In der Theorie haben du und jedes deiner Teammitglieder acht Stunden* am Tag, aber wer kennt es nicht: Das Meeting, das doppelt so lange dauert wie geplant, ein Onboarding-Workshop mit Kund*innen, interne Weiterbildungen oder "Kannst du mal eben"-Bitten, die sich summieren. Und am Ende bleiben die eigentlichen Projekt-Tasks auf der Strecke. Uff.
Bevor du den Kopf in den Sand steckst (oder besser gesagt in den Papierkorb), haben wir was für dich: Tipps für cleveres Workload-Management. In diesem Blog-Artikel zeigen wir dir, wie du den Workload deines Teams nicht nur bändigst, sondern richtig zum Schnurren bringst. 🐱
*Wir gehen bei unserem Beispiel von einer 40-Stunden-Woche aus.
Der Unterschied zwischen "Workload" und "echtem Workload"
Für Projektmanager*innen und auch alle anderen im Büro-Dschungel ist es wichtig, den Unterschied zwischen "Workload" und "echtem Workload" zu verstehen. "Workload" bezeichnet die Gesamtmenge an Aufgaben, die es zu erledigen gibt – den "Load an Work". Die Kapazitäten jedes Teammitglieds werden dann mit diesen Aufgaben befüllt. Das bedeutet, dass die Planung der Workloads nicht nur die Aufgaben umfasst, sondern auch berücksichtigt, wie viele Kapas jede Person tatsächlich noch frei hat.
Es ist also unrealistisch, so zu planen, als hättet ihr acht Stunden am Tag. Die Realität: Zwischen Meetings, Ad-hoc-Aufgaben und anderen Expeditionen bleibt oft nur ein Bruchteil der Zeit für die eigentliche Arbeit an Kundenprojekten.
[.b-important-block]Der "echte Workload" sind also die Kapazitäten, die nach Abzug aller Termine, Workshops und kleinen Zeitfressern übrig bleibt.[.b-important-block]
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Das ist DIE Zeit, die ihr wirklich für die Tasks habt, die auf dem Plan stehen. Projektmanager*innen behalten also genau im Auge, wie viele To-dos tatsächlich in einen Arbeitstag passen – und Spoiler: Es sind keine acht Stunden. 🙈
Das bedeutet selbstverständlich nicht, dass die restliche Zeit nicht "zählt"; Abstimmungen, Workshops und Stand-ups sind elementar wichtige Teile des Projektmanagement- und Arbeitsalltags. Es bedeutet lediglich, dass du bei der Workload-Planung für die Projekt-Tasks realistisch sein musst - also welches Arbeitspensum pro Tag noch geleistet werden kann.
Was bedeutet Workload-Planung?
Workload-Planung – das klingt erst einmal nach einem dieser Buzzwörter, die durch Meetings schwirren. Eins, bei dem alle nicken, aber eben keiner so riiiiichtig weiß, was damit gemeint ist.
Lass uns das an einem Beispiel genauer anschauen. Stell dir einfach mal vor, Workload-Planung ist wie die Organisation eines Umzugs.
- Bestandsaufnahme machen: Du schaust, welche Möbel, Kisten und Taschen du hast und sortierst sie zum Beispiel nach Zimmer und Wichtigkeit. Das entspricht dem Checken deiner Ressourcen und Aufgaben im Projektmanagement. Du bewertest, welche Projekte gerade Priorität haben und wer im Team welche Aufgaben übernehmen kann.
- Prioritäten setzen: Dann planst du den Ablauf deines Umzugs. Du entscheidest, was zuerst in den Umzugswagen muss und was zuletzt. Ähnlich legst du im Workload-Management fest, welche Aufgaben sofort erledigt werden und welche warten können. Du achtest darauf, dass du genug Helfer*innen hast und dass niemand überfordert wird – genauso, wie du im Projekt sicherstellst, dass die Arbeitslast fair verteilt ist und Deadlines realistisch sind.
- Puffer einplanen: Bei einem Umzug planst du extra Zeit ein, weil immer irgendwas dazwischenkommt – egal, wie gut du planst. Außerdem baust du Pausen ein und sorgst für Verpflegung, damit alle ihre gute Laune behalten. Auch in der Projektabwicklung sind Puffer-Zeiten wichtig. Und Snacks. 🦄
- Workloads verteilen: Wenn du in deinem Team die Workloads planst, ist das ein bisschen so, wie die Aufgaben beim Umzug zu verteilen. Du willst nicht, dass eine Person alle schweren Kisten schleppen muss. Jedes Teammitglied packt mit an und ihr sorgt gemeinsam dafür, dass das Projekt erfolgreich wird.
- Flexibel bleiben: Im Projektmanagement-Alltag ändern sich Dinge manchmal schnell. Ein Kunde hat plötzlich neue Wünsche, ein Kollege wird krank – du musst bereit sein, den Plan umzustrukturieren und mit der Arbeitsbelastung umzugehen.
- Kommunikation und Transparenz: Alle Crewmitglieder sollten immer über die Team-Workloads Bescheid wissen, wer was macht und warum sich manchmal Dinge ändern. Das hält alle auf dem Laufenden und vermeidet Missverständnisse (gilt im Projektmanagement und bei Umzügen 😬).
TLDR? 😬 We got you 👇
- Bestandsaufnahme: Du hast einen Überblick über die verfügbaren Ressourcen, ordnest sie nach Wichtigkeit und klärst die Zuständigkeiten.
- Prioritäten setzen: Du planst, welche Aufgaben zuerst angegangen werden, sodass ihr wichtige Deadlines einhaltet und niemand im Team überlastet wird.
- Puffer einplanen: Du berücksichtigst Puffer und sorgst für ausreichend Pausen, damit das Team motiviert bleibt.
- Workloads verteilen: Du stellst sicher, dass die Arbeit fair aufgeteilt wird und jeder im Team seinen Teil beitragen kann, ohne überfordert zu werden.
- Flexibel bleiben: Du passt Pläne an, wenn sich Anforderungen ändern oder unerwartete Probleme auftreten.
- Kommunikation und Transparenz: Du hältst alle im Team auf dem aktuellen Stand, wer welche Aufgaben hat und warum Anpassungen notwendig sind.
[.b-important-block]Bei der Planung der Workloads weißt du als Projektmanager*in immer, was wann zu tun ist und wer die Aufgabe übernimmt, damit alles reibungslos über die Bühne geht. Eine clevere Workload-Planung unterstützt dich dabei, den Überblick zu behalten, effizient zu arbeiten und dabei dein Team glücklich zu machen.[.b-important-block]
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Die Vorteile von Workload-Management
Ein gutes Workload-Management bringt viele Vorteile, die weit über das einfache "Wer macht was?"hinausgehen. Schauen wir uns an, was es wirklich bewirkt:
🏆 Genauere Zeitpläne
Workload-Management liefert dir klare Einblicke, wie lange die Aufgaben im Team tatsächlich dauern. Das hilft dir, realistisch einzuschätzen, was für dein Team machbar ist und was nicht. Das macht deine Planung einfacher und präziser.
Mit der awork Zeiterfassung können du und dein Team alle Zeiten schnell erfassen – und zwar direkt in den Aufgaben. Außerdem könnt ihr Termine aus den Kalendern direkt in Zeiten umwandeln. Mit diesen Infos kannst du Arbeitsabläufe optimieren und Überlastungen vermeiden, indem du die Arbeitslast fair verteilst und Anpassungen in Echtzeit vornimmst.
🏆 Bessere Projektqualität
Top Workload-Management = Top Projektergebnisse. Wenn Aufgaben klar verteilt sind und jedes Teammitglied genau weiß, was zu tun ist, kann jeder seine Stärken voll ausspielen. Das steigert auch die Qualität der Ergebnisse.
🏆 Bessere Kommunikation mit Kund*innen
Mit einer cleveren Workload-Planung kannst du auch gegenüber Kund*innen verbindlichere Aussagen treffen. Du hast eine realistischere Einschätzung, kannst klarer kommunizieren und weißt bei spontanen Anfragen direkt, wie viele Kapas noch frei sind. Das stärkt das Vertrauen und die Zufriedenheit auf Kundenseite.
🏆 Mehr Zufriedenheit bei der Arbeit
Klare Absprachen und Transparenz stärken das gegenseitige Vertrauen. So entsteht eine Atmosphäre, in der jede*r sich traut, Ideen einzubringen oder Bedenken zu äußern. Wenn jede*r im Team fühlt, dass seine oder ihre Arbeit gesehen und wertgeschätzt wird, steigt auch die Happiness deiner Teammitglieder.
🏆 Weniger Stress im Team
Ein gutes Workload-Management hilft euch, Stress zu reduzieren. Keine Last-Minute-Panik mehr, weil ihr wisst, wie ihr eure Aufgaben am besten angeht und verteilt. Sollte doch mal was Unerwartetes passieren, hast du als Projektmanager*in einen Plan B.
[.b-important-block]Workload-Management ist also nicht nur ein Orga-Werkzeug, sondern hat auch eine direkte Auswirkung darauf, wie happy dein Team und deine Kund*innen sind.[.b-important-block]
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Wie identifiziere ich den Workload für mein Team?
Du kennst dein Team. Jedes Mitglied hat seine Stärken, Schwächen, eine persönliche Arbeitsgeschwindigkeit und individuelle Arbeitszeiten. Um den Workload effektiv zu managen, musst du nachvollziehen können, wie viel Arbeit realistisch innerhalb der verfügbaren Zeit erledigt werden kann.
Denk dabei nicht nur an die speziellen Aufgaben, die gerade anstehen, sondern auch an regelmäßige Meetings und tägliche Routineaufgaben. Überlege, wie du die anstehenden Tasks verteilst: Wer könnte welche Aufgabe am besten übernehmen? Diese Überlegungen helfen dir, die Arbeit fair und effektiv aufzuteilen.
Hier einige Tipps, wie du das angehen kannst:
- Tools und Technologien nutzen: Setze auf ein cleveres Projektmanagement-Tool, das dir einen Einblick in die Arbeitslast, den Fortschritt und Abwesenheiten einzelner Teammitglieder bietet.
- Persönliche Check-ins: Führe regelmäßig Eins-zu-eins-Gespräche mit jedem Teammitglied. Das hilft dir, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie es deiner Crew geht, was sie motiviert und wo möglicherweise Stressfaktoren liegen.
- Arbeitsmuster analysieren: Versuche zu verstehen, wie jedes Teammitglied seine Aufgaben angeht und abschließt. So kannst du Aufgaben besser zuordnen und realistische Fristen setzen.
- Leistung und Ergebnisse prüfen: Schau dir die Ergebnisse der Arbeit deines Teams genau an. Wie hoch ist die Qualität? Wie schnell werden Aufgaben erledigt? Das hilft dir dabei, die Arbeitsbelastung anzupassen und sicherzustellen, dass die Erwartungen und Ziele klar und erreichbar sind.
- Team-Feedback einholen: Binde das Team aktiv in die Planungsprozesse der Workloads ein. Die Erfahrungen und Perspektiven deiner Teammitglieder sind besonders wertvoll, um realistische Pläne zu erstellen. Das pusht nicht nur das Gefühl der Wertschätzung, sondern verbessert auch die Genauigkeit deiner Workload-Schätzungen.
- Flexible Anpassungen vornehmen: Sei bereit, den Plan anzupassen, wenn du merkst, dass bestimmte Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen als erwartet oder ein Teammitglied schneller mit seinen Aufgaben fertig ist. Flexibilität in der Planung sorgt dafür, dass der Workload realistisch bleibt.
Was ist ein Workmanagement-Tool?
Ein Workmanagement-Tool ist praktisch deine Kommandozentrale als Projektmanager*in. Es vereint Projektmanagement, Teamplanung, persönliche Produktivität und Zeiterfassung in einer einzigen, intuitiven Plattform. Diese Tools sind das Geheimrezept für effizientes Arbeiten, indem sie alles – von Deadlines bis zu Detailaufgaben – klar aufzeigen und jedem im Team helfen, den Überblick zu behalten. Mit einem Workmanagement-Tool verpasst du keine Fristen, die Koordination im Team läuft wie geschmiert und am Ende des Tages können alle entspannt in den Feierabend gehen.
Kurz gesagt: Workmanagement-Tools sind unverzichtbar für Teams, die strukturiert, zielorientiert und happy arbeiten wollen.
[.b-testimonial]Besonders hilfreich ist die Workload-Übersicht. So kann jeder im Team die Auslastung der anderen Mitglieder sehen und Aufgaben können anhand dessen gut verteilt werden.[.b-testimonial]
So unterstützt dich awork bei der Workload-Planung
awork pflügt sich durch den Task-Dschungel, erstellt klare To-do-Listen und synchronisiert dein Team schnell und einfach. Aber das war noch nicht alles:
awork-Features für die Planung von Workloads:
- Überblick in Echtzeit: Stell dir vor, du startest den Tag und siehst auf einen Blick in awork, dass Jonas heute weniger auf der To-do-Liste hat, weil eine Aufgabe schneller fertig wurde als gedacht. Gleichzeitig steckt Sarah bis über beide Ohren in einem Projekt. Mit wenigen Klicks kannst du jetzt Aufgaben von Sarah zu Jonas umschichten.
- Kapazitäten klar auf dem Schirm: Du planst das nächste Quartal und möchtest die Auslastung auf einer soliden Grundlage erstellen. In awork wirfst du einen Blick auf die kommenden Projekte und siehst sofort, wie das Arbeitspensum aussieht. So kannst du frühzeitig entscheiden, ob du zusätzliche Ressourcen brauchst und ihr vielleicht sogar neue Mitarbeiter*innen einstellen solltet.
- Flexibel bleiben: Ein Kunde ruft an und braucht dringend bis morgen eine Präsentation. In awork siehst du schnell, wer von deiner Crew kurzfristig Zeit hat und verteilst die Tasks neu. Das Tool zeigt dir, wo Spielraum ist und welche anderen Aufgaben dann geschoben werden müssen. Du kannst so viel direkter und transparenter mit Kund*innen kommunizieren.
- Wer macht was? Visualisiere es: Du bereitest dich auf das wöchentliche Team-Meeting vor und möchtest allen zeigen, wie die Projekte stehen. Mit awork ziehst du eine klare, visuelle Übersicht der Workloads und Projekte hoch. So kann das ganze Team sehen, wer woran arbeitet und wie die Abhängigkeiten ausschauen.
- Projektplanung mit Präzision: awork ermöglicht eine exakte Workload-Planung, weil das Tool auch Kalendereinträge und Abwesenheiten berücksichtigt. Du kannst außerdem schon vorab den Inhalt von Arbeitspaketen realistisch planen und vermeidest doofe Überraschungen.
[.b-button-primary]Video: Dringende Anfragen reibungslos managen[.b-button-primary]
Du 🤝 awork = Workload-Planung 💜
Wenn du im Projektmanagement und für die Planung des Workloads zuständig bist – in einer Agentur, einem Beratungsunternehmen oder einem IT-Unternehmen – kennst du das Chaos, das entsteht, wenn Pläne sich ständig ändern. Hier kommt awork ins Spiel: Deine Unterstützung, um die Arbeitsbelastung zu bändigen, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass deine Mitarbeiter*innen nicht im Stress untergehen.
Mit awork hast du alles im Blick: Welche Projekte laufen, wer gerade woran arbeitet und wer vielleicht schon zu viel auf dem Schreibtisch hat. Es hilft dir, das Arbeitspensum im Blick zu behalten, Workloads gerecht zu verteilen und dafür zu sorgen, dass niemand überlastet wird. Ganz nebenbei macht es die Kommunikation im Team und mit Kund*innen einfacher, weil jede*r jederzeit weiß, wie der aktuelle Projekt-Status aussieht.
Wenn du noch mehr über unseren awork Planer erfahren möchtest, schaue in unserem Planer-Profi Webinar vorbei.
Klingt nach einer Anwendung für dein Projektmanagement, die du gebrauchen könntest? Teste awork kostenlos für die Planung von Workloads und sieh selbst, wie es deine Work-to-dos und das Thema Arbeitsbelastung erleichtern kann.
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