Datenschutzbestimmungen: Bewerber*innen

1. Verantwortlicher

awork GmbH
Großer Burstah 36–38
20457 Hamburg, Deutschland

Handelsregister: HRB Hamburg 172488
Kontakt: [email protected]

2. Datenschutzbeauftragter

PROLIANCE GmbH
Leopoldstr. 21
80802 München, Deutschland

Website: www.proliance.ai
E-Mail: [email protected]

3. Zweck und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Entgegennahme und Prüfung von Bewerbungen, zur Kommunikation mit Bewerbenden, zur Organisation von Interviews und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Regelungen des Beschäftigtendatenschutzes, soweit anwendbar.

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur Erfüllung rechtlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Ansprüchen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, insbesondere im Zusammenhang mit dem AGG).

Die Aufnahme in einen Talentpool erfolgt ausschließlich mit einer gesonderten, freiwilligen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.

4. Kategorien personenbezogener Daten

Bei einer Bewerbung über unsere Website verarbeiten wir die im Formular angegebenen Daten:

• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Freiwillig angegebene Telefonnummer und LinkedIn-Profil
• Freitext zur Bewerbung
• Angabe, wie du auf uns aufmerksam geworden bist

Je nach Bewerbungskanal können zusätzlich Lebenslauf, Qualifikationen, beruflicher Werdegang, Korrespondenz und im Bewerbungsverfahren entstehende Gesprächs- und Bewertungsnotizen verarbeitet werden.

Bitte übermittle keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten, soweit diese für deine Bewerbung nicht erforderlich sind.

5. Bewerbung über die Website: Webflow, n8n und awork

Bewerbungen können über das Bewerbungsformular auf unserer Website eingereicht werden. Das Formular wird über Webflow bereitgestellt.

Die eingegebenen Daten werden automatisiert über n8n an unser internes Bewerbermanagement in awork übermittelt. Dort wird über die awork API eine Aufgabe mit den übermittelten Bewerbungsdaten erstellt. Die Daten werden in awork gespeichert und im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeitet.

Webflow dient der Erfassung und Weiterleitung der Formulardaten; eine dauerhafte Speicherung der Bewerbungsdaten bei Webflow erfolgt nicht.

Zur sicheren Übertragung und zur Behebung etwaiger Übertragungsfehler können Bewerbungsdaten in n8n vorübergehend zwischengespeichert werden. Nach erfolgreicher Übertragung beziehungsweise abschließender Bearbeitung eines Übertragungsfehlers werden diese Zwischenkopien und personenbezogenen Ausführungsprotokolle unverzüglich gelöscht.

Bei Aufruf und Nutzung unserer Website können unabhängig davon technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet werden. Hierzu informieren wir in unserer Website-Datenschutzerklärung.

6. Weitere Bewerbungskanäle und Empfänger

Geht deine Bewerbung per E-Mail ein, verarbeiten wir die Nachricht und Anlagen zusätzlich über unseren E-Mail-Dienst Google Workspace (Gmail).

Zugriff auf Bewerbungsdaten erhalten nur die Personen bei awork, die am jeweiligen Bewerbungsverfahren beteiligt sind.

Für technisch erforderliche Verarbeitung setzen wir Dienstleister ein, soweit sie im jeweiligen Prozess tatsächlich beteiligt sind und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt werden.

Eine Veröffentlichung deiner Bewerbungsdaten erfolgt nicht.

7. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern Bewerbungsdaten grundsätzlich für die Dauer des Bewerbungsverfahrens.

Bei einer Absage werden die Bewerbungsdaten spätestens sechs Monate nach der Absage gelöscht, sofern keine längere Aufbewahrung zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich ist.

Die Löschung der Bewerbungsdaten in awork erfolgt im Rahmen eines organisatorisch geregelten Prozesses.

Bei Rücknahme einer Bewerbung beenden wir deren weitere Prüfung und löschen die Daten, sobald kein zulässiger Aufbewahrungsgrund mehr besteht.

Kommt es zu einer Einstellung, werden nur die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlichen Unterlagen in die Personalakte übernommen.

Eine längere Speicherung zur Berücksichtigung bei zukünftigen Stellenangeboten erfolgt nur auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung.

8. Talentpool

Wenn du ausdrücklich einwilligst, können wir geeignete Bewerbungs- und Kontaktdaten aufbewahren, um dich bei künftigen Stellenangeboten zu kontaktieren.

Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit durch Nachricht an [email protected] mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Nach Widerruf löschen wir die Talentpool-Daten, soweit keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt.

9. Bereitstellung der Daten und automatisierte Entscheidungen

Die Bereitstellung deiner Daten ist freiwillig. Ohne die für die Kontaktaufnahme und Beurteilung deiner Bewerbung erforderlichen Angaben können wir deine Bewerbung gegebenenfalls nicht bearbeiten.

Die automatisierte Weiterleitung mittels n8n dient ausschließlich der technischen Organisation. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO über deine Bewerbung findet dadurch nicht statt.

10. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Zudem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

Für die Ausübung deiner Rechte genügt eine Nachricht an [email protected] oder an unseren Datenschutzbeauftragten.