In der Theorie ist alles klar:
Deine Teammitglieder haben je 40 Stunden pro Woche, du kennst die Projektaufgaben, und mit ein bisschen Koordination läuft der Laden.
Die Realität sieht anders aus:
Meetings fressen halbe Tage, spontane Kundenanfragen sprengen Zeitpläne, Projektverantwortliche versuchen Aufgaben „zwischen Tür und Angel“ unterzubringen – und am Ende weiß niemand so richtig, wie viel Zeit eigentlich noch frei ist.
Trotzdem werden Aufgaben fröhlich weiter eingeplant.
Die Folge?
Überlastung, Unsicherheit, Frust – und Projekte, die unnötig ins Wanken geraten.
Arbeitszeit ist nicht planbare Zeit
Das Problem liegt dabei nicht an der Motivation oder Struktur deiner Teams, sondern an der falschen Annahme, dass planbare Zeit = vertragliche Arbeitszeit ist.
Denn: Wer acht Stunden am Tag arbeitet, hat nicht acht Stunden am Tag Zeit für Projektarbeit.
[.b-important-block]Der tägliche Workload eines Mitarbeitenden besteht nicht nur aus Projektaufgaben – auch Termine, To-Dos und interne Abstimmungen fließen ein. Diese fressen oft schon einen erheblichen Teil der Tageskapazität auf. Nur was nach Abzug dieser Faktoren übrig bleibt, steht wirklich zur Verfügung.[.b-important-block]
[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]
Tatsächlichen Workload bestimmen
Was du brauchst, ist ein realistischer Blick auf den tatsächlichen „Workload“.
Also:
Wie viel Zeit steht deinem Team nach Abzug von Meetings, Abstimmungen, Abwesenheiten und interner Arbeit wirklich zur Verfügung?
Erst mit diesem Wissen kannst du Aufgaben richtig verteilen, die Auslastung steuern und wirtschaftlich sowie gesund arbeiten.
Erfahre, was echter Workload bedeutet, wie du den Unterschied zwischen Verfügbarkeit und Auslastung abbildest, warum unrealistische Planung dein Team überfordert und wie du mit awork endlich Klarheit und Effizienz in deinen Arbeitsalltag bringst.
Was ist „echter Workload“?
Workload bezeichnet die konkret geplante Arbeitsbelastung einer Person über einen bestimmten Zeitraum.
Der „echte Workload“ umfasst dabei nicht nur projektbezogene Aufgaben, sondern auch zeitraubende Termine, To-Dos und interne Abstimmungen – also alles, was faktisch Zeit im Arbeitstag beansprucht.
Nur weil jemand acht Stunden Arbeitszeit hat, heißt das nicht, dass diese acht Stunden für neue Aufgaben zur Verfügung stehen. Genau diese Diskrepanz muss sichtbar gemacht werden, um auf dieser Basis fundierte Planungen treffen zu können.
Verfügbarkeit ist dabei die Grundlage jeder realitätsnahen Planung: Sie umfasst die tatsächlich zur Verfügung stehende Arbeitszeit eines Teammitglieds – unter Berücksichtigung von Urlaub, Krankheit, Meetings oder Teilzeitmodellen.
Wenn du also den Workload planst, ohne die Verfügbarkeit zu berücksichtigen, planst du an der Realität vorbei – und steuerst direkt in die Überlastung.
Unrealistische Planungen gefährden Wirtschaftlichkeit
[.toc-name]Gefährdete Wirtschaftlichkeit[.toc-name]
Viele Agenturen streben 100 % Auslastung an – aus gutem Grund: Die Personalkosten laufen unabhängig davon, wie viel tatsächlich abgerechnet werden kann.
Für eine hohe Billability (also den Anteil der abrechenbaren Stunden an der Gesamtkapazität) braucht es eine möglichst vollständige Planung.
Doch genau das ist das Problem:
Die Planung basiert auf einer Gesamtkapazität, die oft nur theoretisch existiert.
Kommen dann spontane Anfragen, Projektverschiebungen oder Krankheitsausfälle hinzu, ist das System sofort überlastet – weil kein Puffer eingeplant wurde.
Das Ergebnis: Überstunden, Frust, Qualitätsverlust – und schlimmstenfalls hohe Fluktuation oder gerissene Deadlines....
👉 Um das zu vermeiden, brauchst du eine Planung, die auf echtem Workload basiert, nicht auf idealisierten Zahlen.
Workload-Übersicht in awork
Die Workload-Übersicht in awork visualisiert, wie stark einzelne Personen oder Teams in einem gewählten Zeitraum ausgelastet sind. Sie stellt geplante Arbeitsstunden den verfügbaren Stunden gegenüber und zeigt:
- Auslastung: Wie viele Stunden sind bereits verplant?
- Zusammensetzung: Aus welchen Projekten, Aufgaben, Terminen kommt die Auslastung?
- Überlastung: Ist mehr eingeplant, als realistisch machbar?
- Leerlauf: Wo sind freie Kapazitäten verfügbar?
Das ermöglicht schnelle Reaktion:
Aufgaben umverteilen, Freelance-Support einplanen, frühzeitige Korrekturen im Projektplan – bevor Deadlines gefährdet sind oder Teams überlastet werden.
Wie funktioniert realistische Workload-Planung?
[.toc-name]Workload-Planung aufsetzen[.toc-name]
Eine gute Kapazitätsplanung basiert auf realistischer Verfügbarkeit, den richtigen Skills und klaren Prioritäten. Ziel ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen – ohne Teams zu überlasten oder Leerlauf zu erzeugen.
So gehst du vor:
1. Verfügbarkeit erfassen
Berücksichtige alle Abwesenheiten, Meetings und individuelle Arbeitszeitmodelle. Nutze Tools, die diese Daten live anzeigen.
2. Aufgaben priorisieren
Was ist kritisch, was kann warten? Sortiere Aufgaben nach Dringlichkeit und Relevanz.
3.Aufwände realistisch schätzen
Jede Aufgabe hat eine geschätzte Dauer – idealerweise auf Basis früherer Projekte oder Erfahrungswerte. Diese Schätzungen fließen direkt in die Workload-Planung ein und entscheiden mit darüber, ob dein Team überbucht wird oder nicht.
4. Puffer einplanen
Kalkuliere bewusst Puffer für Abstimmungen, spontane Änderungen oder Rückfragen ein – auch wenn du mit 100 % Auslastung planen musst.
5. Aufgaben sinnvoll verteilen
Verteile Aufgaben nach Skills, Verfügbarkeit und Kapazität – nicht nach Bauchgefühl.
6. Regelmäßig justieren
Nutze wöchentliche Check-ins und Feedback aus dem Team, um zu erkennen, wo es eng wird – und passe die Planung laufend an.
[.b-testimonial]Besonders hilfreich ist die Workload-Übersicht. So kann jede:r im Team die Auslastung der anderen Mitglieder sehen und Aufgaben können anhand dessen gut verteilt werden.[.b-testimonial]
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Wie awork beim Workload-Management unterstützt
[.toc-name]awork als Workload-Management-Tool[.toc-name]
awork bringt alle relevanten Informationen an einem Ort zusammen, für eine transparente, faire und effiziente Aufgabenverteilung.
✨ Live-Verfügbarkeit
Basierend auf Arbeitszeiten, Meetings, Kalenderdaten und Abwesenheiten siehst du exakt, wie viel Zeit pro Person tatsächlich verfügbar ist.
✨ Aufgaben mit geschätztem Aufwand
Jeder Aufgabe wird eine geschätzte Dauer zugewiesen. Diese Aufwände werden auf die Verfügbarkeit der zugewiesenen Teammitglieder angerechnet. So entsteht ein realistisches Bild des tatsächlichen Workloads – und du erkennst sofort, wenn jemand überbucht ist.
✨ Workload-Übersicht
Visualisiert auf Tages-, Wochen- oder Projektebene, wie stark das Team ausgelastet ist – mit farblicher Hervorhebung von Überlastung oder Leerlauf. Besonders praktisch für das Forecasting, um zu sehen, wann welche Teammitglieder freie Zeiten haben.
✨ Skill-Matching
Finde die passende Person für eine Aufgabe – basierend auf Verfügbarkeit und Fähigkeiten.
✨ Kalender-Integration
Meetings und Termine fließen automatisch in die Kapazitätsberechnung ein – keine doppelten Buchungen mehr.
✨ awork AI
Die integrierte awork AI kennt die Echtzeit-Daten deiner Teams und gibt dir sofort Vorschläge, wer eine spontane Anfrage übernehmen kann.
✨ Drag & Drop Aufgabenverteilung
Verteile Aufgaben flexibel im Planer – und sieh sofort, wie sich die Auslastung verändert.
[.b-related-article]Entdecke die Vorteile einer Kapazitätsplanungssoftware[.b-related-article]
[.no-toc]Fazit: Wer echten Workload kennt, plant entspannter & wirtschaftlicher[.no-toc]
Teams scheitern selten an der Menge an Arbeit, sondern an der Fehleinschätzung ihrer Kapazitäten.
Workload-Planung, die auf realen Verfügbarkeiten basiert, hilft dir:
- Überlastung frühzeitig zu erkennen
- Aufgaben effizient zu verteilen
- Kundenverbindlich zu antworten
- Projekte realistisch zu kalkulieren
- Und dein Team langfristig gesund und motiviert zu halten
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