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Projektmanagement-Excel: Keine Lösung für agile Projekte

Projektmanagement-Excel: Keine Lösung für agile Projekte
30
May 2024

Microsoft Excel ist ein treuer Begleiter, sobald du mit komplexen Zahlen jonglierst und dich um Datenanalysen, Marketingberechnungen und Budgetkalkulationen kümmerst. Und auch privat kommt es immer wieder zum Einsatz, wenn es um Partyplanung oder das Budget für die Weltreise geht.

Allerdings würde wahrscheinlich sogar Excel höchstpersönlich zugeben, dass es für großes Projektmanagement nicht das richtige Werkzeug ist. 😅

Schauen wir uns an, warum genau Excel für modernes Projektmanagement nicht ausreicht und der Wechsel zu einem spezialisierten Projektmanagement-Tool eine kluge Entscheidung ist.

Projektmanagement mit Excel - geht das? 

Wenn du nur an kleinen Projekten tüftelst, ist Excel praktisch.

Du kannst:

✅ Aufgaben in Tabellenform erstellen

✅ Status visualisieren  

✅ Ergebnisse festhalten

✅ Stundensätzen erfassen  

✅ einfache Redaktionspläne organisieren

Sobald deine Projekte wachsen, kommst du vermutlich selbst als Excel-Ninja an deine Grenzen, weil Excel einfach kein Projektmanagement-Tool ist.

In größeren Projekten geht es dann darum, sich überschneidende Projekte zu koordinieren, die Ressourcen deines Teams in Echtzeit zu verwalten, Zeiten zu tracken und alle Teammitglieder clever und happy zu managen. 

Spätestens dann ist ein spezialisiertes Projektmanagement-Tool nicht nur smarter, sondern macht auch mehr Spaß. Versprochen. Lass uns das einmal genauer unter die Lupe nehmen. 

[.b-testimonial]awork ist super leicht zu bedienen und visuell sehr ansprechend. Es macht Spaß damit zu arbeiten und ist eine echte Hilfe.[.b-testimonial]

Lutz Giesselmann, CEO @ Giesselmann Ingenieure

Warum ist Excel für komplexe Projekte nicht geeignet?

Excel ist zwar so verlässlich und vertraut wie ein altes Nokia-Handy. Doch genauso, wie du heute wahrscheinlich ein Smartphone statt einem Nokia hast, gibt es auch gute Gründe, weshalb dein Projektmanagement-Excel ein Upgrade braucht.

👎 Manuelle Eingaben

Mit Excel musst du alles per Hand machen. Neue Daten hinzufügen, Zeilen einfügen, Formeln aktualisieren – das nimmt nicht nur ordentlich Zeit in Anspruch, sondern öffnet auch Türen für Fehler.

[.b-important-block]Ein modernes PM-Tool nimmt dir diese Arbeit ab und hält alles automatisch auf dem neuesten Stand. Jede Funktion ist darauf ausgelegt, deine Projekte easy zu managen.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Keine Kapazitätsplanung

In Excel siehst du nicht auf einen Blick, wer in deinem Team gerade überlastet ist oder noch Luft hat – das kann schnell chaotisch werden.

Zwar gibt es Excel-Vorlagen für die Kapazitätsplanung, die du herunterladen und anpassen kannst, doch das ist eher eine Notlösung. Diese Vorlagen bieten nicht die Funktionalität eines spezialisierten Projektmanagement-Tools. Ohne eingebaute Funktionen zur Kapazitätsplanung musst du ständig manuell eingreifen, um sicherzustellen, dass deine Planung stimmt.

Kapazitätsplanungs-UI in awork und in Excel
Der Unterschied zwischen Kapazitätsplanung in Excel und in awork

[.b-important-block]Mit einem PM-Tool siehst du sofort, wie die Kapazität projektübergreifend aussieht und kannst exakt planen – sowohl kurz- als auch langfristig.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Erhöhte Fehlerquellen

Excel ist ziemlich unforgiving, wenn es um Fehler geht und bietet wenig Hilfe, um sie zu vermeiden. In großen Teams oder bei umfangreichen Projekten kann eine kleine Veränderung schnell zu einem großen Problem werden. Ein Tippfehler, ein falscher Klick – und schon hagelt es Fehlermeldungen in deinem Projektplan

Da Excel dokumentenbasiert arbeitet, sind schnell viele unterschiedliche Versionen im Umlauf.  “Excel_V1”, “Excel_V2”, usw. (we’ve ALL been there 😅). Es ist schwer zu wissen, welche Variante aktuell ist und es kommt leicht zu Fehlern. Das gleiche Problem gibt’s auch bei online geteilten Dokumenten, die schnell falsch abgespeichert werden können.

[.b-important-block]Dein PM-Tool hilft dir, Fehler zu vermeiden, indem es auf mögliche Problemquellen hinweist und die Single Source of Truth ist.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Keine echte Zeiterfassung

Zeiterfassung in Excel ist _______ (hier darfst du ein Wort von nervig bis altmodisch einfügen). Ohne eine integrierte Funktion musst du eine klassische manuelle Tabelle aufbauen, in der alle Teammitglieder ihre Stunden je Projekt oder Aufgabe eintragen. Spaß macht das nicht! 

Alternativ kannst du auf externe Vorlagen zurückgreifen oder komplizierte Workarounds basteln. Das macht es schwierig, den Überblick über die Zeiten deines Teams zu behalten. Und auch die Abrechnung mit Kund*innen wird knifflig.

[.b-important-block]PM-Tools mit integriertem Zeiterfassungssystem sorgen dafür, dass die Arbeitsstunden deines Teams präzise und einfach während der Projekte erfasst werden.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Unübersichtliche Struktur

Je mehr dein Projekt wächst, desto mehr wächst auch deine Projektmanagement-Excel. Sie wird unübersichtlich und plötzlich verbringst du mehr Zeit mit der Suche nach Informationen als mit ihrer Verwendung. Anstatt deine Zeit effektiv in die Umsetzung deiner Projekte zu stecken, wird sie von endloser Datenpflege verschlungen.

[.b-important-block]Alles an seinem Platz – dein PM-Tool hat optimalerweise ein schickes Dashboard und hält die Infos klar und strukturiert für dich bereit, damit du schnell findest, was du brauchst.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Kommunikation? Fehlanzeige.

Excel lässt dich in deiner Tabelle allein. Als Projektmanager*in musst du ständig sicherstellen, dass alle Informationen aktuell sind. Du sprintest von einem Teammitglied zum nächsten und überprüfst alle Daten und Infos manuell.

[.b-important-block]Moderne Projektmanagement-Tools sind mit Kommentar-Funktionen ausgestattet, ermöglichen Austausch direkt in den Aufgaben und bieten die Option, Benachrichtigung in Echtzeit zu teilen.[.b-important-block] 

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

👎 Skepsis beim Kunden

Smarte Tools sind heutzutage Standard. Ein sicheres Projektmanagement zeigt vor Kund*innen deine professionelle und moderne Arbeitsweise. Projektmanagement in Excel kann schnell so wirken, als würdest du vielleicht auch versuchen, einen Instagram-Post per Fax zu verschicken (💛).

[.b-important-block]Wenn du mit deinen Kunden zusammen in Workshops sitzt oder gemeinsam an Planungen feilst, dann beeindruckt ein cooles PM-Tool gleich doppelt. Sie sehen, wie effizient alles läuft und wie durchdacht deine Tools sind.[.b-important-block]

[$tag]💡 Gut zu wissen[$tag]

Uses Cases aus Excel, die du mit awork einfach besser erledigst

Projekt-Timelines

🐴 Mit Excel:
Projektstrukturplan mit Excel? Schwiiiiierig umzusetzen! Die Arbeit mit Zeitplänen in Excel kann eine echte Geduldsprobe sein. Stell dir vor, du hast ein umfangreiches Projekt, das mehrere Teams und Phasen umfasst. Jede Änderung einer Deadline oder eines Projektumfangs bedeutet, dass du zahlreiche Zellen anpassen, Formeln überprüfen und sicherstellen musst, dass alles korrekt verlinkt ist. Das frisst nicht nur Zeit, Geduld und Gehirnzellen, sondern ist auch fehleranfällig.

🦄 Mit awork:
Mit der awork-Timeline kannst du Aufgaben per Drag&Drop verschieben. Dabei passen sich die Abhängigkeiten automatisch an. Möchtest du eine Deadline verschieben? No problemo: Ziehe die Aufgabe auf das neue Datum und alle zugehörigen Details kommen mit.

Die unterschiedlichen Ansichten der Projektzeitleisten in Excel und in awork
So macht Projektplanung Spaß: Verwende ein Projektmanagement-Tool anstelle von Excel

Ressourcenplanung

🐴 Mit Excel:
Wenn du die Verfügbarkeiten deines Teams in Excel verwalten willst, wartet eine Menge Tabellenkalkulationen auf dich. Du musst ständig Daten aktualisieren und höchstpersönlich sicherstellen, dass es keine Überbuchungen oder Konflikte gibt.

🦄 Mit awork:
awork macht die Ressourcenplanung übersichtlich und einfach – das Projektmanagement-Tool wurde schließlich dafür entwickelt. Auf einem Dashboard siehst du sofort, wer verfügbar und wer bereits ausgelastet ist. Du kannst Ressourcen direkt den Aufgaben zuordnen und siehst live, wie sich Änderungen auf das Projekt auswirken.

Zeiterfassung und Abrechnung

🐴 Mit Excel:
Die manuelle Zeiterfassung aller Teammitglieder ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine leichte Beute für Fehler. Das führt zu Problemen bei der Projektabrechnung und zukünftigen Planungen.

🦄 Mit awork:
Mit awork können Teammitglieder ihre Arbeitszeit buchen, direkt auf spezifische Aufgaben oder Projekte. Dank dem Start-Stop-Timer ist die Erfassung sekundengenau und mit der Click & Drag-Funktion in der Tages- oder Wochenansicht planst du deine Arbeitszeit schnell und ohne Stress. Noch praktischer: Der Kalender-Sync verwandelt deine Kalendereinträge automatisch in gebuchte Arbeitszeiten. Einfache Zeitauswertungen und Exports helfen, den Abrechnungsprozess zu vereinfachen.

Immer den Projektstatus auf dem Schirm

🐴 Mit Excel:
In Excel verbringst du Stunden damit, Daten aus den Projekten zusammenzutragen, sie in eine präsentable Form zu bringen und Diagramme zu erstellen. Den Projektstatus zwischendurch "schnell" abfragen? Ist nicht.

🦄 Mit awork:
Ein paar Klicks genügen und du erhältst einen präsi-fertigen Projekt-Status, der alle wichtigen Informationen enthält. Egal, ob du den Fortschritt verfolgen oder Teammitgliedern oder Kund*innen ein Update geben möchtest, awork erledigt das einfach und zeitsparend.

Aufgabenstatus Ansicht in awork und in Excel
Einfach und intuitiv: Die Status-Übersicht der Aufgaben

Projektmanagement Vorlagen

🐴 Mit Excel:
Die Verwendung von Excel-Vorlagen bedeutet oft, dass du mit einer sehr allgemeinen Basis beginnst. Dann verbringst du in der Regel einige Zeit damit, sie an die spezifischen Anforderungen deines Projekts anzupassen. Du musst in der Excel-Vorlage eventuell komplexe Formeln einrichten und alles manuell einstellen, um den Bedürfnissen deines Teams gerecht zu werden.

🦄 Mit awork:
Hier findest du speziell entwickelte Projektmanagement-Vorlagen, die auf verschiedene Branchen und Projekttypen abgestimmt sind. Die Vorlagen sind ausgestattet mit allem, was du für effektives Projektmanagement brauchst – von Aufgabenlisten bis hin zu Zeitplänen. Du kannst direkt mit einem detaillierten Plan loslegen, der auf bewährten Cases beruht und kaum Anpassungen braucht.

Entdecke unsere beliebten Projektvorlagen: 

👉 Projektstrukturplan Vorlage

👉 Kampagnenplanung Vorlage

👉 Jahresplanung Vorlage

💌 Neugierig, mehr zu erfahren?

Du bist nicht sicher, welche Software am besten zu euch passt? Für Infos zum Tool-Wechsel, Beratung zu unserer Team-an-Bord-Garantie und andere Fragen wende dich jederzeit an unser Team.

awork Sales Kontakt

[.b-button-primary]zum gratis Beratungstermin[.b-button-primary]

Tschüssi, Projektmanagement-Excel: Starte jetzt ins agile Projektmanagement

Excel ist ein Klassiker und hat sicherlich seinen Platz verdient – aber nicht im modernen Projektmanagement.

Denn für agile Projektarbeit ist Excel etwa so geeignet wie Flip-Flops für einen Marathon.

awork dagegen wurde speziell für modernes Projektmanagement in Agenturen, Consulting und IT entwickelt. Es vereinfacht nicht nur die täglichen Aufgaben als Projektmanager*in, sondern verbessert auch die Zusammenarbeit und die Happiness im Team.

Du möchtest über deine Excel-Zellen rausblicken und awork kostenlos testen? Das geht! Und zwar schon mit wenigen Klicks. 🦄✨

[.b-button-primary] Schau mal hier! [.b-button-primary]

About the author
Jennifer Hiener
Freelance Copywriter
Jenni ist ein Kreativling durch und durch. Als Copywriterin hat sie viel Erfahrung in Agenturen und als Freelancerin gesammelt, dabei zahlreiche PM-Tools kennengelernt und in Zusammenarbeit mit ihren Kunden die unterschiedlichsten Workflows erlebt. Happy Work ist ihr wichtig und das steckt sie auch in jede ihrer Textzeilen. 🦄
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