[.b-important-block]awork übernimmt Projektplanung, Ressourcen und Zeiterfassung, helloHQ übernimmt Angebote, Abrechnung und Finanzcontrolling. Die Schnittstelle hält Aufgaben und Projekte in beide Richtungen sichtbar und spielt erfasste Zeiten von awork nach helloHQ. Damit entfallen manuelle Übergaben zwischen Vertrieb, Delivery und Buchhaltung, ihr seht Budget, Auslastung und Marge in Echtzeit.[.b-important-block]
[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]
Die awork helloHQ Integration ist eine Standardschnittstelle, die das Projektmanagement-Tool awork und die Agentursoftware helloHQ verbindet. Sie synchronisiert Projekte, Aufgaben und Zeiten automatisch zwischen beiden Softwares.
Was ist die awork helloHQ Integration?
Die Integration verbindet zwei spezialisierte Tools zu einem durchgehenden Agentur-Workflow. awork plant, helloHQ rechnet ab. Über die Schnittstelle laufen Projekte, Aufgaben und Zeiten automatisch zwischen beiden Systemen, sodass ihr Daten nur einmal pflegt und Vertrieb, Delivery und Buchhaltung denselben Stand sehen.
Viele Agenturen setzen auf das jeweils beste Tool pro Steuerungsbereich und benötigen dafür Integrationen, um Datensilos und manuelle Copy-Paste-Übergaben zu verhindern. Die awork und helloHQ Integration löst diesen Konflikt: Ihr behaltet die Stärke beider Tools und entfernt das Silo dazwischen. Das ist der Kern eines Best-of-Breed-Setups – spezialisierte Software ohne den Aufwand doppelter Pflege.
Über 100 Kunden nutzen die Schnittstelle bereits; unter anderem ContentFleet mit über 400 Usern💡
[.no-toc]Wer macht was: awork oder helloHQ?[.no-toc]
awork und helloHQ teilen sich den Agentur-Workflow klar auf. awork deckt die operative Projektsteuerung ab, helloHQ die kaufmännische Steuerung.
::table::
Aufgabe | awork | helloHQ
CRM & Leadmanagement| ❌ | ✅
Angebote & Kalkulation | ❌ | ✅
Projeklt- & Aufgabenplanung | ✅ | ❌
Kapazitäts- & Ressourcenplanung | ✅ | ❌
Zeiterfassung | ✅ | ❌
Abrechnung & Rechnungen | ❌ | ✅
Finanzcontrolling & Marge | ❌ | ✅
Live-Controlling Projektfortschritt| ✅ | ❌
::/table::
Die Aufteilung folgt der Realität in Agenturen: Wer Projekte plant und umsetzt, braucht andere Funktionen als wer abrechnet. Beide Tools spielen ihre Stärke aus, die Schnittstelle hält sie synchron.
Wie läuft die Tool-Einbindung ab?
Der Workflow folgt sechs festen Schritten vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung. Du startest kaufmännisch in helloHQ, planst und arbeitest in awork und schließt das Projekt finanziell wieder in helloHQ ab. Die Schnittstelle überträgt die Daten an den jeweiligen Übergabepunkten automatisch.
- Projekt anlegen in helloHQ mit einer Vorlage, die in beiden Tools identisch heißt.
- Angebot kalkulieren über Leistungspakete, inklusive Marge und Leistungszeiträumen.
- Projektplan erstellen – die Aufgaben synchronisieren nach awork.
- Kapazitäten planen im awork Planner mit Live-Daten.
- Zeiten erfassen in awork, automatisch zurück nach helloHQ gespielt.
- Abrechnen und controllen in helloHQ über Phasen, Zeiten oder Retainer.
Jeder Schritt baut auf dem vorigen auf, ohne dass ihr Daten manuell überträgt.
[.b-button-primary]awork kostenlos testen[.b-button-primary]
[.no-toc]Wie setzt du das Projekt in helloHQ auf?[.no-toc]
Du startest jedes gemeinsame Projekt in helloHQ und wählst eine Vorlage, die in awork identisch benannt ist. Über diesen Namen greifen die in awork hinterlegten Automatisierungen sofort beim Sync. Anschließend übernimmt helloHQ die Kundendaten aus dem CRM, und das Projekt steht für das Angebot bereit.
Die Vorlagen pflegst du einmal pro Tool. Die Inhalte unterscheiden sich, weil ein Finanztool andere Felder braucht als ein Planungstool. Du achtest lediglich auf gleiche Namen – das restliche Setup bleibt minimal. Aktiviere beim Anlegen die Option, das Projekt auch in awork zu erstellen, damit der Sync startet.
[.no-toc]Wie kalkulierst du das Angebot und planst Umsätze vor?[.no-toc]
Du schreibst das Angebot im Belege-Reiter und ziehst dafür Leistungspakete heran, etwa einen Website-Relaunch kombiniert mit einem SEO-Paket. helloHQ berechnet die Marge sofort, weil im Leistungskatalog Preise und Kosten hinterlegt sind. Kundenpreise laufen über Tarifgruppen und greifen automatisch beim Ziehen der Leistung.
Wichtig für den Sync sind die Leistungszeiträume. Schon im Angebot legst du fest, wann ihr welche Leistung erbringt – diese Start- und Enddaten wandern in die awork-Aufgaben. Beim Speichern fragt helloHQ, ob du die geplanten Umsätze vorplanen willst, und schlägt Abrechnungstermine pro Phase vor. So entsteht eure Umsatzplanung direkt während der Angebotsstellung.
[.no-toc]Wie kommt das Projekt nach awork?[.no-toc]
Sobald du den Projektplan erstellst, wandelt helloHQ die Angebotspositionen in Aufgaben um und synchronisiert sie nach awork. Aus „Website" und „SEO" werden Aufgabenlisten, darunter die zugehörigen Tasks mit Fälligkeiten und den geplanten Zeitwerten aus dem Angebot.
In awork geht jede Aufgabe weiter ins Detail. Du ergänzt Status, Beschreibung, Unteraufgaben, Checklisten und eigene Felder für Prioritäten oder Verlinkungen zu anderen Tools eures Tech-Stacks. Der mitgelieferte Planwert pro Aufgabe steuert direkt die Ressourcenplanung: Das zeitliche Gesamtbudget verteilt sich auf die einzelnen Tasks und bildet die Grundlage für jede Auslastungsberechnung eurer Teams.
[.b-button-primary]Setzt Projektpläne effizient um[.b-button-primary]
[.no-toc]Wie planst du die Auslastung eurer Teams?[.no-toc]
Du planst die Kapazitäten eurer Teams im awork Planner mit Live-Daten statt mit geschätzten Ressourcen. Pro Teammitglied siehst du die wöchentliche Kapazität und die tatsächliche Auslastung. Drei Quellen fließen zusammen: verbundene Kalendertermine, Abwesenheiten und die geplanten Zeitaufwände aus den Aufgaben. Daraus ergibt sich die reale freie Kapazität.
Kapazitätsplanung scheitert sonst am selben Punkt: veralteten Informationen. Tabellen und statische Boards zeigen eine Momentaufnahme, nicht die Realität aus spontanen Anfragen und Krankheitsfällen.
Gewerke bildest du über Teams ab und verfeinerst sie mit Tags wie Creative Director, Senior oder Junior. Planst du fein auf Aufgabenebene oder gröber auf Projektebene, etwa für ein Kundenprojekt direkt nach dem Pitch – beides liefert dieselbe Live-Sicht.
[.b-button-primary]Plant Projekte über Teams hinweg[.b-button-primary]
[.no-toc]Wie erfasst dein Team Zeiten und spielt sie zurück?[.no-toc]
Dein Team erfasst Zeit in awork dort, wo es arbeitet: per Stoppuhr, anhand von Kalendereinträgen oder manuell auf Aufgaben- Projekt- oder Kundenebene. Erfasste Zeiten markiert ihr als billable und ordnet sie einer Aufgabe zu. awork synchronisiert diese Zeiten live nach helloHQ.
In helloHQ erscheinen die Zeiten im Reporting auf den passenden Aufgaben und stehen sofort für die Abrechnung bereit. awork ist in diesem Setup das führende Zeiterfassungstool, helloHQ die kaufmännische Auswertung. Automatisierungen senken den Aufwand zusätzlich – etwa eine Benachrichtigung an die Projektleitung bei 80 Prozent Budgetauslastung oder eine Eskalation bei überfälligen Aufgaben.
[.b-button-primary]Erfasst Zeiten und steuert Budgets[.b-button-primary]
[.no-toc]Wie rechnest du ab und controllst in Echtzeit?[.no-toc]
Du rechnest in helloHQ flexibel ab: ein komplettes Angebot, einzelne Projektphasen, einen monatlichen Retainer oder die erfassten Zeiten nach Zeitraum und Phase gruppiert. Leistungsnachweise hängst du an die Rechnung, Fremdkosten holst du aus Eingangsrechnungen dazu. Zahlungen, Teilzahlungen und das Mahnwesen sind angeschlossen.
Den größten Hebel liefert das Controlling. Weil Zeiten und Umsätze durchlaufen, siehst du Deckungsbeitrag, Plan gegen Ist und geplante gegen tatsächliche Umsätze pro Monat.
Genau hier entscheidet sich Profitabilität: Auslastung hängt direkt mit Umsatz und billable Hours zusammen, weil Personalkosten fix sind und es zählt, wie viel Kapazität eurer Teams auf abrechenbaren Projekten landet. Du controllst über den gesamten Projektlebenszyklus, nicht erst am Ende.
Was wird synchronisiert, und in welche Richtung?
awork und helloHQ halten Aufgaben, Projektnamen und Strukturdaten in beide Richtungen gleich. Zeiten fließen in eine Richtung – von awork nach helloHQ, wo du sie abrechnest. Diese klare Aufteilung verhindert Konflikte und doppelte Wahrheiten zwischen den Tools.
Legst du in awork zusätzliche Aufgaben an, erscheinen sie in helloHQ.
Schreibst du in helloHQ ein Nachtragsangebot, entstehen daraus neue Aufgaben in awork. Der Datenfluss folgt damit der Logik beider Tools: Planungsstrukturen leben in beiden Systemen, die abrechnungsrelevanten Zeiten sammelt awork und übergibt sie kaufmännisch an helloHQ.
[.no-toc]Was kommt als Nächstes für die Integration?[.no-toc]
Zwei Erweiterungen stehen an.
- Für helloHQ entsteht ein MCP, das die Anbindung an KI-Workflows ermöglicht.
- Außerdem geht die DATEV-Schnittstelle live, sodass Rechnungen den Weg in die Buchhaltung noch direkter finden.
Beide Punkte erweitern den durchgehenden Datenfluss über die heutige Integration hinaus.
Damit folgt die Roadmap dem Ziel des Setups: weniger manuelle Schritte, mehr automatisierte Übergaben zwischen den Tools eurer Agentur.
Wie startest du am besten?
Das Beste: awork und helloHQ kannst du beide kostenlos testen, also leg einfach los. Du planst mit deinen Teams in awork, rechnest in helloHQ ab und behältst Budget, Auslastung und die Marge eurer Kundenprojekte über den Sync in beide Richtungen im Blick.
Nutzt ihr schon eines der beiden Tools?
Dann dock das andere einfach testweise an und verbinde beide. Richte eine gemeinsame Projektvorlage in beiden Tools ein und zieh ein echtes Projekt einmal komplett vom Angebot bis zur Rechnung durch.
Loslegen macht am meisten Spaß und zeigt dir sofort, wie einfach eure Agenturflows laufen können.
[.b-button-primary]awork kostenlos testen[.b-button-primary]
FAQs
Für welche Agenturgröße eignet sich die Kombination aus awork und helloHQ?
Das Setup passt unabhängig von der Teamgröße. awork bildet Planung, Ressourcen und Zeiterfassung ab, helloHQ die kaufmännischen Prozesse. Beides skaliert von kleinen Teams bis zu großen Agenturen.
Werden Daten zwischen awork und helloHQ automatisch synchronisiert?
Ja. awork und helloHQ halten Aufgaben und Projektstrukturen in beide Richtungen gleich. Erfasste Zeiten synchronisiert awork an helloHQ, wo sie für die Abrechnung bereitstehen.
Wo erfasse ich die Zeiten – in awork oder helloHQ?
In awork. Die Zeiterfassung läuft dort, wo ihr plant und arbeitet, und fließt anschließend nach helloHQ für Reporting und Abrechnung.
Wie starte ich ein gemeinsames Projekt in awork und helloHQ?
Du legst das Projekt in helloHQ an und wählst eine Vorlage, die in beiden Tools identisch heißt. Über den Projektplan entstehen daraus die Aufgaben in awork.
Kann ich Kapazitäten planen, bevor das Projekt final beauftragt ist?
Ja, in awork siehst du im Planner freie Kapazitäten pro Team und Zeitraum und planst ein Projekt grob ein, bevor alle Aufgaben final feststehen.
