Zeiterfassung-Software: 6 Top-Tools im Vergleich

Zeiterfassung ist längst nicht mehr ein Mittel zur Kontrolle – wenn sie richtig eingesetzt wird, fördert sie deine Selbstkontrolle und kann die unternehmensinterne Planung verbessern, da Zeitfresser entlarvt und Überstunden deutlich werden.  

Die beste Lösung für effiziente Zeiterfassung ist eine Zeiterfassung Software, das dich und dein Team lukrativer arbeiten lässt. Deshalb helfen wir dir in diesem Beitrag dabei, das richtige Zeiterfassungs-Tool zu finden. Wir zeigen dir die Top 6 Zeiterfassung Softwares und werfen einen genauen Blick auf ihre jeweiligen Vor- und Nachteile.  

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Überblick über die 6 besten Zeiterfassungstools:

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awork: Integriertes Projektmanagement

awork ist die All-in-One-Lösung für produktive Teams jeder Größe, die nicht nur ihre Zeiten erfassen wollen, sondern auch ein Tool für die intelligente Projektmanagement suchen.

Pro: 

• awork ist ein praktisches PM-Tool für die Teamorganisation.
• Cloudbasierte Software mit Servern in Deutschland kombiniert smartes Projektmanagement mit smarter Zeiterfassung
• Integriert die Zeiterfassung ganz einfach in deinen Workflow
• Zeiten per Stoppuhr oder Drag & Drop auf Projekte und Aufgaben erfassen oder Kalenderintegration nutzen, um Termine direkt in Zeiten zu verwandeln

Contra:  

• awork ist kein kostenloses Tool

Nicht überraschend glauben wir, dass unser eigenes Produkt awork zu den besten Zeiterfassung Softwares für Teams auf dem Markt gehört. Das kann jeder sagen? Stimmt – schau dir doch mal ein paar Kundenmeinungen an.

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Monday: Simples und einfaches Erfassen von Arbeitszeiten

Amerikanischer Marktführer in puncto Zeiterfassung Software und für Teams geeignet, die keinen Wert auf DSGVO-Konformität legen.

Pro: 

• Zeiterfassung des amerikanischen Marktführers kann direkt ohne Setup genutzt werden
• Zeiterfassung auf Projekte und Aufgaben innerhalb der Projektmanagement-App: Timer beim Starten und Stoppen der Arbeit anklicken

Contra: 

• Die Server von Monday befinden sich in den USA -> monday ist nicht GDPR-konform

TimO24: Vielseitige Zeitmanagementsoftware

Mit dieser Möglichkeit zur Zeiterfassung sind besonders kleine bis mittlere Teams gut beraten.

Pro: 

• DSGVO-konforme Zeiterfassungssoftware
• Bietet Nutzern ein individuelles Konto zur Verwaltung der Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaubsanträge
• Ermöglicht verschiedene Auswertungen der Zeitangaben
• Schnittstellen zu DATEV, Lexware & Co.
• Per Webbrowser, App oder auch per Terminal nutzbar

Contra: 

• TimO24 ist spezialisiert auf kleine bis mittlere Teams und bietet keine kostenlose Lösung

Timetac: Nutzerfreundliche, flexible Zeiterfassung

Timetac ist ideal für Teams, die flexibel arbeiten wollen und ist auf geräteübergreifende Zeiterfassung spezialisiert.

Pro: 

• Unterstützt schnelles und flexibles Zeitmanagement
• Sie kann geräteübergreifend genutzt werden
• Synchronisiert zwischen allen Geräten
• Buche deine Arbeitszeit mit ein paar Klicks , je nach Arbeitssituation - ob Meeting, Reisezeit oder Pausenzeit

Contra:  

• Timetac ist keine kostenlose Lösung

Zep Zeiterfassung: Projektorientiertes Arbeiten mit Zeiterfassung Software

Individualisierbare Zeiterfassung für alle Branchen und Teamgrößen.  

Pro: 

• Webbasiertes Tool für die Online-Zeiterfassung
• Geeignet für die Erstellung von Stundenzetteln und bietet eine integrierte Reisekostenabrechnung
• Geeignet für alle Branchen und Teamgrößen
• Individuelle Zusatzfunktionen wie Erinnerungen für die Rechnungsstellung, Kalenderserver für Geschäftstermine usw. können zusätzlich gebucht werden

Contra: 

• Zep ist keine freie Software

Kimai: Die Open-Source-Lösung

Kostenloses Zeiterfassungstool, welches aufgrund seiner Einfachheit und der Beschränkung auf die wichtigsten Funktionen besonders für Einsteiger geeignet ist.

Pro: 

• Erfasse und verwalte deine Arbeitszeiten und exportiere sie in Excel, HTML und PDF 
• Kostenlose Zeiterfassungssoftware
• Du kannst deinen Browser sogar schließen, während die Zeiterfassung läuft, um es bequemer zu haben 
• Verschiedene Auswertungen zu deiner Arbeitszeit sind über das Dashboard sichtbar
• Drucke Rechnungen an Kunden direkt aus Kimai mit Zielformaten wie DOCX oder HTML

Contra:  

• Kimai hat nur grundlegende Funktionen und ist daher für komplexere Aufgaben weniger geeignet.

Fazit

Im Dschungel der Zeiterfassungstools haben wir von awork den richtigen Überblick und zeigen dir die Vor- und Nachteile der Top 6 Zeiterfassungssoftware. Hast du schon deinen Favoriten gefunden? 

Wenn du awork ohne Angabe einer Kreditkarte und ohne Verpflichtung testen möchtest, hast du jetzt die Gelegenheit dazu!

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FAQ - Zeiterfassungssoftware

Brauche ich eine Zeiterfassungssoftware in meinem Unternehmen? Viele Skeptiker/innen sprechen sich dagegen aus, weil die Zeiterfassung oft noch als Mittel zur Kontrolle der Beschäftigten gesehen wird. Das ist verständlich, denn viel zu oft wird der Zweck der Zeiterfassung nicht transparent kommuniziert. Die Folge: Das Team wehrt sich dagegen.

Die wirklichen Vorteile einer Zeiterfassungssoftware sind neben der Förderung der Selbstkontrolle die Verbesserung der internen Unternehmensplanung, da du Zeitfresser entlarven und Überstunden transparent machen kannst. 

Die wichtigsten Vorteile der Zeiterfassung auf einen Blick:

• Gesteigerte Produktivität und Selbstmanagement
• Verbesserte interne Planung
• Effizientes Arbeiten ohne Zeitfresser
• Überstunden werden explizit
• Selbstständiges Arbeiten im Home Office
• Rechtzeitige Erledigung von Aufgaben

Tobias Hagenau, Co-Founder von awork, verfolgt auch seine Arbeitszeiten. Dadurch erhält er einen detaillierten Einblick, für welche Bereiche des Unternehmens er seine Zeit aufwendet. Er kann nicht nur den tatsächlichen Aufwand viel besser einschätzen, sondern kennt auch die Kosten der einzelnen Tätigkeiten und kann jederzeit über seine Prioritäten nachdenken. Das macht die Zeiterfassung zu einem unersetzlichen Werkzeug für die kontinuierliche Verbesserung seiner Produktivität. 

Du suchst nach weiteren Informationen über Zeiterfassungssoftware? Dann sieh dir diesen Beitrag an!

Warum für Zeiterfassungssoftware bezahlen, wenn es kostenlose Apps gibt?

• Die meisten kostenlosen Apps decken nur die grundlegenden Funktionen der Zeiterfassung ab, während Smart Work Management wie awork verschiedene Zeiterfassungs- und Berichtsoptionen bietet. 
• Mit awork hast du mehrere Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten, um sinnvolle und wertvolle Zeitauswertungen zu erstellen. 
• Neben der praktischen Zeiterfassung ist awork ein vollwertiges Tool für Projektmanagement und die Teamorganisation. 
• Statt mehrerer Tools brauchst du nur noch ein Tool, um den Arbeitsfortschritt deines Teams zu verfolgen.

Willst du deine eigene Zeiterfassung in Excel machen?

• Der große Nachteil der Zeiterfassung mit Excel ist, dass die Arbeitszeiten nicht transparent sind.
• Im Excel-Wirrwarr fehlen der nötige Überblick und die Intuition.
• Wenn du deine Zeiten trotzdem mit Excel erfassen willst, findest du hier einige Vorlagen. Wir empfehlen dir jedoch, stattdessen eine intuitive Zeiterfassungssoftware deiner Wahl zu wählen.

Zeiterfassung in den Zeiten der Fernarbeit

• Die Zeiterfassung lohnt sich auch für dich in Zeiten der Fernarbeit. Statt komplizierte Berechnungen durchführen zu müssen, hilft dir die Zeiterfassung dabei, Überstunden explizit zu machen. 
• Mit einem Tool wie awork kannst du deine Arbeitszeiten auch in einer entfernten Umgebung zuverlässig verfolgen.

Wie funktioniert die Einführung einer neuen Zeiterfassungssoftware für mein Unternehmen?

• Wenn du eine Zeiterfassungssoftware einführst, kommuniziere die Entscheidung im Voraus transparent mit deinem Team.  
• Der wichtigste Aspekt bei der Auswahl der Software ist einfach: Du musst wissen, ob dein Team sinnvoll damit arbeiten kann - ein hochkomplexes Tool nützt nichts, wenn niemand in deinem Team freiwillig die Arbeitszeiten erfasst.
• Bei der Auswahl der Software empfehlen wir dir, je nach Teamgröße und Anforderungen auch auf die Vielfalt der Möglichkeiten zur Zeiterfassung und -auswertung zu achten.
• Arbeite zunächst selbst mit dem neuen Zeiterfassungstool, um es zu bewerten, und bitte dein Team nach der Einführung um Feedback. Alle Beteiligten sollten in der Lage sein, es richtig zu nutzen, damit keine zusätzliche Arbeit entsteht. 
• Es kann auch sinnvoll sein, einen Workshop zur Einführung eines Zeiterfassungssystems anzubieten. Indem du die Vorteile der Zeiterfassung für die Beschäftigten und das Unternehmen klar kommunizierst, kannst du die Akzeptanz in deinem Team fördern und Transparenz schaffen. 

Zeiterfassungssoftware und New Work

• Die Aufzeichnung von Arbeitszeiten kann dir helfen, Methoden der Selbstverwaltung zu fördern. 
• Gerade in Zeiten von New Work ist dieser Aspekt nicht mehr unwichtig. Anstelle eines starren, richtlinienbasierten Tagesablaufs solltest du deinem Team im Home Office die Möglichkeit geben , ihre Zeit frei zu gestalten. 
• Wenn nun alle Arbeitsstunden aufgabenbezogen erfasst werden, statt nur die Anwesenheit, können Zeitfresser besser entlarvt werden. Das hilft dabei, die eigene Arbeitszeit besser zu nutzen und so die eigenen Kapazitäten zu managen. 

Zeiterfassung nur über die Desktop-App?

• Manche Zeiterfassungssoftware wie awork bietet neben der Desktop-App auch eine praktische mobile App zur Zeiterfassung und -auswertung.
• Mit der Appawork hast du die volle Kontrolle über alle Projekte und Aufgaben, auch wenn du unterwegs bist.
• Du kannst jederzeit schnell und bequem neue Aufgaben erstellen oder erledigte Aufgaben abhaken. Perfekt für das mobile Arbeiten im Zug oder für einen schnellen Blick auf die To-Dos auf dem Weg zur Arbeit.

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