📍 Für Agenturinhaber:innen, Teamleads & Projektverantwortliche, die endlich Planungssicherheit wollen.
[.no-toc]Deine Jahresplanung 2026 wird zum Gamechanger[.no-toc]
2026 bringt große Herausforderungen, aber auch große Chancen für Agenturen.
Zwischen wirtschaftlichen Unsicherheiten, KI-Druck und unklaren Budgets wächst der Bedarf an Struktur, Verlässlichkeit und Flexibilität. Wer jetzt noch mit Excel und Bauchgefühl plant, riskiert Überlastung, Leerlauf und schlechte Entscheidungen.
❌ Starre Jahrespläne funktionieren nicht mehr.
✅ Was du jetzt brauchst: eine datengestützte, flexible Jahresplanung, die Forecasts, Ressourcen und Projekte realistisch miteinander verbindet.
Warum klassische Jahresplanung heute scheitert
[.toc-name]Klassische Jahresplanung scheitert[.toc-name]
Die Agenturwelt hat sich verändert und deine Planung muss es auch.
- Budgets verändern sich kurzfristig
- Kundenbindung wird volatiler
- Pitches kommen plötzlich und müssen sofort beantwortet werden
- Mitarbeitende erwarten Planbarkeit & Fairness
- Ressourcen sind knapp und müssen effektiv eingesetzt werden
❌ Wenn du weiterhin nur einmal im Januar planst, wirst du spätestens im April improvisieren müssen.
✅ Moderne Agentursteuerung braucht rollierende Planung, die Forecasts mit operativer Realität verknüpft.
Die 4 Ebenen der Jahresplanung: dein strategisches Fundament
[.toc-name]4 Ebenen der Jahresplanung[.toc-name]
Eine solide Jahresplanung basiert auf vier klar definierten Ebenen. Sie bauen aufeinander auf und helfen dir, Umsatz, Ressourcen und Auslastung realistisch zu steuern.
1. Umsatzplanung
Keine Wunschzahlen, sondern Planung auf Basis von:
- Bestehenden Retainern
- Laufenden Projekten
- Wahrscheinlichkeiten aus der Sales- und Pitch-Pipeline
- Kapazitäten deines Teams
📌 Tipp: Plane nicht nur Topline-Umsatz, sondern auch mit Billability-Zielen – also dem Anteil der abrechenbaren Stunden pro Mitarbeitendem.
2. Ressourcenplanung
- Welche Rollen und Skills brauchst du wirklich?
- Wie viel Kapazität ist real verfügbar?
(Bedenke Teilzeitkräfte, Urlaube, Meetings) - Wann brauchst du zusätzlich Freelancer oder externe Partner:innen?
📌 Wichtig: Plane mit tatsächlicher Verfügbarkeit, nicht mit generischen 40-Wochenstunden oder Bauchgefühl.
3. Projektplanung
- Welche Projekte sind in Arbeit?
- Welche sind im Pitch oder in der Pipeline?
- Welche Projekte haben welche Priorität?
📌 Plane mit Wahrscheinlichkeiten (z. B. 70 %-Chance = max. 70 % Kapazität reservieren), das macht deinen Forecast flexibler und realistischer.
Und: Behalte einen Plan B bereit, um Mitarbeitende sinnvoll auf andere Projekte verteilen zu können.
4. Auslastungsplanung, oder auch: Die Kapa-Planung
- Wer arbeitet wann woran?
- Gibt es Überlastungen oder Leerlauf?
- Wie verteilt sich die Arbeit im Team?
📌 Ziel ist eine wirtschaftlich sinnvolle Auslastung, die profitabel und gesund für das Team und die Agentur ist.
Die größten Planungsfehler und wie du sie vermeidest
[.toc-name]Planungsfehler vermeiden[.toc-name]
❌ Fehler 1: Projekte blockieren, die noch nicht sicher sind
Die Folge: künstliche Engpässe und unnötiger Stress.
Die Lösung: Mit Forecast-Stufen (z. B. 30 % / 70 % / 90 %) planen und Wahrscheinlichkeiten einrechnen.
❌ Fehler 2: Ressourcenplanung ohne echte Verfügbarkeit
Die Folge: Überlastung, Frust, hohe Fluktuation.
Die Lösung: Plane auf Basis von realer Verfügbarkeit – inklusive Urlauben, Meetings, Teilzeit etc.
❌ Fehler 3: Die Jahresplanung immer wieder neu aufsetzen
Die Folge: Chaos, Datenverluste, keine Lerneffekte und große Zeitverschwendung.
Die Lösung: Etabliere einen wiederholbaren Jahresplanungsprozess, idealerweise in einem Tool.
[.b-related-article]Kapazitätsplanung Software für Agenturen[.b-related-article]
Must-haves für eine erfolgreiche Jahresplanung
[.toc-name]Must-haves für die Planung[.toc-name]
- Eine klare Forecast-Logik
- Echtzeitdaten zu Kapazitäten & Projekten
- Eine Übersicht über alle Teamressourcen
- Ein Tool, das alles zusammenbringt
- Und: eine Planung, die sich laufend anpassen lässt
Die awork-Vorlage für deine Jahresplanung 2026
[.toc-name]Vorlage: Jahresplanung[.toc-name]
Genug der Theorie, lass uns loslegen! Um dir den Einstieg in eine strukturierte Planung so einfach wie möglich zu machen, haben wir eine easy Vorlage für dich erstellt. Sie hilft dir dabei, deine Jahresplanung aufzusetzen.
[.b-button-primary]Plane dein Jahr in awork[.b-button-primary]
2026 gewinnt, wer besser plant
Du brauchst kein perfektes Orakel, aber du brauchst einen Plan, der mitdenkt.
Die Agentur-Jahresplanung 2026 ist keine Excel-Datei, die einmal ausgefüllt wird. Sie ist ein lebendiger, vernetzter Prozess, der dir hilft, smart zu steuern – und nicht ständig nur zu reagieren.
Agenturen, die heute ihre Prozesse strukturieren, arbeiten morgen nicht nur effizienter, sondern auch deutlich entspannter. Das Ergebnis sind mehr Übersicht, eine bessere wirtschaftliche Steuerung und eine gesunde Teamauslastung, die deine besten Leute hält.
Bist du bereit, deine Agentur auf das nächste Level zu heben und 2026 endlich die Kontrolle über deine Projekte und Ressourcen zu haben?
Starte jetzt deine kostenlose awork Testversion und nutze unsere Vorlage, um deine Agenturplanung zu meistern!
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