlich laufen – und wo Ressourcen versickern.
Gerade bei laufenden Projekten oder Retainern passiert es schnell: Das Budget ist aufgebraucht, das Team arbeitet weiter, ohne es zu merken. Das kostet Geld.
So schützt du dich:
So kannst du rechtzeitig reagieren, statt im Nachhinein nachzubessern.
Zeiterfassung ist kein Kontrollinstrument, sondern ein strategisches Tool. Wenn du weißt, wofür dein Team wie lange arbeitet, kannst du dein Business viel gezielter steuern.
So nutzt du deine Daten:
Das Ergebnis: Bessere Planung, bessere Kundenbeziehungen und mehr abrechenbare Leistung.
Das liegt oft daran, dass nicht alle geleisteten Stunden tatsächlich erfasst oder korrekt zugeordnet werden.
Viele Aufgaben, gerade interne Abstimmungen, Projektmanagement oder Meetings, werden nicht als abrechenbar klassifiziert, obwohl sie essenziell für das Projekt sind.
Auch unklare Prozesse und fehlende Transparenz bei Retainern führen dazu, dass Arbeitszeit unbemerkt „versickert“.
Abrechenbar ist in der Regel alles, was direkt im Auftrag oder im Rahmen eines Retainers für Kund:innen geleistet wird. Dazu gehören kreative Leistungen, Umsetzung, Beratung, Projektsteuerung und manchmal auch Kommunikation.
Nicht abrechenbar sind meist interne Meetings, Weiterbildung, Akquise oder administrative Aufgaben. Wichtig ist: Wer hier bewusst trennt, kann besser analysieren und fundierter kalkulieren.
Indem die Zeiterfassung möglichst einfach und flexibel in den Alltag integriert wird. Je niedriger die Hürde, desto höher die Erfassungsquote.
Es hilft, wenn die Zeiterfassung direkt mit Aufgaben und Projekten verknüpft ist, unterschiedliche Erfassungsmethoden (Timer, Kalender, manuell) angeboten werden und klare Routinen etabliert sind – z. B. tägliches oder wöchentliches Nachtragen.
Die wichtigsten KPIs sind:
Diese Zahlen helfen, Potenziale zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen.
Durch regelmäßige Analyse der Zeiterfassungen. Typische Zeitfresser sind zu viele Meetings, ineffiziente Abstimmungen, fehlende Prioritäten oder wiederkehrende manuelle Aufgaben. Wenn diese sichtbar gemacht werden, lassen sich Prozesse anpassen, Verantwortlichkeiten klären oder bestimmte Abläufe automatisieren.
Indem Zeiterfassung leicht zugänglich, sinnvoll integriert und möglichst wenig störend ist. Hilfreich sind regelmäßige Erinnerungen, transparente Kommunikation über den Nutzen (z. B. faire Ressourcenverteilung, bessere Angebote, weniger Überstunden) und die Einbindung in den Projektkontext. Zeiterfassung sollte nicht als Kontrolle verstanden werden, sondern als Teil eines gesunden Agentur-Workflows.
Ich bin seit über 14 Jahren Projektmanager und es fühlt sich an, als ob ich genauso lange nach einer richtigen digitalen Lösung gesucht habe. Diese Lösung haben wir jetzt mit awork gefunden.
Der größte Vorteil ist die effiziente Arbeitsweise und die projektbezogene Kommunikation mit Hilfe von awork.
Mein Team ist wirklich begeistert von awork. Wir haben auch schon andere Tools getestet und waren nicht so glücklich, aber jetzt haben wir für alle eine echte Arbeitserleichterung und -unterstützung.
Wir haben awork gewählt, weil es eine Fülle an Funktionen bietet und somit die ganzen kostenfreien Projektmanagement-Tools aussticht und dabei trotzdem hochflexibel ist. Uns war zudem wichtig, dass das Tool unserer Wahl regelmäßige Updates bekommt.
awork ist super intuitiv zu bedienen. Jeder kommt sofort zurecht und hat Spaß, damit zu arbeiten.
Habe vorhin mal mit dem Support von @awork gechattet. DAS nenne ich mal kundenorientiertes Arbeiten. Sehr, sehr geiler Support. Und das Tool kann auch 'ne Menge.
Jetzt kostenfrei testen – ohne Kreditkarte.
Bist du etwa unterwegs zu YouTube, um herauszufinden, wie awork wirklich aussieht? Say no more: Wir haben da mal etwas vorbereitet. 👇
14 Tage kostenlos – ohne Verpflichtungen 👍