Forecast

Ein Forecast (zu Deutsch: Prognose oder Vorhersage) ist im Agenturkontext weit mehr als der Blick in die Glaskugel. Er ist das fundamentale Werkzeug, um aus historischen Daten und aktuellen Entwicklungen verlässliche Aussagen über die Zukunft zu treffen. Statt Projekte und Budgets auf bloßem „Bauchgefühl“ zu basieren, ermöglicht dir ein sauberer Forecast, Engpässe bei der Kapazitätsplanung frühzeitig zu erkennen und finanzielle Risiken zu minimieren.

Definition: Was ist ein Forecast?

Ein Forecast ist eine datengestützte Schätzung zukünftiger Ereignisse. In Agenturen und projektbasierten Teams bezieht sich dies meist auf:

• Finanzen: Welchen Umsatz werden wir in den nächsten Monaten (wahrscheinlich) erzielen?
• Ressourcen: Wie ausgelastet ist das Team? Brauchen wir Freelancer*innen oder können wir neue Projekte annehmen?
• Projekte: Werden wir die Meilensteine mit dem aktuellen Tempo halten können?

Im Gegensatz zu einem statischen Jahresbudget, das oft einmalig erstellt wird, ist ein guter Forecast dynamisch. Er wird regelmäßig – oft monatlich oder quartalsweise – aktualisiert („Rolling Forecast“), um sich an die volatile Realität des Agenturgeschäfts anzupassen.

Warum Agenturen ohne Forecast blind fliegen

Das Projektgeschäft ist schnelllebig. Ein Kunde springt ab, ein Pitch wird überraschend gewonnen oder ein Projekt zieht sich länger als geplant. Ohne Forecast reagierst du nur auf diese Ereignisse, wenn es oft schon zu spät ist. Ein Forecast erlaubt dir zu agieren:

• Vermeidung von „Feast or Famine“: Erkenne Umsatzlücken in drei Monaten schon heute und steuere den Vertrieb entsprechend.
• Bessere Personalplanung: Sieh genau, wann dein Design-Team überlastet sein wird, bevor der Burnout droht.
• Sichere Liquidität: Wisse genau, wann welche Rechnungen voraussichtlich gestellt und bezahlt werden.

Die 4 Ebenen eines Agentur-Forecasts

Ein vollständiger Forecast betrachtet nicht nur Geld, sondern die Zusammenhänge zwischen Projekten und Menschen. Wir unterteilen dies in vier Ebenen:

1. Der Umsatz-Forecast (Revenue Forecast)

Hier analysierst du nicht nur gebuchte Aufträge, sondern gewichtest deine Sales-Pipeline. Ein Angebot über 50.000 € mit einer Abschlusswahrscheinlichkeit von 80 % fließt anders in die Planung ein als ein vager Lead.

2. Der Ressourcen-Forecast

Verfügt dein Team über die nötigen Skills und Stunden für die kommenden Aufgaben? Wichtig hierbei: Plane niemals mit 100 % Verfügbarkeit. Krankheit, Urlaub und interne Org-Arbeit reduzieren die reale Projektzeit. Ein Tool für Projektmanagement wie awork hilft dir, die echte Netto-Kapazität gegen den geplanten Aufwand zu legen.

3. Der Projekt-Forecast

Dieser Forecast blickt auf den Fortschritt laufender Projekte. Basierend auf dem bisherigen Tempo (Velocity) und den verbleibenden Aufgaben: Werden wir das Budget einhalten? Wird der Go-Live-Termin realistisch bleiben?

4. Der Auslastungs-Forecast

Er beantwortet die Frage: Wer macht was und wann? Während der Ressourcen-Forecast eher abstrakt Kapazitäten prüft (z.B. „Wir haben 100 Entwickler-Stunden“), prüft der Auslastungs-Forecast die konkrete Verteilung auf Köpfe, um Über- oder Unterforderung zu vermeiden.

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Best Practices für präzise Prognosen

Damit dein Forecast nicht zur theoretischen Übung verkommt, beachte diese Tipps:

• Datenqualität sichern: Ein Forecast ist nur so gut wie die Datenbasis. Sorge dafür, dass Zeiterfassung und Projektstatus im Team aktuell gehalten werden.
• Rollierend planen: Statt stur am Plan vom Januar festzuhalten, aktualisiere deine Prognose monatlich für die nächsten 12 Monate.
• Szenarien bilden: Arbeite mit Best-Case, Worst-Case und Real-Case Szenarien, um auf Überraschungen vorbereitet zu sein.
• Ehrlichkeit vor Wunschdenken: Ein Forecast soll die Realität abbilden, nicht die Hoffnungen der Geschäftsführung. Wenn ein Projekt wackelt, muss das im Forecast sichtbar sein.

Forecast mit awork erstellen

Moderne Agentur-Software nimmt dir viel manuelle Arbeit ab. In awork fließen Planung und Ist-Daten direkt zusammen. Die Auslastungsübersicht zeigt dir visuell, wo in den nächsten Wochen Engpässe drohen, basierend auf den eingeplanten Aufgaben und Kalendereinträgen deines Teams. So wird der Forecast vom lästigen Excel-Sheet zum täglichen Steuerungsinstrument.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Forecast?

Das Budget ist der Plan, den du (meist jährlich) festlegst – es ist das Ziel, wo du hinwillst. Der Forecast ist die regelmäßige Überprüfung, wo du tatsächlich landen wirst, basierend auf aktuellen Daten. Das Budget ist statisch (Zielsetzung), der Forecast ist dynamisch (Realitätscheck).

Wie oft sollte ich einen Forecast erstellen?

Für Agenturen empfiehlt sich ein monatlicher Rhythmus. Bei sehr kurzen Projektlaufzeiten kann sogar ein zweiwöchiger Schulterblick im agilen Projektmanagement sinnvoll sein.

Welche Daten brauche ich für einen guten Forecast?

Du benötigst historische Daten (wie lange dauern Projekte typischerweise?), aktuelle Projektdaten (Status, Restaufwand) und Pipeline-Daten (welche neuen Aufträge kommen wahrscheinlich rein?).

Fazit

Ein verlässlicher Forecast ist für Agenturen der Schlüssel zu Stabilität und Wachstum. Er verwandelt Unsicherheit in Planbarkeit und hilft dir, dein Team stressfrei und profitabel zu führen. Fang klein an, indem du zunächst deine Ressourcenplanung digitalisierst, und baue darauf deine Umsatzprognosen auf.