Projektmanagement-Tool auf der einen Seite. Angebote, Rechnungen, Controlling auf der anderen. Beides gleichzeitig gut zu machen ist schwer und alle All-in-One-Lösungen scheitern genau daran.
In diesem Artikel zeigen wir, wie awork und OS/ als Best-of-Breed-Kombination zusammenarbeiten: vom ersten Angebot bis zur fertigen Rechnung, ohne Tool-Wechsel-Stress.
Das erwartet euch:
- Warum All-in-One für Agenturen ein Kompromiss ist
- Wie der Workflow in der Praxis aussieht
- Was awork und OS/ jeweils übernehmen und wie die Integration funktioniert
Die All-in-One-Falle: Gut gemeint, oft schlecht gemacht
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Viele Agenturen haben es versucht: ein Tool für alles. Einloggen, fertig. Keine Schnittstellen, kein Datenchaos.
Das Problem: Wer alles gleichzeitig abbilden will, kann nirgends wirklich tief gehen. Ein Elektriker löst keine Dachprobleme – ein generisches All-in-One-Tool wird weder dem Kreativ-Team noch dem Controlling gerecht.
In Agenturen gibt es zwei grundlegend verschiedene Bedürfnisse:
- Die Kreativen und Projektmanager wollen wissen, was zu tun ist, wer es macht und bis wann. Sie wollen Aufgaben managen, nicht Euros tracken.
- Das Accounting und die Geschäftsführung wollen Angebote, Rechnungen, Margen und Forecasts. Sie brauchen Zahlen, keine Kanban-Boards.
Beide mit einem einzigen Tool zufrieden zu stellen führt fast immer dazu, dass keine Gruppe wirklich happy ist. Deshalb setzt awork bewusst auf Best-of-Breed: das spezialisierte Projektmanagement-Tool zusammen mit einer spezialisierten Agentursoftware – in diesem Fall OS/.
Ein Workflow: Drei Phasen, zwei Tools
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Der Kern der awork-OS/-Integration ist simpel: beide Tools machen das, was sie am besten können und füttert das andere mit genau den Infos, die es braucht, synchronisiert in Echtzeit.
Phase 1: Angebot und Planung (OS/)
Alles beginnt in OS/. Hier wird das Projektbudget kalkuliert, das gleichzeitig das Angebot an den Kunden ist. Teams legen Leistungen, Planstunden und Kosten fest – immer mit beiden Seiten im Blick: Verkaufspreis und tatsächliche Mitarbeiterkosten.
OS/ rechnet dabei nicht mit einem pauschalen internen Stundensatz, sondern mit den tatsächlichen Arbeitskosten der Mitarbeiter plus einem Overhead-Aufschlag – das macht die Kalkulation deutlich präziser.
Sobald das Budget angelegt ist, greift die Integration: Das Projekt erscheint automatisch und in Echtzeit in awork. Aus Euro-Positionen werden konkrete Aufgaben mit Planwerten. Teams können sofort mit der Arbeit anfangen.
Phase 2: Umsetzung und Zeiterfassung (awork)
In Phase zwei bleibt alles in awork. Teams planen Kapazitäten, verteilen Aufgaben, tracken Zeiten – direkt da, wo sie ohnehin arbeiten. Kein Kontextwechsel, kein doppeltes Erfassen.
Was awork hier bietet:
- Kapazitätsplanung: Wer hat noch freie Kapazität? Welches Team kann das Projekt übernehmen? Der Planner zeigt Auslastung grafisch und in echten Zahlen.
- Flexible Projektansichten: Aufgabenliste, Kanban-Board oder Gantt-Timeline – je nach Arbeitsweise des Teams.
- Einfache Zeiterfassung: Per Stoppuhr direkt auf der Aufgabe, manuell oder mit Kalender-Integration.
- awork Connect: Externe (z.B. Kunden oder Freelancer) können kostenlos ins Projekt eingeladen werden. Kein E-Mail-Ping-Pong mehr.
Alle erfassten Zeiten werden live zu OS/ zurückgespielt. Controlling in Echtzeit, nicht erst nach Projektabschluss.
Phase 3: Abrechnung und Controlling (OS/)
Die Daten werden durchgängig in Echtzeit übertragen und für das Controlling bereit gestellt. Hier sehen Projektmanager und Accounting geleistete gegenüber geplanten Stunden, tatsächliche Arbeitskosten gegenüber der Kalkulation und die Projektmarge in Echtzeit.
Die Abrechnung ist flexibel: Time & Material, Projektpreisangebot oder Retainer. Teilschlussrechnungen, Fremdkosten wie Reise oder Freelancer-Leistungen – alles lässt sich granular abrechnen. Die fertige Rechnung wird im ZUGFeRD-Format ausgestellt und automatisch an DATEV übertragen.
awork ist gebaut für Agenturen
Es gibt mehr als 350 Projektmanagement-Tools auf dem Markt. Alle können irgendwie Projekte und Aufgaben. awork ist für Agenturen entwickelt und das ist der Unterschied.
Agenturen verlieren Profitabilität nicht durch schlechte Arbeit, sondern durch fehlende Sichtbarkeit: auf Kapazitäten, Zeiten und den tatsächlichen Stand von Projekten. awork liefert alle planungsrelevanten Informationen an einem Ort – damit Teams weniger in Meetings klären müssen und mehr tatsächlich liefern können.
- Teamplanung, die Agentur-Realität abbildet.
Spontane Kundenanfragen, parallele Projekte, Engpässe durch Urlaub oder Krankheit – statische Boards bilden immer nur einen Snapshot ab. Der awork Planner zeigt Auslastung in Echtzeit: Wer hat noch Kapazität? Welche Skills bringt das Team mit? Können wir die Deadline halten? Engpässe und Leerlauf sind erkennbar, bevor sie zum Problem werden. Aufgaben lassen sich direkt in individuelle Kalender eintragen, sodass Planung und Tagesgeschäft nicht auseinanderlaufen.
- Zeiterfassung, die tatsächlich genutzt wird.
Niemand erfasst gerne Zeiten – weshalb awork den Aufwand so gering wie möglich hält. Teams können per Stoppuhr direkt auf der Aufgabe tracken, Zeiten manuell über den Tages- oder Wochenreiter eintragen oder den Kalender verknüpfen und Termine per Klick in Zeiteinträge umwandeln. Das Ergebnis: vollständigere Daten, weniger Nacherfassung, eine Zeiterfassungsquote, die sich tatsächlich im Controlling niederschlägt.
- Projektmanagement, das sich dem Team anpasst.
Ob klassische Aufgabenliste, Kanban-Board oder Gantt-Timeline – awork bietet die Ansicht, die zum Projekt passt. Aufgaben lassen sich mit Abhängigkeiten versehen, auf Personen verteilen und priorisieren. Wer agil arbeitet, kann Backlogs und Sprints strukturieren. Grobpläne lassen sich direkt in konkrete Aufgaben übersetzen – ohne Umweg über weitere Tools.
- Externe Zusammenarbeit ohne Lizenzkosten.
Mit awork Connect können Kunden, Freelancer oder externe Partner direkt ins Projekt eingeladen werden – kostenlos, ohne eigene Lizenz. Das hält Feedback und Abstimmung dort, wo die Arbeit passiert, und ersetzt E-Mail-Ketten durch strukturierte Zusammenarbeit im Projekt.
- Zeitauswertung auf jeder Ebene.
Nicht nur projektbezogen, sondern auch kunden- oder teamübergreifend lässt awork individuelle Zeitauswertungen zu. Teams sehen, wo Stunden landen – und ob die Planung mit der Realität übereinstimmt. Das ist die Datenbasis, auf der OS/ für Abrechnung und Controlling aufsetzt.
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Was OS/ zum Agenturprozess beiträgt
[.toc-name]OS/ für Agenturen[.toc-name]
OS/ übernimmt alles, was mit Agenturfinanzen zu tun hat – von der ersten Kalkulation bis zur fertigen Rechnung.
- Kalkulation und Budgeting:
Drag-and-Drop aus vergangenen Projekten, optionale Positionen, Pauschal- oder Paketangebote. Das Kreativkonzept der letzten Herbstkampagne als Basis für die Winterkampagne? Ein Mausklick.
- Service Burndown und Projektcontrolling:
OS/ zeigt, wie schnell Mitarbeiterstunden auf einem Projekt verbrannt werden – und ob dabei überdurchschnittlich teures Personal arbeitet. Wer frühzeitig auf diese Zahlen schaut, kann gegensteuern, bevor Marge verloren geht.
- Forecast wie eine BWA:
Der OS/-Forecast strukturiert sich nach dem Muster einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung – Gesamtumsatz, externe Kosten, betrieblicher Rohertrag, Betriebsergebnis. Nicht erst Wochen nach Monatsabschluss, sondern laufend.
- OS/ AI:
Direkt in der Software können Teams per Prompt fragen: „Wie kann ich mit meinem besten Kunden drei Prozent mehr Marge machen?" OS/ AI identifiziert Muster, benennt Hebel und liefert konkrete Handlungsempfehlungen. Die KI wird in Deutschland bei Amazon Web Services in Frankfurt gehostet – vollständig DSGVO-konform.
Wann die Kombination aus awork und OS/ sinnvoll ist
[.toc-name]Kombiniere die Tools[.toc-name]
Best-of-Breed bedeutet: jedes Tool macht, was es am besten kann. Die awork-OS/-Integration entfaltet ihren Nutzen besonders dann, wenn kreative Arbeit und finanzielle Steuerung klar getrennt sind und trotzdem auf denselben Daten basieren sollen.
Das ist typischerweise dann der Fall, wenn Teams getrennt nach operativer Arbeit und Finance-Controlling denken, viele Projekte parallel laufen, Echtzeit-Controlling statt Monatsauswertungen gebraucht werden oder eine saubere DATEV-Anbindung und E-Rechnung notwendig sind.
Webinar: Agenturflow mit awork und OS/
Häufige Fragen
[.toc-name]FAQs[.toc-name]
Wie läuft die Zusammenarbeit zwischen awork und OS/ im Alltag ab?
Projekte und Budgets werden in OS/ angelegt und über die Integration direkt nach awork übertragen – inklusive Aufgaben, Planwerte und Enddaten. Teams arbeiten in awork, erfassen dort ihre Zeiten, und alles fließt automatisch zurück in OS/. So haben Projektmanagement und Controlling jederzeit denselben Datenstand.
Können auch agile Projekte mit beiden Tools abgebildet werden?
Ja. In awork lässt sich agil arbeiten – mit Backlogs, Sprints oder flexiblen Aufgabenpaketen. Die Zeiten fließen unabhängig davon, wie granular die Aufgaben in awork strukturiert sind, korrekt auf die Budgetpositionen in OS/ zurück.
Was kostet die Integration zwischen awork und OS/?
Die Integration ist im Standard-Pricing beider Tools enthalten – es fallen keine zusätzlichen Kosten an.
Wie funktioniert die Abrechnung am Ende eines Projekts?
Aus den in awork erfassten Zeiten heraus lässt sich in OS/ direkt abrechnen – nach Time & Material, auf Basis des Projektbudgets oder als Retainer. Fremdkosten wie Reisen oder Freelancer-Rechnungen können separat ergänzt werden. Die fertige Rechnung geht automatisch an DATEV.
[.no-toc]Fazit: Spezialisierung schlägt Kompromiss[.no-toc]
All-in-One klingt verlockend. In der Praxis heißt es meistens: überall ein bisschen, nirgends richtig gut.
awork und OS/ gehen einen anderen Weg: jedes Tool tief in seinem Bereich, verbunden durch eine Echtzeit-Integration, die den Workflow nicht unterbricht. Kreative und Projektmanager bleiben in awork. Finance und Geschäftsführung haben alles in OS/. Beide Seiten bekommen genau die Daten, die sie brauchen – ohne Umwege.
Wenn ihr das selbst sehen wollt: Sichert euch eine Demo und testet den Workflow mit eurem Team.
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