Kreative Meisterleistungen, wirksame Kampagnen und starke Kommunikation. Gute Agenturen liefern echten Mehrwert für ihre Kund:innen. Mehrwert, den diese Unternehmen sonst niemals selber kreieren könnten. Doch was steckt hinter den oft spektakulären Ergebnissen? So eine Werbekampagne ist schließlich nur das Resultat eines langen Prozesses. Genau dieser Prozess besteht aus drei Dingen: Kreativität, Umsetzung und allen voran guter Organisation. Gute Organisation setzt die Basis für den Ablauf eines Projektes. Sie bringt die verschiedenen Bausteine einer Agentur zusammen und hält den mittel- und langfristigen Herausforderungen stand.
Und deswegen fokussieren wir uns in diesem Survival-Guide auf all das, was 2025 wichtig für die Organisation wird. ☝️
Warum Organisation über das Glück in Agenturen entscheidet
[.toc-name]Organisation 🤝 Arbeitsglück[.toc-name]
Der Traum vom Agenturleben – für viele heißt das: Grenzenlose Kreativität, spannende Projekte und die Möglichkeit, in einem dynamischen Umfeld Großes zu bewegen. Kreative Köpfe suchen hier vor allem danach, ihre Leidenschaft in einen Job zu verwandeln und dabei endlich Spaß zu haben. Denn schließlich steht Kreativität in Agenturen im Mittelpunkt. Doch diese kreative Energie kann nur dann richtig fließen, wenn die Menschen, die sie hervorbringen, glücklich bei der Arbeit sind.
[.b-important-block]Seit 2022 führen wir die einzige repräsentative Studie zum Arbeitsglück im DACH-Raum durch: Jedes Jahr fragen wir 1.000 Wissensarbeitende, was sie bei der Arbeit glücklich macht – und die Ergebnisse werden jedes Mal spannender. In der neusten Edition geht's um die Agenturbranche: 500 Antworten aus Agenturen verraten, wie glücklich die Branche wirklich ist. [.b-important-block]
[$tag]🌟 Work-Happiness-Report[$tag]
So hat der Work-Happiness-Report 2024 deutlich gezeigt: Fehlendes Arbeitsglück bremst nicht nur das Engagement (Quiet Quitting lässt grüßen), sondern auch die Innovationskraft und die Kreativität.
[.b-button-primary]Zum Report[.b-button-primary]
In einer Zeit, in der Agenturen händeringend nach Talenten suchen und alles daran setzen, die Besten der Branche an Land zu ziehen und zu halten, ist die Bedeutung von Work-Happiness nicht zu unterschätzen. Doch oft wird übersehen, dass es einen entscheidenden Punkt gibt, der gewissermaßen das Gerüst für das Glück bei der Arbeit bildet: Organisation.
Die wichtigsten Bausteine für eine gute Agentur-Orga 🧱
[.toc-name]Bausteine der Agentur-Orga[.toc-name]
Organisation ist das halbe Agentur-Leben. Eine schlechte Organisation kann selbst die brillantesten Kampagnen zum Scheitern bringen, wenn Deadlines knapp werden und das Chaos überhand nimmt. Darunter leiden die Effizienz und die gesamte Agentur-Kultur. Daher ist eine gute Organisation nicht nur ein nettes Extra – sie ist unverzichtbar.
Doch wo fängt eine gute Organisation in Agenturen an? 🤔 Eine Agentur besteht aus vielen unterschiedlichen Bausteinen, die alle zusammenpassen müssen, um das große Ganze zu schaffen. Die wahre Kunst besteht darin, diese Bausteine so zu arrangieren, dass am Ende ein solides, beständiges und einladendes Gebäude entsteht – ein Ort, an dem Kreativität und Effizienz und sogar Happiness gedeihen kann.
Gute Projektplanung: Eine klare Strategie, wie mit vielen komplexen Projekten umgegangen wird, erleichtert den Agenturalltag enorm. Ohne fehlt die Transparenz und Projekt-Manager:innen haben keinen Überblick. Das ist die Grundlage für einen strukturierten Prozess und gute Zusammenarbeit in Agenturen.
Kapazitäten im Blick haben: Ob ihr am Montagmorgen einen Überblick bekommen oder Donnerstag spontan auf eine kurzfristige Anfrage reagieren müsst, eine gute Kapazitätsplanung im gesamten Team ist unabdingbar. Das beinhaltet auch, Kapazitäten realistisch und übersichtlich zu planen. Ein Traum für jeden Team Lead, wenn das gelingt. Auch die Planung für das nächste Quartal, oder sogar darüber hinaus, ist strategisch relevant. Nur dann ist klar, wo die Reise hingehen soll und wie langfristige Kapazitäten geplant werden müssen.
Einfache Zeiterfassung: Niemand mag Zeiterfassung. Und deswegen muss es perfekt und intuitiv in den Workflow eingebunden sein, sodass es keinen extra Aufwand darstellt. Denn schließlich ist es für die meisten Agenturen zwingend notwendig, Zeit zu erfassen und somit genau zu wissen, wie viel Projektstunden und dadurch Einnahmen sie haben. Damit ist das Monitoring immer up-to-date und niemand muss im Team allen hinterherlaufen, um den aktuellen Stand zu ermitteln.
Externe Zusammenarbeit: Happy Kund:innen sind der Schlüssel für den Agentur-Erfolg. Für beide Seiten ist es perfekt, wenn die Kollaboration schnell und übersichtlich gelingt. Einfach untereinander kommunizieren und nicht lange nach Dateien suchen müssen. Alle Parteien können den aktuellen Projektstand zu jeder Zeit abrufen und sind nicht von einzelnen Personen abhängig. Das gefällt den Kunden und der Agentur – ein klassischer Win-Win.
Das Team ist die Superpower: Für kaum eine Branche gilt das so sehr wie für Agenturen. Die Kreativität und Innovation, die langfristigen Kundenbeziehungen und das über Jahre aufgebaute Branchenwissen – das ist nur ein Bruchteil von dem, was ein Team mit wenig Fluktuation wertvoll macht. Geringe Fluktuation ist aber nicht einfach gegeben, gerade bei jungen Menschen, die ihr Arbeitsglück priorisieren.
Trends für sich nutzen: Durch neue Trends wird die Arbeits- und Agenturwelt in Bewegung bleiben. Mit KI, neuen Plattformen und ständigen Veränderungen ist es mittlerweile eine echte Herausforderung, auf dem Laufenden zu bleiben. Gerade in einer Branche mit viel Konkurrenz ist es ein No-Go, Trends zu ignorieren.
Erfahrungen aus der Praxis: Unsere Expert:innen
[.toc-name]Unsere Expert:innen[.toc-name]
Viele Agenturen organisieren sich mit awork. Deswegen nutzen wir diese Learnings natürlich und bringen sie in diesen Guide ein. Aber das ist nicht genug: Wir müssen auch direkt aus führenden Agenturen hören, wie sie die aktuelle und zukünftige Lage einschätzen.
Deswegen haben wir Jung von Matt, getpress und Remazing als Expert:innen eingeladen, ihre Insights mit uns zu teilen:
[.b-testimonial]JvM ist eine preisgekrönte, inhabergeführte Kreativ- und Werbeagentur mit Hauptsitz in Hamburg, die mit 24 Tochtergesellschaften in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie China, Polen, Schweden, Slowakei und Tschechien vertreten ist.[.b-testimonial]
[.b-testimonial]Seit 2016 unterstützt Remazing als Full-Service-Agentur Markenunternehmen dabei, ihre Umsätze auf Amazon zu steigern. Neben dem Hauptsitz in Hamburg arbeitet das Team aus den Hubs in Barcelona, London, Paris und Turin.[.b-testimonial]
[.b-testimonial]getpress ist eine PR-Agentur aus Berlin, die Lösungen für starke Wachstumsunternehmen anbietet. Mit einem 50-köpfigen Team aus PR Expert:innen steuert getpress seit 2017 die PR für über 350+ Scale-ups und Innovator:innen europaweit.[.b-testimonial]
Wir haben unsere Expert:innen gefragt
- wie sie sich organisieren.
- was es braucht, um Talente langfristig zu halten.
- was ab 2025 wichtig wird, um langfristig erfolgreich zu bleiben.
How-To: Agenturübergreifende Organisation
[.toc-name]How-To: Übergreifende Orga[.toc-name]
Im wuseligen Projektalltag ist es unabdingbar, dass Teams miteinander kommunizieren und doch ist eins klar: Probleme entstehen, wodurch immer Spielraum für Verbesserungen gegeben ist.
Transparenz ist in einzelnen Projekten und team-übergreifend entscheidend. Der Arbeitsalltag wird schwerer und langsamer, wenn Projektdetails- und -fortschritt nicht konstant einsehbar sind. Nur so können die Ressourcen im Team wirklich im Blick behalten werden – die Ressourcen, die so entscheidend für gute Arbeitsergebnisse sind. Doch wie händeln das unsere Expert:innen?
Q: Mit Blick auf die verschiedenen Bereiche eurer Agentur: Wie organisiert ihr euch, damit ihr sie gut zusammenbringt?
🖤 David Giesen, JvM:
Wir arbeiten mit einem internen Arbeitsmodell um Projektteams zu staffen und verschiedene Rollen und Verantwortlichkeiten von Beginn an fest zuzuweisen. Je nach Rolle finden sich die verschiedenen Teammitglieder dann in verschiedenen Konstellationen und Regelmäßigkeiten in Projektmeetings zusammen und führen wiederum Sub-Teams.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Also wir versuchen so viel zu kommunizieren wie möglich. Wir haben natürlich regelmäßigen Austausch, sowohl physisch, wenn wir uns im Office treffen, als auch in virtuellen Meetings. Wir haben neben Hamburg als Hauptstandort mehrere internationale Hubs, was es nicht so einfach macht. Deswegen ist die Dokumentation in unserem Wiki sehr wichtig für uns. Unser internes Wiki hilft uns, Wissenstransfer sicherzustellen. Dann haben wir eine Remazing-Akademie, wo zu wichtigen Themen Videos aufgenommen werden damit alles geteilt werden kann. Das sind die zentralen Bausteine unserer Zusammenarbeit und unseres Wissenstransfers.
🧡 Melissa Wagner, getpress
Zwischen unseren PR-Berater:innen, Sales, Communications und dem Leadership-Team haben wir verschiedene cross functional Meetings. Team Leads sprechen mit dem Management, um die wichtigsten Themen weiterzugeben. Es gibt passende Slack-Channels zu bestimmten Themen, z. B. damit Team Leads direkt im Loop sind, wenn z.B. Support für einen Strategy-Call benötigt wird. Der weitere Austausch findet dann via Slack oder in kurzen Meetings statt.
Q: Wo seht ihr die größten Herausforderungen in der Agentur-Organisation?
🖤 David Giesen, JvM:
Das effiziente und rentable Arbeiten bei gleichzeitiger angemessener Involvierung von Entscheidern und Hierarchieebenen.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
In unserer Organisationsstruktur sind wir gerade dabei, stärker in Richtung von Spezialisten-Teams zu gehen. Wir sind historisch so gewachsen, dass jeder alle Themen beherrscht. Unsere Welt ist aber über die letzten Jahre zu komplex geworden, sodass es jetzt wirklich sehr schwierig geworden ist. In der Vergangenheit hat uns das stark gemacht, dass die Kunden die zentralen Ansprechpartner hatten, die alles konnten. Aber die Komplexität ist zu hoch und das Onboarding dauert lange. Und auch da sehen wir, dass wir viel stärker europäisch denken müssen. Also dass es wenig Sinn macht, unsere lokalen Teams in Silos arbeiten zu lassen, sondern eher ein großes europäisches Team zu haben, weil wir unsere Kunden überwiegend für den ganzen europäischen Markt, manchmal auch global, betreuen.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Das Thema Wissensaustausch ist für uns super wichtig. Wir haben 30-40 Mitarbeitende im PR-Bereich und die bauen sich alle ihren eigenen Wissensschatz und Beziehungen zu Journalist*innen auf. Die Herausforderung ist, dass sich hier schnell kleine Wissens-Silos bilden, die wir aufbrechen müssen. Ein großer Teil besteht aus informellen Wissensbausteinen, die sich nicht so leicht festhalten lassen. Um so wichtiger sind für uns der teamübergreifende Austausch und auch Formate wie Coffeetalks, bei denen man sich auf lockerer Ebene miteinander austauscht.
Q: Welche Trends in der Agentur-Organisation beobachtet ihr gerade?
🖤 David Giesen, JvM:
Die Erkenntnis und Bereitschaft zum Aufbrechen von in der Branchen gelernten Strukturen und Prozessen, die teilweise noch auf veralteten Geschäftsmodellen beruhen sowie ein gestiegenes Bewusstsein zum Management der Auslastung einzelner Mitarbeitenden.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Weniger stunden-basiertes, mehr value-based abrechnen. Wir bei getpress machen das schon seit der Gründung, wir verkaufen Ziele und nicht Stunden. Da gehen aber immer mehr Agenturen hin. Dadurch wissen Partner*innen transparent, was sie für ihr Geld wirklich bekommen. Für die Agenturen bedeutet das aber auch, dass sie stark auf Effizienz achten müssen, um sich nicht unter Wert zu verkaufen.
[.b-stats]der Agenturen, die awork nutzen,verwenden Timetracking. Bei mehr als der Hälfte können wir sicher sein, dass sie nach Stunden abrechnen.[.b-stats]
66%
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Hybrid Work ist Gegenwart und Zukunft. Gerade Kund*innentermine vor Ort sind natürlich wichtig für die Beziehung. Dafür aber komplett im Office zu arbeiten, halte ich aber nicht für notwendig oder sinnvoll. Unser Remote-First-Ansatz gibt uns die Möglichkeit, Talente aus ganz anderen Bereichen Deutschlands einzustellen. Dafür ist dann natürlich eine gewisse Reisebereitschaft notwendig – es ist ein Geben und Nehmen.
[.b-important-block]Die Aufteilung in Projektteams wird bei der Besetzung eines Projektes beachtet. Das macht die Kapazitätsplanung noch relevanter. Die richtigen Skillsets helfen, die Projekte so erfolgreich wie möglich zu gestalten. Generalistenrollen sterben dabei nicht aus, aber können den heutigen Kundenanforderungen nicht mehr standhalten. So ist die Wertschätzung einer jeden Abteilung gegeben, da sie für ihre Expertise zu Projekten hinzugezogen werden.[.b-important-block]
[$tag]💡 Best Practice: Rollenverteilung[$tag]
Zusammenarbeit mit Externen meistern
[.toc-name]How-To: Arbeit mit Externen[.toc-name]
Die interne Organisation ist häufig strukturiert und mit Intention aufgesetzt worden. Extern wird es dann gerne chaotisch. Muss das so sein? Hier braucht es eine klare Lösung, um interne und externe Organisation zusammenzubringen, ohne die Übersicht zu verlieren. Wie setzen das Jung von Matt, getpress und Remazing um?
Q: Wenn du je einen Wunsch frei hättest: Wie würde die Arbeit mit Externen aussehen?
🖤 David Giesen, JvM:
Die Gleichbehandlung und das Arbeiten auf Augenhöhen, was man sich auch von seinen eigenen Kunden erwartet. Ein gutes Beispiel für eine positive Veränderung ist, dass auch wir mittlerweile in Pitch-Prozessen mit Dienstleistern, die Häufig durch die Compliance & Einkaufs-Abteilungen der Kunden eingefordert wenn es beispielsweise um die Beauftragung von Produktionsfirmen geht, uns und den Kunden dazu verpflichten Pitch-Honorare zu zahlen, so wie das eben auch selber einfordern, wenn wir selber an Pitches teilnehmen.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Wir setzen extrem auf Feedback von unseren Kunden. Wir senden mindestens zwei Mal im Jahr eine NPS-Umfrage an unsere Kunden. Und ja, mein Wunsch ist eigentlich, dass alle so ehrlich wie möglich sind und uns ganz klar transparent aufzeigen, wo wir uns verbessern können.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Wir sehen uns nicht als Dienstleister, sondern als Partner auf Augenhöhe und so muss die Zusammenarbeit auch sein – nahtlos und auf Basis einer guten Vertrauensbasis. Ein fehlender Austausch wird schnell zum Blocker für gute PR-Ergebnisse. Einfache und schnelle Kommunikation ist deshalb super wichtig. Am besten über Tools wie Slack, Teams und Co.
[.b-important-block]Die Agentur als Dienstleister, der ohne Einblicke und Rechte das Beste rausholen muss. Das ist Schnee von gestern. Oder sollte es zumindest sein, wenn herausragende Ergebnisse gefordert sind. Transparenz, ehrlicher Austausch, tiefgehende Einblicke und Wertschätzung. Das sind die Grundlagen einer guten Zusammenarbeit mit Agenturen. Dazu gehört auch immer mehr, dass der initiale Pitch vergütet wird, denn schließlich wird auch da viel Arbeit reingesteckt. Nicht zu unterschätzen ist die gemeinsame Kollaboration in einem Tool. Ständig Tools wechseln und die Projektorganisation doppelt an verschiedenen Stellen aufzubereiten, ist zeitaufwändig und führt zu fehlender Übersicht.[.b-important-block]
[$tag]💡 Best Practice: Arbeit auf Augenhöhe[$tag]
Wie Agenturen Top-Talente anziehen und binden
[.toc-name]How-To: Talente anziehen[.toc-name]
Arbeitsglück hat essentielle Bestandteile und trotzdem sind die idealen Maßnahmen für jedes Unternehmen anders. Ohne Arbeitsglück sinkt nicht nur die Innovation und Kreativität, sondern vor allem steigt die Fluktuation. Die Antwort ist also klar: Work-Happiness ist der Schlüssel, um Top-Talente langfristig zu halten. Für mehr Insights verweisen wir an dieser Stelle auf den Work-Happiness-Report 2024. Doch was heißt das jetzt im Alltag? Ist es “nur” Teil der Werte oder gibt es konkrete Maßnahmen, die für Wertschätzung und Entwicklung sorgen?
Q: Wie sorgt ihr dafür, langfristig Top-Talente für eure Agentur zu begeistern und zu halten?
🖤 David Giesen, JvM:
Wir versuchen durch Mentoring-Programme, fachliche sowie disziplinarische Weiterbildungen, Kulturveranstaltungen, Infusionen, Vorträge aber auch New-Work Ansätze wie hybrides Arbeiten, Arbeitszeitmodelle, Austauschprogramme mit verschiedenen internationalen Standorten sowie dem fortlaufenden kompetitiven Messen mit dem Wettbewerb ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.
[.b-important-block]Die Maßnahmen zur Förderung sind mindestens genauso wichtig wie die reine Flexibilität. Viele Menschen arbeiten in Agenturen, um schnell viel zu lernen. Wenn sie dabei über den Projektalltag hinaus aktiv unterstützt werden, ist das ein großes Plus. Die Spanne zwischen jahrzehntelanger Erfahrung und Studienabsolvent:in ist groß – und das ist eine Chance. Aktiv zu steuern, dass Austausch stattfindet, hat hier noch mehr Potential als in vielen anderen Unternehmen auch. Und Stichwort Reverse Mentoring: Das kann für beide Seiten gelten.[.b-important-block]
[$tag]💡 Best Practice: Weiterbildung[$tag]
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Kultur ist unser wichtigstes Asset. Wir haben schon vor fünf Jahren angefangen, regelmäßig Mitarbeiterbefragungen zu machen, wo wir auf Team-Level aber auch gruppenübergreifend sehen können, wie sich Happiness entwickelt und wie sich Engagement entwickelt. Wir versuchen, Karrierewege aufzuzeigen und regelmäßiges Feedback zu nutzen. Durch unsere Standorte können wir mehr als Workation bieten, weil jeder bei uns theoretisch an jeden Standort wechseln kann.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Wertschätzende und intensive Feedbackprozesse: Jede*r weiß , wo er*sie aktuell steht und was die Next Steps sind – für jede Position gibt es eine Scorecard, also eine Rollenbeschreibung mit Zielen und KPIs. Zum regelmäßigen Check-In gibt es Weeklies mit der direkten Führungskraft und zusätzlich alle 3 Monate Entwicklungsgespräche. Darüber hinaus kultivieren wir eine Feedbackkultur, in der alle ermutigt werden, sich gegenseitig Feedback zu geben – unabhängig von der jeweiligen Position.
Gut strukturiertes Onboarding: Neue Team-Member werden ab Tag 1 abgeholt und eingebunden. Zu Beginn durchläuft jeder unser Bootcamp – egal, ob Trainee oder Senior um unsere Arbeitsweise und Prozesse kennenzulernen. Schritt für Schritt werden die Newbies in die Teams integriert und können sich direkt in Projekten mit Kunden einarbeiten. Durch die schnelle Übernahme von Verantwortung hat man die Möglichkeit, sich sehr schnell zu entwickeln.
Teamkultur: Wir haben einen intensiven Recruitingprozess, in dem auch der Teamfit eine wichtige Rolle spielt. Dadurch kommen auch wirklich nur Leute zu uns, die gut ins Team und zu unserer Agentur passen. Der Value fit ist extrem wichtig, und das merkt man am Zusammenhalt untereinander.
Viel Teamwork: Auch wenn unser Team über Deutschland verstreut sitzt, tauschen wir uns regelmäßig aus.Dafür haben wir beispielsweise Daily Check-ins im Team und feste wöchentliche Formate. So hat niemand das Gefühl, allein zu arbeiten, auch wenn man nicht in einem gemeinsamen Office sitzt.
Summer- und Winter-Days: Das sind unsere On-Sites, zu denen sich zweimal im Jahr das gesamte Team in Berlin trifft. Hier arbeiten wir gemeinsam in Workshops an Strategiethemen und feiern gemeinsam die Erfolge des Jahres.
Der perfekte Plan: So sollten Kundenprojekte laufen
[.toc-name]How-To: Kundenprojekte[.toc-name]
Sich vor dem Start eines Projektes ausführlich Zeit für eine gute Planung nehmen, das macht nicht immer Spaß und ist trotzdem die perfekte Grundlage für erfolgreiche Projektarbeit. Noch viel wichtiger wird es, wenn viele Projekte gleichzeitig bearbeitet werden. Es gibt nur zwei Optionen: Chaos ist vorprogrammiert oder das Projektmanagement macht die Zusammenarbeit smooth und easy. 😎 Hier haben unsere Expert:innen konkrete Maßnahmen, die genau dieses Chaos umgehen.
Q: Was ist etwas, was jeder Projektplan von vornherein beinhalten muss?
🖤 David Giesen, JvM:
Ein klares Briefing sowie Erwartungsmanagement und Budget-Klarheit.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Bei uns geht es schon eigentlich beim Pricing los, dass wir definieren. Was machen wir eigentlich wann. Das Servicepaket ist sehr individuell. Das definieren wir dann gemeinsam in der Timeline und in Milestones. Am Anfang starten wir mit strategischen Aspekten, dann geht es zur Content-Optimierung und danach legen wir mit den Kampagnen los. Das Monitoring läuft im Idealfall von Beginn an. Und am Ende gucken wir, was zu optimieren ist.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Wir sprechen mit unseren Partner*innen zu Beginn immer über deren konkreten Ziele und Wünsche und erstellen dann eine individuelle PR-Strategie. Hier definieren wir sinnvolle PR-Ziele, Zielmedien und Storylines. Die Themen planen wir in der Regel quartalsweise, sodass unsere Partner*innen immer wissen, wo wir aktuell stehen. Wichtig sind für uns bei der Planung ein realistisches Erwartungsmanagement und klare Zuständigkeiten. Und letztlich auch eine gewisse Flexibilität und Anpassungsfähigkeit – PR schläft nie und wir sind immer bereit, Pläne anzupassen, wenn sich beispielsweise die äußeren Umstände ändern.
Q: Wie behaltet ihr den Überblick über mehrere Projekte gleichzeitig?
🖤 David Giesen, JvM:
Fortlaufendes Management von Ressourcen und Kapazitäten sowie das Verteilen von Verantwortlichkeiten, Statustermine und Daylies in verschiedenen Hierarchieebenen und Projektmanagement-Tools.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Erstmal versuchen wir nicht, dass ein Consultant an vielen unterschiedlichen Projekten arbeitet. Der Fokus ist uns da wichtig. Die Anzahl der Kunden, mit denen sich ein Consultant beschäftigt, versuchen wir zu reduzieren. In den funktionalen Teams wie Content Creation kann es sein, dass du viele verschiedene Kunden gleichzeitig hast. Aber üblicherweise ist das Vorgehen hier auch, sie nacheinander anzugehen. Selbstorganisation ist wichtig. Da machen wir auch viele Trainings. Und unsere Tool-Landschaft hilft uns, den Überblick zu behalten.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Wir erstellen individuelle Kampagnen-Boards für alle Kund*innen. Hier wird immer aktuell festgehalten, wie der Stand der einzelnen Projekte ist, Pitches werden abgelegt und To-Dos in Kanban-Boards getrackt. Dazu gibt es wöchentliche, interne Check-ins, in denen das Team den aktuellen Stand und die Next Steps bespricht.
Q: Wie sorgt ihr dafür, dass spontane Änderungen das Projekt nicht gefährden?
🖤 David Giesen, JvM:
Durch das stetige Management von Risiken und Planung. Konkret das einplanen von Puffern, die einem genug Zeit für durchdachtes Reagieren geben sowie offene Kommunikation und Benennen von Watch-Outs, Timings, Points of No Return und deren Einfluss auf Budgets.
🧡 Melissa Wagner, getpress
Spontane Änderungen gibt es in der PR-Arbeit fast immer. Dafür planen wir Puffer ein und haben in der Regel immer einen Plan B oder C in der Hand. Heißt konkret: Alternative Kontakte oder Themen.
[.b-important-block]Chaos und spontane Anfragen sind fast vorprogrammiert. Was erstmal schlimm klingt, kann aber antizipiert werden. Durch jahrelange Erfahrung ist klar, was in jedem Projekt benötigt wird. Dadurch wird jeder Projektplan zum Abarbeiten einer klaren To-Do-Liste. Deadlines, Zuständigkeiten, Ressourcen, usw. All das und mehr wird bis ins Detail geplant und mit den wichtigsten Stakeholdern abgesprochen. So sind alle happy oder zumindest informiert. Und wenn dann noch der Plan für spontane Änderungen seitens der Kunden steht, kann das Projektteam nichts mehr vom erfolgreichen Quest abbringen.[.b-important-block]
[$tag]💡 Best Practice: Planung[$tag]
Wie Agenturen in 2025 erfolgreich bleiben
[.toc-name]How-To: Erfolg in 2025[.toc-name]
Verändert sich wirklich so viel? Haben die Krisen und wirtschaftlichen Entwicklungen einen so großen Einfluss auf den organisatorischen Alltag einer Agentur? Wir erfahren von unseren Expert:innen, was sie für 2025 erwarten. 🔮
Q: Blick in die Kristallkugel: Was wird 2025 wichtig, um langfristig erfolgreich zu bleiben?
🖤 David Giesen, JvM:
Die fortlaufende Weiterentwicklung der Geschäfts- und Vergütungsmodelle, um unter steigenden Wirtschaftlichendruck im Markt ein attraktiver Partner für Kunden zu bleiben und Leistungsangebote formulieren zu können, die echten Mehrwert für Auftraggeber schaffen.
💛 Hannes Detjen, Remazing:
Es ist schwer, zu antizipieren. Also wir haben 2016 angefangen und da kam eigentlich nur Wachstum, Umsatz, Umsatz, Umsatz von den Kunden als Ziel. COVID hat E-Commerce natürlich weiter beschleunigt. Mit dem Ukraine-Krieg hat sich die Stimmung schon gedreht und ging stark in Richtung Profitabilität. Seitdem wird ganz genau hingeguckt. Wofür geben wir unser Geld aus? Da haben wir uns als Agentur auch neu aufgestellt. Timetracking, die Profitabilität der Kunden, usw. war vorher nicht im Fokus für uns. Diese Messbarkeit haben wir jetzt erst aufgebaut. Das ist generell auch sehr positiv. Wir merken, es wird wieder mehr in Richtung Wachstum geblickt. Es wird auch wieder investiert. Aber immer mit der Profitabilität im Hinterkopf. Das erwarte ich auch für 2025.
🧡 Melissa Wagner, getpress:
Value Based Abrechnungsmodelle und in dem Zuge das Thema Automatisierung interner Prozesse. Agenturen müssen effizient arbeiten, um in einem value-based Abrechnungsmodell profitabel zu sein. Dafür braucht es auch die Bereitschaft, sich mit KI-Tools auseinanderzusetzen, um neue Potenziale überhaupt erst erschließen zu können. Wer sich damit jetzt nicht schon proaktiv auseinandersetzt, bleibt auf der Strecke.
[.b-important-block]Die Vernetzung zwischen gesamtwirtschaftlichen Entwicklungen und Trends in der Agenturwelt sind nicht von der Hand zu weisen. Langfristige strategische Entscheidungen beeinflussen die Organisation im Alltag und haben einen großen Einfluss. Was aber nicht zu ersetzen ist: Der persönliche Kontakt. Gerade in der Agenturwelt wird Vitamin B auch weit über 2025 hinaus relevant bleiben.[.b-important-block]
[$tag]💡 Best Practice: Das große Ganze zählt[$tag]
Kann es wirklich (Orga-)Liebe sein?
[.toc-name]Zusammenfassung[.toc-name]
Die Learnings unserer Expert:innen helfen uns zu verstehen, was die Herausforderungen und Lösungen in der Organisation von Agenturen sind. Und wenn wir ehrlich sind, geht es doch vor allem um eins: Das richtige System zu nutzen, um sich wieder auf das zu konzentrieren, was man an der Arbeit wirklich liebt.
[.b-testimonial]Ich kann ja nur aus Organisationssicht sprechen: Die kreativsten, wendigsten, belastbarsten Agenturen werden diejenigen sein, die sich nicht mehr von spontanen Anfragen beuteln lassen, eine Teamkultur aufbauen, die zeitgemäß ist, und die sich auch weiterhin kreativ austoben.[.b-testimonial]
Doch was kann uns dabei helfen, damit wir diesen Weg nicht alleine gehen müssen? Glücklicherweise sind wir da vom Fach und bereit zu helfen. Also lasst uns die Punkte gemeinsam anschauen:
Automatisierungen im Projektmanagement: Als Agentur value-based zu arbeiten, benötigt einen Fokus auf Effizienz. Die entsteht, wenn Automatisierungen viele kleine, aber zeitraubende Aktivitäten abnimmt. In awork sind Automatisierungen ein wichtiger Teil, um den Projektalltag schneller zu bewältigen.
Kurzfristige und langfristige Planung verbinden: Es ist logisch, dass die kurzfristige Planung im Vordergrund steht und Priorität hat. Dennoch ist die mittel- und langfristige Planung unabdingbar, um dem gesamten Team Puffer einzuplanen, Milestones im Blick zu haben und Risiken zu minimieren. Durch die verschiedenen Projektansichten geht das in awork super easy. Der Blick auf die Timeline hilft für die langfristige Perspektive während die Listen oder das Kanban-Board Licht in den chaotischen Projektalltag bringt.
Was jeder Projektplan beinhalten muss: Ein klares Briefing, Ressourcen, Workload, Zuständigkeiten und Deadlines. Projekt-Templates helfen awork Usern, um nicht bei jedem Projekt wieder bei null anfangen zu müssen. Wenn viele Projekte gestartet werden, können schon mal wichtige Elemente vergessen werden. Das gehört mit den praktischen Templates und einer intuitiven UI der Vergangenheit an.
Hybride Arbeit ist die Zukunft: Um die besten Talente anzuziehen, reicht eine reine Vor-Ort-Policy nicht mehr aus. Mitarbeitende haben sich zu sehr an die Flexibilität gewöhnt, die an vielen Stellen auch zu höherer Produktivität führt. Der Work-Happiness-Report 2024 zeigt klar, dass Flexibilität der Schlüssel zum Arbeitsglück ist. Hybride Teams arbeiten am besten zusammen, wenn sie digital vernetzt und von überall in Echtzeit gemeinsam an ihren Projekten arbeiten.
Genau das ermöglicht awork. Falls ihr awork noch nicht für eure Orga nutzt, könnt ihr es kostenlos mit eurem Team ausprobieren. 🤝
[.b-button-primary]awork für Agenturen[.b-button-primary]
Fazit: Macht gute Orga zu eurer Mission
[.toc-name]Schlusswort[.toc-name]
Die Welt durchläuft Krisen und die ständige Veränderung hat Impact auf die Agenturbranche. Das Wachstum der Klienten rückt in den Hintergrund, während die Profitabilität im Fokus steht. Genau diese Effizienz haben sich auch Agenturen als Ziel auf die Fahnen geschrieben. Weg von Zeit für Geld und hin zu Festpreisen, die Transparenz gegenüber den Kund:innen fördern. Das fordert Agenturen, gutes Monitoring zu betreiben, um den eigenen Projektaufwand nicht aus dem Blick zu verlieren.
Es geht aber nicht nur um Effizienz und Wirtschaftlichkeit. In der Agenturwelt sind die kreativen Köpfen hinter den Kampagnen wichtiger denn je und guter Austausch auf Augenhöhe mit Kund:innen ist ein wichtiger Faktor für erfolgreiche Projekte. Kurz gesagt: Die menschliche Ebene muss stimmen. Das Team braucht Flexibilität und Freiheit, um glücklich bei der Arbeit zu sein und trotzdem ist es wichtig zu wissen, wann der persönliche Austausch vor Ort die Beziehungen stärkt.
All diese Herausforderungen basieren auf (guter) Organisation. Macht sie zur Priorität und erleichtert euch so nicht nur den Weg zu einer besseren Effizienz, sondern zu einer insgesamt schnellen, guten und vor allem glücklichen Zusammenarbeit. 💜