Kapazitätsplanung mit KI bedeutet, Ressourcen, Skills und Verfügbarkeiten deines Teams in Echtzeit zu analysieren und bei Ausfällen datenbasierte Rettung zu erhalten – statt stundenlang manuell in Kalendern und Tabellen zu suchen.
Für Agenturen ist das direkt mit Billability, Projekterfolg und Profitabilität verknüpft: Denn jede Stunde, die du in hektisches Replanning steckst, ist eine Stunde, die nicht abrechenbar auf Kundenprojekte geht.
Du kennst es: Montagmorgen, 8:47 Uhr. Marc schreibt, er ist krank – voraussichtlich die ganze Woche. Er hat Tasks in drei laufenden Projekten, zwei Deadlines bis Mittwoch. Du öffnest awork und weißt in zehn Minuten, wer übernimmt.
Warum Ausfallplanung in Agenturen so oft schief läuft
[.toc-name]Probleme in der Ausfallplanung[.toc-name]
Wenn ein Teammitglied unerwartet ausfällt, beginnt in vielen Agenturen eine vertraute Spirale: Slack-Nachrichten, kurze Anrufe, ein improvisiertes Meeting – und am Ende rutscht ein wichtiger Task durch, ohne dass das irgendjemand geprüft hat.
Der spontane Ausfall eines Teammitglieds ist ein echtes Planungsproblem. 🤯
Das liegt an der Struktur, wie Agenturarbeit funktioniert:
- Aufgaben sind eng mit einzelnen Personen verknüpft
- Deadlines sind kundenseitig gesetzt und kaum verhandelbar
- Skills und aktuelle Auslastung sind selten transparent dokumentiert
- Kapazitäten sind auf Kante geplant – ohne nennenswerten Puffer
Das führt dazu, dass eine einzige Krankmeldung mehrere Stunden produktiver Planungsarbeit auslöst.
Arbeit, die nicht abrechenbar ist. Arbeit, die Projektleitungen täglich Energie kostet – und die genau dann anfällt, wenn du sie am wenigsten gebrauchen kannst.
Das Grundproblem ist nicht fehlendes Engagement, sondern fehlende Datenbasis.
- Welche Tasks sind kritisch?
- Wer hat gerade wirklich Kapazität?
- Wer hat die nötigen Skills?
Diese Informationen liegen verteilt in Kalendern, Projektplänen und Köpfen – und manuell zusammenzuführen dauert. Oft zwei bis drei Stunden, die komplett nicht abrechenbar sind.
[.b-important-block]Und das summiert sich: 300 Stunden Planungsaufwand pro Jahr sind in Agenturen keine Seltenheit – das entspricht bis zu 25.000 Euro verpasster Produktivität. [.b-important-block]
[$tag]💡 Overhead senkt deine Billability[$tag]
KI-gestützte Kapazitätsplanung macht den Unterschied
[.toc-name]KI-gestützte Kapazitätsplanung[.toc-name]
awork AI funktioniert als Co-Pilot für deine Kapazitätsplanung. Du stellst eine konkrete Frage, die AI analysiert deinen gesamten Workspace-Kontext und liefert dir einen strukturierten Vorschlag. Du entscheidest, was davon umgesetzt wird.
Der entscheidende Vorteil gegenüber generischen KI-Tools wie ChatGPT oder Claude:
awork AI kennt deine Projekte bereits. 💡
Sie hat Zugriff auf Projektpläne, offene Tasks, Zeiterfassungen, Team-Skills, Kalender-Auslastung und Abwesenheiten – alles live, alles in einem Workspace. Du musst keinen Kontext aufbauen, keine Daten copy-pasten, nichts erklären.
Die awork AI kennt:
- Alle offenen Tasks der erkrankten Person, inklusive Abhängigkeiten und Deadlines
- Skills und Rollen aller Teammitglieder
- Aktuelle Auslastung und freie Kapazitäten im Ressourcenplaner
- Kalenderevents, eingetragene Abwesenheiten und Urlaubszeiten
- Historische Daten aus vergleichbaren Projekten und früheren Auslastungssituationen
Das schützt außerdem deine Kundendaten: awork verarbeitet alles auf EU-Servern (ISO 27001-zertifiziert), ist vollständig DSGVO-konform und trainiert keine Modelle auf deinen Daten. Sensible Projektinformationen bleiben in deiner sicheren awork-Umgebung.
[.b-button-primary]Entdecke awork AI[.b-button-primary]
Manage einen Ausfall mit awork AI: Schritt für Schritt
[.toc-name]awork AI anwenden[.toc-name]
Hier siehst du, wie der Prozess in awork konkret aussieht – am Beispiel des Krankenausfalls von Marc.
- Schritt 1: Projekt öffnen
Öffne das betroffene Projekt direkt in awork. Damit setzt du den Kontext für die AI – sie sieht automatisch alle Tasks, Deadlines und zugewiesenen Personen dieses Projekts. - Schritt 2: awork AI öffnen
Klicke auf den AI-Button im Projekt oder öffne die AI über das Hauptmenü als vollständige Ansicht. Die AI zeigt dir unten bereits den aktiven Projektkontext an. - Schritt 3: Prompt eingeben
Schreibe in natürlicher Sprache, z. B.: „Marc fällt die ganze Woche aus. Wer kann seine Aufgaben aus diesem Projekt am besten übernehmen?" Kein aufwendiges Prompt-Setup nötig – die AI weiß, welches Projekt geöffnet ist. - Schritt 4: Analyse abwarten
awork AI prüft jetzt automatisch: Welche Tasks hat Marc? Welche Skills werden dafür gebraucht? Wer im Team hat diese Skills und noch freie Kapazität diese Woche – unter Berücksichtigung von Kalender-Terminen, bestehenden Buchungen und Abwesenheiten? - Schritt 5: Vorschlag lesen und einordnen
Die AI liefert dir eine klare Empfehlung, z. B.: „Liz ist die beste Option. Sie ist bereits im Projekt, hat rund 15 freie Stunden und deckt die relevanten Themenbereiche ab. Alternativ: Julie oder Jessie für spezifische Tasks." – inklusive Begründung. - Schritt 6: Menschliche Review
Jetzt bist du dran. Prüfe den Vorschlag mit deinem Kontext: Gibt es Nuancen, die die AI nicht kennt – z. B. Kundenpräferenzen oder interne Dynamiken? Passe den Plan bei Bedarf an. - Schritt 7: Tasks neu zuweisen
Weise die Tasks direkt in awork der neuen Person zu. Optional kannst du die AI bitten, das für dich vorzubereiten – du gibst die finale Freigabe.
Gesamtaufwand: 10 bis 15 Minuten statt zwei bis drei Stunden manueller Abstimmung.
[.no-toc]KI funktioniert am besten, wenn deine Daten vollständig sind[.no-toc]
awork AI ist so gut wie die Daten, auf die sie zugreifen kann. Je vollständiger dein Workspace ist – Team-Skills, Projektpläne, Zeiterfassungen, Budgets, Abwesenheiten – desto präziser und hilfreicher sind die Vorschläge.
Das gilt besonders für die Kapazitätsplanung: Wenn Verfügbarkeiten, bestehende Buchungen und Skills aktuell hinterlegt sind, kann die AI fundierte Empfehlungen liefern.
Historische Projektdaten sind dabei ein zusätzlicher Hebel: Je mehr abgeschlossene Projekte mit echten Zeiterfassungen in awork vorliegen, desto besser kann die AI Muster erkennen – etwa, dass bestimmte Task-Typen in deiner Agentur erfahrungsgemäß länger dauern als geplant.
Gut gepflegte Daten sind also keine Voraussetzung für den Start, aber der Schlüssel dafür, dass awork AI mit der Zeit immer wertvoller wird.
Nicht nur für Krankmeldungen
[.toc-name]Beliebte awork AI Cases[.toc-name]
Das beschriebene Szenario gilt nicht nur für Kranktage. Immer wenn sich die Ressourcensituation spontan ändert – oder du einfach schnell Klarheit brauchst –, zeigt awork AI seinen Wert:
- Kurzfristiger Urlaub oder Notfall – gleiche Logik, gleicher Ablauf
- Freelancer fällt aus – awork AI berücksichtigt auch externe Mitarbeitende
- Scope-Änderung durch den Kunden – neue Anforderungen, sofortige Kapazitätsprüfung
- Neues Projekt gewinnen – wer hat wirklich noch Kapazität, ohne bestehende Projekte zu gefährden?
- Spontaner Kundenwunsch am Freitagnachmittag – wer kann bis Montag liefern?
- Vor dem nächsten Kundentermin – du weißt in zwei Minuten, wie der Projektstand wirklich ist, bevor du ins Meeting gehst
Wer awork AI einmal für die Krankmeldung genutzt hat, merkt schnell: Das ist kein Special-Feature für Ausnahmesituationen. Es ist eine neue Art, täglich zu planen.
[.no-toc]Ausfälle managen, Billability schützen – mit awork AI[.no-toc]
Ungeplante Ausfälle gehören zum Agenturalltag. Wie du damit umgehst, entscheidet, ob deine Projekte trotzdem pünktlich ankommen – und ob deine Abrechenbarkeit stabil bleibt. Mit awork AI hast du einen Co-Pilot, der dir in Minuten zeigt, wer übernehmen kann, ohne dass du stundenlang recherchierst.
[.b-button-primary]awork kostenfrei testen[.b-button-primary]
FAQ
Muss ich der AI erklären, wer Marc ist und welche Tasks er hat?
Nein. Wenn du das betroffene Projekt in awork geöffnet hast, kennt die AI den Kontext automatisch. Sie sieht Tasks, Deadlines, Zuweisungen und Skills – ohne dass du etwas erklären oder copy-pasten musst. Das ist der zentrale Unterschied zu generischen KI-Tools wie ChatGPT.
Kann die AI Tasks eigenständig umverteilen?
Die AI schlägt vor, du entscheidest. Sie kann dir einen vollständigen Umverteilungsplan liefern und Tasks vorbereiten – aber die finale Zuweisung gibst du frei. Menschliche Review ist immer Teil des Prozesses.
Was, wenn der Vorschlag nicht passt?
Das kann vorkommen. Die AI arbeitet mit Daten – Skills, Auslastung, Verfügbarkeit – aber sie kennt nicht alle Nuancen deines Teams. Wenn ein Vorschlag nicht stimmt, ignorierst du ihn einfach oder passt ihn an. Dein Urteil bleibt final.
Ist das DSGVO-konform, wenn Kundendaten im Spiel sind?
Ja. awork verarbeitet alle Daten auf ISO 27001-zertifizierten Servern in der EU. Es findet kein Training auf deinen Kundendaten statt, und deine Informationen verlassen nicht deinen Workspace.
Funktioniert das auch bei mehreren betroffenen Projekten gleichzeitig?
Ja. Du kannst die AI workspaceübergreifend befragen – z. B.: „Marc fällt aus. Zeig mir alle seine offenen Tasks diese Woche und schlage eine Umverteilung vor." Die AI analysiert dann alle relevanten Projekte und gibt dir eine konsolidierte Übersicht.
[.b-button-primary]awork kostenfrei testen[.b-button-primary]
