Der Cost Performance Index (CPI) ist der ehrlichste Indikator für die wirtschaftliche Gesundheit deiner Projekte. Er verrät dir sofort, ob deine Teams Geld verdient oder Budget verbrennt – und zwar bevor es zu spät ist. Für Agenturen, die oft mit Festpreisen oder Retainern arbeiten, ist der CPI unverzichtbar, um die Profitabilität zu sichern und "Over-Servicing" (zu viele Stunden für das vereinbarte Budget) frühzeitig zu erkennen.
Definition: Was ist der Cost Performance Index?
Der Cost Performance Index (CPI) ist eine Kennzahl aus dem Earned Value Management (EVM). Er misst die Kosteneffizienz der geleisteten Arbeit zu einem bestimmten Zeitpunkt. Einfach ausgedrückt: Er setzt den Wert dessen, was ihr bereits geschafft habt (Earned Value), ins Verhältnis zu dem, was ihr dafür ausgegeben habt (Actual Cost).
Im Gegensatz zu einem einfachen Budget-Vergleich („Wir haben noch 50% des Geldes übrig“), berücksichtigt der CPI den tatsächlichen Fortschritt im Projektmanagement. Denn 50% Restbudget bringen dir nichts, wenn die Arbeit erst zu 20% erledigt ist.
Die CPI Formel
Die Berechnung ist simpel, erfordert aber stetige Datenpflege:
CPI = Earned Value (EV) / Actual Cost (AC)
- Earned Value (EV): Der budgetierte Wert der tatsächlich erledigten Arbeit. (Beispiel: Projektbudget ist 10.000€, Projekt ist zu 50% fertig → EV = 5.000€).
- Actual Cost (AC): Die tatsächlichen Kosten, die bisher angefallen sind (meist basierend auf der Zeiterfassung multipliziert mit den internen Stundensätzen).
So interpretierst du das Ergebnis
Der CPI-Wert zeigt dir glasklar, wo du stehst:
- CPI = 1: Punktlandung. Die Kosten entsprechen exakt der Planung.
- CPI > 1 (z. B. 1,2): Hervorragend! Ihr arbeitet effizienter als geplant (Kosteneinsparung). Für jeden ausgegebenen Euro erhaltet ihr einen Wert von 1,20 Euro.
- CPI < 1 (z. B. 0,8): Warnsignal! Die Kosten sind höher als der geschaffene Wert. Ihr verbraucht das Budget zu schnell. Bei einem CPI von 0,80 erhaltet ihr für jeden ausgegebenen Euro nur 80 Cent Wert zurück.
Rechenbeispiel aus dem Agenturalltag
Stell dir vor, deine Agentur setzt einen Website Relaunch für einen Festpreis von 20.000 € um. Nach einem Monat zieht ihr Bilanz:
- Projektfortschritt: 25% der Aufgaben sind erledigt (laut Projektplan).
Earned Value (EV) = 25% von 20.000 € = 5.000 € - Tatsächliche Kosten: Das Team hat bereits 60 Stunden à 100 € investiert.
Actual Cost (AC) = 6.000 €
Berechnung: 5.000 € / 6.000 € = 0,83
Analyse: Ihr liegt über dem Budget. Wenn ihr so weiterarbeitet, werdet ihr am Ende des Projekts voraussichtlich 24.000 € statt 20.000 € an internen Kosten haben (Budget / CPI). Jetzt ist der Moment, um mit dem Team zu sprechen: Gab es unklare Briefings? Wurde Scope Creep zugelassen?
Warum der CPI für Agenturen überlebenswichtig ist
In vielen Kreativ-Teams wird erst am Ende des Projekts abgerechnet. Das ist für die Steuerung zu spät. Der CPI ermöglicht ein aktives Controlling während der Laufzeit:
- Frühwarnsystem: Erkenne in Woche 2, dass das Budget in Woche 10 reißen wird. Besonders wichtig bei Retainer-Budgets, wo die monatliche Marge gesichert werden muss.
- Bessere Preisverhandlungen: Wenn ihr bei bestimmten Projekttypen (z. B. Brand Design) immer einen CPI von 0,9 habt, müsst ihr eure Preise oder Prozesse anpassen.
- Ressourcen-Einsatz: Ein sehr hoher CPI (> 1,2) kann bedeuten, dass ihr Senior-Ressourcen abziehen könnt, ohne das Projektziel zu gefährden.
Häufige Fragen (FAQ) zum CPI
Was ist der Unterschied zwischen CPI und SPI?
Während der CPI (Cost Performance Index) die Kosteneffizienz misst, betrachtet der SPI (Schedule Performance Index) die Zeitplanung. Der SPI beantwortet die Frage: "Sind wir schneller oder langsamer als geplant?". Idealerweise nutzt du beide Werte zusammen für ein vollständiges Bild.
Wie oft sollte ich den CPI berechnen?
Für agile Teams und Agenturen empfiehlt sich eine Prüfung passend zu den Abrechnungszyklen oder Sprints, also etwa alle 14 Tage oder monatlich. Ein täglicher Blick ist meist zu kleinteilig, während ein Blick pro Quartal zu spät für Korrekturen ist.
Kann der CPI auch negativ sein?
Nein. Da sowohl der Earned Value als auch die Actual Costs positive Geldbeträge sind, muss der CPI immer höher oder gleich 0 sein. Ein Wert nahe 0 bedeutet jedoch ein katastrophales Projekt.
[.no-toc]Fazit[.no-toc]
Der Cost Performance Index verwandelt dein Bauchgefühl in harte Fakten. Er hilft dir, Diskussionen über Budgets objektiv zu führen und schützt die Marge deiner Agentur. Um den CPI ohne Excel-Chaos zu ermitteln, brauchst du eine saubere Datenbasis: Geplante Budgets und eine präzise Zeiterfassung sind das Fundament.
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