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Orga-Guide

Aufgabenmanagement - Vergleich der besten Tools

Aufgabenmanagement - Vergleich der besten Tools
21
October 2023

Bist du es leid, den Überblick über deine Aufgaben zu verlieren und ständig nach dem neuesten Post-It zu jagen? Keine Sorge, Aufgabenmanagement Tools sind hier, um dir zu helfen. Sie sind wahre Lebensretter, wenn es darum geht, Projekte zu organisieren und deine Produktivität zu steigern.

Die Auswahl des richtigen Tools kann allerdings knifflig sein. Wir schauen uns die Crème de la Crème der Aufgabenverwaltung Tools an.

  • Erfahre, worauf es bei der Wahl des richtigen Tools ankommt
  • Welche Stärken und Schwächen jede Software mitbringt
  • Welche Aufgabenmanagement Software super für Teams geeignet sind
  • Welche Funktionen im Aufgabenmanagement entscheidend sind

Überblick über die besten Tools für die Aufgabenverwaltung:

awork: Smartes Workmanagement für produktive Teams

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Mit dem freundlichen, intuitiven Design begeistert awork nicht nur kreative Teams, sondern macht die Aufgabenverwaltung dank smarter Projektmanagement-Funktionen zum Kinderspiel.

awork UI als OMR Reviews Project Management Leader
Unsere happy User bewerten awork als das beste Projektmanagement-Tool

👍 Pro:

  • awork ist ein DSGVO-konformes Tool mit Serverstandort in Deutschland.
  • Als SaaS-Dienst (Software as a Service) bietet es eine intelligente Lösung für die Arbeitsorganisation von Teams die produktiver und kollaborativer arbeiten wollen.
  • Ob Produktmanagement, HR, Eventmanagement oder Projektmanagement - awork ist für Teams jeder Branche und Größe geeignet.
  • Das Tool gibt es auch als Mobile-App.

👎 Con:

  • awork ist nicht kostenlos, aber wir sind sicher, dass die verschiedenen Preis-Optionen perfekt zu den Bedürfnissen deines Teams passen.

Es überrascht nicht, dass wir glauben, dass unser eigenes Produkt awork eines der besten Aufgabenmanagement-Tools auf dem Markt ist. Kann das nicht jeder sagen? Das stimmt, aber nimm uns nicht beim Wort; sieh dir unsere begeisterten Kundenstimmen an.

[.b-testimonial]Mit awork habe ich endlich eine richtige Ordnung. Ich weiß genau wie ich alles von A bis Z einplanen kann und das hilft mir sehr![.b-testimonial]

Alex Linnemann, Project Manager bei kreativkarussel
Alex Linnemann, Project Manager bei kreativkarussel

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monday: Effektive und produktive Organisation

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Mit dem amerikanischen Tool können Teams jeder Größe alles in einem Arbeitsbereich verwalten – vorausgesetzt, sie müssen keine DSGVO-konformen Tools verwenden.

👍 Pro:

  • monday ist ein visuelles und intuitives Aufgabenmanagement-Tool mit reibungsloser Benutzerfreundlichkeit.
  • Es bietet über 200 gebrauchsfertige Vorlagen und ist individuell anpassbar, um deinen Workflow nach eigenen Wünschen zu gestalten.
  • Darüber hinaus können Teams ohne große Einführung sofort loslegen.

👎 Con:

  • Als amerikanischer Marktführer liegen die Server bei monday nicht in Deutschland.  
  • Es gibt keine vollständig deutschsprachige Version und keine Möglichkeit zur Zeiterfassung.

User Review: awork und monday im Vergleich
Der einfache Aufbau von awork überzeugt im Vergleich zu monday.com

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Asana: Automatisierte Aufgabenverwaltung

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Asana eignet sich besonders für Teams, die gerne mit klassischen PM-Tools wie Aufgabenlisten oder Boards arbeiten.

User Review: awork und asana im Vergleich
Im Vergleich zu Asana überzeugt der gute Kundensupport von awork die Nutzer

👍 Pro:

  • Dieser digitale Helfer ermöglicht es Teams dank intuitiver Funktionen, Aufgaben optimal zu organisieren und stets im Blick zu behalten– egal ob Einzelaufgabe oder Großprojekt.
  • Asana bietet eher klassische Werkzeuge wie Aufgabenlisten, Kalender oder Boards.  
  • Du kannst aus verschiedenen Projektansichten wählen und von überall mit dem Tool arbeiten.

👎 Con:

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Meistertask: Planungs-Tool mit praktischer Übersicht

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Ein simples Tool mit den wichtigsten Funktionen für Teams mit einfachen Anforderungen und keinem Anspruch auf z.B. Kapazitätsplanung oder Budgetverwaltung.

👍 Pro:

  • Die Kanban-Ansicht des Tools mit Aufgaben in der Kalenderansicht und praktischen Automatisierungsoptionen vereinfachen deine tägliche Aufgabenverwaltung.

👎 Con:

  • Meistertask konzentriert sich auf Projekte und Aufgaben. Es bietet keine Budgetverwaltung, Kapazitätsplanung oder Projektvorlagen.
  • Auch die Kommunikation innerhalb des Tools ist nicht optimal, da die Chatfunktion für die Zusammenarbeit fehlt.

User Review: awork und meistertask im Vergleich
Im Vergleich zu meistertask, sind die gewünschten Anforderungen bei awork vielfältiger

Trello: Simple Aufgabenverwaltung   

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Trello ist gerade für Einsteiger mit wenigen Projekten und Aufgaben geeignet, da es sich nur auf die wichtigsten Funktionen im Bereich Aufgabenverwaltung konzentriert.

👍 Pro:

  • Trello überzeugt durch seine einfache Funktionalität von Boards und Karten und die webbasierte Umgebung.
  • Du kannst dein Trello-Konto in nur 10 Sekunden eröffnen und sofort loslegen.

👎 Con:

  • Trello hat nur den Kanban-Modus für die Aufgabenansichten.
  • So geht die Übersicht manchmal verloren, wenn du viele komplexe Aufgaben gleichzeitig bearbeitest.

User Review: awork und trello im Vergleich
awork schneidet im Vergleich zu trello besonders gut beim Kundensupport ab

factro: Praktisches Aufgabenmanagement für simple Projekte

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factro ist eine gute Wahl für Einzelpersonen oder kleine Teams, da Grundfunktionen abgedeckt werden. Dennoch sollten sich Teams, die keine externen Chat-Tools nutzen wollen, aufgrund der fehlenden Teamchat-Funktion nach Alternativen umsehen.

👍 Pro:

  • Das Tool verfügt über eine einfache Benutzeroberfläche und zeigt Benachrichtigungen in Echtzeit an.
  • Mit der Option für verschiedene Anzeigetypen sowie Projektvorlagen hilft es bei der Aufgabenplanung und -verteilung.
  • factro hat einen deutschen Serverstandort und bietet außerdem eine offene Rest-API für Entwickler an.

👎 Con:

  • factro bietet weder eine Team-Chat-Funktion noch externe Integrationen.
  • Die Zeiterfassungsfunktion und die Gantt-Diagramme sind nur in einem höherpreisigen Paket verfügbar.

Todoist: Projektbasierte To-Do-Liste

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Todoist ist eine praktische und simple Möglichkeit, um alle Vorhaben zu organisieren, deckt aber nur den Bereich der To-Do-Listen ab. Wenn du ein Tool suchst, was darüber hinaus geht, schau dir auch die anderen Möglichkeiten zur Aufgabenverwaltung in diesem Artikel an.

👍 Pro:

  • Die einfache Oberfläche schafft Platz für To-Dos und alltägliche Aufgaben.
  • Gleichzeitig bietet Todoist eine Fülle von verschiedenen Funktionen wie Filter, Prioritäten, Erinnerungen und mehr.
  • Du kannst Todoist in andere Programme integrieren, z.B. in Outlook, Chrome und mehr.

👎 Con:

  • Nur in der Premium-Version kannst du dem Tool deine Notizen hinzufügen.

Evernote: Digitales Notizbuch

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Evernote ist geeignet für einfache Projekte und Orga-Themen, da es Raum für digitale Notizen bietet. Für komplexe Aufgabenverwaltung in einem Team kann es eine sinnvolle Unterstützung darstellen, wird aber bei der Planung verschiedenster Projekte schnell unübersichtlich und bietet wenig Speicherplatz.

👍 Pro:

  • Optimal zum Erstellen von Notizen.
  • Für eine einfache Organisation und Planung von Aufgaben ist Evernote absolut ausreichend.
  • Das Tool bietet Vorlagen für deine Notizen, und du kannst auch Dokumente scannen und hochladen.
  • Eine geräteübergreifende Synchronisierung ist möglich.

👎 Con:

  • Nicht geeignet für umfangreiche, komplexe Projekte.
  • Bietet im Gegensatz zu den oben genannten Aufgabenmanagement-Tools relativ wenig Speicherplatz.

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Du bist nicht sicher, welche Software am besten zu euch passt? Für Infos zum Tool-Wechsel, Beratung zu unserer Team-an-Bord-Garantie und andere Fragen wende dich jederzeit an unser Team.

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Aufgabenverwaltung, Aufgabenplanung, To-Do-Liste – Was ist der Unterschied?

Du kennst das sicher: Listen hier, Notizen dort, und irgendwie muss man den Überblick behalten.

Klassische To-Do-Listen sind easy – du schreibst auf, was zu tun ist, und streichst es durch, wenn’s erledigt ist. Aber mal ehrlich, wenn deine Projekte komplexer werden, stoßen solche Listen an ihre Grenzen.

Genau da kommen Aufgabenverwaltung-Tools ins Spiel:

👉 Sie bieten dir nicht nur einen Platz für all deine Tasks, sondern auch Features wie Priorisierung, Subaufgaben und manchmal sogar Integrationen mit anderen Apps.

👉 Du kannst Aufgaben delegieren, Fortschritte tracken und Deadlines im Blick behalten.

👉 Und das Beste? Alles passiert digital und synchronisiert – egal, ob du am Schreibtisch sitzt oder mit dem Smartphone unterwegs bist.

Wenn du also mehr brauchst als eine einfache Liste, solltest du dir ein Aufgabenmanagement-Tool schnappen, das zu deinem Workflow passt. So wird deine Arbeit nicht nur strukturierter, sondern auch ein Stück weit stressfreier

Die wichtigsten Merkmale und Vorteile, die solche Tools bieten:

  1. Zentrale Aufgabenliste: Eine zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben, egal ob persönlich oder beruflich, erleichtert es, den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
  2. Priorisierung: Aufgaben können nach Wichtigkeit und Dringlichkeit sortiert werden, was dabei hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.
  3. Fristen und Erinnerungen: Deadlines werden klar definiert, und Erinnerungen sorgen dafür, dass Fristen eingehalten werden.
  4. Unteraufgaben und Schritte: Komplexe Aufgaben können in kleinere, handhabbare Teilaufgaben unterteilt werden, was die Planung und Durchführung vereinfacht.
  5. Delegation: Aufgaben können an Teammitglieder delegiert werden, was die Zusammenarbeit und Arbeitsteilung verbessert.
  6. Statusverfolgung: Der Fortschritt von Aufgaben lässt sich nachverfolgen, was Transparenz schafft und die Möglichkeit bietet, rechtzeitig einzugreifen, falls es zu Verzögerungen kommt.
  7. Integration in Projekte: Aufgaben können in größere Projekte integriert werden, sodass man sehen kann, wie einzelne Aufgaben zum Gesamterfolg beitragen.
  8. Kommunikation: Viele Tools bieten die Möglichkeit zur Kommunikation direkt im Zusammenhang mit der Aufgabe, was die Abstimmung erleichtert und Missverständnisse reduziert.
  9. Dokumentenmanagement: Zu Aufgaben gehörige Dokumente können angehängt werden, was die Suche nach Informationen vereinfacht.
  10. Berichte und Auswertungen: Produktivität und Effizienz von Teams oder einzelnen Mitgliedern kann anhand von Berichten analysiert werden, was bei der korrekten Stundenabrechnungen auf Projektbasis hilfreich ist.

Tools wie Asana, Trello, monday.com, ClickUp und awork bieten all diese Funktionen in unterschiedlichem Umfang. Bei der Wahl des passenden Tools sollte man daher die spezifischen Bedürfnisse des Teams oder des Projektes berücksichtigen. Während manche Nutzer eine einfache To-Do-Liste bevorzugen, benötigen größere Teams oder komplexere Projekte ein umfangreicheres Tool, das die Zusammenarbeit und das Projektmanagement unterstützt.

Noch anspruchsvoller: So geht Aufgabenverwaltung im Team

Auf der Suche nach dem richtigen Aufgabenmanagement-Tool für dein Team? Hier ein kurzer Check:

👉 Kommentar-Funktionen sind ein Muss für flüssige Abstimmungen.

👉 Prioritäten setzen? Absolut kritisch, damit alle wissen, was zuerst angepackt wird.

👉 Aufgabenverteilung sollte intuitiv sein – jederzeit klar, wer was macht.

👉 Echtzeit-Benachrichtigungen halten dich auf dem Laufenden.

👉 Und nicht zu vergessen: Automatisierungen erleichtern das Leben, indem sie Routinejobs abnehmen.

awork könnte genau das Richtige sein. Es ist wie ein maßgeschneiderter Anzug für Teams jeder Größe, ausgestattet mit all diesen Features und mehr, um euch produktiver zu machen. Also, wenn du ein Tool brauchst, das mitdenkt und euch voranbringt, schau dir awork an.

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Fazit

Aufgabenverwaltung und -planung hat längst nicht mehr mit herumfliegenden Zetteln und sperrigen Flipcharts zu tun. Heutzutage hast du die Qual der Wahl zwischen einer großen Auswahl an hochleistungsfähigen Tools. Diese unterstützen dich nicht nur bei der richtigen Organisation deiner To-Dos, sondern bieten Platz für kreative Ideen, vereinfachen die Kollaboration und erinnern dich an deine Deadlines.

Das richtige Tool wird ein essentieller Bestandteil deiner täglichen Arbeit, den du einfach nicht mehr hergeben willst – wir vom awork Team sprechen da aus Erfahrung! 😉

Mit diesem Guide zu den besten Tools der Aufgabenverwaltung geben wir dir einen Anhaltspunkt, unter vielen beliebten Anwendungen deinen individuellen Favoriten zu finden.

Wenn du Fragen zu awork hast, kannst du dich gerne an unseren Support wenden.

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