Guter AI- und Agenten-Output hängt an einer Basis: sauberem Kontext. Diese Checkliste führt dich in wenigen Schritten durch das ideale Setup in awork.
So gehst du vor: Zuerst legst du euer geschriebenes Wissen an – Agenturkontext und Kundenkontext in awork Docs.
Dann sorgst du dafür, dass eure Projekt- & Teamdaten in awork zusammenlaufen. Am Ende habt ihr alles, was man zur Agentursteuerung wissen muss, an einem Ort.
📄 Warum in awork Docs?
Weil euer Kontext dort lebt, wo die Arbeit passiert – direkt neben Projekten, Aufgaben und Zeiten. Lesbar und (von einigen) änderbar für euer ganzes Team, nutzbar für AI. Einmal zentral gepflegt statt in jeden Prompt kopiert.
📦 Schon Wissen in Notion, Confluence, Drive & Co? Migrieren vs. Neustart
Zieh nur um, was aktuell und wiederverwendbar ist – Brand, Personas, Rate Cards, Prozesse. Verwildertes oder veraltetes Wissen baust du besser sauber neu auf. Und: starte mit dem Agenturkontext plus 1–2 Pilotkunden statt mit allem auf einmal.
Agenturkontext anlegen
Empfehlung: diese 5 Unterbereiche.
1. Agenturprofil & Leistungen
wer ihr seid, eure Hauptleistungen, wie ihr strukturell aufgebaut seid (Gewerke, Bereiche).
2. Arbeitsweisen & Methoden
euer Standard-Projektablauf (z.B. Briefing → Kick-off → Konzept & Kostenvoranschlag → Design/Text → interne QS & schriftliche Freigabe → finale Dateien & Handoff) plus Grundsätze (z. B. immer eine Korrekturschleife, Freigaben nur schriftlich, Legal-/Compliance-Check vor jedem Launch).
3. Rate Cards
eure Standard-Stundensätze je Gewerk. Hinweis im Doc: kundenspezifische Abweichungen stehen im Kundenprofil und haben Vorrang.
4. Interne Richtlinien
Dateiablage & Naming, Vertraulichkeit (keine Kundendaten in externe Tools ohne Freigabe), AI-Regeln (Human-in-the-loop: AI-Ergebnisse vor Kundenkontakt prüfen), Kommunikationsregeln (z. B. Rückfragen bündeln).
5. Corporate Design
Markenidee, Logo-Regeln (Schutzraum, Mindestbreite), Farben als Hex-Code, Typografie, und die Tonalität eurer Agentur (z. B. direkt, präzise, keine Superlative; Deutsch oder Englisch als Standard).
Kundenkontext – ein Ordner pro Kunde
Empfehlung: diese 4 Bereiche.
1. Marke & Tonalität
Markenkern, Positionierung, Werte, wie die Marke spricht, harte Wortregeln und nötige Disclaimer. Dazu visuelle Identität (Farben/Hex, Foto- & Gestaltungsregeln) und rechtliche Guidelines (verbotene Claims, Wettbewerber nicht öffentlich nennen).
2. Stakeholder & Freigabeprozess
Erstellt eine Tabelle: wer ist wer, Rolle, Zuständigkeit (Freigaben, Briefings, Legal). Plus die Freigabekette (z. B. erst Product Marketing Manager, dann Head of Marketing), schriftlich, mit üblicher Reaktionszeit und Freeze-Regel (ohne Freigabe der zuständigen Person passiert nichts).
3. Konditionen & Besonderheiten
Sonderkonditionen/Rate-Abweichungen (z. B. Retainer-Rabatt), harte Regeln (z. B. bestimmte Motive tabu), Prioritäten (z. B. zwei Wochen vor der Messe hat alles andere Nachrang), Kommunikationsstil im Alltag.
4. Personas
je Persona kurz: Kurzporträt, Ziele & Bedürfnisse, Barrieren/Schmerzpunkte, genutzte Kanäle, Tonalität (was zieht, was schreckt ab), Trigger & Dealbreaker.
👤 Vergebt Ownership – eine:r pflegt, der Rest liest
Gib pro Bereich einer Person die Verantwortung: Account Manager für den Kundenkontext, Projektverantwortliche für den Projektkontext. Sie halten die Infos tagesaktuell – vom neuen Ansprechpartner bis zum strategischen Shift. Alle anderen werkeln nicht in den Docs.
Projekt- & Teamkontext
Wohnt in: euren awork Projekten, im awork Planner und in den Zeiteinträgen – plus ein kurzes Projekt-Doc je Projekt.
AI und Agenten brauchen nicht nur geschriebenes Wissen, sondern die lebenden Daten eurer Agentur: Wer arbeitet woran, wie ausgelastet sind eure Teams, was wurde auf welches Projekt gebucht. Das entsteht, wenn Projektplanung, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung zusammen in awork passieren.
Projektebene (je Projekt):
- Projekt-Steckbrief – Briefing, Budget, geplante Timeline und Referenz-/Beispielprojekte als kurzes Doc im Projekt.
- Projektplanung in awork – Aufgaben, Listen/Boards, Meilensteine und Zeitpläne im Projekt gepflegt, statt in Tools nebenan.
- Zeiterfassung aktiv – erfasste Zeiten und Billable Hours laufen je Projekt und Task in awork zusammen.
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Teamebene (einmal für die Agentur):
- Teamstruktur & Rollen – wer gehört zu welchem Team, wer macht was.
- Skills & Verfügbarkeiten – Fähigkeiten und Arbeitszeiten der Personen hinterlegt, damit Kapazitäten planbar sind.
- Kalender verknüpft – jede Person verbindet ihren Kalender, sodass Termine und Abwesenheiten automatisch in die Planung einfließen.
- Kapazitäts- & Ressourcenplanung – die Auslastung eurer Teams ist im awork Planner sichtbar und aktuell.
[.b-button-primary]Kapazitätsplanung mit awork[.b-button-primary]
So habt ihr Projektplanung, Kapazitätsplanung und Zeiterfassung an einem Ort – die Datenbasis, aus der AI und Agenten später die halbe Agentursteuerung ableiten können.
Die eine Faustregel
Pflege Kontext einmal zentral. Ändert sich etwas – eine Persona, eine Rate Card, ein Freigabeprozess – änderst du es einmal im Doc, und alle, die damit arbeiten, nutzen ab sofort die neueste Version. Kein Prompt-Gebastel, keine Admin-Rechte nötig.
FAQ
Wieso muss alles in awork liegen – warum nicht einfach im Prompt oder in Drive?
Weil euer Kontext dort leben sollte, wo die Arbeit passiert. In awork liegen Projekte, Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und euer dokumentiertes Wissen ohnehin schon zusammen – Docs setzen genau daneben an.
Drei Gründe, warum das schlägt, alles in einen Prompt oder ein externes Tool zu packen:
- Anpassungen – Docs kann jede Person im Team lesen und ändern, ohne AI-Wissen, ohne Admin-Rechte, ohne sich durch eine Agent-Konfiguration zu kämpfen. Ändert der Kunde eine Persona, änderst du sie einmal im Doc, und alle nutzen ab sofort die neue Version.
- Konsistenz – ein zentraler Ort heißt: gleicher Input, gleiches Ergebnis. Kopierst du Wissen in jeden Prompt oder verteilst es über fünf Tools, driftet es auseinander.
- Rechte – Agenten arbeiten immer mit den Zugriffsrechten der ausführenden Person. Liegt der Kontext in awork, gilt automatisch euer bestehendes Rechtesystem, und getrennte Kundenteams bleiben sauber getrennt.
Wichtig zur Einordnung: „Alles in awork" heißt nicht „alles in ein Doc". Geschriebenes Wissen (Agentur, Kunde) gehört in awork Docs, die lebenden Projekt- und Teamdaten (Planung, Kapazitäten, Zeiten) leben in euren Projekten und im awork Planner. Beides an einem Ort, unter einem Rechtesystem – das ist der Punkt.
Wir haben schon Wissen in Notion, Confluence, Drive & Co – migrieren oder neu starten?
Faustregel: Migriere, was aktuell und wiederverwendbar ist – ein gepflegter Brand Guide, saubere Persona-Docs, Prozesse, Rate Cards. Bau neu auf, was verwildert ist – veraltete Wikis, mehrgleisige Ablagen, „wir haben nie den richtigen Ort gefunden".
Chaos zu migrieren heißt nur, Chaos zu importieren; oft ist es schneller, die klare Struktur dieser Checkliste einmal frisch mit dem heutigen Stand zu füllen.
Geh deshalb selektiv vor – nicht die ganze Ablage auf einmal, sondern Agenturkontext plus 1–2 Pilotkunden. Später könnt ihr eigene Agenten bauen, die beim Befüllen und Aktualisieren der Docs helfen.
Wer hält den Kontext aktuell?
Eine klar benannte Person pro Bereich – sonst passiert das Nervigste überhaupt: Die Infos sind veraltet, und dann failen Team und AI gleichermaßen.
Gib die Verantwortung an die Account Manager (Kundenkontext) und die Projektverantwortlichen (Projektkontext). Ihr Job ist nicht, jede Mail abzulegen – sondern den aktuellen Stand der Wahrheit zu sichern: neuer Ansprechpartner, geänderte Konditionen, ein Shift in der strategischen Ausrichtung. Das muss tagesaktuell sein.
Genauso wichtig: Alle anderen werkeln nicht in diesen Docs. Ein Owner verhindert, dass sich widersprüchliche Stände einschleichen. Und sobald ihr weiter seid, könnt ihr Agenten bauen, die Docs vorbereiten oder Aktualisierungen vorschlagen – die finale Freigabe bleibt beim Owner.
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