Es ist Montagmorgen, 09:42 Uhr. Die Sonne scheint, draußen sind 28 Grad – drinnen tobt das Projektchaos. Zwei Kolleg:innen sind im Urlaub, eine dritte ist krank. Das nächste Kundenprojekt startet – und du? Du versuchst als Projektmanager:in in einer Agentur, mit halbem Team volle Timings zu halten.
Kommt dir bekannt vor?
Willkommen im Agentur-Sommer: Die Zeit, in der Projekte weiterlaufen, aber Ressourcen pausieren. Die Zeit, in der Improvisation zur Methode wird – und in der Projektmanager:innen oft zwischen Überforderung, spontaner Umverteilung und schlechtem Gewissen gegenüber dem Team hin- und hergerissen sind.
Doch es gibt eine Überlebensstrategie für genau diese Phase: smarte Kapazitätsplanung, die mitdenkt, bevor es brennt.
🔥 Der Sommer in Agenturen: Wenn Planung zur Feuerwehrübung wird
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Agenturen leben von Geschwindigkeit, Flexibilität und Kreativität – aber all das funktioniert nur, wenn die Ressourcen klar geplant sind. Und genau das bricht im Sommer oft weg.
Was dann passiert:
- Aufgaben werden auf gut Glück verteilt – oft auf die Falschen.
- Überlastung wird zu spät erkannt – und zieht sich durchs ganze Projekt.
- Einige Teammitglieder arbeiten am Limit, während andere auf Input warten.
- Spontane Änderungen reißen die Planung immer wieder auseinander.
- Und das Schlimmste: Projekt-Deadlines werden überschritten.
Viele Projektmanager:innen kämpfen sich mit Kalendern, Excel-Sheets oder Bauchgefühl durch diese Phase – bis es kracht.
Was fehlt, ist Transparenz. Und ein System, das mitdenkt.
Und genau hier zeigt sich, was ein gutes Planungstool leisten kann: Klarheit schaffen, bevor es brenzlig wird. Und genau das macht awork.
🧭 Die Lösung: Smarte Planung statt Sommerchaos
awork ist ein intuitives Kapazitäts- und Projektplanungstool, das speziell für Teams entwickelt wurde, die flexibel, kreativ und schnell arbeiten – also Agenturen.
Es unterstützt Projektmanager:innen dabei, Ressourcen realistisch zu planen, Aufgaben fair zu verteilen und Projekte auch bei halber Teamstärke zuverlässig zu steuern.
Was macht awork zur Sommer-Überlebensstrategie?
- Echtzeit-Übersicht über Verfügbarkeiten
Wer ist verfügbar und wer im Urlaub? awork zeigt dir glasklar, wie viel Kapazität dein Team wirklich zur Verfügung hat – inklusive Meetings, Daily-Business-Aufgaben und Projektarbeit.
- Engpässe sofort erkennen
Mit der visuellen Workload-Übersicht siehst du frühzeitig, wo Ressourcen knapp werden. So kannst du Aufgaben umplanen, bevor es brenzlig wird – statt im Nachhinein zu reagieren.
- KI-gestützte Projektanpassung
Verfügbarkeiten ändern sich? awork passt Projektpläne automatisch und intelligent an. Ideal, um Urlaub, Krankheit oder spontane Änderungen in Echtzeit zu managen.
- Reibungslose Übergaben
In awork Docs sind alle Infos zentral hinterlegt: Briefings, Anhänge, Kommentare. So kann jede:r im Team nahtlos übernehmen – ohne Nachfragen oder verlorene Infos.
- Abstimmung mit Kunden leicht gemacht
Mit awork Connect kannst du Kunden direkt und kostenfrei ins Projekt holen – für schnellere Freigaben, weniger Rückfragen und klare Kommunikation.
- Schnell startklar
Keine lange Implementierung: Innerhalb einer Woche kannst du awork mit deinem Kernteam nutzen. Ideal, um jetzt sofort den Sommer zu retten.
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🧠 So sieht das in der Praxis aus
Stell dir vor, du erkennst schon am Freitag, dass die kommende Woche kritisch wird: Ein:e Designer:in ist im Urlaub, die Auslastung deiner Texter:in bei 100 %. Mit awork siehst du das nicht erst, wenn’s zu spät ist – sondern bevor es eskaliert. Du findest sofort Kolleg:innen mit den passenden Skills, verteilst Aufgaben neu und informierst Kund:innen mit einem Klick.
Dein Team ist vorbereitet, die Übergaben sind klar geregelt, und du kannst dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Projekte vorantreiben – nicht Brände löschen.
💬 Was Agenturen an awork schätzen
Mehr als 4.000 Teams nutzen awork bereits – darunter viele Agenturen, die ähnliche Herausforderungen haben wie du. Was sie überzeugt?
- Der sofort sichtbare Überblick über Teamverfügbarkeiten
- Die einfache, intuitive Bedienung (kein Schulungsmarathon)
- Die Geschwindigkeit, mit der Teams produktiv werden
- Der Support, der nicht nur schnell, sondern auch menschlich ist
🎯 Fazit: Plane wie ein Profi – nicht wie die Feuerwehr
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Der Sommer wird kommen. Urlaube auch. Doch ob du Projekte trotzdem erfolgreich abschließt oder in Stress versinkst, hängt von deiner Planung ab.
Mit awork bekommst du nicht nur ein Tool – du bekommst eine Strategie. Eine, die dir Übersicht, Flexibilität und Sicherheit gibt. Damit du nicht nur überlebst, sondern deinen Sommer sogar genießen kannst.
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