Content Planung

Ob Blog, Website oder Social Media – eure Kanäle brauchen regelmäßig frischen Content. Der Schlüssel dafür? Ein durchdachter Content Plan. Er hilft euch, effizient zu arbeiten, eure Ziele zu erreichen und Inhalte zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu veröffentlichen.

In diesem Guide zeigen wir euch, warum ein Content Plan so wichtig ist, wie ihr ihn aufsetzt und wie ihr damit stressfreier und smarter arbeitet – natürlich mit unserer Content Plan Vorlage. Ready? Let’s plan!

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Was ist ein Content Plan?

In Agenturen ist ein Content Plan weit mehr als nur ein internes Tool, er ist das zentrale Steuerungsinstrument für die Planung, Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten für eure Kunden. Ein durchdachter Plan bildet alle Phasen der Content-Produktion ab: von der Ideenfindung über die Kreation bis hin zur Veröffentlichung und Performanceanalyse.

Ein guter Content Plan hilft euch dabei, unterschiedliche Kundenanforderungen, Deadlines und Distributionskanäle effizient zu koordinieren und das teamübergreifend. Gleichzeitig wird er zur Single Source of Truth für alle Beteiligten: Ob Projektleitung, Kreation oder Kunde jede:r ist jederzeit im Bilde. Das sorgt für klare Prozesse, weniger Abstimmungsaufwand und mehr Raum für kreative Exzellenz.

Was sind die Vorteile eines Content Plans?

Ein klar strukturierter Content Plan im Projektmanagement hilft, Kundenprojekte effizient, transparent und profitabel zu steuern.

• Ihr liefert konsistenten Output für verschiedene Kunden
  Mit einem klaren Plan sorgt ihr dafür, dass alle Inhalte für eure Kunden regelmäßig, abgestimmt und termingerecht veröffentlicht werden, ganz ohne Last-Minute-Stress.
• Ihr steigert eure Effizienz & Auslastung
  Durch zentrale Planung und Kapazitätsübersicht nutzt ihr Ressourcen optimal. Das reduziert Leerlaufzeiten, erhöht die Produktivität und verbessert eure Billability.
• Ihr plant strategisch & zielgerichtet
  Ob Reichweite, Leads oder Markenaufbau: Ihr könnt Inhalte gezielt auf Kunden- und Kampagnenziele ausrichten und messbar erfolgreicher machen.
• Ihr arbeitet transparent & teamübergreifend
  Alle Projektbeteiligten – intern wie extern – haben Zugriff auf den Planungsstand. Das reduziert Abstimmungsaufwand, fördert die Zusammenarbeit und erhöht die Kundenzufriedenheit.
• Ihr bleibt flexibel & anpassungsfähig
  Trends ändern sich, Kundenwünsche auch. Mit einem dynamischen Content Plan könnt ihr jederzeit reagieren und Inhalte neu priorisieren, ohne das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Mit diesen Vorteilen bringt ihr nicht nur Ordnung in euren Agenturalltag, sondern schafft die Grundlage für wirtschaftlich erfolgreiche Kundenprojekte. Und das Beste: Mit dem richtigen Tool wie awork wird die Planung nicht nur einfacher, sondern auch messbar profitabler.

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Schritt 1: Eine Content-Strategie entwickeln

Definiert klare Projektziele:
Was soll der Content eurer Kunden leisten? Ob Reichweitenaufbau, Leadgenerierung oder Conversion-Optimierung, legt zu Beginn jeder Kampagne konkrete, messbare Ziele fest. Sie sind die Basis für eure strategische Planung und helfen euch, den Content entlang der Customer Journey eurer Zielgruppe auszurichten.

Zielgruppenanalyse als Pflichtprogramm:
Wer konsumiert den Content eures Kunden und warum? Entwickelt datenbasierte Personas, um Inhalte zu kreieren, die wirklich relevant sind. Je besser ihr die Bedürfnisse der Zielgruppe versteht, desto präziser könnt ihr Content planen, distribuieren und optimieren und eure Kunden mit messbaren Ergebnissen überzeugen.

Content Audit durchführen:
Ob für Neukunden oder Bestandsprojekte: Analysiert den vorhandenen Content.

• Was performt gut?
• Was kann weg?
• Wo gibt’s Lücken?

Ein fundiertes Audit bildet die Basis für eine zielgerichtete Strategie und spart euch und euren Kunden unnötigen Produktionsaufwand.

Schritt 2: Die Content-Erstellung planen

‍Trends & Themen gezielt recherchieren:
Gerade Agenturen stehen unter Druck, mit relevanten und aktuellen Inhalten zu glänzen. Nutzt Tools, um Themen zu identifizieren, die wirklich Potenzial haben und stimmt sie mit den Kommunikationszielen eures Kunden ab. SEO, Zielgruppeninteresse und Timing sollten dabei immer zusammenspielen.

Distribution von Anfang an mitdenken:
Ob Instagram, Newsletter, Blog oder LinkedIn, der beste Content bringt nichts, wenn er nicht zur richtigen Zeit auf dem richtigen Kanal erscheint. Plant bereits in der Konzeptionsphase, wo und wie der Content ausgespielt wird, und haltet alle Channel in eurem Redaktionsplan zentral fest.

Redaktionsplan strukturieren:
Erstellt einen übersichtlichen Redaktionsplan pro Kunde oder Kampagne. Legt Deadlines, Zuständigkeiten und Prioritäten klar fest. So könnt ihr mehrere Projekte parallel managen, ohne ins Chaos zu geraten. In awork wird der Plan zum zentralen Steuerungsdokument für euer gesamtes Team.

Ideen-Backlog pflegen:
Kreative Ideen sprudeln oft zwischendurch. Gebt ihnen einen festen Platz. Mit einem gepflegten Ideen-Backlog habt ihr immer Content-Ansätze parat, wenn ein Slot frei wird. Gleichzeitig bleibt euer Redaktionsplan fokussiert auf das, was gerade wirklich zählt.

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Schritt 3: Die Ressourcen planen

Rollen und Kapazitäten zuweisen:
In Agenturen ist Zeit gleich Geld und gute Planung entscheidet über die Rentabilität eines Projekts. Weist jedem Content Piece eine verantwortliche Person zu und plant auf Basis tatsächlicher Verfügbarkeiten eurer Teammitglieder und Freelancer. Mit awork seht ihr auf einen Blick, wer wann Kapazitäten hat, und könnt Aufgaben entsprechend zuordnen. Das reduziert Engpässe, vermeidet Überlastung und sorgt für eine optimale Auslastung eures Teams.

Briefing-Vorlagen nutzen:
Standardisierte Briefings sind der Schlüssel zu reibungsloser Umsetzung, vor allem, wenn mehrere Stakeholder, externe Partner:innen oder Freelancer beteiligt sind. Legt für verschiedene Content-Formate strukturierte Vorlagen an, um Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität hoch zu halten. Klar definierte Aufgaben sparen Zeit und erhöhen die Kundenzufriedenheit.

Transparenz für alle Beteiligten schaffen:
Gerade in Agenturen arbeiten oft mehrere Teams am gleichen Kundenprojekt oder es gibt häufige Wechsel. Ein sauber gepflegter Content Plan in awork stellt sicher, dass alle Beteiligten jederzeit auf dem gleichen Stand sind, auch wenn sich Zuständigkeiten ändern oder neue Teammitglieder hinzukommen.

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Schritt 4: Die Analyse und Optimierung des Contents

Performance analysieren:
Nach dem Go-Live ist vor dem nächsten Content Sprint. Nutzt Performance-Daten, um zu bewerten, welche Inhalte für eure Kunden wirklich Ergebnisse liefern. Ob Traffic, Engagement oder Leads – definiert klare KPIs und gebt euren Kunden regelmäßig Einblick in die Ergebnisse. Das steigert nicht nur die Transparenz, sondern liefert konkrete Argumente für Folgeprojekte.

Feedback gezielt einholen:
Sammelt strukturiert Feedback, sowohl von der Zielgruppe (z. B. via Social Listening oder Kundenumfragen) als auch intern im Team.

• Was lief gut?
• Wo gab’s Abstimmungsprobleme?
• Welche Formate funktionieren besonders effizient?

So verbessert ihr nicht nur die Qualität eurer Inhalte, sondern auch eure internen Workflows, was sich direkt auf eure Profitabilität auswirkt.

Learnings in die nächste Planung überführen:
Dokumentiert eure Erkenntnisse und nutzt sie aktiv für die nächste Content-Runde. In awork könnt ihr erledigte Aufgaben analysieren, archivieren und daraus eine Wissensbasis für zukünftige Kampagnen aufbauen. Das spart Zeit, verbessert die strategische Planung und sorgt für kontinuierliche Weiterentwicklung, intern wie in der Kundenbeziehung.

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Content Plan Beispiel: So setzt ihr euren Content Plan erfolgreich um

Das hier ist eure offizielle Einladung: Wir nehmen euch mit in unsere eigene Content Planung! Dafür nutzen wir unsere Content Plan Vorlage in awork, da hier alle wichtigen Punkte für die Planung bereits vorgegeben sind und auch unser Redaktionsplan – das Herzstück des Content Plans – hier lebt.

Unseren Content Plan in awork zu organisieren, wird zum absoluten Game-Changer, sobald wir in den aktiven Teil der Erstellung übergehen. Wir bleiben jederzeit über Deadlines und Prioritäten auf dem Laufenden und können auch für andere Teams ganz transparent darstellen, woran wir gerade im Content Team arbeiten.

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Projektstart: Die Strategie planen

Zu Beginn jedes Quartals legen wir ein neues Projekt mit der Content Plan Vorlage an. In der Listenansicht des Projekts finden wir die wichtigsten Aufgaben für unsere Planung. Wir starten mit der Liste "Content Strategie" und definieren unsere Ziele, die wir bis Ende des Quartals erreichen wollen. 

Tipp: Wir tragen die Ziele in die Checkliste, statt in die Unteraufgaben der entsprechenden Aufgabe ein, um sie auch dann sichtbar zu halten, wenn wir sie erreicht und abgehakt haben.

Verantwortliche und Deadlines festlegen

“Was jede:r tun könnte, bleibt oft ungetan.” Weil wir genau das wissen, bekommt jede unserer Aufgaben im Content Plan einen Verantwortlichen. Einen. Ob am Ende das ganze Team daran beteiligt ist, macht überhaupt nichts. Wichtig ist, dass eine Person die Verantwortung trägt.

Und damit die Planung nicht unendlich lange dauert, planen wir einen Meilenstein "Redaktionsplan Startschuss" ein, bis zu dem die ersten Planungsthemen abgeschlossen sein sollten. Die Deadlines der Aufgaben passen wir entsprechend an und nutzen die Timeline-Ansicht, um den Meilenstein im Blick zu behalten.

Redaktionsplan vorbereiten

Nach der Content-Strategie widmen wir uns dem Herzstück: Unserem Redaktionsplan! Auch dafür existiert in der awork Vorlage bereits ein Redaktionsplan Template in Form einer Liste. Jedes Content Piece, das wir bereits durch unser Content Audit und unser Themen-Brainstorming identifiziert haben und im kommenden Quartal veröffentlichen möchten, kommt auf diese Liste.

Kapazitäten planen

Unsere geplanten Content Pieces geben Aufschluss darüber, wer für die Erstellung benötigt wird. Im awork Planer sehen wir die Auslastung der Teammitglieder und weisen Aufgaben entsprechend zu. Die Auslastung passt sich automatisch an, sobald jemand für ein Content Piece gebucht ist.

Redaktionsplan erstellen

Unser Redaktionsplan lebt davon, dass wir Content Pieces mit Status und wichtigen Informationen versehen. Wir arbeiten in der Kanban-Ansicht und teilen die Aufgaben in verschiedene Status ein: 

🔵 Next up

🟡 In Progress

🟣 In Review

🔴 In Implementation

🟢 Done

Diese Aufteilung ist besonders hilfreich in der Kanban-Ansicht. Hier filtern wir einmal nach Listen, klappen alle Listen bis auf den Redaktionsplan ein und schon ist alles schön übersichtlich für die perfekte Abstimmung im Content-Alltag.

Content-Eigenschaften zuweisen

Jede Aufgabe erhält Eigenschaften wie Content Format, Distributionskanal, Priorität und Ziel. Diese werden über Eigene Felder in awork zugewiesen. Tags nutzen wir sparsam und nur für wichtige Dinge, um die Übersichtlichkeit zu wahren.

Content Plan abschließen

Am Quartalsende analysieren wir den Erfolg des Content Plans. Wir überprüfen die Tasks im Status "Done" und verschieben sie zur Analyse in die Task "Performance analysieren". So identifizieren wir erfolgreiche Inhalte und entscheiden, wo wir noch optimieren können. Diese Erkenntnisse fließen in den kommenden Content Plan ein, um unsere Content Strategie kontinuierlich zu verbessern.

Fazit 

Ein durchdachter Content Plan ist für Agenturen weit mehr als eine nette Struktur, er ist die Grundlage für profitables, skalierbares Content-Marketing im Kundenauftrag. Er hilft euch, Inhalte strategisch zu planen, interne Ressourcen effizient einzusetzen und eure Kundenprojekte erfolgreich umzusetzen.

Besonders wertvoll ist dabei der Redaktionsplan in unserer awork Vorlage: Er bildet das Herzstück eurer Planung, indem er alle Content Pieces – über verschiedene Kunden, Kanäle und Kampagnen hinweg – zentral und übersichtlich organisiert. So sorgt ihr dafür, dass Inhalte pünktlich, abgestimmt und im richtigen Format veröffentlicht werden.

Dank der integrierten Kapazitätsplanung wisst ihr jederzeit, welche Teammitglieder verfügbar sind, und könnt eure Auslastung gezielt steuern – was sich direkt auf eure Billability und Projektmarge auswirkt. Und mit der laufenden Analyse eurer Content-Performance bleibt eure Strategie nicht nur kreativ, sondern auch wirtschaftlich auf Kurs.

👉 Nutzt unsere Vorlage, um eure Contentplanung zu professionalisieren, eure Prozesse zu verschlanken und als Agentur strukturierter, transparenter und profitabler zu arbeiten.

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