Die Billability (deutsch: Fakturierbarkeit) ist der wichtigste Indikator für die wirtschaftliche Stabilität deiner Agentur. Sie beschreibt das Verhältnis zwischen der Arbeitszeit, die ihr tatsächlich an Kund*innen weiterberechnen könnt, und der gesamten verfügbaren Arbeitszeit. Eine hohe Auslastung allein bringt keinen Umsatz – erst wenn aus Arbeitszeit auch verrechenbare Zeit wird, stimmt die Marge am Monatsende.
Definition: Was ist Billability?
Billability ist eine Kennzahl (KPI), die misst, wie effizient ein Team oder eine einzelne Person umsatzrelevante Arbeit leistet. Sie unterscheidet strikt zwischen zwei Arten von Arbeitszeit:
- Billable Hours (Fakturierbare Stunden): Zeit, die direkt einem Kundenprojekt zugeordnet und abgerechnet wird (z. B. Design, Coding, Beratung).
- Non-Billable Hours (Nicht-fakturierbare Stunden): Zeit für interne Aufgaben, Admin, Sales, Weiterbildung oder unproduktive Meetings.
Für Agenturen ist diese Unterscheidung überlebenswichtig. Wer nur auf „volle Kalender“ schaut, übersieht oft, dass interne Zeitfresser die Profitabilität aushöhlen.
Die Formel: So berechnest du die Billability
Die Berechnung ist simpel, deckt aber gnadenlos auf, wie produktiv eure Strukturen sind. Die Formel lautet:
(Fakturierbare Stunden / Gesamte verfügbare Arbeitszeit) × 100 = Billability in %
Ein Rechenbeispiel
Ein Entwickler in deinem Team arbeitet 40 Stunden pro Woche (= verfügbare Zeit). Davon fließen:
- 32 Stunden in Kundenprojekte (fakturierbar).
- 8 Stunden in interne Meetings, E-Mails und Kaffeepausen (nicht fakturierbar).
Rechnung: (32 / 40) × 100 = 80 % Billability.
Das bedeutet: 80 % seiner Zeit erzeugen direkten Umsatz.
Warum Agenturen diese Kennzahl brauchen
Viele Agenturen tappen in die Falle der „scheinbaren Produktivität“. Alle sind beschäftigt, aber am Ende des Monats bleibt zu wenig Gewinn übrig. Das Tracking der Billability hilft euch dabei:
- Profitabilität zu sichern: Du erkennst sofort, ob Projekte rentabel laufen oder ob ihr draufzahlt.
- Preise richtig zu kalkulieren: Wenn die Billability strukturell niedriger ist als gedacht (z. B. wegen hohem Admin-Aufwand), müsst ihr eure Stundensätze anpassen, um kostendeckend zu bleiben.
- Ressourcen besser zu planen: Du siehst, wer wirklich Kapazität für Kundenprojekte hat und wer in internen Aufgaben versinkt.
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Was ist eine gute Billability-Rate?
Ein Ziel von 100 % ist unrealistisch und langfristig ungesund. Niemand kann 8 Stunden am Tag pausenlos abrechnen – Menschen brauchen Zeit für Austausch, Organisation und Pausen. Als Faustregel für Agenturen gilt:
- 70–80 %: Ein gesunder Wert für operative Rollen (Designer*innen, Developer).
- 50–60 %: Typisch für Projektmanager*innen, die viel interne Koordination leisten müssen.
- < 50 %: Ein Warnsignal (außer bei Führungskräften mit hohem Strategie-Anteil). Hier solltet ihr Prozesse prüfen.
5 Tipps zur Steigerung der Fakturierbarkeit
Um die Quote zu verbessern, müsst ihr nicht zwingend mehr arbeiten, sondern bewusster.
- Präzise Zeiterfassung nutzen: Nutzt ein Tool, das die Unterscheidung zwischen „tatsächlicher Arbeitszeit“ und „abrechenbarer Zeit“ einfach macht. Oft gehen billable hours verloren, weil sie vergessen oder nicht genau erfasst wurden.
- Interne Zeitfresser eliminieren: Analysiert die „Non-Billable“-Zeiten. Sind die wöchentlichen Status-Meetings wirklich nötig oder reicht ein kurzes Update im Chat?
- Scope Creep vermeiden: Leistet ihr oft Zusatzarbeit, die nicht im Angebot stand? Wenn ja: Lernt, „Nein“ zu sagen oder konsequent nachzubahnen.
- Aufwände richtig schätzen: Vergleicht regelmäßig eure geplanten Budgets mit den realen Stunden. So lernt ihr für zukünftige Angebote, Puffer realistischer einzuplanen.
- Transparenz im Team: Erklärt dem Team, warum die Billability wichtig ist. Es geht nicht um Kontrolle, sondern darum, die Agentur wirtschaftlich stabil zu halten und Überstunden durch ineffiziente Prozesse zu vermeiden.
Mit der richtigen Zeiterfassung in awork wird dieser Prozess zum Selbstläufer: Ihr seht auf einen Blick, welche Zeiten auf Kundenprojekte gebucht wurden und könnt Budgets in Echtzeit überwachen.
FAQ
Was ist der Unterschied zwischen Utilization und Billability?
Die Utilization (Auslastung) misst lediglich, wie viel der verfügbaren Zeit gearbeitet wird – egal woran. Die Billability misst spezifisch, wie viel dieser Zeit bezahlt wird. Ein Team kann zu 100 % ausgelastet sein (z. B. mit internen Workshops), aber eine Billability von 0 % haben.
Zählt Reisezeit zur Billability?
Das hängt von euren Verträgen ab. Wenn ihr Reisezeiten dem Kunden in Rechnung stellt, zählen sie zur Billability (und sollten auch so im Tool erfasst werden). Wenn nicht, sind sie „Cost of Sales“ oder interne Zeit.
Sollte ich Pausenzeiten mit einberechnen?
Nein. Die Billability bezieht sich auf die vertragliche Arbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Gesetzliche Pausen sind keine Arbeitszeit und fließen daher nicht in den Nenner der Formel ein.
[.no-toc]Fazit[.no-toc]
Die Billability ist der Puls deiner Agentur. Sie zeigt dir objektiv, wie gut ihr eure PS auf die Straße – also in den Umsatz – bekommt. Wer diese Kennzahl im Blick behält und optimiert, schafft Freiräume für Wachstum, bessere Gehälter und entspannteres Arbeiten, weil der Umsatz stimmt, ohne dass das Team permanent im roten Bereich dreht.
