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Projektmanagement vs. Workmanagement ‚Äď was ist was?

Projektmanagement vs. Workmanagement ‚Äď was ist was?
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Juli 2021

¬†Projektmanagement und Arbeitsmanagement sind zwei Begriffe, die regelm√§√üig geh√∂rt und verwendet werden, aber oft verstehen viele Menschen die Unterschiede nicht. Diese Begriffe f√ľhren immer wieder zu Verwirrung und werden manchmal im falschen Zusammenhang verwendet. In diesem Artikel werden sie gr√ľndlich erkl√§rt, um dir zu helfen, die beiden Begriffe zu unterscheiden.¬†

Was ist die klassische Projektmanagement?

Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Arbeitsmanagement liegt im Prinzip in den unterschiedlichen Anwendungen, in denen die Methoden eingesetzt werden.

Projektmanagement (PM) ist eine Organisationsmethode f√ľr einmalige Projekte. Das bedeutet, dass diese Projekte Fristen haben. Sie sind zeitlich begrenzt und werden innerhalb dieses Zeitrahmens abgeschlossen.

Im PM werden bestimmte Methoden eingesetzt, um ein Projekt zu planen, zu steuern und durchzuf√ľhren. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, gemeinsam mit seinen Projektteammitgliedern daran zu arbeiten, alle Projektziele und Meilensteine zu erreichen. Der Erfolg eines Projekts wird durch ein klares Ziel definiert. Deshalb sind Teams, die an solchen Projekten arbeiten, auch kurzlebig. Es sollte jedoch immer darauf geachtet werden, dass sich die F√§higkeiten der Mitarbeiter/innen erg√§nzen. Nur so kann ein zusammenh√§ngendes Projektteam entstehen. Hier ist ein Beispiel, um das zu verdeutlichen:

Projektziel 

Es gibt einen neuen Auftrag in deiner Agentur. Du sollst eine komplette Marketingkampagne f√ľr einen neuen Gro√ükunden auf die Beine stellen und ein Design f√ľr sein neues Produkt entwerfen...¬†

Projektstruktur

F√ľr jedes Projekt gibt es eine verantwortliche Person, in diesem Fall den Projektmanager, nennen wir ihn Markus. Er sorgt daf√ľr, dass jeder im Team wei√ü, wof√ľr er verantwortlich ist, sich gegenseitig unterst√ľtzt und dass alle Termine eingehalten werden. Markus beginnt damit, Aufgaben f√ľr dieses Projekt zu erstellen, ein Team zusammenzustellen und diese Aufgaben auf die verschiedenen Kollegen zu verteilen. Larissa, Max und Julia sind f√ľr das kreative Brainstorming, die Formulierung von Ideen und die Gestaltung der Kampagne zust√§ndig. Bj√∂rn k√ľmmert sich um das passende Design.¬†

Diese Organisation ist die einzige M√∂glichkeit, produktiv am Projekt zu arbeiten. Andernfalls w√ľrden sich die Mitarbeiter m√∂glicherweise gegenseitig behindern, die Arbeit an einer Aufgabe w√ľrde doppelt erledigt oder eine Aufgabe k√∂nnte sogar ganz vergessen werden. Nat√ľrlich beschreibt das zur Verdeutlichung gew√§hlte Beispiel aus der Agentur die ideale Situation. In der Realit√§t m√ľssen Max und Larissa noch ein zweites wichtiges Projekt managen, was bedeutet, dass der gesamte Planungsprozess hin und wieder durcheinander geraten kann. Hier kann die richtige Software bei der Projektorganisation helfen. Schlie√ülich wissen wir alle, dass solche Helfer unverzichtbar sind, uns Struktur geben und uns davor bewahren, hin und wieder etwas Wichtiges zu vergessen.

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Der Unterschied zwischen Projektmanagement und Arbeitsmanagement liegt im Prinzip in den unterschiedlichen Anwendungen, in denen die Methoden eingesetzt werden. Erfahre mehr in diesem Artikel!
Projektmanagement vs. Arbeitsmanagement - wo liegen die Unterschiede? Finde es in den folgenden Abschnitten heraus.

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Methoden in Projektmanagement

Im Idealfall wei√ü jeder Mitarbeiter, der an einem Projekt arbeitet, dank der gew√§hlten Methode zu jeder Zeit, wer f√ľr welche Aufgabe verantwortlich ist.¬†

Das Gantt-Diagramm

Eine beliebte Methode ist z.B. das Gantt-Diagramm. Das ist eine besondere Form des Balkendiagramms. Es stellt alle geplanten Aktivitäten des Projekts grafisch dar. So lässt sich der Fortschritt eines Projekts besonders gut visualisieren. Außerdem dient es auch als geeignetes Mittel zur Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

Die Netzwerktechnik

Eine weitere Methode ist die Netzplantechnik. Sie wird verwendet, um die Planung und Kontrolle von Projekten zu organisieren. Diese Methode zeigt die logische und zeitliche Abfolge der Teilprozesse, auch durch eine grafische Darstellung. Es werden einzelne Abschnitte eines Projekts betrachtet, die chronologisch angeordnet sind. So bietet der Netzplan u.a. eine detaillierte Zeitanalyse. 

Was bedeutet also Arbeitsmanagement? 

Methoden des Arbeitsmanagements w√ľrden uns auch in unserem aktuellen Tagesgesch√§ft helfen. Denn auch hier gibt es viele Arbeitsabl√§ufe, die standardisiert werden k√∂nnen. Projektmanagement hat uns vorgemacht, wie viel besser wir mit Struktur arbeiten k√∂nnen. Wir k√∂nnten dieses Wissen zum Beispiel im Arbeitsalltag umsetzen und uns so effizienter strukturieren. Im internen Marketing w√ľrde es zum Beispiel auch helfen, interne Projekte, Themen und Fristen zu besprechen, Ansprechpartner zu definieren und sich gegenseitig Aufgaben zuzuweisen.

Beim Work Management (WM) werden die gut durchdachten Methoden von Projektmanagement auf das aktuelle Tagesgesch√§ft √ľbertragen und angewendet. Das prim√§re Ziel ist nicht der Abschluss eines Projekts, sondern die Optimierung der internen Produktivit√§tskultur. Dazu geh√∂rt die allgemeine t√§gliche Arbeitsorganisation ebenso wie die Zuverl√§ssigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben, die Absprache zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung von internen und externen Terminen. Grunds√§tzlich geht es darum, dass wichtige Informationen √ľber interne Aufgaben klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team strukturiert ablaufen kann. Nat√ľrlich kann es sich dabei auch um wiederkehrende Aufgaben handeln. Das w√§ren z.B. die w√∂chentlichen oder monatlichen Newsletter, die f√ľr einen Kunden erstellt und verschickt werden m√ľssen.

Methode im Arbeitsmanagement - Das Kanban Board

Eine beliebte Methode bei WM ist die Kanban-Tafel. Mit ihrer Hilfe wird der Arbeitsablauf √ľbersichtlich visualisiert. Die Aufgaben werden in Prozessphasen unterteilt. Meistens bestehen sie aus Unterteilungen in "zu erledigen", "in Arbeit" und "erledigt". Jede Aufgabe muss also diese Phasen durchlaufen. So wird auf einen Blick deutlich, welche und wie viele Aufgaben sich in einer bestimmten Phase befinden. Dieses Wissen kann dann als Hilfe bei der weiteren Planung genutzt werden.¬†

Mit Hilfe eines guten Arbeitsmanagements wie aworkwird der Informationstransfer von einzelnen Geschäftsprozessen verbessert, so dass organisatorische Herausforderungen besser gemeistert werden können. Aber wie lässt sich das in einem Unternehmen konkret umsetzen? Um das zu veranschaulichen, werfen wir noch einmal einen Blick auf die Agentur:

Wie kann das Team in der Agentur durch Arbeitsmanagement produktiver zusammenarbeiten?

Bei einer guten WM ist die √úbergabe von kompakten Aufgaben ein wichtiger Bestandteil. Zu diesen Aufgaben geh√∂ren detaillierte Informationen, Fristen, fr√ľhere Aktivit√§ten und Kontakte. Zum Beispiel kommuniziert Larissa aus dem Marketingteam mit Tom aus der Personalabteilung √ľber eine Workmanagement-Tool. Sie teilt ihm in der erstellten Aufgabe mit, dass diese Aufgabe erledigt wurde, dass sie Feedback zu dieser Aufgabe hat oder dass die Stellenausschreibung freigegeben wurde. Besonders effizient ist es, wenn alle relevanten Informationen zu den Aufgaben √ľbersichtlich im WM-Programm gespeichert werden k√∂nnen. So sind alle relevanten Dokumente, eventuelle Vereinbarungen und Fristen in den Aufgaben selbst zu finden.

Wenn es zum Beispiel um die Stellenausschreibung geht, dann werden sowohl Larissas Text als auch Toms Kommentare in einem neuen Dokument in der entsprechenden Aufgabe in der Workmanagement-Tool gespeichert. Das bedeutet, dass sowohl Tom als auch Maria jetzt eine klare Visualisierung des Status der Aufgabe haben und welche Dokumente zu der Aufgabe geh√∂ren. Der Arbeitsprozess ist so auch f√ľr Larissas Kollegin nachvollziehbar, wenn sie w√§hrend ihres Urlaubs f√ľr Larissa einspringt. Das ist √§u√üerst praktisch, denn es verhindert Doppelarbeit und damit Zeitverschwendung.¬†

Bessere √úbersicht und Transparenz durch produktives Arbeitsmanagement

Nicht zuletzt brauchen Chefs auch einen √úberblick √ľber alle Projekte und die Workload ihrer Mitarbeiter. In unserem Fall w√§re sofort ersichtlich, dass Larissa ziemlich viele Aufgaben zu erledigen hat und daher derzeit keine freien Kapazit√§ten f√ľr ein neues Projekt hat - im Gegensatz zu ihrer Kollegin. So k√∂nnte der neue wichtige Auftrag direkt an die Mitarbeiter/innen verteilt werden, die noch f√ľr neue Aufgaben verf√ľgbar sind. Auch die Transparenz einer WM sollte hervorgehoben werden. Jeder, auch die Chefs, kennt den Aufgabenstatus. Hier liegt der Fokus nicht auf der Kontrolle der Besch√§ftigten, sondern dient in erster Linie dazu, sich √ľber Aufgaben zu einigen. Vielleicht wird f√ľr eine Aufgabe Hilfe oder eine zweite Meinung ben√∂tigt, die direkt eingesehen und entsprechend eingeplant werden kann.

Die Arbeitsverwaltung mit awork hilft, unn√∂tige oder sogar doppelte Arbeit zu vermeiden. Das macht die eigene t√§gliche Arbeit zuverl√§ssiger und nachvollziehbarer, auch f√ľr Kollegen und Vorgesetzte. Das ist besonders f√ľr Teams wichtig, da Absprachen klar und transparent dargestellt werden und Aufgaben parallel bearbeitet werden k√∂nnen.

Wie sieht das Arbeitsmanagement mit awork aus?

awork hilft dir, dich und dein Team besser zu organisieren und deinen Arbeitsablauf zu verbessern. Es ist ein Workmanagement-Tool wo du alle deine Aufgaben f√ľr bestimmte Themen strukturiert anlegen kannst. Das geschieht in Projekten. Das mag auf den ersten Blick verwirrend erscheinen, aber die Idee und Umsetzung von Projektmanagement hat sich schlie√ülich bew√§hrt und macht, wie du gesehen hast, jetzt auch im Arbeitsalltag Sinn. Deshalb arbeitet awork mit der praktischen Einteilung von Projekten, um dich und dein Team besser zu strukturieren und gemeinsam produktiver zu werden.

In awork kannst du Projekte erstellen, Teammitglieder einladen, Aufgaben in diesen Projekten erstellen und die entsprechenden Personen zuweisen. Auf diese Weise kann jeder sehen, wer f√ľr welche Aufgabe zust√§ndig ist. Besonders vorteilhaft ist, dass Dokumente oder Dateien direkt in den Aufgaben hochgeladen werden k√∂nnen, Kollegen benachrichtigt werden k√∂nnen und die Kommunikation somit in der Aufgabe stattfindet. So wird sichergestellt, dass alle deine Entscheidungen zu Projekten und Aufgaben immer klar dokumentiert sind.

Benachrichtigungen und Zeiterfassung

Damit du nichts verpasst, wirst du auch per E-Mail benachrichtigt, wenn du in einer Aufgabe genannt wurdest. Aber awork l√§sst dich und dein Team auch wissen, wenn es wichtige Neuigkeiten gibt. Mit diesen intelligenten Benachrichtigungen wei√ü jeder √ľber dringende Aufgaben Bescheid. Wenn du auf die R√ľckmeldung einer Kollegin oder eines Kollegen wartest, kannst du ihr/ihm die Aufgabe einfach zuweisen, damit sie/er sofort wei√ü, dass sie/er jetzt f√ľr die Erledigung dieser Aufgabe zust√§ndig ist.¬†

Wenn du magst, kannst du deine Zeiten auch ganz einfach in awork eintragen. So bekommst du ein besseres Gef√ľhl daf√ľr, wie lange du f√ľr bestimmte Aufgaben brauchst. Auf diese Weise kannst du besser planen und produktiver sein. Mit awork kannst du deine Zeiten per Stoppuhr, Drag & Drop oder direkt aus deinem Kalender erfassen. Oder du kannst deine Zeit mit dem Google Assistant erfassen!

Was die Zusammenarbeit im Team noch einfacher macht, sind die praktischen Zapier-Integrationen! Du kannst zum Beispiel Aufgaben in awork direkt aus einem Slack-Kanal erstellen oder deinen Kalender integrieren. 

Egal, ob du Freiberufler, eine Agentur oder ein Unternehmensteam bist, awork ist die intelligentere L√∂sung f√ľr die zuk√ľnftige Arbeitsorganisation und das Arbeitsmanagement.

Denken wir daran

Projekte sind zeitlich begrenzt und erfordern eine bestimmte Struktur und Organisation, um erfolgreich durchgef√ľhrt werden zu k√∂nnen. Um dies zu erreichen, haben sich bestimmte Projektmanagement Standards etabliert. Das Arbeitsmanagement baut auf der Idee von Projektmanagement auf, organisiert aber die interne Kommunikation in einem Unternehmen. Dabei geht es um die allgemeine Organisation des Arbeitsalltags, die Zuverl√§ssigkeit bei der Bearbeitung von Aufgaben, die Abstimmung zwischen den einzelnen beteiligten Abteilungen und die Einhaltung von internen und externen Terminen. Grunds√§tzlich soll sichergestellt werden, dass wichtige Informationen, die zur Verbesserung der Arbeitsabl√§ufe ben√∂tigt werden, klar und transparent dargestellt werden, damit die Arbeit im Team effizient durchgef√ľhrt werden kann.¬†

Diese Organisation vermeidet Doppelarbeit und macht die tägliche Arbeit verständlicher und strukturierter.

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Das b√§renstarke Panda-Update ist da und erweckt eine der am h√§ufigsten gew√ľnschten Funktionen zum Leben: eine neue Aufgabenebene, genauer gesagt, echte Unteraufgaben.
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ie meisten US-B√ľrger w√ľrden nicht mehr bei einem Unternehmen konsumieren, wenn es von einem Cybersecurity-Versto√ü betroffen ist.