Endlich Schluss mit Post-Its! Moderne Tools zur Aufgabenverwaltung schaffen den perfekten Überblick über all deine To-Dos, unterstützen dich beim effizienten Arbeiten und sparen dir wertvolle Zeit für kreative oder strategische Fortschritte.
Doch die Suche nach der richtigen Lösung für dich und dein Team erweist sich schnell als Herausforderung: Tools zur Aufgabenverwaltung gibt´s wie Sand am Meer. Welche Lösung ist die Richtige für dich? Dieser Beitrag wird dir die Auswahl der passenden Software erleichtern, denn wir widmen uns den besten Tools zur Aufgabenverwaltung und vergleichen sie anhand ihrer Vor- und Nachteile.
Überblick über die besten Tools für die Aufgabenverwaltung:
awork: Smartes Workmanagement für produktive Teams
Mit dem freundlichen, intuitiven Design begeistert in awork nicht nur kreative Teams, sondern macht die Aufgabenverwaltung zum Kinderspiel.
Pro:
- awork ist ein DSGVO-konformes Tool mit Serverstandort in Deutschland.
- Als SaaS-Dienstleistung (Software as a Service) bietet es eine smarte Lösung für die Arbeitsorganisation von Teams, die kollaborativ produktiver arbeiten wollen.
- Ob Produktmanagement, HR, Eventmanagement oder Projektmanagement – awork ist gemacht für Teams jeder Branche und Größe.
- Spannende Youtube-Videos und Hands-on-Blogartikel helfen dir dabei, dich schnell und einfach in die Software einzuarbeiten.
- Das Tool gibt es auch als Mobile-App.
Contra:
- awork ist nicht kostenlos
Nicht überraschend glauben wir, dass unser eigenes Produkt awork zu den besten MS Project Alternativen auf dem Markt gehört. Das kann jeder sagen? Schaut dir gerne dazu unsere Kundenmeinungen an.
monday: Effektive und produktive Organisation
Mit dem amerikanischen Tool können Teams jeder Größe alles in einem Arbeitsbereich verwalten – vorausgesetzt, sie müssen keine DSGVO-konformen Tools verwenden.
Pro:
- monday ist ein visuelles und intuitives Tool mit flüssiger Bedienung zur Aufgabenverwaltung.
- Es bietet über 200 gebrauchsfertige Vorlagen und ist individuell anpassbar, um deinen Workflow nach eigenen Wünschen zu gestalten.
- Darüber hinaus können Teams ohne große Einführung sofort loslegen.
Contra:
- Als amerikanischer Marktführer liegen die Server bei monday nicht in Deutschland.
- Es gibt keine vollständig deutschsprachige Version und keine Möglichkeit zur Zeiterfassung.
Asana: Automatisierte Aufgabenverwaltung
Asana eignet sich besonders für Teams, die gerne mit klassischen PM-Werkzeugen wie Aufgabenlisten oder Boards arbeiten.
Pro:
- Dieser digitale Helfer ermöglicht es Teams dank intuitiver Funktionen, Aufgaben optimal zu organisieren und stets im Blick zu behalten– egal ob Einzelaufgabe oder Großprojekt.
- Asana bietet eher klassische Werkzeuge wie Aufgabenlisten, Kalender oder Boards.
- Du kannst aus verschiedenen Projektansichten wählen und von überall mit dem Tool arbeiten.
Contra:
- Auf einige Funktionen (z.B. Meilensteine oder bestimmte Integrationen) kannst du nur in größeren, höherpreisigen Paketen voll zugreifen.
Meistertask: Planungs-Tool mit praktischer Übersicht
Ein simples Tool mit den wichtigsten Funktionen für Teams mit einfachen Anforderungen und keinem Anspruch auf z.B. Kapazitätsplanung oder Budgetverwaltung.
Pro:
- Die Kanban-Ansicht des Tools mit Aufgaben in der Kalenderansicht und praktischen Automatisierungsoptionen vereinfachen dein tägliches Aufgabenverwaltung.
Contra:
- Meistertask konzentriert sich auf Projekte und Aufgaben. Es bietet keine Budgetverwaltung, Kapazitätsplanung oder Projektvorlagen.
- Auch die Kommunikation innerhalb des Tools ist nicht optimal, da die Chatfunktion für die Zusammenarbeit fehlt.
Trello: Simple Aufgabenverwaltung
Trello ist gerade für Einsteiger mit wenigen Projekten und Aufgaben geeignet, da es sich nur auf die wichtigsten Funktionen im Bereich Aufgabenverwaltung konzentriert.
Pro:
- Trello überzeugt durch seine einfache Funktionalität von Boards und Karten und die webbasierte Umgebung.
- Du kannst dein Trello-Konto in nur 10 Sekunden eröffnen und sofort loslegen.
Contra:
- Trello hat nur den Kanban-Modus für die Aufgabenansichten.
- So geht die Übersicht manchmal verloren, wenn du viele komplexe Aufgaben gleichzeitig bearbeitest.
factro: Praktisches Aufgabenmanagement für simple Projekte
factro ist eine gute Wahl für Einzelpersonen oder kleine Teams, da Grundfunktionen abgedeckt werden. Dennoch sollten sich Teams, die keine externen Chat-Tools nutzen wollen, aufgrund der fehlenden Teamchat-Funktion nach Alternativen umsehen.
Pro:
- Das Tool verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche und zeigt Benachrichtigungen in Echtzeit an.
- Mit der Option für verschiedene Anzeigetypen sowie Projektvorlagen hilft es bei der Aufgabenplanung und -verteilung.
- factro hat einen deutschen Serverstandort und bietet außerdem eine offene Rest-API für Entwickler an.
Contra:
- factro bietet weder eine Team-Chat-Funktion noch externe Integrationen.
- Die Zeiterfassungsfunktion und die Gantt-Diagramme sind nur in einem höherpreisigen Paket verfügbar.
Todoist: Projektbasierte To-Do-Liste
Todoist ist eine praktische und simple Möglichkeit, um alle Vorhaben zu organisieren, deckt aber nur den Bereich der To-Do-Listen ab. Wenn du ein Tool suchst, was darüber hinaus geht, schau dir auch die anderen Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung in diesem Artikel an.
Pro:
- Die einfache Oberfläche schafft Platz für To-Dos und alltägliche Aufgaben.
- Gleichzeitig bietet Todoist eine Fülle von verschiedenen Funktionen wie Filter, Prioritäten, Erinnerungen und mehr.
- Du kannst Todoist in andere Programme integrieren, z.B. in Outlook, Chrome und mehr.
Contra: Nur in der Premium-Version kannst du dem Tool deine Notizen hinzufügen.
Evernote: Digitales Notizbuch
Evernote ist geeignet für einfache Projekte und Orga-Themen, da es Raum für digitale Notizen bietet. Für komplexe Aufgabenverwaltung in einem Team kann es eine sinnvolle Unterstützung darstellen, wird aber bei der Planung verschiedenster Projekte schnell unübersichtlich und bietet wenig Speicherplatz.
Pro:
- Optimal zum Erstellen von Notizen.
- Für eine einfache Organisation und Planung von Aufgaben ist Evernote absolut ausreichend.
- Das Tool bietet Vorlagen für deine Notizen, und du kannst auch Dokumente scannen und hochladen.
- Eine geräteübergreifende Synchronisierung ist möglich.
Contra:
- Nicht geeignet für umfangreiche, komplexe Projekte.
- Bietet im Gegensatz zu den oben genannten Aufgabenmanagement-Tools relativ wenig Speicherplatz.
Aufgabenverwaltung, Aufgabenplanung, To-Do-Liste – Was ist der Unterschied?
- Tools zur Aufgabenverwaltung sind vielseitig einsetzbar: Egal, ob du an einem komplexen Projekt arbeitest oder eine einzelne Aufgabe im Blick behalten willst, sie unterstützen dich bei deiner täglichen Arbeit. Ziel der Aufgabenverwaltung ist es, deine Aufgaben gebündelt an einem Ort zu finden und jederzeit darauf zugreifen und sie bearbeiten zu können.
- Die klassischen To-Do-Listen gelten als heiliger Gral der Selbstorganisation und enthalten persönliche Auflistungen mit allen Punkten, die abgearbeitet werden müssen. Auch bei diesen Listen – auf Papier, einem Flipchart oder in einer App – findest du deine Aufgaben an einem gemeinsamen Ort.
- Der Unterschied von To-Do-Listen zur Aufgabenverwaltung liegt in der Beschränkung auf die wichtigsten Funktionen: To-Do-Listen sind super simpel und verfügen meist nur über grundlegende Funktionen, wohingegen die Aufgabenverwaltung vielfältigere Möglichkeiten (Priorisierungen, Arbeitsschritte, Tags etc.) enthält.
- Wenn du eine langfristige Planung und Verwaltung deiner Aufgaben anstrebst, reicht eine To-Do-Liste vermutlich nicht aus – hier bedarf es einem praktischen Aufgabenverwaltungs-Tool aus der obigen Auswahl. Mit diesem Tool vereinst du alle unternehmensinternen Aufgaben in einem zentralen Tool und kannst auch komplexe Arbeitsschritte planen.
- Eine passende Software – wie zum Beispiel awork – hilft dir dabei, deine Aufgaben zu koordinieren und die Einhaltung von wichtigen Deadlines transparent zu machen. Außerdem kannst du mit Aufgabenverwaltung mögliche Unteraufgaben an deine Kolleg*innen delegieren und insgesamt produktiver mit deinem Team arbeiten.
Noch anspruchsvoller: So geht Aufgabenverwaltung im Team
Die Herausforderung der Aufgabenverwaltung in deinem Team liegt darin, dass alle Teammitglieder Zugriff auf den gleichen Datenpool haben und die Kommunikation über das Tool reibungslos ablaufen kann.
Wenn du nach einer optimalen Lösung für dein Team suchst, achte daher auf die folgenden Funktionen für die Aufgabenverwaltung im Team:
- Eine Chat-Funktion innerhalb des Tools - sie hilft deinem Team, über Aufgaben und Projekte zu kommunizieren und Benutzer zu markieren.
- Die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen - damit jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben zuerst erledigt werden müssen.
- Aufgaben zuweisen - eine grundlegende, aber äußerst wichtige Funktion ist die Möglichkeit, Aufgaben an deine Teammitglieder zu delegieren.
- Intelligente Echtzeit-Benachrichtigungen - sei immer über den Status deiner To-Dos informiert.
Eine Software wie awork ist speziell für die Kollaboration in Teams jeder Größe gedacht und deckt alle obigen Anforderungen ab. Unsere Funktionen sind auf die smarte Zusammenarbeit in Teams ausgelegt – wir wollen euch dabei unterstützen, gemeinsam produktiver zu werden.
Fazit
Aufgabenverwaltung und -planung hat längst nicht mehr mit herumfliegenden Zetteln und sperrigen Flipcharts zu tun. Heutzutage hast du die Qual der Wahl zwischen einer großen Auswahl an hochleistungsfähigen Tools. Diese unterstützen dich nicht nur bei der richtigen Organisation deiner To-Dos, sondern bieten Platz für kreative Ideen, vereinfachen die Kollaboration und erinnern dich an deine Deadlines.
Das richtige Tool wird ein essentieller Bestandteil deiner täglichen Arbeit, den du einfach nicht mehr hergeben willst – wir vom awork Team sprechen da aus Erfahrung! 😉
Mit diesem Guide zu den besten Tools der Aufgabenverwaltung geben wir dir einen Anhaltspunkt, unter vielen beliebten Anwendungen deinen individuellen Favoriten zu finden.
Wenn du Fragen zu awork hast, kannst du dich gerne an unseren Support wenden.
